Siirry sisältöön
Julkaisuvuosi: 2020
ISBN 978-952-7225-15-8
Heli Potinkara

Mentoroinnin opas – Mentori aloittavan yrittäjän kriittisenä ystävänä

Johdanto

Mentorointia käytetään monissa eri yhteyksissä oppimisen ja kehittämisen tarkoituksessa. Yleisesti mentorointi ymmärretään ammatillisesti kokeneen ja kokemattoman henkilön välisenä oppimissuhteena. Vertaismentorointi on vertaisten välinen dialoginen suhde tarkoituksena asian tai asiantilan parantaminen tai kehittäminen sekä työhyvinvoinnin lisääminen. Siinä kenelläkään ei ole ylivertaiseen osaamiseen perustuvaa auktoriteettiasemaa, vaan kaikkien osaaminen hyödyntää tilanteen ratkaisua luoden yhdessä jotain uutta. Vertaismentoroinnissa tavoitteena on törmäyttää kokeneita ja aloittavia työntekijöitä ja siten siirtää hiljaista tietoa kokeneelta kokemattomalle alan ammattilaiselle. (Pekkala, 2019.)

Tässä oppaassa mentoroinnilla tarkoitetaan kokeneen yrittäjän ja/tai liiketoiminnassa ansioituneen henkilön ja yrittäjäksi aikovan tai siinä alkutaipaleella olevan henkilön välisestä yhteistyötä. Tavoitteena on auttaa mentoroitavaa hänen yrittäjyyspolullaan eteenpäin.

Tämä opas perustuu MEGE – Multicultural Encounters, Growth, Entrepreneurship -hankkeeseen, jossa tavoitteena on poistaa kansainvälisiltä osaajilta esteitä perustaa tai hankkia yritys Helsingin alueella. Hankkeessa kehitettiin Mege Mentor Day, jossa kokeneet yrittäjät ja liiketoiminnan osaajat mentoroivat kansainvälisiä osaajia heidän yrittäjyysaikomuksissaan.

Tässä oppaassa hyödynnetään mentorointikoulutukseen koottua, laajaan kirjallisuuskatsaukseen ja muuhun lähdeaineistoon perustuvaa materiaalia. Lisäksi aineistoa kertyi Mege Mentor Dayn mentorointitilanteiden havainnoinneista, joissa saatiin arvokasta tietoa mentoriprosesseista.

Mentorointi voi olla oma suunniteltu ohjelma, jolle on asetettu tavoitteet ja ajallinen kesto. Se voi myös olla mentorin ja mentoroitavan välille luonnostaan syntynyt pidempiaikainen, vapaaehtoisuuteen perustuva yhteistyösuhde. Tässä oppaassa ei käsitellä erillisenä mentorointiohjelmaa ja siihen liittyviä suunnittelu- ja toteutusprosesseja. Oppaan alussa tarkastellaan mentoroinnin perusteita huomion kohdistuessa mentoroinnin tehtäviin sekä vuorovaikutukseen. Oppaan toisessa osassa kuvataan lyhytaikaista ja kertaluontoista mentorointia, jota kutsutaan ”Flach”-mentoroinniksi ja jota kehitettiin Mege-hankkeessa.

Mentoroinnista

Mentorointi on tarpeen, kun aloittava yrittäjä haluaa oppia yrittäjyyden taitoja sekä saada neuvoja ja ohjeita kokeneelta yrittäjältä. Mentoroinnin tarkoituksena on nopeuttaa oppimista ja yrityksen kehittymistä. (Taylor & Crabb 2016.)

Mentoroinnissa on omat erityispiirteensä ja menetelmänsä, joita mentorin on hyvä tunnistaa ja oppia tietoisesti käyttämään. Erilaisia ohjaustapoja on useita ja epäselvyyttä aiheuttaa mentoroinnin ja coachingin välinen eroavaisuus yrittäjyyden tukemisessa. Molemmissa ohjausmuodoissa tavoitteena on edistää asiakkaan asiaa, saada hänessä aikaan kyvykkyyden ja osaamisen lisääntymistä. Coaching kohdistuu asiakkaan omien resurssien käyttöönottoon, ja coach auttaa kysymyksin asiakastaan löytämään omat ratkaisunsa. Mentori auttaa asiakasta tutkimaan omaa ja yrityksensä tilannetta hyödyntäen coaching työkaluja. Tässä tutkimusprosessissa mentorin oma kokemus, osaaminen ja viisaus ovat mentoroitavan käytössä auttaen häntä yrityksensä toimintojen suunnittelussa ja tilanteiden hallinnassa. (Taylor & Crabb 2016; Sannchez-Burks ym. 2017.)

Osaava mentori tuntee ja osaa soveltaa coachingmenetelmiä, hänellä on johtamisen ja mentorointisuhteen kehittämisen taitoja. Lisäksi mentori osaa soveltaa mentorointisopimusta tilanteen mukaisesti. Koska mentoroinnin sisältöä ohjaa mentorin oma osaaminen, niin mentori myös tunnistaa ja sanoittaa omaa, kokemukseensa perustuvaa osaamista (Taylor & Crabb 2016).

