Julkaisuvuosi: 2019

ISBN 978-952-7225-31-8

Virve Jalonen, Eija Kärnä & Tuula Tuomainen

Moniosaajasta jatkuvasti itseään kehittäväksi hybridiosaajaksi

Megatrendit ja digitalisaatio myllertävät liiketoimintaa ja tietotyötä. Perinteiset ammattikuvat muuttuvat ja vain osaamisella on tulevaisuudessa merkitystä. Koulutuksen tulee ennakoida tulevaisuuden osaamistarpeita, tuottaa työelämän tarvitsemaa osaamista ja tarjota opiskelijoille valmiudet menestyä tulevaisuuden työmarkkinoilla. Myös työelämän toimijoille pitää voida tarjota työn murroksen edellyttämää osaamisen päivittämistä ja täydentämistä.

Raportti kokoaa yhteen laajan ennakointihankkeen tulokset. Tavoitteena oli kartoittaa liiketoiminnan tuki- ja asiantuntijatyön muutoksen tilaa ja osaamistarpeiden muutoksia. Tutkimus toteutettiin avaralla asenteella ja laadullisella otteella yhteistyössä opettajien, opiskelijoiden ja työelämän asiantuntijoiden kanssa. Haastatteluja tehtiin kaikkiaan noin 70. Lisäksi toteutettiin mm. työpajoja.

Tulokset kertovat, että liiketoiminnan tukipalvelutyö kasvavissa ja menestyvissä organisaatioissa näyttäytyy moninaisena, monikulttuurisena, luovuutta ja monialaista osaamista edellyttävänä omanlaisenaan asiantuntijatyönä. Työn murroksessa ennustetaan olevan tarvetta tällaiselle intensiiviselle liiketoiminnan generalistityölle, joka edellyttää lisäksi teknistä osaamista, kompleksisten tilanteiden ja ennakoimattomien muutosten havainnoimista ja sosiaalista älykkyyttä.

Tukipalvelutyöntekijät ovat tärkeitä sosiaalisia viestintälinkkejä organisaatioissaan ja arvonluonnin tukena sidosryhmien ja yrityksen rajat ylittävässä yhteistyössä. Verkostot tarvitsevat monenlaisia tukipalveluja: fasilitointia, uusimpien teknologioiden tehokasta soveltamista sekä verkoston tuottaman tiedon hallintaa. Tietotyö tilannetajua edellyttävissä tehtävissä uusia teknologioita hyödyntäen on parhaiten työelämän murroksessa säilyvää työtä. Samaan aikaan kun tietotyö kehittyy monimuotoisemmaksi, myös perinteisten assistenttitehtävien merkitys yllättäen jopa kasvaa.

Organisaatioiden suurimpia haasteita lähitulevaisuudessa on kehittää ihmisen ja koneen yhteistyötä. Tukipalvelujen rooli voi olla merkittävä liiketoiminnan strategisessa kehittämisessä, sillä tukipalveluiden asiantuntijoilla on laaja-alainen näkemys liiketoiminnan kokonaisuudesta ja työprosesseista, organisaation ihmisistä ja osaamisista sekä osaamista tukevista teknisistä ratkaisuista muuttuvissa toimintakonteksteissa.

Tulokset ovat kiinnostavia useiden kohderyhmien näkökulmasta ja niistä on hyötyä sekä opetuksen ja koulutuksen että myös työn ja toimivampien työympäristöjen kehittämisessä. Esiin nousee myös uudenlaisia tarinoita, näkökulmia ja mielenkiintoisia ristiriitoja ja paradoksejakin.

Esipuhe

Suuret megatrendit, kuten digitalisaatio, automatisaatio, kansainvälistyminen ja demograafiset tekijät vaikuttavat siihen, millaista osaamista tulevaisuuden työssä vaaditaan. Seuraavien vuosikymmenten aikana teknologinen maisema mullistuu täysin työn murroksessa. Työ muuttuu, työtä katoaa ja uusia, erilaisia työtehtäviä tulee tilalle tekoälyn, koneoppimisen ja robotiikan myötä. Perinteiset käsitteet kuten ammatti, titteli, työntekijä tai työnantaja tulevat menettämään merkitystään ja vain osaamisella on tulevaisuudessa merkitystä. On yhä vaikeampi ennakoida, mille osaamiselle on kysyntää ja kuinka paljon osaajia eri ammatteihin tulee kouluttaa. Työelämän osaamistarpeiden ennakointi on korkeakoulun yksi tärkeimmistä tehtävistä. Koulutuksen tulee tuottaa työelämän tarvitsemaa osaamista ja tarjota opiskelijoille valmiudet menestyä tulevaisuuden työmarkkinoilla. Myös työelämässä tarvitaan jatkuvaa osaamisen kehittämistä. Tässä koulutuksen pitää kehittyä ja uudistua, jotta työelämän toimijoille voidaan tarjota työn murroksen edellyttämää osaamisen päivittämistä ja täydentämistä.

Tämä raportti on yhteistyön tulosta. Työhön on osallistunut laajalti Johdon assistenttityön koulutuksen asiantuntijoita, opiskelijoita ja sidosryhmiä. Raportti kokoaa yhteen Johdon assistenttityön koulutusohjelman ennakointihankkeen tulokset vuosilta 2018 ja 2019. Hankkeen tavoitteena oli kartoittaa työn muutoksen tilaa ja osaamistarpeiden muutoksia koulutuksen kehittämisen näkökulmasta sekä tukea koulutuksen profiloitumista tulevaisuuden toimintaympäristössä. Koulutuksellamme on pitkät perinteet jatkuvasta työn ja työelämän muutosten seurannasta ja tutkimuksesta sekä koulutuksen kehittämisestä tuoreimman työelämätiedon pohjalta. Koko koulutus on aikoinaan perustettu vastaamaan työn muuttuneita tarpeita. Viimeisimmät aiemmat tutkimuksemme ovat olleet sähköisenä kyselynä toteutettu Management Assistant 2020 (Karjalainen 2013) sekä Aito HSO:n kanssa alumnikyselynä toteutettu osaamiskartoitus vuodelta 2016 (Huttunen 2016).

Tässä tutkimuksessa tavoitteena oli irrottautua koulutusohjelmien sisäisistä lähtökohdista ja ymmärtää muutoksessa olevia työnkuvia ja niiden vaatimia osaamisia syvällisemmin erilaisten kohderyhmien näkökulmista. Tutkimus toteutettiin avaralla asenteella, laadullisella otteella ja tarkemmin kohdennettuina haastatteluina. Haastatteluja tekivät sekä opettajat että opiskelijat. Kohderyhmiksi valittiin 1) liiketoiminnan tuki-/assistentti-, hallinto-, viestintä- ja markkinointipalveluja tarvitsevat ja rekrytoivat tahot 2) tukipalvelu-/assistentti-/hallinnollisen työn/tietotyön muutoksen asiantuntijat ja 3) uudenlaista assistenttityötä tekevät alumnimme, erityisesti uusia teknologioita hyödyntävissä kasvuyrityksissä.

Haastatteluja tehtiin kaikkiaan noin 70. Tuloksia kootaan tässä raportissa teemoittain, kohderyhmittäin ja uudenlaistenkin näkökulmien pohjalta. Tulokset kertovat, että jatkuvassa kehityksessä oleva koulutuksemme vastaa hyvin työelämän muutoksiin, mutta koulutuksen kärkiä hiomalla ja paremmin esiin nostamalla voidaan vastata työn muutoksen suurimpiin haasteisiin. Esiin nousee myös uudenlaisia tarinoita, näkökulmia ja mielenkiintoisia ristiriitoja ja paradoksejakin. Tuloksista on monenlaista hyötyä sekä opetuksen ja koulutuksen että myös työn ja toimivampien työympäristöjen kehittämisessä. Tulokset ovatkin kiinnostavia useiden kohderyhmien näkökulmasta, ja niitä tullaan jakamaan erilaisissa muodoissa, kanavissa ja konteksteissa.

Koulutus ja oppiminen kietoutuvat tulevaisuudessa yhä enenevästi työelämän lomassa tapahtuviksi: tiedämme, että valtaosa opiskelijoista käy työssä opintojen ohessa, ja toisaalta työn muutokset haastavat asiantuntijoita kehittämään jatkuvasti osaamistaan täydennyskoulutuksen kautta. Oppiminen tiiviissä yhteydessä työelämän kanssa antaa vahvan pohjan elinikäisen oppimisen asenteelle ja ajatusmallille.

Tutkimuksen toteuttamisen rinnalla on saatu päätökseen koulutuksen nimen uudistaminen vastaamaan paremmin koulutuksen tuottamaa osaamista. Koulutuksen uusi nimi on Liiketoiminnan palveluratkaisut ja kielet, englanniksi Business Service Solutions and Languages. Uusi nimi on käytössä keväällä 2020 alkavassa koulutuksessa. Tämän tutkimuksen tulokset ovat hyvänä pohjana opetussuunnitelman päivityksessä ja sisällöllisessä kehittämisessä.

Tutkimuksen liikkeellelähtövaiheessa Tuula Tuomaisella oli merkittävä rooli sopia yhteistyöstä toteuttajien ja sidosryhmien kanssa. Tuula ja Eija Kärnä vastasivat pääosin työn suunnittelusta ja aineiston kokoamisesta. Eija oli vahvasti mukana toteutuksessa; haastattelemassa, ohjaamassa opinnäytetöitä, vetämässä yhteiskehittämispajoja ja tulkitsemassa aineistoa. Eija, Tuula ja Virve Jalonen kokosivat johtopäätökset yhdessä. Eija vastaa raportin sisällöstä, Virve editoinnista ja johdon assistentti Tiina Laine raportin kokoamisesta.

Kiitämme kaikkia tutkimustyöhön osallistuneita haastattelijoita ja haastateltuja, koulutusohjelman opettajia ja opiskelijoita sekä eri tehtävissä toimivia työn ja koulutuksen asiantuntijoita, jotka ovat auttaneet meitä tiedon keräämisessä. Kiitämme lämpimästi myös HSO-säätiötä, jonka myöntämä apuraha on osaltaan mahdollistanut tämän yhteistyön ja tutkimuksen toteuttamisen.

Helsingissä 7.10.2019
Tuula Tuomainen, Eija Kärnä ja Virve Jalonen

1. Tutkimuksen tavoite ja toteutus

Ennakointitutkimuksen tavoitteena oli ymmärtää liiketoiminnan tukipalvelu- ja assistenttityön muutoksia ja näkemyksiä osaamistarpeiden muutoksista koulutuksen kehittämisen näkökulmasta. Tarve ennakointitutkimukselle nähtiin vahvasti, sillä megatrendit ja erityisesti tekniikan kehitys muuttavat työtä ja osaamistarpeita aiempaa huomattavasti nopeammin ja teknologinen maisema ja työn tekemisen tavat tulevat muuttumaan vahvasti seuraavien vuosikymmenten aikana. Edellisiä toteutettuja ennakointi- ja osaamistarvekartoituksia ovat olleet:

  • European Management assistants – Work, challenges and the future, Tuorinsuo-Byman 2008
  • Johdon assistenttien työ 2015, Vuori & Siivonen 2009
  • Management Assistant 2020, Karjalainen (toim.) 2013
  • Aito HSO:n kanssa 2016 yhteisesti toteutettu alumnikysely, johon vastasi yli 600 assistenttityön koulutuksesta valmistunutta alumnia. (Huttunen 2016.)

Nyt tavoitteena oli määrällisen kyselyn sijaan toteuttaa laadullinen tutkimus, jonka pohjalta tavoitteena oli tunnistaa niitä erityisosaamisia, jotka toimivat voimakkaasti muuttuvassa työelämässä ja profiloivat koulutuksesta valmistuneen oman osaamisalueensa asiantuntijaksi. Tutkimusote oli käytännönläheinen, tulkitseva ja kehitysorientoitunut ”useful re-search” -hengessä (Lincoln, Lynham & Guba 2011; Mohrman & Lawler 2011; 2012; Van de Ven 2011). Tavoitteena oli ymmärtää työn ja osaamistarpeiden muutosten kokemuksia syvällisemmällä tasolla osana työelämän muutoksen kontekstia ja saada erilaisia, tarkempia näkökulmia ja konkreettisia kuvauksia koulutuksen kehittämiseksi. Pajatyöskentelyn avulla tarkoituksena oli myös yhteiskehittää näkemyksiä työelämän asiantuntijoiden kanssa.

Kohderyhmiksi määriteltiin

  • liiketoiminnan tuki-/assistentti-, hallinto-, viestintä- ja markkinointipalveluja tarvitsevat ja rekrytoivat tahot
  • tukipalvelu-/assistentti-/hallinnollisen työn/tietotyön muutoksen asiantuntijat
  • uudenlaista tukipalvelu- ja assistenttityötä tekevät alumneihimme erityisesti uusia teknologioita hyödyntävissä kasvuyrityksissä.

Kohderyhmät olivat erilaisia, mutta kullakin ryhmällä oli tutkittavasta ilmiöstä näkemyksiä, joita oli mahdollista tutkia saman tavoitteen pohjalta. Kokoavana tutkimuskysymyksenä voidaan nähdä:

Kuinka liiketoiminnan tukipalvelu- ja assistenttityön asiantuntijat, tekijät ja rekrytoijat kokevat työn muutoksen ja sen vaikutukset osaamistarpeiden muutoksiin, ja kuinka koulutusta pitäisi kehittää vastaamaan näihin muutoksiin?

Tietoa kerättiin pääosin teemahaastatteluin. Teemat vaihtelivat jonkin verran opiskelijaryhmien ja opintojaksojen tavoitteiden ja pääainevalintojen mukaisesti mutta ryhmittyivät kuitenkin päätutkimuskysymyksen alle. Pääosin teemat nousivat työn muutoksen tutkimuksista ja raporteista sekä nykyisistä koulutuksen linjauksista. Työn murroksen näkökulmasta haluttiin esimerkiksi tietää, koettiinko tekoälyn ja robotiikan jo vaikuttavan työnkuviin ja osaamistarpeisiin ja miten tilanteen nähtiin kehittyvän yrityksissä. Nykyisen koulutuksen näkökulmista haluttiin selvittää, kuinka oleellisina tähän asti koulutuksessa tärkeinä pidetyt asiat nähtiin.

Suurimman osan haastatteluista tekivät koulutusohjelman opiskelijat opinnäytetöinään tai yhteistyössä opettajiensa kanssa valituilla kursseilla. Haastatteluja tekivät myös koulutusohjelman opettajat. Hanke hyötyi siitä, että työtä oli toteuttamassa iso joukko asianosaisia asiantuntijoista nuoriin opiskelijoihin, sillä se mahdollisti monenlaisten näkökulmien saamisen aiheeseen. Toisaalta myös koottu tieto oli hyvin erityyppistä ja -tasoista ja asetti haasteita raportoinnille. Laaja yhteistyö heikentää paikoin tiedon tarkkuutta ja täsmällisyyttä, mutta tuottaa toisaalta uudenlaista arvoa ja relevanttiutta tuloksille ”engaged scho-larship” -hengessä (Mohrman & Lawler 2012; Van de Ven 2011). Tämän tyyppinen lähtökohta lisää laadullisen tutkimuksen pragmaattisuutta, mutta edellyttää asioiden tarkastelua samanaikaisesti useista näkökulmista niin, että pyritään ymmärtämään eri kohderyhmien kokemuksia heidän näkökulmistaan ja kontekstistaan käsin samalla kuitenkin yhteistä ymmärrystä rakentaen (Denzin & Lincoln 2011; Ellingson 2011; Coffey & Atkinson 1996).

Haastateltavat valittiin eri kohderyhmistä hieman eri perustein, kuitenkin niin, että heillä oli joko laaja tai syvällinen näkemys tai kokemus työn muutoksesta, tukipalvelu- ja assistenttityöstä ja sen viimeaikaisista muutoksista. Haastateltavat löytyivät laajojen kontakti-, yhteistyö- ja alumniverkostojen kautta. Haastattelukohteet valittiin niin, että ne kattoivat mahdollisimman hyvin kaikki liiketoiminnan toiminta-alueet. Valituilta organisaatioilta edellytettiin kasvavaa, kehittyvää ja modernia otetta toiminnassaan.

  • Startup-yritykset
  • Kasvuyritykset
  • Uusien teknologioiden inspiroimat yritykset
  • PK-yritykset
  • Isot yritykset
  • Rekrytointiyritykset
  • Konsulttiyritykset
  • Julkishallinto
  • Menestyvät kv-yritykset

Haastattelut nauhoitettiin ja litteroitiin tai koottiin kattaviksi muistioiksi, jotka tarkistutettiin haastateltavilla väärinkäsitysten eliminoimiseksi. Haastattelutulokset koottiin ryhmittäin erillisiin raportteihin ja järjestettiin informatiiviseen muotoon. Aineistoa analysoitiin teemoittain sekä esiin nostettujen näkemysten, kokemusten ja tarinoiden kautta. Analysoinnissa ei pyritty mekaaniseen koodaukseen vaan paremminkin tilanteen ja kontekstin mukaiseen ymmärrykseen ja työelämän asiantuntijoiden viestin tulkitsemiseen (Coffey & Atkinson 1996). Aineistoa kehitettiin edelleen myös työpajoissa yhteistyössä työelämän asiantuntijoiden kanssa.

Kattava ja monipuolinen laadullinen aineisto tarjoaa konkreettisia eväitä rikastuttaa opetusta käytännön esimerkeillä ja kehittää koulutusta vastaamaan aidosti työelämän uudenlaisiin haasteisiin. Aineistoa voidaan hyödyntää myös työnkuvien kehittämiseen työpaikoilla sekä esimerkiksi alumneille tarjottavan täydentävän koulutuksen suunnittelussa. Aineisto tarjoaa tukea myös koulutuksen tunnettuuden lisäämiseen sekä tuotetun osaamisen näkyväksi tekemiseen.

Raportissa luodaan ensin katsaus työelämän viimeaikaiseen tutkimukseen ja keskusteluun työroolien, ammattien ja osaamistarpeiden muutoksista liiketoiminnan tukipalvelu-/assistenttityön näkökulmista. Tämän lyhyen katsauksen jälkeen luvussa 5 esitellään haastattelujen ja työpajojen tuloksia opintojaksoilta ja opinnäytetyöryhmistä. Jokaisessa ryhmätuotoksessa on nähtävissä pientä variaatiota ja erilaisia painotuksia tutkittuihin teemoihin. Tuloksia ja pohdintaa on tiivistetty, mutta sekä opiskelijoiden että työelämän asiantuntijoiden ”äänen” on myös haluttu näkyvän raportoinnissa.

Johtopäätöksiä ja ehdotuksia koulutuksen kehittämiseksi esitellään luvussa 6. Luvussa 7 arvioidaan tuloksia ja niiden hyödynnettävyyttä. Lisäksi arvioidaan tehtyä työtä ja sen luotettavuutta. Arvioinnissa pyritään ottamaan kattavasti huomioon sidosryhmien palaute aidossa yhteiskehittämisen hengessä. Liitteissä kootaan vielä tutkimukseen osallistuneet työelämän edustajat tai muut sidosryhmät.

2. Työn murros tulee toimistoon

Työelämän murroksessa perinteinen toimistotyö on muuttanut muotoaan nopeasti digitalisoitumisen myötä. Erityisesti kognitiiviset teknologiat kuten tekoäly ja robotiikka tulevat muuttamaan työn tekemisen tapoja. Nyt tapahtuva muutos on radikaalimpi kuin aiemmat muutoksen syklit, sillä koneoppiminen nopeuttaa automatisaatiota. Jopa asiantuntijuutta ja luovuutta edellyttävät mutta rutiiniluonteiset tehtävät tulevat siirtymään nopeasti koneiden tehtäväksi. Useiden selvitysten, tutkimusten ja asiantuntijoiden lausuntojen mukaan työtä katoaa, mutta myös uudenlaista työtä syntyy ja olemassa oleva työ muuttuu. (Esim. Autor 2015; Brynjolfsson & McAfee 2014; Brynjolfsson & Mitchell 2017; Frey & Osborne 2017; McKinsey Global Institute 2017; Toiminen 2017; World Economic Forum 2018.)

Yrityksissä ja oppilaitoksissa on tärkeää seurata muutoksia ja nähdä ne uhkien sijaan haasteina ja mahdollisuuksina kehittää toimintaa. McKinseyn (2017) raportin Jobs lost, jobs gained, workforce transitions in a time of automation mukaan trendit voivat hyvin hallittuna luoda uudenlaista työtä jopa enemmän kuin sitä automaation vuoksi poistuu, koska tekniikan kehittyminen mahdollistaa talouden ja tuottavuuden kasvun. Kehityksen seurauksena työtä syntyy myös täysin uusille aloille erityisesti palvelun, hyvinvoinnin ja kiertotalouden sektoreilla. Maailman talousfoorumin Future of jobs -raportin (World Economic Forum 2018) mukaan käynnissä oleva neljäs teollisen työn vallankumous tarjoaa valtavat mahdollisuudet talouden, työn ja yhteisöllisen elämän kehittämiseksi maailmanlaajuisesti, mutta se asettaa myös suuria haasteita yrityksille, organisaatioille ja yhteiskunnille uudenlaisen osaamisen, lainsäädännön ja kestävän kehityksen näkökulmista. On tärkeää, että työn ja työelämän muutokset otetaan huomioon kattavasti myös ammattikorkeakoulukentässä niin tutkinto- kuin täydennyskoulutuksen kehittämisessä, jotta voimme vastata työelämän jatkuvan oppimisen tarpeisiin.

Assistenttityön kysyntä ei ole hiipunut, vaikka sitä on ennustettu vuosikymmenestä toiseen. Johdon assistenttityön koulutuksesta on työllistytty hyvin, ja koulutus on tarjonnut monipuolista osaamista työelämän muutoksessa pärjäämiseksi. Assistenttityyppistä työtä tehdään hyvin vaihtelevin toimenkuvin ja nimikkein, joten sen kuvaaminen on entistä haasteellisempaa. Assistenttityö on jo edellisten ennakointitutkimusten mukaan muuttunut perinteisistä sihteeritehtävistä monipuolista tietoteknistäkin osaamista vaativaksi proaktiiviseksi, viestintäpainotteiseksi tietotyöksi. Työnkuva nähdään tilanteiden mukaan joustavana moniosaajuutena ja ongelmien ratkaisemisena. Tämän tyyppisen työn nähdään säilyvän tulevaisuudessa ja täydentyvän kehittyvän tekniikan myötä (Autor 2015). Vuonna 2013 toteutetussa Management Assistant 2020 -kyselyssä nousi esiin johdon assistenttien strateginen rooli organisaatioiden viestinnässä ja tavoitteiden saavuttamisessa (Karjalainen 2013). Aito HSO:n kanssa yhteistyössä vuonna 2016 toteutetussa alumnikyselyssä nousi erityisesti esiin työssä enenevässä määrin edellytettävä kehittämisote (Huttunen 2016). Vaikka koulutuksesta saatu osaaminen on vastannut hyvin työelämän muutoksiin, toimisto- ja tukipalvelutyön muutokset tässä työn murroksessa edellyttävät koulutukseltakin uudenlaista, tietoisempaa kehittämisotetta, johon nyt on reagoitu.

 

Tekoäly, koneoppiminen ja robotiikka

Tekoäly tulee vauhdilla toimistotyöhön. Freyn ja Osbornen (2017) mukaan tekoälyä voidaan jo käyttää muun muassa taloushallinnossa, lakipalveluissa, päätöksenteossa, diagnosoinnissa ja rekrytoinnissa. Koneoppiminen tukee ihmistyötä esimerkiksi etsimällä, käsittelemällä ja analysoimalla valtavia määriä tietoa, kun taas ihminen toimii edelleen tehokkaammin tulkintaa ja tilannetajua edellyttävissä tehtävissä (Davenport & Kirby 2016). Koneoppiminen on vielä kaukana ihmisten taidoista kompleksisten tilanteiden ja ennakoimattomien muutosten havainnoimisessa sekä luovuutta tai sosiaalista älykkyyttä vaativissa tehtävissä, joita on erityisesti intensiivisissä generalistitehtävissä liiketoiminnassa ja ihmisten johtamisessa (Frey & Osborne 2017). Tärkeää onkin, että työtä osataan suunnitella uudestaan ihmisen ja koneen yhteistyön erilaisista näkökulmista (Frey & Osborne 2017; Davenport & Kirby 2016; Toiminen 2017).

Suomessa tekoälyn mukanaan tuomat haasteet ja mahdollisuudet yhteiskunnalle ja talouselämälle tiedostetaan hyvin (Työ- ja elinkeinoministeriö 2017). Digitaalisuuden hyödyntämistä yrityksissä ja yhteiskunnassa mittaavan Digibarometrin (2018) mukaan Suomi on ollut 22 maan vertailussa kolmen parhaan joukossa vuodesta 2014 ja Suomen edellytykset digitaalisuuden hyödyntämiseen ovat maailman toiseksi parhaat. Digitalisaation laajenemisen haasteena on kuitenkin myös osaavien työntekijöiden puute. Pk-yritysbarometri keväältä 2019 osoittaa, että työvoimapulan lisäksi digitaalisten palveluiden kehitys näyttää vähentyneen pk-yrityksissä (Kuismanen, Malinen & Seppänen 2019). Tietotyösarkaa riittää myös eettisissä kysymyksissä, kuten tekoälyn läpinäkyvyys, vastuullisuus ja yhteiskunnallinen hyöty. Läpinäkyvyys tarkoittaa esimerkiksi sitä, millaista dataa kerätään, mistä ja mihin tarkoitukseen. Vastuullisuus taas tarkoittaa muun muassa, ettei tekoälyyn perustuva päätöksenteko uhkaa kenenkään terveyttä, turvallisuutta tai hyvinvointia. (Alasoini 2019.)

Robotit ovat toistaiseksi muuttaneet työtä ensisijaisesti tehdashalleissa, toistuvissa ja rutiiniluontoisissa tehtävissä. Älykkäiden robottien käytön on ennustettu lisääntyvän seuraavien vuosikymmenien aikana merkittävästi myös muilla aloilla. Chatbotit tulevat asiakaspalveluun ja cobotit kollegoiksi toimistotyöhön. (Alasoini & Ramstad 2019.) Virtuaaliassistenttina botin osaaminen on kuitenkin vielä hyvin rajoittunutta verrattuna osaavan ammattilaisen monipuolisiin taitoihin. Botti voi helpottaa työn hallinnassa, sillä se jaksaa tehdä ennalta ohjelmoituja rutiinitöitä tauotta, niin että ihmisten osaaminen on käytettävissä vaativampaa ajattelua edellyttäviin tehtäviin. Myös etätyönä tehdyn assistenttityön kysyntä ja virtuaaliassistenttityötä tarjoavien yritysten määrä kasvavat nopeasti.

Suomalaisessa tutkimuksessa robotista toimistotyöntekijän kumppanina valtion talous- ja henkilöstöhallinnossa todettiin, että automaation vaikutukset tuottavuuteen eivät välttämättä ole odotetun kaltaiset. Vaikka robotit hoitivat vaativia ja ikäviäkin rutiinitöitä, yhteistyö niiden kanssa edellytti uudenlaisia työrutiineja ja aiheutti oppimishaasteita ja oletettua enemmän tuen tarvetta. (Kuusi, Kulvik, Laiho & Vähämäki 2019.) Myös tulevaisuustutkijat arvioivat robottien aiheuttavan uudenlaisia ihmisten tekemiä tukitöitä, jotka liittyvät robottien hallinnointiin, valvontaan, haittojen ja vaarojen torjuntaan, kouluttamiseen ja robottien mahdollistamien palveluiden järjestämiseen (Linturi & Kuusi 2018). Organisaatioiden tukitoiminnoille voi olla uudenlaisia tarpeita uusien teknologioiden käyttöönotossa.

 

Arvoa verkostoissa

Arvoketjujen sijaan uusi talous edellyttää arvoverkkoja ja läpinäkyviä prosesseja sekä uudenlaisia vuorovaikutteisia, verkostoihin perustuvia organisaatiorakenteita, joissa innovaatiot syntyvät yhteisen sosiaalisen kehittämisen tuloksena. Tietotyö on entistä enemmän ihmisten välistä, joka puolelle levittäytyvää luovaa vuorovaikutusta ja oppimista. (Kilpi 2016.) Arvonluonnin uusi logiikka syntyy asiakkaiden tarpeista avoimien toimintamallien ja yrityksen rajat ylittävän yhteistyön kautta yritysten välisessä yhteistyössä (Tarjanne & Kutinlahti 2018). Tällaisessa yhteistyössä pitää ottaa huomioon erilaisia näkökulmia ja ratkoa laajempia, kompleksisia ongelmia. Verkosto mahdollistaa tehokkaamman toiminnan mutta edellyttää vuorovaikutustaitoja ja avointa yhteistyöosaamista.

Työntekijöiden ja johtajien roolit muuttuvat arvoverkostoissa. Työntekijöiltäkin odotetaan kokonaisuuksien ymmärtämistä sekä strategista ja systeemistä näkemystä. Hasun (2018) mukaan työntekijöiden rooli on erityisen tärkeä palvelutuotannon innovaatioiden kehittämisessä asiakasyhteistyössä, ja se näkyy asiakastyytyväisyyden lisäksi toiminnan parantuneena laatuna, parempana taloudellisena tuloksensa sekä henkilöstön parempana sitoutumisena. Johtajilta edellytetään uudenlaista asennetta ja toimintatapoja tukea työntekijä- ja asiakaslähtöistä ihmisten välistä innovaatiokulttuuria asiakasrajapinnassa. Työntekijöiden yhteisöllistä arvon tuottamista pitää fasilitoida uusin tavoin, ja tässä organisaatioiden tukipalvelut voisivat ottaa näkyvää roolia.