Clutterbruck (2014) on nimennyt kymmenen mentorin kompetenssia, joita ovat itsetuntemus, vuorovaikutus, suhteellisuudentaju, kiinnostus toisen kehittymisestä, päämäärätietoisuus, käyttäytymisen ymmärrys, käsitteellistäminen, liiketoimintaosaaminen, sitoutuminen toisen oppimiseen ja suhdeosaaminen. Näissä osaamisissa tulee esille oman osaamisen tunnistaminen, asiaosaaminen, ymmärrys ihmisestä ja hänen oppimisesta sekä ihmissuhdetaidot.

Parhaimmillaan mentorointi on oikea-aikaista, jolloin mentoroitava saa apua akuutteihin kysymyksiin ja ongelmiin nopeasti. Mitä selkeämpi ymmärrys mentoroitavalla on omasta yrityksestään ja sen tilanteesta, sen paremmin mentoroinnissa pystytään kohdentamaan käsiteltäviä asioita. Oikea-aikaisuus on erityisen tärkeää lyhytkestoisessa mentoroinnissa, jossa asian rajaaminen on oleellista parhaan hyödyn saavuttamiseksi. Jos mentoroitavan yritysidea on vielä kovin raakile, mentorointikeskustelu kohdistuu idean kirkastamiseen, erilaisten näkökulmien ja vaihtoehtojen etsintään sekä yrittäjäidentiteetin vahvistamiseen. Tässä tilanteessa aloittavalle yrittäjälle saattaa coaching olla tarkoituksenmukaisempaa kuin mentorointi.

Tuloksekas mentorointi johtaa muutokseen ajattelun, käyttäytymisen, oppimisen ja käytännön tasoilla. Käytännössä muutos näkyy asioiden tekemisenä eritavoin. Oppimisen tasolla mentoroitava tunnistaa itsessään oppimisen tapoja. Käyttäytymisen tasolla muutos ilmenee asioiden uudella tavalla näkemisenä, kun taas kognitiivisella tasolla muutosta tapahtuu ajattelussa. (Owen 2011.)

Mentorointiin liittyy kokeneen mentorin vapaaehtoinen halu auttaa ja tukea aloittavaa yrittäjää oppimaan, kehittymään ja menestymään. Koska mentorointi perustuu mentorin vapaaehtoisuuteen, tulee hänen kokea toisen auttaminen arvokkaana ja tavoiteltavana asiana. Konkreettisia hyötyjä mentorille voi olla coaching työkalujen, johtajuuden ja vuorovaikutustaitojen oppiminen (Starr 2014; Skillsyourneed). Jos mentori sitoo omaa varallisuuttaan mentoroitavaan yritykseen, myös yrityksen menestyminen on hänelle hyödyksi.

Eräs mentorille koituva hyöty on työskentely innovatiivisen ja idearikkaan nuoren henkilön kanssa. Eri sukupolvien kohtaaminen avaa uusia mahdollisuuksia ja rikastuttaa monella tapaa molempia osapuolia. Tällöin mentorointisuhde voidaan ajatella kääntyneen ylösalaisin, vertaistuvan, jolla tarkoitetaan erilaisten asiantuntijuuksien kohtaamista mentoroinnissa. Dialogisen suhteen kautta mahdollistuu ajattelutapojen rikastumista sekä uudenlainen yrittäjyys ja osaaminen.

Mentorin tehtävistä

Mentoroinnissa aloittava yrittäjä pysähtyy asiansa äärelle kuvaten mentorille omaa yritystään ääneen puhumalla. Ääneen kertominen auttaa sekä selkeyttämään että paljastamaan asioita, joita mentoroitavan tulee ratkaista tai radikaalisesti muuttaa. Mentori tukee asiakkaansa strategista ajattelua sekä auttaa häntä toimimaan tarkoituksenmukaisesti sattumanvaraisuuden sijaan. (Taylor & Crabb 2016; St-Jean & Mathieu 2015.)

Kirjallisuudesta löytyy monenlaisia listoja mentorin tehtävistä. On sanottu, että mentori on luotettu neuvonantaja ja kriittinen ystävä, joka vahvistaa mentoroitavan uskoa pärjätä yrittäjänä. Usein lyhyessä mentoroinnissa rajataan asia tai alue, jossa kokenut yrittäjä auttaa mentoroitavaa osaamiseensa perustuen. Kokonaisvaltainen mentorointi edellyttää pitkäaikaista suhdetta, jolloin paremmin voidaan ottaa huomioon mentoroitavan yrittäjänä ja ihmisenä kasvaminen sekä hänen yrittäjyysasenteen vahvistaminen. Mentori auttaa mentoroitavaa tunnistamaan omia vahvuuksia sekä kehittämään yrittäjälle tarpeellisia ominaisuuksia, tietoja ja taitoja.

Kupias ja Salo (2014) kuvaavat mentorointisuhteiden erilaisuuksia. Heidän mukaansa mentoroinnissa roolit ja tavat ovat muuttuneet ajassa. Mentoroinnin tapoja ovat tiedonsiirto, opastus, valmennus ja dialoginen mentorointi, ja muutosta on tapahtunut tiedonsiirrosta dialogiseen mentorointiin (Taulukko 1). Tasot kuvaavat hyvin mentoroinnin sisältöjä. Taitava mentori osaa tunnistaa ja käyttää erilaisia tapoja tarkoituksenmukaisesti tilanteeseen soveltaen.