Verkostomainen toiminta muuttaa yhteisöjen työskentelytapoja ja edellyttää lisäarvon tuottamiseksi tekniikan laaja-alaisempaa hyödyntämistä. Pilvipalvelut ja sosiaalisen median välineet mahdollistavat virtuaalisen vuorovaikutuksen ja yhteistyön, mutta lisäävät tarvittavan tiedon hallinnan ja jakamisen haasteita sekä teknisiä ongelmia. Verkostoissa tarvitaan tulevaisuuden tutkijoiden mukaan uudenlaisia tekemisiä, kuten luottamuksen rakentamista, alustamanagerointia, vertaistyön moderointia ja oppimisen tukea (Linturi & Kuusi 2018). Tukipalvelujen rooli korostuu uusiin teknologioihin siirryttäessä. Kun yhteisöjen arkiviestintä siirtyy pääosin verkkoon, harvemmiksi käyvät face-to-face-kohtaamiset muodostuvat vastaavasti arvokkaammiksi. Tilaisuuksien ja tapahtumien hyvä suunnittelu, järjestäminen ja fasilitoiminen työllistänevät jatkossakin tukipalveluhenkilöstöä.

Uudenlaisia työntekemisen tapoja ja työmahdollisuuksia luovat myös yhteisölliset työtilat (co-working spaces), jotka tarjoavat työn fasiliteetit ja mahdollisuuden verkostoitumiseen. Yhteisöllisellä työtilalla tarkoitetaan fyysistä paikkaa, josta freelancerit, yksin- ja mikroyrittäjät, itsensä työllistäjät tai etätyötä tekevät vuokraavat jaettua työskentelytilaa. Haasteena on usein yhteisöllisen toiminnan tukeminen niin, että voidaan vahvistaa yhteistyötä, tuottavuutta ja hyvinvointia. (Houni 2019.) Tältä pohjalta nousee myös tarve koordinoiville viestintäpainotteisille työtehtäville. Tällaisia tehtäviä voi tehdä esimerkiksi Community Manager eli yhteisömanageri, yhteisöpäällikkö, verkkovastaava tai nettikätilö, jolla on hyvät sosiaaliset sekä viestinnälliset taidot, sosiaalisen median ja teknisten välineiden hallinta (Mäkelä 2014; Linna 2014).

Tekniikan kehittyminen mahdollistaa myös aiempaa tehokkaammat liiketoimintamallit. VTT:n mukaan (Ailisto ym. 2016) alusta- ja jakamistaloudet ovat vielä melko pieni osa taloussysteemiämme, mutta ne yleistyvät nopeasti. Alustatalous on vuorovaikutustaloutta, jossa ihmiset, yhteisöt, yritykset ja muut organisaatiot myyvät, välittävät ja kuluttavat palveluita ja osaamista digitaalisilla alustoilla. Liiketoimintamallissa voidaan hyödyntää tehokkaasti dataa ja algoritmejä sekä nopeasti skaalautuvia verkostovaikutuksia. Alustataloudet eivät omista tuotannontekijöitään vaan välittävät niitä, jolloin kustannukset jäävät perinteistä liiketoimintaa alhaisemmiksi. Myös tavallinen työ kehittyy alustatalouden mallin mukaisesti. (Ailisto ym. 2016; Kovalainen, Poutanen, Rouvinen & Seppänen 2019; Still, Seppänen, Seppälä, Suominen, Valkokari & Korhonen 2017.) Talouden uudet tehokkuusvaatimukset edellyttävät uudenlaisia ketteriä organisoitumisen malleja perinteisemmissäkin yrityksissä.

Alustatyö ei kuitenkaan ole ensisijaisesti teknologinen innovaatio vaan enemmänkin työn organisointiin, työllistämisen tapaan ja kuluttajamarkkinoihin liittyvä. Alustatyön positiivisia vaikutuksia osaavien ammattilaisten työelämän laatuun ovat muun muassa mahdollisuudet oman osaamisen ja työn kehittämiseen, työn ja muun elämän keskinäiseen tasapainottamiseen, ylimääräisten ansioiden joustavaan hankkimiseen ja oman osaamisen tekemiseen laajasti tunnetuksi. (Alasoini 2019.) Tarttumalla innovatiivisesti alustatalouden mahdollisuuksiin voidaan rikastaa työkulttuuria, parantaa työelämän laatua ja osallistaa ihmisiä työelämään. Alustataloustyön osaaminen on uusi kansalaistaito, ja jo koulutuksessa olisi hyvä kehittää ”hyvän alustatalouden työn” pelisääntöjä (Alasoini 2017).

 

Ihminen muutoksessa

Teknisen kehityksen ohella muutoksessa korostuu inhimillisten tekijöiden merkitys. Luova verkostopohjainen työ perustuu ihmisten välisiin yhteyksiin, yhteiskehittämiseen ja luovuuteen (Kilpi 2016). Ihmisten innovaatioiden hyödyntämiseen liittyy valtavaa potentiaalia, joka mahdollistuu maailmanlaajuisesti (Brynjolfsson & McAfee 2014). Työyhteisöissä ihmiset nousevat keskiöön muutoksen osaavina subjekteina objektien sijaan. Työntekijöiltä edellytetäänkin uudenlaista osaamista, luovuutta, sosiaalisia taitoja ja ongelmanratkaisukykyä. (Institute for the future 2011; World Economic Forum 2018.)

Työn tekemisen muodot ja työsuhteet moninaistuvat, työn aika- ja paikkasidonnaisuus heikkenee. Työelämä muuttuu yksilöllisemmäksi ja vapaammaksi mutta samalla yksilölle vaativammaksi. Itseohjautuvuuden lisääntyminen voi vaikeuttaa työn kuormittavuuden hallintaa. Näihin asioihin vaikuttavat alustatalouksien ja keikkatyön lisääntyminen sekä työnantajan ja työntekijän suhteen murros. (Valtioneuvosto 2018.)

 

Globalisoituminen

Globalisoitumisesta on puhuttu pitkään, mutta nykyään globalisaatio on aidosti arkea tekniikan mahdollistaessa reaaliaikaisen yhteistyön. Monissa pk-yrityksissäkin kansainvälisyys on jo arkipäivää, mutta haasteita ja potentiaalia on vielä paljon (Kuismanen, Malinen & Seppänen 2019). Koska Suomen talouskasvu ja työllisyys kytkeytyvät tiukasti vientiteollisuuden menestykseen, on tärkeää, että suomalainen teollisuus on aktiivisesti mukana globaalien ekosysteemien kehittämisessä (Työ- ja elinkeinoministeriö 2017). Globaaleissa monialaisissa verkostoissa pitää hallita ja hyödyntää parhaalla mahdollisella tavalla monikulttuurisen yhteistyötä ja osaamista. Viestintä- ja vuorovaikutustaitojen lisäksi tarvitaan monipuolista kieli- ja kulttuuriosaamista. Työelämän kielitaitotarpeet ovat moninaistuneet, samaan aikaan kuin kielten opiskelu kouluissa on yksipuolistunut; kielitaidon ja kielellisen monimuotoisuuden kehittäminen ja kansainvälisyyden vahvistaminen olisivatkin jatkossa tärkeitä (Pyykkö 2017).

Valtioneuvoston (2018) arvion mukaan Suomen menestyminen globaalissa kilpailussa edellyttää jatkuvaa uudistumista ja arvonluonnin uusien rakenteiden ja globaalien ekosysteemien hyödyntämistä, sillä ne mahdollistavat tehokkaamman tavan organisoitua kuin perinteinen, työvoiman ja asiantuntemuksen jatkuvaan käyttöön tai palkkatyösuhteeseen perustuva työ. Työn tekemisen muodot muuttuvat näissä rakenteissa, ja etä-, virtuaali-, pätkä- ja projektityö tulevat todennäköisesti lisääntymään. Työntekijöiltä edellytetään proaktiivista, yrittäjämäistä otetta, itseohjautuvuutta sekä jatkuvaa itsensä kehittämistä. Toisaalta myös työntekijät odottavat työltään aiempaa enemmän mielekkyyttä ja joustavuutta.

 

Kestävä kehitys ja kiertotalous

Yrityksiltä ja organisaatioilta odotetaan kestävämpiä ja vastuullisia toimintatapoja, läpinäkyvyyttä ja eettistä osaamista. Kestävän kehityksen mukainen liiketoiminta tarjoaa myös mahdollisuuksia, kasvupotentiaalia (Honkanen & Pentikäinen 2019).

Kiertotalous on uusi talousmalli, jossa arvontuotanto tapahtuu yhä enemmän aineettomasti, tuotteita korvataan palveluilla ja esineitä ja resursseja jaetaan omistamisen sijaan (Elinkeinoelämän keskusliitto 2019). Kiertotalous vahvistaa taloutta, ja sen avulla voidaan vähentää luonnonvarojen käyttöä, niistä aiheutuvia ympäristövaikutuksia sekä lisätä työllisyyttä (Seppälä ym. 2016). Kiertotalous kehittyy nopeasti myös uudenlaiseksi, kannattavaksi liiketoiminnaksi. Suomessa on jo useita globaalisti resurssitehokkaita edelläkävijäyrityksiä. Globaalin kiertotalouden kasvumahdollisuuksia on erityisesti uusiutuvan energian, energiatehokkuuden, rakennusalan, kierrätyksen ja uudelleen valmistuksen sektoreilla. Myös huoltoon, kunnostukseen ja ylläpitoon liittyvien palveluiden ja liiketoimintamallien kysynnässä on kasvupotentiaalia. (Honkanen & Pentikäinen 2019.)

Kiertotaloudessa uusia työpaikkoja syntyy erityisesti palvelu-, myynti- ja markkinointitehtäviin sekä asiantuntija- ja erityisasiantuntijatehtäviin. Toimialan työtehtävät edellyttävät työ- ja tehtäväkohtaisen erityisammattitaidon lisäksi työssä kehittyvää moniosaamista. Biotalouden, cleantechin ja kiertotalouden alojen yritysten kansainvälistymisen ja kasvun näkökulmasta yksi kriittinen osaamistarvealue on kansainvälinen myynti-, markkinointi- ja johtamisosaaminen. (Honkanen & Pentikäinen 2019.)

3. Työroolit ja ammatit muuttuvat

Työn murroksen yksi konkreettisimmista toteutumista on eri ammattikuntien ja työtehtävien muuttuminen. Jotkut ammattikunnat katoavat ja uusia ammatteja ja työnkuvia syntyy. Rutiinitehtävät automatisoidaan, jolloin ihminen voi keskittyä innovatiivisempiin ja kiinnostavampiin tehtäviin. Muutokset luovat uusia vaihtoehtoja ja mahdollisuuksia työskennellä ammateissa, joita emme osaa vielä kuvitellakaan (Toiminen 2017).

Teknologinen murros vähentää ihmistyön tarvetta erityisesti rutiiniluontoisissa töissä. Ihmisten arvostukset eivät kuitenkaan ole staattisia, ja monien perinteiseksi koettujen ammattien kysyntä ja arvostus voivat jopa nousta. Työn aika- ja paikkasidonnaisuus vähenee monilla aloilla, muttei kaikilla aloilla samantahtisesti. Työntekijät saavat entistä enemmän vapautta mutta myös vastuuta omasta työstä, oppimisesta ja urasta. Osaaminen, metataidot ja jatkuva itsensä kehittäminen korostuvat. (Valtioneuvosto 2018.)

Tekoälyn avulla kyetään automatisoimaan monia fyysisiä työsuorituksia, datan keräämistä ja käsittelyä sisältäviä työvaiheita. Suurimpien vaikutusten on ennakoitu olevan lähivuosina dataintensiivisillä aloilla, kuten rahoitus-, vakuutus-, media- ja viestintäalalla. Myös tukipalvelut, joiden tuotteet ja palvelut ovat digitaalisien kanavien kautta jaettavissa, ovat vaaravyöhykkeessä. Tekoäly ei silti välttämättä merkitse työn vähenemistä, vaan ihmiseltä edellytettävä työ voi muuttua jopa mielekkäämmäksi asiakaspalveluksi tai luovan ongelmanratkaisun sekä tuotteiden ja palvelujen kehittämisen suuntaan. (Alasoini 2019.)

Tekoälyohjelmassa on ennakoitu, että kymmenen vuoden aikana miljoona suomalaista tarvitsee uudelleenkoulutusta (Koski & Husso 2018). Teknologinen maisema mullistuu täysin seuraavien 10–20 vuoden aikana. Ennustetaan, että vuoden 2030 työpaikoista jopa 85 prosenttia on sellaisia, joita ei ole vielä nyt edes keksitty. (Phillpott 7.11.2017.)

Sitran Tulevaisuusbarometri 2019 -kyselyn mukaan tulevaisuus kiinnostaa, innostaa, mutta myös pelottaa suomalaisia. Teknologian nopeaan kehitykseen ja työelämän muutokseen liitetään eniten mahdollisuuksia. Toiveita kohdistuu myös hyvin laajasti koulutuksen laadulliseen ja määrälliseen kehittämiseen sekä koulutuksen ja osaamisen arvostukseen. (Dufva, Laine, Lähdemäki-Pekkinen, Parkkonen & Vataja 2019.)

4. Osaamisen kehittäminen ja jatkuva oppiminen

Siirryttäessä yhteiskuntaan, jossa ammattien ja osaamistarpeiden muutokset työmarkkinoilla ovat nopeita, on korkeakoulujen pystyttävä tarjoamaan nykyistä enemmän ja systemaattisemmin uudenlaisia, joustavasti suoritettavia opintokokonaisuuksia. Tutkintoja, asiantuntijuuden kehittämistä ja TKI-osaamista on tarjottava myös niille, joilla jo ennestään on ammatti tai tutkinto. (Valtioneuvosto 2018.)

Työn muutos aiheuttaa jännitteitä työn organisoimisen, työn sisältöjen, vaaditun osaamisen, toimeentulon ja työn merkityksen suhteen. Tekoäly ja robotiikka luovat uudenlaisia lähtökohtia ihmisten taitojen täydentämiseen. Työn tekemisen muodot ja työsuhteet moninaistuvat, ja työn aika- ja paikkasidonnaisuus heikkenevät. Ratkaisuissa korostuvat jatkuva oppiminen, kaikki väestöryhmät kattava, laadukas elinikäisen oppimisen malli sekä työmarkkinoiden ja työelämän joustavuus. (Valtioneuvosto 2018.)

Nopeasti muuttuvassa ympäristössä oppiminen on osaamista tärkeämpää. Oppivat ja innovoivat työntekijät ovat elintärkeitä organisaatioiden oppimiselle ja uudistumiselle. Työntekijän osaamisella itsessään ei ole arvoa, vaan arvo syntyy vuorovaikutuksessa: Tieto ei ole pysyvää eikä ihminen ole osaamiskertymä, vaan osaava toimija ja arvon tuottaja, ja sellaisena organisaation pääomaa. (Dufva, Halonen, Kari, Koivisto, Koivisto & Myllyoja 2017). Kyky päivittää osaamista on myös edellytys hyvälle ja täysipainoiselle elämälle yhteiskunnan jäsenenä. (Jarenko 13.4. 2019.)