Mentorin rooli Aktorin rooli Mentoroinnin tapa
Tiedonsiirtomentorointi Tiedon ja osaamisen siirtäjä. Neuvojen antaja. Auktoriteetti. Tiedon ja osaamisen vastaanottaja. Ohjeiden muistaja ja neuvojen noudattaja. Mentori kertoo, miten asiat ovat ja aktori kuuntelee ja painaa mahdollisimman tarkasti mieleen kuulemansa.
Opastava mentorointi Tietojen ja taitojen opastaja. Kokonaisuuksien hahmottaja ja asioiden perustelija. Asioiden perehtyjä. Taitojen harjoittelija, kokonaisuuksien hahmottaja sekä asioiden ymmärtäjä. Mentori kertoo, kysyy, keskustelee ja perustelee. Aktori kysyy, keskustelee, kyseenalaistaa ja harjoittelee.
Valmentava mentorointi Aktorin oivalluttaja, rohkaisija, voimaannuttaja ja tarvittaessa haastaja. Reflektoija, oman toiminnan ja ajattelun tarkastelija sekä kehittävien ratkaisujen tuottaja. Mentorin tehtävänä on ensisijassa auttaa aktoria löytämään voimavaroja ja ratkaisuja itsestään eikä antaa valmiita vastauksia.
Dialoginen mentorointi Mentori on kanssakeskustelija ja -ideoija. Yhteisissä keskusteluissa tuotetaan parhaimmillaan jotain uutta. Aktori on kanssakeskustelija ja -ideoija. Yhteisissä keskusteluissa tuotetaan parhaimmillaan jotain uutta. Tasavertainen keskustelu, jossa kaikkien osapuolten osaaminen on käytössä. Kaikki voivat myös reilusti tuoda osaamistaan esille.
Taulukko 1: Mentorin ja mentoroitavan rooli eri mentoroinnin tavoissa (mukaillen Kupias ja Salonen 2014).

Kupiaksen ja Salon mukaan parhaimmillaan mentorointi on dialoginen suhde, jossa molemmat osapuolet oppivat ja luovat jotain uutta. Erilaisten kokemusten ja ajatusten kohtaaminen synnyttää parhaimmillaan oivallusta, uudenlaista osaamista ja ymmärrystä, uusia ideoita ja näkökulmia sekä uudenlaista yrittäjyyttä. Siinä törmäävät mentorin kokemus ja viisaus sekä mentoroitavan tuoreus ja erilainen tapa ajatella asioista ja maailmasta. Taylor ja Cobe (2016) sanovatkin, että mentorointi on tilaa, aikaa ja keskustelua ja sen tulisi mahdollistaa oppimista ja oivaltamista. Tilan ja ajan antaminen mahdollistaa pohtimisen, uudella tavalla ajattelemisen sekä uusien mahdollisuuksien tarkastelun.

Sanchez-Burksin ym. (2017) tutkimuksessa ilmeni, että mentorit arvostavat kysymysten esittämistä, kun taas mentoroitavat arvostavat enemmän neuvoja ja tiedon saantia. Mentoreiden mielestä epäsuora lähestymistapa on tehokkainta mentoroinnin menestymisen kannalta. Tutkimuksessa ilmenikin, että mentoroitavat, jotka arvostivat epäsuoraa lähestymistapaa, olivat tyytyväisempiä mentorointiin kuin suoria neuvoja ja tiedonsaantia mentoroinnissa arvostavat. Tutkijoiden johtopäätösten mukaan mentoroinnissa on tärkeää tukea mentoroitavan ”mindsettiä” ja hänen kasvuaan yrittäjänä.

Mentori rakentaa hyvän suhteen, kuuntelee aktiivisesti, omaa positiivisen asenteen, kysyy herätteleviä kysymyksiä, antaa palautetta, osoittaa avun lähteitä ja on sitoutunut sovittujen tavoitteiden ja toimintojen saavuttamiseen. Keskustelun avulla mentori auttaa aloittavaa yrittäjää tekemään tietoisia valintoja erityisesti vaikeassa tilanteessa. Mentorointi on tehokkainta, kun se kohdistuu mentoroitavan tarpeisiin, tavoitteisiin ja haasteisiin.

Vuorovaikutusosaaminen mentoroinnissa

Mentoroinnissa hyvä vuorovaikutusosaaminen koostuu aktiivisesta kuuntelusta, läsnäolosta ja kysymysten esittämisestä. Laadukkaassa vuorovaikutussuhteessa asetutaan toisen käytettäväksi, ollaan toista varten sekä ollaan läsnä toisen asian äärellä. Mentorointisuhteen perusta on molempien osapuolten eettisyydessä ja vastuullisuudessa, jolloin jaettua tietoa ja osaamista arvostetaan ja niitä käsitellään luottamuksellisesti. Mentorista on sanottu, että hän on kriittinen ystävä, joka kuuntelee, rohkaisee, reflektoi mentoroitavan sanomista, haastaa olettamuksia sekä antaa kriittistä palautetta keskustelussa ilmenevistä asioista.