Työntekijänäkökulma on tärkeä digitaalisten palvelujen ja työprosessien kehittämisessä. Sekä julkisen hallinnon että yritysten pitäisikin osallistaa työntekijöitä laajemmin kehitystyöhön asiakas- ja käyttäjäymmärryksen edistämiseksi. (Ramstad & Hasu 2019.) Yrittäjien tarpeet kannustaa työntekijöitään täydennys-, jatko- ja uudelleenkoulutukseen kasvavat. Tulevaisuuden työstä voidaan saada myös mielekkäämpää, kun samanaikaisesti kehitetään toimivia teknologisia ratkaisuja, luovutaan rutiininomaisista tehtävistä ja luodaan entistä monipuolisempia ja merkityksellisempiä työkokonaisuuksia. (Ramstad & Hasu 2019.) Yksilön vastuu omasta työstä, oppimisesta ja urasta kasvaa. Osaaminen ja metataidot korostuvat. (Valtioneuvosto 2018.)

Jo aiemmat aiheesta tehdyt tutkimukset ovat antaneet osviittaa, että tiettyjä taitoja ja osaamisia on vaikeaa, ellei mahdotonta ainakaan lähimmän vuosikymmenen tähtäimellä automatisoida. Tällaisia osaamisia ovat esimerkiksi tunneäly, sosiaaliset taidot, empatia, tilannetaju, verkostoitumistaidot sekä itsensä johtaminen. Ongelmanratkaisu- ja kehittämisosaamisen merkitykset korostuvat tulevaisuudessa (Huttunen 2016). Luovuutta vaativien osaamisten voidaan katsoa kuuluvan mielenkiintoisimpiin ja työlle eniten mielekkyyttä tuoviin tehtäviin. Asiakasosaaminen on myös yksi tulevaisuuden tärkeistä tekijöistä – olipa kysymys sitten yrityksen sisäisistä tai ulkoisista asiakkaista. Vuorovaikutustaitoja tarvitaan edelleen sekä asiakaspalvelutehtävissä että työyhteisöissä (Sinisalo 2019).

5. Haastattelujen ja tulosten esittely ja koonti osa-alueittain

Tässä osiossa esitellään ja kootaan haastatteluja, joita tehtiin yhteistyössä opiskelijoiden, opettajien ja opinnäytetyöohjaajien kanssa. Tutkitut teemat vaihtelevat jonkin verran opinto-jaksojen tavoitteiden tai opiskelijoiden pääainevalintojen mukaisesti. Kaikki koottu tieto etsii kuitenkin vastausta yhteiseen tutkimuskysymykseen siitä, kuinka työ ja osaamistarpeet ovat muuttuneet. Ensimmäisenä esitellään johtamisen ja HR:n pääaineen opiskelijoiden opinnäytetöinään tekemiä haastatteluja ja niiden jälkeen opiskelijoiden kokoamia haastateltujen tarinoita. Tarinoita on editoitu ja täydennetty haastatteludatan pohjalta.

Jatkona näille haastatteluille järjestettiin vielä kymmenen liiketoiminnan tukipalvelutyön asiantuntijan kanssa kaksi erillistä työpajaa, joissa pohdittiin ja edelleen kehitettiin näkemyksiä työn ja osaamistarpeiden kehittämisestä kohti ideaalia tukipalvelutyön roolia työn muutoksessa. Tässä osiossa ei ollut opiskelijoita mukana.

Luvussa 5.4 esitellään HRM-projektikurssin opiskelijoiden haastattelujen ja reflektioraporttien tuloksia. Luvussa 5.5 kootaan markkinoinnin ja viestinnän opiskelijoiden haastattelujen ja tiedonhaun tuloksia yhteiseltä opintojaksolta. Viimeisenä aineistona on pieni katsaus taloushallinnon työn ja osaamistarpeiden muutoksiin.

5.1 Johtamisen ja HR:n pääaineen opiskelijoiden opinnäytetyöt

 

Tässä osiossa kootaan työn ja osaamistarpeiden muutoksia 26 haastattelun pohjalta, joita johtamisen ja HR:n pääaineen opiskelijat tekivät opinnäytetöinään. Ohjaaja osallistui osaan haastatteluista; erityisesti ensimmäinen haastattelu tehtiin yhteistyössä, jotta opiskelija näki konkreettisesti, kuinka laadullisessa haastattelussa pitää jättää tilaa haastateltavan omaehtoisille näkemyksille. Haastateltavat valittiin pääsääntöisesti yhteisten periaatteiden mukaisesti niin, että he työskentelivät modernisti toimivissa, kasvavissa, menestyvissä tai kansainvälisissä organisaatioissa ja heillä oli hyvää näkemystä ja kokemusta tukipalvelu- ja assistenttityöstä tai asiantuntijatyöstä organisaation tukitoiminnoista erityisesti HR:n näkökulmasta. Tarkempaan tarkasteluun otettiin 14 haastattelua. Valinnan perusteina oli tutkimuksen päälinjausten mukaisuus ja haastattelun kattavuus. Valitut haastattelut antavat hyvin kuvaa koko aineiston pääviestistä. Opiskelijat kirjoittivat haastattelujen tuloksia auki myös tarinoina, joita löytyy seuraavasta alaluvusta (5.2). Haastatellut henkilöt, heidän työroolinsa ja organisaationsa on esitelty seuraavassa taulukossa. Yrityskoot on ilmoitettu henkilöstömäärän mukaisesti.

Taulukko 1: Haastateltujen työroolit ja organisaatiot

Henkilö Työrooli Työorganisaatio Organisaa-tion koko
1 Anna Partner & Head of HR Digitaalinen assistentti- ja

ongelmanratkaisupalvelu

pieni
2 Mervi HR Specialist,

recruiter, e-learning

concept owner

Metsäalan yritys suuri
3 Ida Training Coordinator Digitaalinen insinööritoimisto keskisuuri
4 Janika Talent Acquisition

Specialist

Ict alan konsultointiyritys keskisuuri
5 Jenny Työhyvinvointipäällikkö Päivittäistavarakaupan alan yritys suuri
6 Janiina Senior HR Specialist Viihdealan yritys keskisuuri
7 Iida Business Dev, Tech, Organizational Culture, Employee Experience, Talent Acquisition,

Employer Branding

Ohjelmistoalan yritys keskisuuri
8 Henriikka People Operations Specialist Ohjelmistokehyksen asiantuntijayritys keskisuuri
9 Tuuli HR Coordinator Pelialan yritys, osa maailman laajuista konsernia keskisuuri
10 Anne HR Consultant Logistiikka-alan yritys suuri
11 Päivi HR Specialist Palveleva kuntayhtymä keskisuuri
12 Johanna Assistentti Metsäalan yritys suuri
13 Cassandra Senior Office Manager Pelialan yritys, osa maailman laajuista konsernia keskisuuri
14 Tanja Johdon assistentti Työhyvinvoinnin tutkimus- ja kehitysorganisaatio keskisuuri

 

Haastattelut toteutettiin puolistrukturoituina teemahaastatteluina, ja kaikissa haastatteluissa käytettiin tukena samaa laajahkoa teemalistaa, joka löytyy tämän luvun lopusta. Teemat myötäilivät tämän hetken koulutusalueita: liiketoiminta, viestintä ja vuorovaikutus, tietotyö ja tietotekniikka, työn kehittäminen ja hallinta, perinteiset assistenttityöt tai osaamiset, työn arvostus ja tärkeimmät tulevaisuustaidot. Näiden teemojen sisällä annettiin työn yleisiin käytäntöihin tai muutokseen liittyviä herätteitä, kuten tekniikan osalta tekoäly ja robotiikka ja liiketoiminnan osalta myynti, markkinointi, tuotanto, logistiikka, HR, talous ja juridiikka. Haastateltaville kuitenkin korostettiin, että teemat olivat vain ajattelun tueksi, ja he saivat nostaa esiin oman työnsä kannalta keskeisiksi kokemiaan asioita. Kukin opiskelija sai painottaa oman opinnäytetyönsä tavoitteiden mukaisia näkökulmia ja esittää niistä lisäkysymyksiä haasteltaville. Annetut teemat olivat kuitenkin melko kattavat ja ne toimivat hyvin taustana erilaisista näkökulmista. Haastattelujen lopuksi tarkistettiin vielä, oliko haastateltava kokenut teemat relevanteiksi omassa työssään.

Haastateltavien vastauksia esitellään seuraavassa teemoittain. Teemakohtaisen esittelyn jälkeen esitellään tarkemmin joitain valittuja työntekijäprofiileja.

 

Liiketoiminnan ymmärtäminen

Haastatteluista nousi selkeästi esiin, että tukipalvelu- ja assistenttityössä on tärkeää ymmärtää liiketoimintaa kokonaisuutena ja hallita ainakin perusosaaminen liiketoiminnan eri osa-alueista kuten myynti, markkinointi, talous, HR ja juridiikka. Lisäksi on eduksi, jos hallitsee jotain osa-aluetta tai erityistehtäviä syvällisemmällä tasolla. Oman yrityksen ja toimialan liiketoiminnasta täytyy olla selkeä käsitys, minkä lisäksi täytyy tunnistaa yrityksen mission, vision, strategian ja arvojen merkitys oman työn näkökulmasta sekä ymmärtää yrityksen prosesseja asiakasnäkökulmasta. Useimmat haastatellut nostivat esiin myös yritysvastuun merkityksen.

  • Erityisesti markkinoinnin tehtävät ja niihin liittyvät tekniset sovellukset ja automatiikka tarjoavat paljon mahdollisuuksia assistenteille uralla etenemiseen. HR-puolella assistenteilta odotetaan rekrytointiin ja työsuhde-etuihin liittyvää tietämystä. (H1)
  • Liiketoiminta on ja tulee aina olemaan kaikkein tärkein asia työelämässä, koska sen vuoksi itse työ, työpaikka ja työtehtävät ovat olemassa. Kokonaisuuden ymmärtäminen ja oman työn linkittäminen yrityksen strategiaan on itseohjautuvan työn kulmakivi ja luo merkityksen tunnetta työssä. Koen vahvasti, että minun täytyy pystyä osana henkilöstötyötäni jalkauttamaan myös kokonaisuutta ymmärtävää, itseohjautuvaa yrityskulttuuria, jotta työntekijöillä vahvistuisi kokemus työn mielekkyydestä ja merkityksestä. Työssäni tulee yhä vahvemmin näkymään rooli HR:n palveluratkaisujen kehittäjänä sen sijaan että olisin itse se ”palveluluukku”, josta saa avun ja ratkaisut kaikkeen. Olen kehittämässä yhä paremmin itseohjautuvia prosesseja, jotka palvelevat tehokkaammin ja laajemmin. Itseohjautuvien prosessien mukana täytyy huolehtia tiedon jaosta ja löytymisestä, niin että sen hyödyntäminen itsenäisesti helpottuu. (H2)
  • Liiketoiminnassa pelkkien yksittäisten osa-alueiden tunteminen ei riitä, jos ei tiedä, miten ne linkittyvät toisiinsa. (H3)
  • Liiketoiminnan eri osa-alueiden termit olisi syytä tuntea, vaikka ne eivät olisi omaa ”core-osaamista”. Liiketoiminnan ymmärtäminen ja se, että osaa asettua asiakkaan saappaisiin korostuu asiakaspalvelutilanteissa. Koulutuksesta sai yleisnäkemyksen liiketoiminnasta ja sen prosesseista, mikä on hyvin tärkeää työelämässä. (H4)
  • Liiketoiminnan ymmärtäminen on tärkeää myös oman työkentän ulkopuolelta. Pitää ymmärtää miten asiat yhdistyvät toisiinsa. Se tuo kykyä priorisoida ja luo uskottavuutta ja brändiä itselle. Kaiken työn pitää pohjautua yrityksen strategiaan, josta lähdetään johtamaan alaspäin HR-strategiaan niin, että tuetaan isompia tavoitteita. Saa merkitystä ja motivaatiota omalle työlle, kun ymmärtää, mihin suurempaan kokonaisuuteen se liittyy. (H5)
  • Assistenteilla ja HR-tiimillä on strateginen rooli. Prosessiajattelun ja kuvauksen tuntemus on tarpeellista. (H6)
  • HR-tehtävissä tarvitsee työsuhdejuridiikkaa ja talousnäkemystä. Palkanlaskennan perusasiat olisivat plussaa työssä. Tilinpäätöksen lukeminen olisi hyvä kaikkien hallita, ei vain HR:ssä työskentelevien. Ei tarvitse olla guru, mutta kunhan ymmärtää. Ei tarvitse osata kaikkea, mutta perusjutut olisi hyvä osata liiketoiminnan eri osa-alueilta. (H10)
  • Kaikki lähtee strategiasta, ja sen ymmärtäminen on kaiken a ja o asiantuntijatehtävissä. Strategiasta kertomista muille voisi korostaa enemmän sisäisessä viestinnässä. Toiminnan kehittäminen on tärkeää, ja että kuunnellaan muita. HR-ihmisillä pitää olla ymmärrystä juridiikasta, työsuhteista, taloudesta ja hankintaosaamista; pitää hankkia palveluja, koulutusta tms. (H11)
  • Ainakin jossain määrin täytyy olla perillä kaikesta liiketoimintaan liittyvästä. Erityisen tärkeää on edes tietää keneltä kysyä. Kokonaisuuden ymmärtäminen, missio ja visio, täytyy tietää, jotta tekee työtä oikeaan suuntaan ja vie strategiaa eteenpäin. Asiantuntijuus on olennaista sekä eri osa-alueiden ymmärrys. (H12)
  • Assistentin täytyy olla asiantuntija ja perillä kaikesta. Oman osaston asiat on tiedettävä, mutta yleiskatsaus kaikesta on tärkein. Täytyy osata ennakoida tulevaa. Lakitietoa olisi ollut tärkeä opiskella koulussa enemmän. Sitä tarvitaan, vaikka yrityksessä on oma lakitiimi. (H13)
  • Johtoryhmän kanssa työskentelyn kautta liiketoiminnan seuraaminen on tärkeää. Strategia ja vuosikello auttavat käsittelemään ja seuraamaan asioita. (H14)

Viestintä ja vuorovaikutus

Kaikki viestinnän osa-alueet – suullisen ja kirjallisen viestinnän osaaminen, niin face-to-face kuin sosiaalisen median kanavien hallinta – koettiin todella tärkeiksi. Myös kieli- ja kulttuuriosaamisen merkitystä korostettiin kautta linjan. Haastateltavat kokivat vuorovaikutustaitojen, tunneälyn ja empatiataitojen merkityksen erittäin keskeisiksi omissa työpaikoissaan, ja työn muutoksessa näiden merkitys näyttäytyy entistä tärkeämpänä. Yleensäkin ”ihmistaidot”, imillisyys ja erilaisuuden ymmärtäminen nähtiin työn keskeisenä osaamisalueena. Lähestyttävyyden ja läsnäolon merkitys ei pienene, vaikka etätyö lisääntyy.

  • Kieli- ja kulttuuriosaaminen ovat erittäin tärkeitä valtteja assistenteille. Erityisesti liikeviestinnän hallinta kielillä ja eri maiden liikekulttuurin tuntemus on tarpeellista, kun pk-yritysten kansainvälistyminen edistyy. F-to-f-viestintä on tärkeää, mutta introverttikin voi pärjätä, koska kirjallinen ulosanti korostuu sosiaalisen median hyödyntämisen, etä- ja virtuaalityön sekä sähköisten alustojen käytön myötä. Toisaalta sosiaalisten taitojen merkitys tulee korostumaan tulevaisuudessa. (H1)
  • Työsuhdeasiantuntijan roolissa korostuu vuorovaikutus, tunneäly ja empatiataidot. Näitä taitoja ei tulevaisuudessakaan voi korvata loppuun hiotuilla prosesseilla. Monikulttuuristuminen ja sen tueksi kehitettävät viestinnän työkalut auttavat kaikkea työtä. Jotta voidaan tehdä kestäviä ja kaikkia palvelevia ratkaisuja, globaalissa liiketoiminnassa on ehdottaman tärkeää, että viestintä on kattavaa ja prosesseihin ja projekteihin osallistetaan laajasti eri näkökulmia edustavia ihmisiä. (H2)
  • Perusviestintätaidot ja vuorovaikutustaidot ovat tärkeimpiä. Assistenteille on usein helppo tulla juttelemaan asioista. Sisäisen viestinnän merkitys on valtavan suuri ja sitä on mieluummin liikaa kuin liian vähän. (H3)
  • Viestintää ei voi koskaan olla liikaa, ja sen osaaminen on supertärkeää. Tunneäly ja empatiataidot ovat tärkeitä ja se, että ymmärtää toisten erilaisuutta ja osaa tukea, kun sitä tarvitaan. Rekrytoinnissa hakija pitää pitää tietoisena, missä mennään prosessin missäkin vaiheessa, se vaikuttaa hakijakokemukseen ja hakijan kuvaan yrityksestä. Kieli- ja kulttuuriosaaminen näkyy siten, että noin 5 % työntekijöistä on muualta kuin Suomesta. Yrityksen materiaalit ja kaikki yhteiset kokoukset pidetään englanniksi. (H4).
  • Työssä vaikutetaan koko ajan, palavereja on paljon ja pitää pystyä esiintymään. Kuinka esimerkiksi viestiä työhyvinvoinnista sisäisesti ja ulkoisesti, miten näkyy asiantuntijana LinkedInissa tai miten rakentaa uskottavaa somebrändiä. Tunneäly – hienovaraisten asioiden tunnistaminen erilaisista tilanteista. Asiat edistyvät paremmin ja konflikteja voi välttää, jos osaa luovia hyvällä tavalla ihmisten kanssa. Henkilökunta on tosi monikulttuurista. Kaikki tehdään verkostoissa ja yhteistyössä muiden kanssa. Viestintätaitojen avulla voi myös vakuuttaa ja luoda uskottavuutta itselle, omalle työlle ja uralle. Kansainvälinen kauppa on tärkeää. Pitää olla herkkyyttä kulttuurien ja erilaisten ihmisten tapaamiseen ja kansainväliseen yhteistyöhön. (H5)
  • Henkilöstöhallinnassa tarvitaan diplomaattisuutta. Asiallisen viestintätyylin lisäksi olisi hyvä osata välittää innostusta viestinnän avulla työyhteisössä. Omassa työssä HR specialistina sosiaalinen media ei ole isossa roolissa. Rekrytoinnissa käytetään mm. LinkedIniä. Työnantajalla on oma Instagram-tili, jonne jokainen työntekijä voi ladata sisältöä. Kyseisen tilin ”omistaa” yhtiön markkinoinnista vastaava henkilö, joka seuraa tilin sisältöä. Tilin käyttöön ei ole erityistä ohjeistusta työntekijöille, vaan sitä täydennetään vapaasti ja vapaaehtoisesti. Työssä kieli- ja kulttuurituntemus ovat eduksi. Yhtiön konsernikieli on englanti ja työntekijöitä on 35 eri maasta. Toimipisteitä on myös mm. Kiinassa ja Ruotsissa. (H6)
  • Tunneälyn ja empatiataitojen lisäksi myös kieli- ja kulttuuriosaaminen ovat tärkeitä. Pelkästään Helsingin studiolla työskentelee 20 eri kansallisuuden edustajaa ja noin 30 % puhuu äidinkielenään jotain muuta kuin suomea. Työkielenä on englanti. Konsernilla on yli 15 000 työntekijää ympäri maailmaa ja yhteistyötä eri studioiden välillä tehdään tiiviisti. HR jakaa somevastuun markkinointitiimin kanssa. On tärkeä tunnistaa yrityksen asiakaskunta ja mistä se on kiinnostunut. (H9)
  • Eri kielten osaaminen on plussaa. Täytyy osata tunnistaa erilaisia vuorovaikutustapoja. Tilanteiden ymmärrys ja oikean lähestymistavan valinta ovat oleellisia taitoja. Ammattimaisuus ihmisten kohtaamisessa on tärkeää. Sähköisen viestintä lisääntyy, mutta läsnäolo on tärkeää eikä saa piiloutua sähköpostin taakse. Asiakaspalvelu ja ongelmien ratkaisu tulevat jatkossakin edellyttämään face-to-face kontaktia. Silloin asiat ratkeavat usein paljon helpommin. (H10)
  • HR-ihmisten pitää osata viestiä ymmärrettävästi ja perustella asioita. Empatia ja tunneäly ovat tärkeitä, jotta osaa asettua muiden saappaisiin. Monikulttuurisuus ja eri kulttuurien ymmärtäminen on tärkeää. Globaalissa maailmassa verkostoituminen ja some-osaaminen ovat tärkeitä taitoja. Myös alustataloudet ovat jo osa arkea. (H11)
  • Globaalius on erittäin tärkeää kansainvälisissä organisaatioissa. Viestintä on jalkautettu yksiköihin, mutta virallinen viestintä hoituu viestinnän osastolta. Omassa työssä viestintää on joka päivä. Tiimit saattavat olla ympäri maailmaa ja on tärkeää, että edes välillä tapaisi heitä kasvokkain. Sähköpostissakin voi luoda sävyeroja ja ilmentää itseään. Usein suomalaiset töksäyttelevät sähköpostiviesteissään, mikä saattaa vaikuttaa tökeröltä muille. Kieli- ja kulttuuriosaaminen on tärkeää kansainvälisessä kaupassa. Niinkin pieni asia kuin lahjat voivat vaikuttaa paljon. Oma verkosto ”preppaa”, kun menee tiettyyn maahan, mutta esimerkiksi lahjat assistentin täytyy miettiä itse ja etsiä sopiva. (H12)
  • Viestintäkanavia on paljon, mutta face-to-face-kommunikaatiota ei voi mitenkään korvata. Ihmiskontakti on tärkeä. Toimipisteet sijaitsevat eri maissa, joten työ on kansainvälistä ja kulttuuriosaaminen on olennaista. Pääkonttori sijaitsee Kaliforniassa. Länsimaalaisten kanssa ei tule yleensä ongelmia, mutta amerikkalaisten businesskulttuuri on erilainen kuin suomalainen. Kiinan ja Venäjän kanssa on ollut haasteita. Kielen osaaminen on tärkeää ainakin alkuvaiheessa uusille markkinoille mennessä. (H13)
  • Sisäinen viestintä yhdessä vuorovaikutus- ja empatiataitojen kanssa ovat tärkeimmät taidot. Strategian viestintä on sisäistä viestintää, jossa johdon assistentilla on tärkeä rooli. Vuorovaikutustaidoista etenkin lähestyttävyys on tärkeää. Se että osaa kuunnella. (H14)

 

Tietotekniikka

Kaikki haastateltavat korostivat tietokonesovellusten hallinnan tärkeyttä; erityisesti Excelin hyvää osaamista korostettiin. Useimmat mainitsivat myös tietoturvan ja tietosuojan kasvavan merkityksen. Lähes kaikki haastellut nostivat muodossa tai toisessa esiin visuaalisuuden merkityksen. Myös vuorovaikutteisuuden välineet mainittiin kattavasti. Robotteihin ja tekoälyyn suhtauduttiin arkisesti: niitä oli jo käytössä, tai niiden nähtiin lähitulevaisuudessa tukevan työtä. Työn ei nähty katoavan mihinkään, vaan lähinnä muuttuvan ja kehittyvän. Lähes kaikki haastatellut korostivat jatkuvan oppimisen merkitystä tietotekniikan muutoksessa. Käyttöjärjestelmät, alustat ja analytiikan hyödyntäminen nähtiin positiivisena kehityksenä. Uudempina alueina nostettiin esiin editointi- ja ohjelmointiosaaminen.

  • Jatkossakin tarvitaan ihmisiä, jotka ymmärtävät automatiikkaa ja osaavat valjastaa sitä yritystoiminnan kehittämiseen. Automatisaatio tulee luultavimmin johtamaan asiantuntijaroolin kasvuun alalla. Tieto ja ohjelmistot vanhenevat nopeasti. Algoritmien ja big datan toimintaa on hyvä tuntea yleisellä tasolla ja tietää, miten niitä voi käyttää liiketoiminnassa. Some-osaamisessa pitää ymmärtää lisäksi hakukoneiden toimintaa. Lainsäädännön seuraaminen ja sen soveltamisen on tärkeää. (H1)
  • Analytiikka, robotiikka, tekoäly, IOT ynnä muut ovat jo täällä, niiden avulla voi kehittää omaa työtä ja vähentää virheitä ja hutilointia. Kone ei kuitenkaan korvaa ihmistä, empatiaa ja luottamusta. ICT-taidot ovat tärkeitä, mutta pitäisi korostaa enemmän kaikkia sellaisia taitoja, joita ei pystytä korvaamaan automatisaatiolla. Rekrytoinnissa asenne ja oppimisen halu ovat tietoteknistä osaamistakin tärkeämpiä. Markkinoinnissa nousee tärkeänä analytiikka. Olisi mahtavaa, että tietoteknistä osaamista lisättäisiin koulutuksessa liiketoiminnan eri osa-alueisiin, esimerkiksi nykyaikainen markkinointi ja HR:n rekrytointijärjestelmät ja soveltuvuustestit. Visuaalisuus korostuu monissa asioissa, esimerkiksi työhakemuksissa ja CV:issä. Ne ovat toinen toistaan luovempia, ja koulussa opittu asiakirjastandardin mukainen hukkuu helposti joukkoon. (H4)
  • Excelin kunnollinen osaaminen on tärkeää. Erilaiset visuaalisuuden ja vuorovaikutteisuuden välineet olisi hyvä hallita. Olisi hyvä osata käyttää videoneuvotteluohjelmia ja tietää hieman videoeditointiohjelmista ja niiden käytöstä. (H5)
  • Excel on omassa työssä keskeinen. Sympa-HR-ohjelmistoa räätälöidään yhtiön tarpeisiin, ja siinä teen yhteistyötä ohjelmiston toimittajan kanssa. Analytiikkaa pitää ymmärtää ja sen sovellusmahdollisuuksia HR:ssä. (H6)
  • Tekoäly tulee vahvasti. Substanssiosaaminen siirtyy koneille, mutta sosiaalista älykkyyttä, kyseenalaistamiskykyä ja luovuutta ne eivät korvaa. Olisi hyvä, että ohjelmointia opetettaisiin kaikille. Analytiikkaa tullaan hyödyntämään yrityksissä päätösten ohjaajana ja ennustajana. HR:ssä se voisi tarkoittaa työterveyshuollosta saatavia riskiarvioita, joiden avulla voitaisiin panostaa ennalta ehkäiseviin toimenpiteisiin työntekijöiden terveyteen liittyen. Analytiikka ja data ovat tärkeitä myös esimerkiksi palvelumuotoilussa. Visuaalisuus ja vuorovaikutteisuuden välineet ovat tärkeitä, pitää vaikuttaa ja saada viesti perille niin, että se ymmärretään. (H9)
  • Webropol, videotyökalut, organisaation oma intra sekä Sharepoint ovat tärkeimmät omassa työssä. Robotiikka lisääntyy asiantuntijatyössä. Big datan käyttö sekä tekoäly tulevat muuttamaan työnkuvaa seuraavan kolmen vuoden päästä, ja etenkin talousluvuissa ja käyttöjärjestelmissä tämä tulee varmasti näkymään. (H11)
  • Visuaalinen identiteetti on hyvin tarkka yrityksessä. Siitä ei poiketa. Viestinnän osasto hoitaa visuaalisuuden ja sen päivittämisen. Virtuaalitodellisuutta käytetään jo nyt, koska kaikkia ei voi viedä metsään tutustumaan. Digitalisaatio on kehittynyt pikkuhiljaa. Uudet tietojärjestelmät ja appsit tulevat tulevaisuudessa olemaan todella tärkeä osa työtä. (H12)
  • Kalenterinhallinta ja matkajärjestelyt ovat muuttumassa jokaisen omaksi tehtäväksi. On usein nopeampaa tehdä itse kuin neuvoa muita. Kaikkein perinteikkäimmät tehtävät tullaan tulevaisuudessa korvaamaan digipalveluilla. (H13)
  • Office-ohjelmien käyttö on arkipäivää. Perustaidoilla ja vähän enemmällä pärjää hyvin. Lisäksi HR- ja talousjärjestelmät ja M2. (H14)

 

Metataidot 

Työn ja itsensä kehittämisen sekä jatkuvan oppimisen merkitys nostettiin kattavasti esiin. Priorisointi, proaktiivisuus ja itsensä johtaminen nousivat esiin jotakuinkin kaikissa haastatteluissa. Vastuuta koettiin saatavan, jos sitä on valmis ottamaan. Tärkeää on kuitenkin myös oppia tuntemaan omat rajansa. Itseohjautuvuuden koettiin lisääntyvän koko ajan. Projektinhallinta ja tiimityö nähtiin kattavasti tärkeinä. Vuorovaikutukseen ja ihmistaitoihin liittyvää osaamista korostettiin myös tämän teeman yhteydessä.