Vuorovaikutukseen ja aitoon toisen ihmisen ymmärtämiseen liittyy läsnäolo, joka on mentorin sitoutumista mentoroitavaan ja hänen asiaansa. Läsnäolo ilmenee huomion suuntautumisessa kehollisesti ja mielellisesti, siinä on sydän mukana. Läsnäolon vaade on molemminpuolinen. Läsnäoleminen ja huomion suuntautuminen toiseen mahdollistavat nyanssien havaitsemisen toisen sanomisessa, ulkoisessa olemuksessa sekä käyttäytymisessä. Mentorin tullee pyrkiä objektiivisuuteen, jolloin hän välttää emotionaalisesta yhteyttä mentoroitavan kokemukseen tai asiaan tunnistamalla omat kokemuksensa sekä olemalla tietoinen näihin liittyvistä tunnekokemuksista.

Aktiivinen kuunteleminen liittyy läsnäoloon ja se näyttäytyy toiseen keskittymisenä. Aktiivinen kuuntelinen mahdollistaa kuulluksi tulemisen. Kun mentori kuuntelee aktiivisesti, mahdollistuu mentoroitavan tarinan ymmärtäminen sekä mentoroitavan perimmäisten ongelmien oivaltaminen. Aktiivisessa kuuntelemisessa havainnoidaan käytettävää kieltä, olettamuksia, yleistyksiä, uskomuksia, tosiasioita ja tunteita. Kuunnellaan innostusta, paniikkia, käsityskykyä ja taukoja. Peilatessaan mentoroitavaa mentori tekee ääneen yhteenvetoa mentoroitavan sanomisista sitä kokonaisvaltaisesti tulkiten. Samalla mentori varmistaa, että hän on kuullut ja tulkinnut kuulemansa mentoroitavan tarkoittamalla tavalla.

Starrin (2014) mukaan hyvä kuunteleminen on huomion ja intention yhdistelmä. Vaikuttavassa kuuntelemisessa huomio on selkeää ja kohdentunutta, mentori on täydellisesti läsnä toiselle ihmiselle. Hänen intentionsa on konstruktiivista, jolloin hänellä on halu ymmärtää mentoroitavaa ja hänen asiaansa. Huonossa kuuntelemisessa huomio on hajanaista ja laimeaa, mentori on omissa ajatuksissaan, hänen intentionsa kohdistuu tilanteen lopettamiseen ja siitä poispääsyyn.

Mentoroinnin kolmas vuorovaikutuksen peruselementti on kysymysten esittäminen. On monia eri tapoja jäsentää kysymyksiä. Kysymysten muotoon vaikuttaa mitä ja millaista tietoa halutaan saavuttaa tai tavoittaa. Faktatietoon perustuvat kysymykset ovat usein suljettuja, joihin edellytetään tietynlaisia vastauksia, esimerkiksi toimitko yrityksessä yksin vai tiimin kanssa. Avoimet kysymykset sitä vastoin mahdollistavat mentoroitavan omanlaisen kerronnan eikä vastausta voi määritellä ennakkoon tietynlaiseksi. Mentori voi pyytää esimerkiksi, kerro miksi haluat perustaa juuri tällaisen yrityksen. Vastaus tässä tilanteessa sisältää mentoroitavan omia tunteita, tietoa ja mielipiteitä. Myös kysymysten suunta voi vaihdella ollen yleisestä yksityiseen tai päinvastoin. Kun suunta on yleisestä yksityiseen tiedon saantiin, niin mentori kanavoi tai johdattaa kysymyksillään mentoroitavaa kohti asian ydintä.

Mentori voi myös luokitella kysymystyypit tavoitteen mukaisesti, jolloin kysymykset voidaan jakaa tutkiviin, oivalluttaviin ja voimaannuttaviin kysymyksiin. Tutkivien kysymysten tavoitteena on informaation ja tosiasioiden esiin tuominen. Käytetään sanoja kuka, mitä, milloin, missä, miksi ja miten. Oivalluttavien kysymysten tarkoituksena on rohkaista mentoroitavaa hyödyntämään omaa tietoa, kokemusta ja oivallusta. Voimaannuttavat kysymykset johdattelevat tulevaisuuteen, mitä seuraavaksi tulee tapahtumaan. Tavoitteena on vahvistaa mentoroitavan omistajuutta asiaansa, auttaa häntä tekemään etenemissuunnitelma sekä aktivoida häntä toimintaan ja sitoutumaan siihen.

Eettinen mentorointisuhde

Hyvä mentorointisuhde on erityislaatuinen ja syvällinen suhde mentorin ja mentoroitavan välillä. Siinä ilmenee tukemista ja rohkaisemista, keskitytään mentoroitavan oppimiseen, kehittymiseen ja edistymiseen. Mentorointi on molemmin puolin vapaaehtoista.