  • Etä- ja virtuaalityön lisääntyessä oman ajan ja kalenterin hallinta ja projektien organisointi ovat erittäin tärkeitä osaamisia. Monesti joutuu toimimaan epäselvien tai puutteellisten ohjeistusten keskellä ja on useasti se, joka laatii yritykseen ohjeita tai prosessikuvauksia. (H1)
  • Työni on hyvin pitkälti itseohjautuvaa. Teen itseäni mahdollisuuksien mukaan yhä laajemmin tarpeettomaksi hallinnollisessa työssä ja vapautan kaistaa kehittämiselle, ihmisten kohtaamiselle ja läsnäololle. Koen, että oleellinen osa työtäni on nimenomaan ihmisten kohtaaminen. Melkein 90 % työstäni on jollain tasolla projekti- ja kehittämistyötä. Saatan samana päivänä olla kolmessa eri projektissa täysin eri rooleissa: ensimmäinen on oma projektini, jossa olen projektipäällikkönä, toisessa olen HR:n edustajana esimerkiksi toisen konsernin tukifunktion projektissa ja kolmannessa olen loppukäyttäjänä kommentoimassa jotain uudistusprojektia. Myös 99 % työstä on tiimityöskentelyä jossain määrin, eli jokaisen työtehtävän ja projektin tavoite on useamman henkilön yhteinen. Yhteistyöllä saavutetaan parempia tuloksia kuin yksin. (H2)
  • Työntekijöillä on aika vapaat kädet oman työnkuvansa luomiseen. Tarvitaan kuitenkin vahvaa proaktiivista otetta. Kaikilla on omat perustyötehtävänsä, mutta on itsestä kiinni mihin kaikkiin projekteihin osallistuu. Tiimityö on vahvassa roolissa. Toimintaa pyritään kehittämään jatkuvasti ja ratkaisuja yritetään keksiä yhdessä. Työ on hyvin itsenäistä, mutta tarvittaessa saa tukea tiimiltä. Yhdessä tekemistä ylläpidetään viikoittaisilla tiimipalavereilla, joissa kehittämisen lisäksi kerrotaan viikon kuulumiset. Tiimin jäsenet oppivat tuntemaan toisensa ja pystyvät tukemaan toisiaan. Itseohjautuvuus ja vastuunottaminen on erityisen tärkeää. (H3)
  • Ei ole tärkeää mitä tekee, vaan miten sen tekee; suorittamisen sijasta ”sydäntä peliin”. Sisäinen motivaatio on työn hallinnan ja kehittämisen ytimessä, kaikki lähtee ihmisestä itsestään. Etätyön on etu ja mahdollisuus, mutta siihen ei varsinaisesti kannusteta. Halutaan kannustaa läsnä olevaan työhön ja tukea yhteisöllisyyttä. Flexipaikkojen sijaan halutaan luoda työympäristö, jossa kaikilla on oma ”kotipesäke”, jonne on turvallista tulla. (H4)
  • Projektien organisointi ja hallinta on oleellista. Miten johdetaan ja hallitaan projektien alaprojekteja ja raportointia niistä. Jatkuvasti on monia projekteja menossa samaan aikaan. Pitää olla kykyä ja halua siihen, että asiat sujuvat ja että on mukava yhteistyökumppani. On tärkeää itse huomata kehityskohtia työssä ja ottaa aktiivisesti vastuuta niistä. Työtä täytyy hallita myös etänä ja olla tavoitettavissa ja läsnä, vaikka ei olisikaan fyysisesti paikalla. Tiimityötä ja sparrailua eri osastojen kanssa on paljon. Yhteistyötaidot eri suuntiin ja niiden pitkäaikainen rakentaminen on tärkeää. (H5)
  • Etätyön merkityksen kasvaessa työnantaja korostaa itseohjautuvuutta ja luottamusta. Oman työn organisointikyky, projektin hallinta ja priorisointikyky ovat tärkeitä. (H6)
  • Roolejani työssä ovat projektikoordinaattori, prosessien kehittäjä, HR-prosessien omistaja, rekrytoija, uudelleensijoittamisen asiantuntija, viestintäspesialisti, hyvä kuuntelija, tapahtumien suunnittelija, pelien testaaja ja ääninäyttelijä peleissä. Toiminnan kehittämisen merkitys on tosi tärkeä työssä. Jatkuvasti pitää kyseenalaistaa: Voidaanko jotakin tehdä paremmin kuin se tehdään nyt? Valmiudet tiimityöhön ovat erityisen tärkeitä. Kuten kouluprojekteissakin, joutuu sovittelemaan aikatauluja ja kommunikoimaan erilaisten ihmisten kanssa. On pakko ottaa muut huomioon, tehdä oma osuutensa ja kantaa vastuu. (H9)
  • Oman työn hallinta ja vastuu työstä on siirtymässä työntekijälle itselleen. Ei ole väliä missä ja milloin tekee työt, kunhan ne tulee tehtyä. Esimies ei enää valvo ja anna tehtäviä, vaan itsenäisyys, oma-aloitteisuus ja aktiivisuus korostuvat koko ajan enemmän. (H10)
  • Työ muuttuu jatkuvasti, joten on hyvä olla proaktiivinen ja ymmärtää, mikä on hyödyksi ja mitä kannattaa lähteä kehittämään. Usein tulee tehtyä etätöitä, mutta on hyvä myös olla paikalla toimistolla ja jalkautua enemmän myös muille osastoille. (H11)
  • Tärkeää on osata johtaa itseään ja sitä voi oppia kollegoiden avulla. Tiimityö ja networking on tärkeää, sillä yhdessä saa aikaan parempia tuloksia kuin yksin. Oman työn kehittäminen on jo henkilökohtaisissa tavoitteissa. Esimiehet haluavat, että työntekijät keksivät itse, mitä voisi kehittää ja mitata. Organisointia oppii työtä tekemällä. Esimerkiksi asiakasvierailujen järjestäminen on kuin palapelin tekoa. (H12)
  • Työ on paljolti tiimityötä, joka vaatii läsnäoloa. Fyysinen läsnäolo on tärkeä, kun on henkilöstön tukena. Tavoitettavuus tulee korostumaan, mutta läsnä voi olla myös teknologian kautta. Pelialalla kaikki muuttuu jatkuvasti, mutta tukitoiminnon tarve pysyy samana. (H13)
  • Suunnittelen työtä itsenäisesti. Tavoitteena tehdä vähintään kerran viikossa etätyötä, jotta voi keskittyä ajattelua vaativaan työhön. Läsnä olevaa työtä kuitenkin enemmän, sillä toimistolla on hyvä olla paikalla ja läsnä kokouksissa. Työtä tulee kehittää, ja työn ymmärtäminen ja priorisointi on tärkeää. (H14)

 

Tietotyö 

Työn nähtiin pääosin olevan tietotyötä: tiedonhankintaa, muokkaamista, jakamista, tuottamista ja niin edelleen. Termi ei kaikille haastateltaville ilmeisesti heti tuntunut aivan omalta, vaikka tehtävät haastattelujen mukaan sellaisilta vaikuttivatkin.

  • Tietotyön lisääntyminen on assistenttityön suurin muutos ja itsensä johtaminen tärkein työelämätaito. Tiedon hankinta, hallinta, muokkaaminen, tuottaminen, analysoiminen ja välittäminen ovat tärkeä osa työtä. Proaktiivinen ote, ongelmanratkaisutaidot ja kokonaisuuksien hallinta ovat tärkeitä tietotyön osaamisia. Rooli painottuu jatkuvasti enemmän asiantuntijan rooliin. Johonkin osa-alueeseen erikoistuminen on eduksi, esim. talous, viestintä, markkinointi. (H1)
  • Tiedolla johtaminen on keskeisessä roolissa kaikessa työssä, ja ihmisiin liittyvän tiedon keräämisessä ja mittaamisessa on vielä paljon kehitettävää. On erityisen tärkeää pystyä nykyisessä ”tietoähkyssä” erottamaan, mikä on omalle työlle oleellista tietoa ja miten sitä pystytään kestävästi analysoimaan ja hyödyntämään. Liika tieto tuo turhaa tuskaa, jos resurssit ei riitä hyödyntää sitä. (H2)
  • Työ on vahvasti tietotyötä, tekstien ja materiaalien tuottamista, muokkaamista ja levittämistä. Työ vaatii eri foorumeilta tiedon etsintää ja jalostamista sekä tutkimustiedon hyödyntämistä. On tärkeää, ettei tieto ole vain yhden henkilön päässä. Viestitetään kaikille ja vaikutetaan eri esimiesfoorumeilla. Asiat täytyy olla hyvin dokumentoitu ja oikeassa paikassa säilytettynä ja saatavilla. Tiedon käsittely ja prosessointi on olennaista. Ennakointi tuo kykyä hallita ja johtaa omaa työtä. Vastuu on vahvasti itsellä. Pitää pysyä kartalla oman vastuualueen trendien kehittymisestä, yrityksen sisällä ja ulkopuolella. (H5)
  • Assistentin työ yleensä ja oma työ on vahvasti tietotyötä. Luovuuden tarve työssä vaihtelee yksittäisten työntekijöiden työnkuvan mukaan. Rooli yhtiön strategian toteuttamisessa suojaa ihmisen asemaa tietotyössä robotiikkaan ja tekoälyyn verrattuna. (H6)
  • Tietotyö tulee jatkuvasti lisääntymään. Infoa on paljon ja assistentteja käytetään suodattimina niin, että heidän tehtävänään on kiteyttää oleellinen. Selvityshommaa on paljon ja kokemuksesta on apua. Työn ennakointi ei aina ole mahdollista, se on esimiehestä ja tiimistä riippuvaa. Tietenkin on hyvä aina yrittää ennakoida, koska silloin pääsee itse helpommalla. (H12)

 

Perinteiset assistenttityöt

Perinteisistä assistenttitöistä kalenterinhallinta ja tilaisuuksien järjestäminen nähtiin yhä tärkeinä, samoin aikataulut ja projektinhallinta. Sisäinen palvelu, helper attitude ‑ajattelu, koettiin yhteisesti tärkeäksi osaksi työtä. Perinteiset assistentin työt myös jakoivat vastaajia niin, että vastaukset olivat osin samoillakin haastateltavilla ristiriitaisia: toisaalta perinteisten töiden nähtiin olevan poistumassa, toisaalta niiden kysynnän nähtiin jopa kasvavan. Matkajärjestelyjen merkitys työssä jakoi vastaajat selkeimmin: nähtiin, että tehtävät vähenevät ja kukin huolehtii itse matkoistaan, mutta toisaalta ylimmän johdon ei jatkossakaan uskottu tekevän itse varauksiaan. Etä- ja virtuaalityön merkitys kasvaa, mutta face-to-face ja läsnä oleminen nähtiin yhä tärkeämpinä työn digitalisoituessa. Keskustelu siitä, onko tarkkuus yhä tärkeää vai onko nopeus tämän päivän hektisessä työssä tärkeämpää, herätti myös erilaisia ajatuksia. Tärkeää on tietää, milloin pitää olla tarkka ja milloin nopea.

 

  • Assistentit ovat vahvoilla työtehtävissä, joissa tarvitaan hyviä organisointitaitoja ja ”monta lankaa pitää pysyä käsissä”. Tällaista taitoa ei tulisi vähätellä ja roolin koulutusohjelmassa tulisi edelleen olla suuri. Tarkkuus menee nopeuden edelle. Kun töitä on sopivasti, ei ole liian kiire ja virheitä tapahtuu vähemmän. Silloin ehtii katsoa asiat rauhassa läpi. Etenkin assistentin työssä tarkkuutta ei voi tarpeeksi painottaa. (H3)
  • Diplomaattisuus on hyvin tärkeä osa työtä HR:ssä. Kaikkien kanssa pitää olla tekemisissä ja olla helposti lähestyttävä. Lojaalius on tosi tärkeää sekä työ- että yksityiselämässä. (H4)
  • Liika perfektionismi ei ole hyväksi. Kaikkia asioita ei tarvitse tehdä 100 % vaan pitää osata tunnistaa, milloin asia on tarpeeksi hyvin tehty. (H5)
  • Nopeus, tarkkuus, lojaalius ja diplomaattisuus ovat tärkeitä arvoja tulevaisuudessakin. (H9)
  • HR työ on tarkkaa ja nopeus täytyy olla suhteutettua. Lojaalius työntekijöitä ja työnantajaa kohtaan on tärkeää. Pitää olla diplomaattinen, omata pelisilmää ja osata hoitaa vaikeita tilanteita. (H11)
  • Työtahti nopeutuu koko ajan. Virheet olivat ennen hirveä asia, mutta nykyään niitä sallitaan. Työt pitää tehdä niin nopeasti kuin mahdollista. Itseisarvo ei kuitenkaan ole nopeus vaan se, että työ tulee kerralla oikein. Kokousaikojen etsiminen ei muutu tulevaisuudessakaan. Työkalut niiden varaamiseen löytyy, mutta esimiehet ovat liian kiireisiä siihen, että he itse voisivat ruveta niitä tekemään. Erilaiset hankintahommat tulevat myös pysymään assistentin tehtävänä. (H12)
  • On tärkeää kehittää itseään koko ajan. On omasta aktiivisuudesta kiinni, kuinka paljon saa vastuuta. Työtiimi kasvaa ja se tuo uusia haasteita, joten vastuut ja työtehtävät muokkautuvat sen mukaan. (H13)
  • Ison joukon kalenterinhallinta, aikataulutus ja matkojen järjestäminen ovat arkipäivää. Kokousten ja tilaisuuksien järjestämistä on viikoittain ja kuukausittain. Työn nopeus on tärkeässä roolissa: virheiden tapahtuminen on inhimillistä. Liian tarkkakaan saa olla, ettei jämähdä liikaa tarkistukseen. Nopeus riippuu myös asiasta, HR-töissä pitää olla tarkempi. Luottamus ja diplomaattisuus ovat tärkeitä. (H14)

 

Työn arvostus

Näkemys työn arvostuksesta vaihteli paljon. Pääosin haastateltavat kokivat, että työtä arvostetaan, mutta kaikki eivät taustalle jäävän tukityön merkitystä ehkä näe. Vastauksissa nostettiin esiin vastuu oman työn johtamisesta sekä yhteisöllisyyden merkitys.