Molemmin puolinen aitous mentorointisuhteessa on oleellista. Aito ihminen ei esitä mitään muuta kuin mitä hän on. Jokainen tuo suhteeseen oman taustansa sekä omat arvonsa, tarkoituksensa, halunsa ja uskomuksensa. Mentoroinnissa on tärkeää keskustella näistä asioista, jotta syntyy ymmärrystä mistä käsin osapuolet tulkitsevat maailmaa ja asioita sekä missä ongelmissa mentori parhaiten voi tukea ja opastaa mentoroitavaa. Kuunteleminen ja kuulluksi tuleminen edistävät avoimuutta ja luottamusta mentoroinnissa.

Mentorointisuhdetta voidaan myös kuvata hyväntahtoisuuden ja kunnioituksen laatuina. Hyväntahtoisuus käsittää myötätuntoa, välittämistä ja anteliaisuutta. Sen suunta on mentorilta mentoroitavalle. Kunnioituksen suunta on mentoroitavalta mentoriin päin toisin sanoen mentorin hyväntahdon osoitus mentoroitavaa kohtaa synnyttää mentoroitavassa kunnioitusta mentoria kohtaan. Hyväntahtoisuus ja kunnioitus ruokkivat toinen toistaan lisäten suhteen avoimuutta ja luottamusta. Koska jokainen mentorointisuhde on ainutkertainen ja erilainen, myös hyväntahtoisuuden ja kunnioittamisen laadut vaihtelevat. (Taylor & Crabb, 2016.)

Toimiva mentorointisuhde vaatii luottamusta, joka vahvistuu mentorointisuhteen aikana osapuolten oppiessa tuntemaan toisensa ja toistensa työskentelytavat. Luottamuksen kehittymiseen vaikuttavat mitä tehdään, miten tehdään ja miten toinen kohdataan mentorointitilanteessa.

Luottamukseen perustuvassa suhteessa keskustelu on avointa ja asioista kerrotaan vapaasti sekä uskalletaan kysyä mieltä askarruttavia kysymyksiä. Asioiden ja ajatusten jakaminen luottamusta herättävässä suhteessa mahdollistaa myös mentoroitavan yrittäjyydessä perustuvanlaatuisten ongelmien esiin tulemisen.

Mentorisuhteen alussa on tärkeää selkeyttää erilaiset valta ja vastuukysymykset. Vaikka mentori omaa paljon kokemuspohjaista tietoa yrittäjyydestä ja hänellä on laaja osaaminen, joihin hän neuvonsa perustaa, niin se ei siirrä ongelmienratkaisuun liittyvää vastuuta mentorilta mentoroitavalle. Mentoroitava on vastuussa yritykseensä liittyvistä päätöksistä. Onkin hyvä varmistaa, että mentoroin neuvot eivät automaattisesti johda yrityksen menestymiseen. Mentori auttaa näkemään asioita uudesta näkökulmasta ja neuvoillaan pyrkii aloittavaa yrittäjää välttymään virheratkaisuilta ja pahimmilta kuopilta matkan varrella. Yrittäjyyteen liittyy epäonnistumiset ja haasteelliset tilanteet, joita yrittäjän tulee kohdata ja oppia kohtaamaan. Jos mentoroitavaa suojellaan liiaksi kolhuilta eikä hän koe ratkaisevansa itse ongelmia, ei hän myöskään koe tyydytystä ja pärjäämisen tunnetta onnistumisissa. Mentorin tuleekin osaltaan pohtia mihin ja miten paljon hän suoria neuvoja antaa. Oivalluttavan lähestymistavan avulla mentori auttaa mentoroitavaa oivaltamaan ongelmien ratkaisuvaihtoehdot ja arvioimaan niiden vaikutukset yritykselleen sekä tekemään itse tarkoituksenmukaisia päätöksiä.

Mentoroitavalle on erittäin tärkeää, että hän saa palautetta toiminnastaan. Palautteen antaminen edellyttää taitoa, jotta sen sisältö tulee oikein ymmärretyksi, ja se on hyödyllistä. Antaessaan suoraa palautetta mentori sanoo rehellisesti mitä hän ajattelee. Mentori tunnustelee missä ja milloin on oikea aika antaa palautetta. Negatiivinen palaute voi aiheuttaa mentoroitavassa vastareaktion, jolloin palautteesta ei ole toivottavaa hyötyä vaan mentoroitava torjuu sen ja kokee sen henkilökohtaisena loukkauksena (Starr 2014). Palautteen tulee aina olla rehellistä ja ymmärrettävää. Kun mentorointisuhteessa on luottamusta, niin oikealla tavalla viestitetty palaute voi olla hyvinkin suoraa ja rankkaa suhteen siitä kärsimättä. Yrittäjyydessä kohdataan negatiivisia ja hankalia tilanteita, jolloin on hyvä, että monenlaista palautetta opitaan ottamaan vastaan, käsittelemään sekä ottamaan niistä oppia.

Kun mentori on epävarma mentoroitavan ratkaisuista, mutta ei sano tätä suoraan, hän voi pyrkiä kysymyksin oivalluttamaan mentoroitavaa yrityksensä heikoista kohdista. Taylor ja Crabb (2016) kehottavat tässä tilanteessa käyttämään pehmentäviä kysymyksiä, joita esimerkiksi ovat: ”Tämä herättää uteliaisuutta. Mitä sinä tarkoitat tällä?” ”Mietin kun sanoit tuon, mitä sillä oikeastaan tarkoitit? ja ”Tämä on mielenkiintoinen mielipide. Mitä sillä tarkoitit?”. Näillä kysymyksillä mentori haluaa tarkentaa hänen mielestään mentoroitavan epäselvää tai puutteellista ymmärrystä yrityksestään. Varsinaisesti tämä ei ole palautetta vaan mentoroitavan oivalluttamista ja suunnitelmien selkeyttämistä.

Moninaiset mentorointiprosessit

Zacharyn (2011) mukaan yleiset mentoroinnin perussäännöt sisältävät periaatteet ajasta, palautteesta, rooleista, kommunikoinnista, kompastuskivistä ja päätöksestä. Ajan säännössä painotetaan suunnitelmallisuutta, tehokkuutta ja tilanteen rauhoittamista ulkopuolisilta häiriöiltä. Palautteen antamisen tulee olla säännöllistä. Sekä mentorin että mentoroitavan tulee kunnioittaa toistensa aikaa, kokemusta ja osaamista olemalla aktiivinen tilanteessa. Myös mentorointipäiväkirjan pitoa suositellaan omien ajatusten selkeyttämiseksi. Kommunikoinnin tulee olla avointa, vilpitöntä ja suoraa. Toisen erilaisuutta kunnioitetaan ja ollaan oppimishaluisia. Mahdolliset ongelmatilanteet mentorointisuhteessa ilmaistaan ja ratkaistaan välittömästi. Toimimaton mentorointisuhde päätetään yhteisymmärryksenä, ja tilanne nähdään oppimiskokemuksena. Mentoroinnin lopussa yhdessä reflektoidaan saaduista opeista mentoroinnissa.

Pidempiaikaiseen mentorointiin liittyy erilaisia vaiheita. Mentoroinnin alussa on hyvä tehdä suullinen tai kirjallinen sopimus mentoroinnin sisällöistä. Sopimuksessa tuodaan esille pelisäännöt, tavoitteet, ajankäyttö, käytännön järjestelyt sekä prosessin arvioinnin kohteet ja tavat.

Jokainen mentorointiprosessi on ainutlaatuinen eikä ole olemassa sen yhtä oikeaa toteutustapaa. Taylorin ja Cabinin (2016) mukaan mentoroitava tyypillisesti tuo mukanaan käsiteltävän aiheen, ongelman tai asian. Alussa ideoidaan ja nostetaan esille ongelmatilanteita, kunnes siirrytään erilaisten ratkaisuskenaarioiden tarkasteluun. Mentori jakaa omaa kokemustaan ja tietämystään painottaen mentoroitavan kannalta tärkeitä asioita. Mentori auttaa mentoroitavaa ajattelemaan erilaisia vaihtoehtoja ja punnitsemaan ehdotettuja toimintoja. Lopuksi mentoroitava tekee selkeän toimintasuunnitelman itselleen.

Kertaluontoinen ja lyhytaikainen mentorointi

Lyhyt ja kertaluontoinen mentorointitapaaminen voi olla systemaattisesti organisoitu tai sattumanvaraisesti tapahtuva kohtaaminen. Pikamentoroinnin tavoitteena on auttaa aloittavaa yrittäjää jossakin suppeassa ja rajatussa häntä askarruttavassa ongelmassa tai kysymyksessä.

Lyhytaikaista, nopeaa mentorointia on helpointa toteuttaa ammatillisissa verkostoissa, jossa tunnistetaan verkoston jäsenten osaamista. Yhteydenotto muihin on helppoa ja neuvon antaminen on joustavaa, kun tietoa ja kokemusta vaihdetaan yksilöiden kesken tai yleisesti sosiaalisia kanavia hyödyntäen. Kynnys yhteydenottoon on matala ja neuvoa voi saada nopeasti ongelman ratkaisemiseksi.

Pikamentorointi sopii erinomaisen hyvin silloin, kun halutaan arvioida miten mentorin kokemus ja osaaminen sekä mentoroitavan tarve kohtaavat. Se antaa tietoa yhteistyön sujumisesta. Täten pikamentoroinnin avulla voidaan luoda kestäviä ja hedelmällisiä, pitkäkestoisia mentorointisuhteita.

Mege Mentoring Dayssä hyödynnettiin pikamentoroinnin ideaa. Mentorointi oli suunnitelmallista ja järjestettyä, jolloin siinä oli virallisen mentorointiohjelman piirteitä. Mege Mentoring Day -malli on yksinkertainen, tehokas ja helppo toteuttaa. Siinä neljä mentoria ja mentoroitavaa kohtaavat toisensa päivän aikana. Päivän aluksi mentorit ja mentoroitavat esittäytyvät ja kertovat lyhyesti omasta taustasta. Mentoroitavat pitävät lyhyen esityksen omasta yrityksestään ja mentorointitarpeistaan. Esittelyiden jälkeen kukin mentoroitava tapaa tunnin ajan kunkin mentorin erikseen, jolloin päivän aikana aloittava yrittäjä saa neljältä eri mentorilta neuvoja ja opastusta yrittäjyyden kehittämiseksi. Mentorointipäivä päättyy yhteiseen arviointi- ja palautekeskusteluun, jossa tuodaan esille omia kokemuksia mentoroinnista ja sen hyödyllisyydestä sekä kehittämisideoita yhteistyön jatkamiseksi.