  • Itseohjautuva työ tuo mukanaan velvollisuuden siitä, että täytyy ottaa itse vastuuta asioiden aikaansaamisesta. Tämä on minusta lisääntynyt melkein kaikessa työssä. Kokemus siitä, että minuun luotetaan, poikii aina halun olla luottamuksen arvoinen. (H2)
  • Roolit työyhteisössä tulevat olemaan joustavampia ja muotoutuvat henkilökohtaisemmin työntekijöiden vahvuuksien mukaan. Erilaisia kompetensseja hyödynnetään tiimejä kootessa. Assistentti on työyhteisön luottohenkilö, jolta löytyy ”helper attitude”, mitä työyhteisössä arvostetaan. On tärkeää luoda ja ylläpitää yhteishenkeä ja meininkiä, sillä usein sitä on uusien työntekijöiden ensikontakti. Aito innostus näkyy ja tuo vaikuttavuutta. Tähän liittyvät termit, jotka kulkevat käsikädessä ovat: ”ownership”, ”pride” ja ”empowerment”. (H9)
  • Työtä arvostetaan ja palautetta saa yhteistyökumppaneilta ja sidosryhmiltä. (H10)
  • Työtä arvostetaan ja palaute on hyvää, että osaa auttaa ja neuvoja ja että on luottopelaaja. Työ on itsenäistä, mutta apua voi tarvittaessa kysyä henkilöstöpäälliköltä. Sparraus kollegojen kanssa on tärkeää. (H11)
  • Taustatyön laajuus ei näy muille. Arvostuksessa on henkilökohtaisia eroja paljon yksiköstä toiseen. Riippuu, kenen kanssa tekee töitä. Kunhan itse tietää, että tekee tärkeää ja hyvää työtä. Toiset eivät ole valmiita antamaan vastuuta, kun taas sitten toiset antavat isoja itsenäisiä kokonaisuuksia. (H12)
  • Pelinkehittäjät ovat etusijalla organisaatiossa, mutta mikään ei toimisi, jos tukiverkosto ei toimi. On kyseenalaista ja kapeakatseista, jos tukihenkilöitä ei arvosteta. (H13)
  • Työtä arvostetaan ja assistenttipalvelusta pidetään. Välillä pitää kuitenkin osata sanoa ei. Työ on todella itsenäistä ja vastuullista. (H14)

 

Tärkeimmät tulevaisuustaidot

Haastateltavat nostivat esille jo mainittuja teemoja: digitaalisen osaamisen rinnalla korostuivat sosiaaliset taidot, tunneäly ja luovuus. Yhä nopeammin muuttuvassa työelämässä tarvittava proaktiivisuus, kriittinen tiedonhankinta sekä jatkuva kehittyminen mainittiin keskeisinä tulevaisuustaitoina.

  • Tärkeimmät tulevaisuustaidot ovat ajan- ja itsensä hallinta ja yhteistyökyky. (H1)
  • Ajanhallintataidot, kielitaito ja moniosaaminen liiketoiminnassa. Digitalisaatio tulee olemaan tulevaisuudessa suuremmassa roolissa kuin moni kuvitteleekaan, ja sen myötä tarve perustavanlaatuiselle it-osaamiselle kasvaa. Samalla kuitenkin ihmistaitojen merkitys kasvaa. (H3)
  • Tulevaisuudessa oleellisia taitoja ovat metataidot. Perusrutiinit digitalisoituvat. Matkojen varaamisen sijaan rooli tulee enemmän olemaan ylemmän tason hallinto, esim. matkahallinnoijana prosessien hallinta. Monipuolisten it-taitojen osaaminen korostuu – visuaalisuus ja erilaisten ohjelmistojen hyödyntäminen. Monikulttuurisuustaidot korostuvat entisestään. Täytyy osata tehdä töitä eri maista tulevien ihmisten kanssa. Käytännön kielitaito on vain plussaa, ei tarvitse olla täysin sujuva kielitaito.
  • Kolme tärkeintä voimavaraa tulevat olemaan sosiaalinen älykkyys, kyseenalaistamiskyky ja luovuus. Ne ovat asioita, joita tarvitaan koneistuvassa maailmassa. Myös adaptaatiokyky on tärkeää, sillä ”the only constant is change” ja muutoksiin on pystyttävä sopeutumaan. Siihen auttaa uteliaisuus ja että etsii tietoa ja pysyy ajan hermolla ja kärryillä siitä mitä tapahtuu. Myös kiinnostus asioihin, jotka eivät ole omaa osaamista, ja halu oppia lisää ja päivittää osaamistaan. (H9)
  • Työ tulee kehittymään itseohjautuvampaan suuntaan. Kukin on vastuussa esimerkiksi omista tiedoistaan henkilötietojärjestelmässä. Oma aktiivisuus on tärkeää. Itse pystyy vaikuttamaan asioihin eniten, ja monet asiat ovat itsestä kiinni. Kehitysehdotukset on tuotava esille ja turha valittaminen jätettävä pois. Toimeen tarttuminen on tärkeää. (H10)
  • Tietojen löytäminen ja yhdisteleminen, ajan tasalla pysyminen, tekniikan hyödyntäminen ja itsensä kehittäminen ovat tärkeitä tulevaisuudessakin. Se, että pystyy tuottamaan itse lisäarvoa yritykselle ja toimimaan liiketoiminnan kumppanina, on tärkeää. (H11)
  • Täytyy osata kehittää omaa työtä, ettei jää tarpeettomaksi muidenkaan mielestä. Työn nopeus lisääntyy, ja sen ja tietotekniikan hallitseminen on jatkuvasti tärkeämpää. Vastuunottaminen ja se, että pystyy käsittelemään itsenäisesti joitain osa-alueita, on entistä tärkeämpää. (H12)
  • Projektinhallintataidot ja koordinointi ovat ehdottoman tärkeitä. Täytyy osata pitää ohjat käsissä ja asiat hallinnassa, vaikka montakin asiaa olisi samaan aikaan työn alla. Vuorovaikutus- ja viestintätaidot ja tunneäly ovat tärkeitä, se miten kommunikoida kenenkin kanssa. Jatkuvasti pitää kehittää itseään ja syventää omaa tietotaitoa, jotta pysyisi ajan hermoilla. (H13)
  • Tulevaisuustaidot riippuvat siitä, miten työn tekeminen muuttuu, assistentin työ muokkaantuu mukana. Tulevaisuudessa tulee olemaan ehkä vähemmän henkilökohtaista avustamista keskijohdossa. Kaikki työ toteutetaan projektityöskentelynä. Pitää itse miettiä, miten työn tekee. Self-management ja proaktiivisuus ovat tärkeitä, jotta olisi askeleen edellä, ennen kuin kukaan osaa edes kysyä. (H14)

Haastattelutiedot

Millaisena näet liiketoiminnan tukitoimintojen/hallinnon/toimistotyön/tietotyön töiden tilan nyt ja lähitulevaisuudessa?

Teemoja (linkittyvät monin paikoin toisiinsa)

Liiketoiminta

Liiketoiminnan kokonaisuuden ymmärtäminen

  • Rakenne
  • Prosessit
  • Osaamiset
  • Organisaation missio, visio, strategia
  • Asiantuntijuus, sisältöosaaminen, toiminnan kehittäminen
  • Palveluratkaisut
  • Eri osa-alueiden ymmärtäminen: Myynti, markkinointi, tuotanto, logistiikka, HR, talous, juridiikka…
  • Kansainvälinen kauppa
  • Yritysvastuu

Viestintä

  • Viestintätaidot
  • Vuorovaikutustaidot
  • Kieli- ja kulttuuriosaaminen, monikulttuurisuus
  • Globaali verkosto-osaaminen
  • Some-taidot
  • Alustatalous, ekofoorumit
  • Tunneäly, empatiataidot
  • Sisäinen viestintä

Tietotyö ja tietotekniikka

  • Robotiikka
  • Tekoäly
  • Analytiikka, tiedon analysointi ja soveltaminen
  • Digitalisaatio (”kaikki” työ on digityötä)
  • Ennakointi
  • Intuitiivisuus käyttöliittymissä, audio-käyttöliittymä, haptinen käyttöliittymä jne.
  • UBI, sensorit ”joka paikassa” (ulko-ovet, liikennevalot, autot, jääkaappi…)
  • Big data
  • Tiedon hankinta, muokkaaminen, välittäminen ja tuottaminen
  • Tiedon hallinta
  • Visuaalisuuden ja vuorovaikutteisuuden välineet
  • Tietoturvallisuus

Työn kehittäminen ja hallinta

  • Proaktiivisuus/Itsensä johtaminen
  • Etätyö/virtuaalityö
  • Läsnäoleva työ
  • Tiimityö
  • Työn prosessien hallinta ja kehittäminen
  • Projektien organisointi ja hallinta

Perinteiset assistenttityöt tai osaamiset

  • Aikataulut ja kalenterinhallinta
  • Matkojen järjestäminen
  • Kokousten ja tilaisuuksien järjestäminen
  • Työn nopeus vs. tarkkuus
  • Lojaalius
  • Diplomaattisuus

Työn arvostus

  • Rooli työyhteisössä
  • Työn itsenäisyys
  • Vastuunottaminen

Tärkeimmät tulevaisuustaidot 

5.2 Osaajien tarinoita

Tietotyötä virtuaalisesti

Anna Degerholm on toinen Wannado Oy:n perustajista. Wannado on ketteriä assistenttipalveluja ja konsulttityötä tarjoava yritys, joka perustettiin noin kuusi vuotta sitten vastaamaan kysyntään. Asiakkaat ovat pääosin kasvavia, kansainvälistyviä pk-yrityksiä, joilla ei ole omaa hallintoa. Asiakkaissa on myös joitain isoja kansainvälisiä pörssiyhtiöitä. ”Kylmämyyntiä” ei ole juuri tarvinnut tehdä, sillä palveluille on ollut kysyntää. Palvelut ovat asiakkaalle joustavasti saatavilla, ja ne ovat pääosin virtuaalisia. Laadukas ammattityö ja luottamuksellinen suhde asiakkaaseen ovat tällaisessa toiminnassa oleellisia. Suurin osa Wannadon työntekijöistä on koulutustaustaltaan tradenomeja. Anna itse on filosofian maisteri pääaineenaan ympäristöekologia.

Wannado toimii hyvin virtuaalisesti. Verkostoitumisen, sujuvan kommunikoinnin ja jaettujen arvojen merkitys ovat oleellisen tärkeitä. Lisäksi työssä korostuvat ajanhallinta, organisointikyky, tiimityö ja itseohjautuminen. Työ on luonteeltaan tietotyötä. Digitaaliseen ympäristöön ja tietoturvaan on panostettu, jotta voidaan taata työntekijöille sujuvan etätyön mahdollisuus. Käytössä on pilvipalveluita tiedostojen tallennukseen ja jakoon, oma intra työohjeille ja sisäiselle tiedolle, osaamispankki, johon on kartoitettu työntekijöiden osaamiset, sähköinen taloushallintaohjelmisto, salasananhallintaohjelma, CRM ja tuntikirjausjärjestelmä. Suurin osa viestinnästä pyritään hoitamaan Slack-viestinnällä sähköpostin sijaan, jotta tieto on mahdollisimman monen saatavilla yhtä aikaa sekä sisäisessä viestinnässä että asiakkaiden kanssa kommunikoidessa. Adoben ohjelmistot ovat käytössä graafikoilla ja markkinoinnissa. Office-paketin merkitys on vähentynyt; yhtiössä ei käytetä Sharepointia, ja olennaisimpia ovat lähinnä Excel ja tekstinkäsittely. Yrityksellä on oma sosiaalisen median tiimi, joka kirjoittaa blogi-sivustolleen kirjoituksia työelämän eri osa-alueista. Myös muissa keskeisissä kanavissa ollaan mukana.

Tukipalveluita ja tietotyön tekijöitä tarvitaan Annan mukaan yrityksissä nyt ja jatkossa. Työ on yhä enemmän asiantuntijatyötä, jossa on eduksi erikoistuminen tiettyyn osa-alueeseen kuten talouteen, viestintään tai markkinointiin. Perinteisemmällekin työlle, kuten aikataulut, kalenterinhallinta ja matkojen järjestäminen, on kysyntää, ja itse asiassa kysyntä on kasvanut viimeisen vuoden aikana selvästi. Ongelmanratkaisutaidot korostuvat työssä. Digitalisaatio tai robotiikka eivät näyttäydy uhkana työllistymiselle, vaan jatkossakin tarvitaan ihmisiä, jotka ymmärtävät automatiikkaa ja osaavat valjastaa sitä asiakkaan yritystoiminnan kehittämiseen. Tekoälyn ja automatiikan kehitys on varsinkin pienemmissä yrityksissä vielä vaatimatonta, ja kestää pitkään, ennen kuin tekniikka toimii niin hyvin, että kokonaisia työvaiheita voidaan siirtää pois ihmisiltä. Ihmisten palkkaus saattaa edelleen pysyä edullisimpana vaihtoehtona ainakin pk-yrityksille. Myös tietyt humanistiset arvot saattavat suojata alaa.

Annan mukaan on tärkeää, että assistentti tuntee työnantajansa bisneksen ja liiketoimintaa kokonaisuutena. Pitää tietää, mitä organisaation missiolla, visiolla ja strategialla tarkoitetaan ja miten strategia toiminnallistetaan. Tosin usein varsinkin pk-yrityksissä nämä ovat usein määrittelemättä. Erityisesti markkinoinnin tehtävät ja niihin liittyvät tekniset sovellukset ja automatiikka tarjoavat paljon mahdollisuuksia uralla etenemiseen. Markkinoinnin puolella kysyttyjä ovat myös graafiset työt ja ad-työt. Myynnin ymmärtäminen työssä ja yrityksen lopullisena tavoitteena on tärkeää. HR-puolella kysytään erityisesti rekrytointiin ja työsuhde-etuihin liittyvää osaamista, ja tarjolla on paljon HR:n rutiinitehtäviä. HR-puolen asiantuntijatehtäviä ei osata aina vielä kysyä. Tulevaisuudessa tarvitaan todennäköisesti yhä enemmän työn ja työhyvinvoinnin kehittämiseen liittyvää osaamista. Taloushallinnon osaamisella on kysyntää, mutta nykyinen kulttuuri on vahvasti edelleen tilitoimistopainotteista.

Viestintä ja vuorovaikutus sekä kieli- ja kulttuuriosaaminen ovat erittäin tärkeitä työssä. Erityisesti liikeviestinnän hallinta eri kielillä ja eri maiden liikekulttuurin tuntemus on tarpeellista, kun pk-yritysten kansainvälistyminen etenee. Monella yrittäjällä ei ole itsellään näistä asioista tietoa tai osaamista. Wannadon työntekijät tekevät paljon myös pieniä käännöstöitä. Digitalisaation edetessä assistentin kirjallinen ilmaisu korostuu etätyön ja erilaisten sähköisten alustojen yleistyessä. Vuorovaikutustaitojen tarve ja painotus riippuvat työtehtävistä, mutta yleisesti ottaen sosiaaliset taidot, tunneäly ja tilannetaju tulevat korostumaan. Nämä ovat taitoja, joita opitaan kokemuksen kautta.

Tietotyöläisen tärkeimmät työelämätaidot ovat itsensä johtaminen, ongelmanratkaisutaidot, kokonaisuuksien hallinta ja proaktiivinen ote työhön. Tiedon hankinta, hallinta, muokkaaminen, tuottaminen, analysoiminen ja välittäminen ovat tärkeä osa työtä. Työtä ja osaamista pitää kehittää jatkuvasti. Annan kokemuksen mukaan monella työntekijällä on koulumaailmasta opitun perusteella tarve tai luulo, että tulisi pärjätä ”itsenäisessä työssä” aivan yksin, mutta parempia tuloksia saa aikaan, kun ymmärtää pyytää apua ajoissa ja tunnistaa oman tietämyksensä rajat. Usein joutuu toimimaan epäselvien tai puutteellisten ohjeistusten keskellä ja saa olla se, joka laatii yritykseen ohjeita tai prosessikuvauksia.