Sekä mentorien että mentoreiden palaute päivästä on ollut erittäin positiivista. Aloittavat yrittäjät kokivat keskustelut mentoreiden kanssa hyödyllisinä, mutta myös vaativina ja raskaina. Usealta mentorilta saadut neuvot ja uudet näkökulmat antoivat runsaasti ajattelemisen aihetta. Joskus mentoroiden neuvot saattoivat olla keskenään ristiriitaisiakin. Myös kertominen omasta yrityksestä useaan kertaan koettiin väsyttävänä, mutta toisaalta ääneen puhuminen selkeytti yritysideaa ja auttoi tuomaan esille oleellisia kysymyksiä ja aukkoja yrityksen kehittämisessä.

Pikamentoroinnin prosessikuvaus

Aiemmin tässä oppaassa on kuvattu mentoroinnin perusteita ja mentoroinnin peruselementtejä ja mentorointia ohjaavia prosesseja. Seuraavaksi kiteytetään Mege Mentoring Dayssä tehtyjen havaintojen pohjalta mentorointiprosessia ja siinä olevia vaiheita. Vaiheet ovat valmistautuminen, virittäytyminen, käsittely ja päätös.

Valmistautuminen

Valmistautumisvaiheen tarkoituksena on orientoitua tulevaan mentorointi-istuntoon. Mentoroitava tekee kirjallisen esityksen omasta yrityksestään tuoden siinä esille keskeiset liiketoiminnan elementit, resurssit, yrityksen nykytilanteen sekä ongelmat, joista hän haluaa mentorin kanssa keskustella. Mentori perehtyy etukäteen materiaaliin sekä miettii miten hän voi parhaiten auttaa mentoroitavaa perustuen omaan osaamiseensa.

Virittäytyminen

Virittäytyminen on tärkeä osa mentorointia, koska se suuntaa mentorointiprosessia ja luo perustaa hyvän ja luottamuksellisen vuorovaikutuksen onnistumiselle. Virittäytymiseen käytetyn ajan ei tarvitse olla kovin pitkä. Siinä opitaan tuntemaan osapuolten taustoja, kokemusta ja osaamista sekä persoonaa, tapaa tarkastella asioita ja toimia mentorointitilanteessa. Omalla tarinallaan mentori viestittää omaa osaamistaan ja sitä missä asioissa erityisesti hän voi auttaa mentoroitavaa. Aloittavan yrittäjän tarinat ovat keskiössä: missä minä nyt olen, miten olen tähän tullut, mikä minua motivoi, mihin haluan edetä. Mentori voi avata yrityksen yksityiskohtaisemman käsittelyn kysymällä: ”Miten voin auttaa sinua?”. Tällöin mentoroitavalle avautuu mahdollisuus suunnata keskustelua omasta lähtökohdasta ja tarpeesta käsin.

Käsittely

Käsittelyvaiheen tarkoituksena on selkeyttää kehitettävää yritystä ja edistää mentoroitavan yrittäjätaitoja. Mentori esittää kysymyksiä tavoitteena saada mahdollisimman hyvä kuva yrityksestä ja yrittäjästä, vahvuuksista ja heikkouksista sekä menestymisen mahdollisuuksista. Kun mentorilla on riittävän selkeä ymmärrys yrityksestä, resursseista ja yrittäjän tilanteesta, hän haastaa mentoroitavaa. Tässä kohdassa myös testataan aloittavan yrittäjän pysyvyyttä ja uskoa omaan yritykseensä, paljastetaan riskejä ja tuodaan esille realiteetteja. Tarkoituksena ei ole latistaa tai masentaa vaan tavoitteena on asettaa mentoroitava tilanteeseen, jossa hän pysähtyy ja tarkastelee asioita uudesta näkökulmasta sekä perustelee tekemiään ratkaisuja ja päätöksiä. Tätä voisi myös kutsua oppimisen vaiheeksi, jossa oivaltamalla avarretaan mentoroitavan kenties jumiutunutta ja juuttunutta ajattelua tai tilannetta. Tavoitteena on löytää uusia ratkaisuja, parantaa jo olemassa olevia ja muuttaa tarvittaessa suuntaa sekä keskittyä oleelliseen. Usein liiketoiminnalliset kipukohdat koskevat rahoitusta, kassavirtaa, asiakkuuksia ja palvelujen saavutettavuutta.

Koska mentoroitava on vastuussa yrityksestään ja tekemistään ratkaisuista, niin mentorin tehtävänä on oivalluttaa, tukea, kannustaa sekä madaltaa todennäköisiä kuoppia yrityksen kehittymisen taipaleella. Mentori on myös avoin uusille ideoille ja näkökulmille, jolloin hän myös asettaa itsensä oppimissuhteeseen ja punnitsee omia neuvojaan suhteessa uuteen.

Yksi merkittävimmistä mentorin avuista on jakaa omaa kontaktiverkostoaan mentoroitavalle, ja kutsua hänet osalliseksi yrittäjäyhteisöön. Mentori myös jakaa sellaisia kontaktejaan, joiden apu tai palvelu voisi hyödyntää mentoroitavan yritystä rajatussa asiassa. Usein aloittavan yrittäjän vertaisverkosto on suppea hänen kaivatessa samankaltaisten henkistä ilmapiiriä, jossa tapahtuu tukemista, itsensä ja yrityksensä näkyväksi tekemistä ja asiakkaiden tapaamisia.

Päättäminen

Mentorointitilanteiden päättäminen on osa merkityksellistä prosessia. Mentoroitava kertaa, tarkentaa ja jäsentää keskustelussa läpikäytyjä asioita. Hän sanoittaa ääneen saamansa opit ja neuvot varmistaen, että hän on tulkinnut ja ymmärtänyt ne oikealla tavalla. Ääneen sanoessaan hän myös sisäistää asioita ja osoittaa omaa ymmärrystään sekä oivalluksiaan. Keskustelu suuntautuu tulevaisuuteen, jolloin tarkennetaan mitä mentoroitava tekee seuraavaksi ja missä aikataulussa.

Kaikissa vaiheissa mentoroitavan on hyvä tehdä muistiinpanoja itselleen tarkoituksenmukaisella tavalla. Muistiinpanot auttavat häntä asioiden mieleenpalauttamisessa, niiden reflektoinnissa sekä päätöksenteossa.

Lopuksi

Tässä oppaassa on mentorointi pitkälti ymmärretty kokeneen yrittäjän ja aloittelevan yrittäjän yhteistyösuhteena, joka voi olla lyhytkestoinen ja kertaluontoinen tai alusta asti suunniteltu pidempiaikainen ja tavoitteellinen prosessi. Vaikka painotus on kokeneen yrittäjän asiantuntijuuden käytössä, niin on hyvä huomioida, että kokenutkaan henkilö ei omaa kristallipalloa ja voi sanoa jonkin yritysidean olevan menestyvä tai ei menestyvä konsepti. Kokenut ja osaava mentori on luotettu henkilö, jonka kanssa voi keskustella, asettua dialogiseen suhteeseen ja pysähtyä yrittäjyyden äärelle, siinä oppien ja asioita jakaen, mutta myös tuoden esille realiteetteja ja tosiasioita punnittavaksi ja tarkasteltavaksi. Mentorointi on erittäin tärkeää ja hyödyllistä aloittavalle yrittäjälle avaten hänelle monia erilaisia mahdollisuuksia oman unelman ja tulevaisuuden tekemisessä.

Kirjallisuutta

  • Barret R. (2006). Small business learning through mentoring: evaluating a project. Education + Training, 48 (8/9), ss. 614–626.
  • Distelberg B.J. & Schwartz T.V. (2015). Mentoring Acrosds Family-Owned Businessess. Family Business Review, 28 (3), pp. 193–210.
  • Clutterbuck D. (2014). Everyone Needs a Mentor. 5th ed. Chartered Institute of Personnel and Development, Great Britain.
  • European Mentoring & Coaching Council, EMCC
  • Kupias P. & Salo M. (2014). Mentorointi 4.0. Talentum, 1. painos.
  • McCarthy G. (2014). Coaching and Mentoring for Business. SAGE Publications Inc. Great Britain by CPI Group.
  • MindTools. Questioning Techniques – Asking Questions Effectively. [Luettu 7.5.2020]
  • Owen H. (2011). The Complete Guide to Mentoring. How to design, implement and evaluate effective mentoring. Kogan Page Limited, Great Britain.
  • Pekkala O. (2019). Vertaismentorointi osaamisen kehittämisen menetelmä. Jamk-blogijulkaisu. [Luettu 21.4.2020]
  • Read et al., 2011, Effectual Entrepreneurship.
  • Sanchez-Burks J., Brophy D.J., Jensen T., Milovac M. & Kagan E. (2017). Mentorin in Startup Ecosystems. Ross School of Business Working Paper, Working Paper No. 1376.
  • Skillsyouneed. Mentoring Skills? [Luettu 7.5.2020]
  • St-Jean É. & Audet J. (2009). The role of mentoring in the learning development of the novice entrepreneur. Internal Entrepreneurship and Management Journal, 8 (1), pp. 119–140.
  • St-Jean É. & Mathiew C. (2015). Developing Attitudes Toward an Entrepreneurial Career Through Mentoring, The Mediating Role of Entrepreneurial Self-Efficacy. Journal of Career Development, 14.
  • Starr J. (2014). The Mentoring Manual. Your step by step guide to being a better mentor. Pearson, UK.
  • Taylor M and Crabb S. (2016). Business Coaching & Mentoring for Dummies. John Wiley & Sons. Ltd.
  • Waters L., McCabe M., Killerup D. and Killerup S. (2002). The role of formal mentoring on business success and self-esteem in participants of a new business start-up program. Journal of Business and Psychology, 17 (1), pp. 107–121.
  • Taylor M and Crabb S. (2016). Business Coaching & Mentoring for Dummies. John Wiley & Sons. Ltd.
  • Waters L., McCabe M., Killerup D. and Killerup S. (2002). The role of formal mentoring on business success and self-esteem in participants of a new business start-up program. Journal of Business and Psychology, 17 (1), pp. 107–121.