Tietotekniikkaosaamisessa tärkeintä on niin sanottu digivalmius tai digimukautuvuus. Yksittäisten ohjelmistojen koulutukseen ei kannata Annan mukaan käyttää valtavasti aikaa, sillä valikoima vaihtelee yrityksittäin ja ohjelmistot vanhenevat nopeasti. Ohjelmat suunnitellaan nykyään myös entistä käyttäjälähtöisemmin, joten käyttöönotto ei vaadi pitkää koulutusta. Algoritmien ja analytiikan toimintaa on hyvä ymmärtää, ja miten niitä voi hyödyntää liiketoiminnassa. Syvällisempi tekninen osaaminen ei ole tarpeen.

Asiakasyritykset kysyvät myös sosiaalisen median sisällöntuotantoa. Sosiaalisen median osaamiseksi ei riitä, että osaa valita kuvat ja kirjoittaa tekstit, vaan on hyvä ymmärtää myös hakukoneiden toimintaa ja algoritmien ja analytiikan osuutta. Ongelmana koulutuksen kannalta on, että nämä asiat ovat jatkuvassa muutoksessa. Haastattelussa tuli esiin myös GDPR:n tuomat muutokset ja sen vaikutukset sosiaalisessa mediassa tapahtuvaan markkinointiin. Lainsäädännön seuraaminen on tärkeää, ja sitä on osattava soveltaa.

Annan mukaan heidän asiakaskunnassaan työntekijöitä arvostetaan. Tittelin sijaan osaaminen on tärkeämpää. Työn lisäksi työntekijän tulee vaalia vapaa-aikaa – vapaa-ajan arvostaminen on osa itsensä johtamista.

 

Kansainvälinen työ pelialan yrityksessä

Cassandra Zaeske on valmistunut vuonna 2014 johdon assistenttityön ja kielten koulutusohjelmasta, sekä vuonna 2019 liiketalouden Communication Management -ohjelmasta (ylempi liiketalouden AMK-tutkinto, Haaga-Helia). Hän työskentelee kansainvälisessä pelialan yrityksessä Electronic Arts (EA), joka toimii Suomessa itsenäisenä pelistudiona. Cassandra aloitti EA:lla toimistokoordinaattorina, toimi sittemmin Senior Office Managerina ja nykyään Studio Operations Leadina. Työtehtäviin kuuluu hallintoyksikön pyörittäminen (talous- matka- ja tapahtuma-asioiden järjestely, sekä vastaanoton ja toimistoarjen pyörittäminen), paikallisen henkilöstöhallinnon tukitehtävät, sekä vastuu studion sisäisestä viestinnästä. Henkilöstöä Suomen studiolla on noin 50, kuusitoista eri kansalaisuutta; kasvua on näkyvissä, ja oletettavasti muutaman vuoden sisällä henkilöstöä on lähemmäs sata henkeä.

EA on suuri globaali yritys. Suomen EA:lla on oma identiteetti ja visio, jotka ovat linjassa EA:n yleisen strategian kanssa. Yritys on hyvin pelaajalähtöinen. Assistentilla on tukirooli strategian toteuttamisessa, eli tehtävänä on tukea tiimiä, joka toteuttaa varsinaista strategiaa. Cassandra myöntää, että ajoittain on haasteellista muistaa olevansa osa isoa strategiaa. Hän mainitsee, kuinka esimerkiksi perehdytystä on viime aikoina yhtenäistetty niin, että kaikilla toimijoilla on yhteiset globaalit perehdytysmateriaalit, joihin sitten lisätään paikalliset. Aiemmin perehdyttäjän on ollut hankala kertoa yrityksestä sen koon takia, mutta nyt heiltä löytyy siihen yhteiset työkalut. Tulevaisuudessa kaikki EA:n yksiköt ovat enemmän ”ison sateenvarjon alla”, osa yhtenäistä EA:ta.

Assistentin täytyy Cassandran mielestä olla asiantuntija ja perillä kaikesta. Oman osaston asiat on tietenkin tunnettava, mutta yleisnäkemys kokonaisuudesta on tärkein. Täytyy osata ennakoida tulevaa, ja se onnistuu paremmin, kun on perillä asioista. Henkilöstöasioissa on tarvinnut esimerkiksi lakitietoa, vaikka työpaikalla onkin oma, globaalisti toimiva lakitiiminsä. Esimerkiksi työsopimuslakien tuntemisesta on hyötyä ja siitä, mistä ylipäätään lähteä hakemaan tietoa.

Viestintä on Cassandran mielestä ehdottoman tärkeää. Viestintäkanavia on paljon, mutta face-to-face-kommunikaatiota ei voi mitenkään korvata. Ihmiskontaktit ovat arvokkaita, ja tulevaisuudessa sosiaalisuus korostuu yhä enemmän. Työhön kuuluu paljon yhteistyötä eri maissa sijaitsevien toimipisteiden kanssa ja kulttuuriosaaminen on olennaista. EA:n pääkonttori sijaitsee San Franciscossa. Cassandran mielestä länsimaalaisten kanssa ei juuri tule kulttuurien törmäyksiä – esimerkiksi työmatkalle lähtevälle annetaan lähinnä käytännön vinkkejä eikä varsinaisesti tarvitse briiffata bisneskulttuurista. Kulttuurierojen huomaaminen on kuitenkin tärkeää, sillä esimerkiksi amerikkalaisten bisneskulttuuri on hyvin erilainen.

Sen sijaan Kiinan kanssa yhteistyön tekeminen on ollut Cassandran mukaan haasteellisempaa, sillä kulttuurierot ovat suuria. Venäläisten tapa tehdä bisnestä on myös hyvin erilainen, ja olisi tärkeää tunnistaa edes jollakin tasolla, kuinka he tai muut mahdolliset yhteistyökumppanit toimivat ennen sinne laajentumista tai yhteistyön aloittamista. Vaikka englannin kielen taito eri maissa onkin vahvistumassa, vielä toistaiseksi olisi tärkeää, että yrityksessä joku osaa sen maan kieltä, johon ollaan laajenemassa. EA:lla tarjoaa kaikille työntekijöilleen kulttuurieroihin liittyvää koulutusmateriaalia, osana laajempaa sisäistä koulutusantia, josta henkilökunta on kokenut saavansa tukea viestintään liittyvissä tilanteissa.

Kalenterinhallinta on muuttumassa jokaisen omaksi tehtäväksi – on usein nopeampaa tehdä itse kuin neuvoa toista tekemään. Tulevaisuudessa jokainen tekee itse myös matkajärjestelynsä. Kaikkein perinteisimmät tehtävät tullaan korvaamaan digipalveluilla. Kaikkia assistentin tehtäviä digitalisaatio ei korvaa. Työtehtäviä ei ole juuri mahdollista tehdä etänä, koska työ on paljolti tiimityötä ja vaatii läsnäoloa. Tavoitettavuus korostuu tulevaisuudessa entisestään, mutta läsnä voi olla myös virtuaalisesti. Vaikka teknologia muuttaa pelialaa, tukitoimintojen tarve pysyy samana.

Cassandra pitää kouluttautumista ja itsensä kehittämistä tärkeänä. Hän kannustaa hyödyntämään erilaisia tapahtumia, kuten business- ja kongressi-, tai henkilöstö ja esimies -messuja, sekä seminaareja, joissa puhutaan alan tai yleisesti ajankohtaisista asioista. Maailman kehittyessä mieli täytyy pitää joustavana, ja opittuja asioita voi hyödyntää käytännön työssä. Erityisesti sisäinen viestintä ja kriisiviestintä kiinnostavat. Jotta tietäisi, mikä on se oikea suunta ja oma juttu, pitää pysyä ajan tasalla ja kouluttautua itselleen sopivalla tavalla. Verkostoituminen on korvaamatonta. Keskustelut eri alojen ihmisten kanssa antavat paljon uusia näkökulmia ja paloa omaan työhön.

Työn arvostus voisi olla parempikin. Paikallisella tasolla tilanne on muuttunut hieman parempaan suuntaan, mutta organisaatiotasolla työtä ei välttämättä ymmärretä tai arvosteta. Vaikka pelinkehittäjät ovat organisaatiolle etusijalla, mikään ei toimisi, jos tukipalvelut eivät pelitä.

Tärkeimpinä tulevaisuustaitoina Cassandra näkee projektinhallintataidot ja koordinoinnin. Nämä tulivat tutuiksi jo opiskelussa, lankojen käsissä pitämisen oppi nopeasti ja siitä on ollut työssä hyötyä. Koulutuksesta sai hyvät perustaidot kaikkeen, mutta ei syvempää osaamista eri alueilta.

Vuorovaikutus- ja viestintätaidot ovat oleellisia, kuten myös tunneäly. Sosiaaliset taidot ovat korvaamattomia tulevaisuudessakin. Olisi tärkeää, että jaksaisi jatkuvasti kehittää itseään ja syventää osaamistaan, jotta pysyy ajan hermoilla. Ylemmän ammattikorkeakoulun opinnot toivat uutta puhtia työelämään, kun olemassa olevia työprosesseja pääsi analysoimaan ja kehittämään myöskin opinnäytetyön muodossa. Lisäksi opinnot laajensivat verkostoa mukavasti, ja lisäsivät tiedonjanoa ja motivaatiota jatkuvaan oppimiseen.

5.3 Työpajojen tuotoksia

Tässä luvussa kootaan tukipalvelutyön asiantuntijoiden pohdintaa siitä, kuinka tämän monitulkintaisen työn odotetaan muuttuvan teknologian kehittyessä ja työn muuttuessa. Pajoissa myös kehitettiin yhteisöllisesti tietotyön roolia ja osaamista kohti ideaalia tukipalvelutyön roolia muuttuvassa työssä. Keskustelua käytiin yhteensä kymmenen tukipalvelutyön asiantuntijan kanssa kahdessa erillisessä työpajassa kesäkuussa 2019, ja ajatuksia tuotettiin myös ennen ja jälkeen pajojen. Ensimmäinen työpaja kesti noin kolme ja toinen kaksi tuntia.

Asiantuntijat valittiin pajoihin sillä perusteella, että heillä oli laaja, monipuolinen kokemus ja näkemys alan työkentästä muutoksessa. Pajoja fasilitoivat kouluttajat, joiden tavoitteena oli kannustaa keskustelua puuttumatta siihen liikaa. Keskustelun aiheet oli jaettu osallistujille etukäteen, ja asiantuntijat nostivat niiden puitteissa esiin asioita, joita itse pitivät merkittävinä. Fasilitoijat tekivät pajoissa muistiinpanoja. Vapaamuotoisen tunnelman säilyttämiseksi pajakeskusteluja ei tallennettu. Muistiinpanot koottiin ja suoria lainauksia tiivistettiin, jotta asiantuntijoiden keskeinen viesti tulisi parhaiten esiin. Osallistujat saivat kommentoida tekstejä, ja he kokivat viestinsä tulleen hyvin tulkituiksi. Joitain pieniä korjausehdotuksia tehtiin. Muistiinpanot järjestettiin aiheittain ja koottiin tähän raporttiin sekä tiivistettiin taulukkoon 3 tämän osion lopussa.

Pajojen teemat ja tukikysymykset olivat:

  1. Tukipalvelut/-toiminnot/assistenttityö/toimisto-/hallinto-/tietotyö – mistä on kysymys? Miten tällainen työ muuttuu ja miten sitä pitäisi kehittää työn murroksessa? Millaisina näette megatrendien, digitalisaation, automatisaation ja globalisaation vaikutukset työhön? Tekoäly, robotiikka?
  2. Millaiset tekijät edesauttavat tietotyöntekijöitä ottamaan tietoisen, strategisen, itseohjautuvan roolin organisaation strategiatyössä? Osaaminen, asenteet, psykologiset, sosiaaliset tekijät, johtaminen, viestintä, organisaatiokulttuuri, organisaation rakenne…?
  3. Tietotyön/tukipalvelujen/assistenttityön uusi rooli – miltä se näyttää? Miten sitä voi kehittää?

Taulukko 2: Pajatyöskentelyyn osallistuneet työn asiantuntijat

Henkilö Työrooli Työorganisaatio Organisaation koko
Edda International Talent Acquisition Consultant HCM- & talous- ja palkkahallinnon konsultointiyritys yli 100 työntekijää Euroopassa
Tuija Team Leader, Business Support Finanssialan yritys lähes 30 000 työntekijää Pohjoismaissa
Laura Executive Assistant Vakuutusalan yritys yli 4000 työntekijää Suomessa
Petra Tech Employer Branding & Recruitment Coach, Co-Founder Rekrytointialan yritys 3
Soile Head of Support Office Operaattoripalveluja tarjoava yritys 20 000 työntekijää maailmanlaajuisesti
Anne Executive Assistant Laajempaan konserniin kuuluva pakkausalan yritys n. 500 työntekijää Suomessa
Mari HR Coordinator Lakialan yritys n. 200 työntekijää Suomessa
Ani Assistant Yrityskeskus, -kiihdyttämö ja korkeakoulun kehitysyksikkö n. 10
Taija Perustaja, koordinaattori Toimistoalan ammattilaisten verkosto 1 työntekijä ja 2500 jäsentä
Terhi Executive Assistant Teknologiakonserni merenkulku- ja energiasektorilla 19 000 työntekijää

 

Miten teknologinen murros muuttaa tukipalvelutyötä?

Tietotekniikan kehitys ja robotit vähentävät jo nyt rutiinityötä tukipalveluissa. On odotettavissa, että työstä tulee jatkossa yhä mielekkäämpää. Prosessit tehostuvat, ja tarvittavien välikäsien määrä vähenee. Työn laatuun, asiantuntijuuteen ja osaamisen kehittämiseen voi panostaa kokonaisvaltaisesti. Työn luonne muuttuu enemmän kehittämisen, valvonnan ja neuvonnan suuntaan. Työstä tulee myös haastavampaa, ja tietoteknisiä taitoja tarvitaan yhä enemmän. Tukipalveluissa on perinteisesti hyödynnetty aina uusinta teknologiaa sekä opetettu ja tuettu muutakin henkilöstöä tekniikan käytössä. Tämän roolin merkitys on tärkeä tunnistaa, tehdä näkyvämmäksi ja edelleen kehittää myös tekoälyn ja robotiikan osalta.

”Muuttuva rooli muuttuvassa ympäristössä.”

”On tärkeä reagoida, ennakoida, olla proaktiivinen.”

”Pitää olla moniosaaja, asenne kohdillaan ja halu oppia uutta.”

”Tekniikka pitää hallita keskimääräistä paremmin, kun joutuu neuvomaan myös muita.”

”Tekniikkaa ja tekoälyä pitää ymmärtää ja nähdä se hyöty, miten tekniikkaa voi hyödyntää ja miten tekniikan avulla voi kehittää työtä.”

”Työrooli voisi olla enemmänkin projektien koordinointia ja johtamista.”

Tukipalvelut asemoituvat organisaatiossa strategisesti ylimmän johdon ja muun henkilöstön välimaaston. Asema mahdollistaa hyvän näkemyksen liiketoiminnan kokonaisuuteen, työn prosesseihin, järjestelmiin ja ihmisiin. Tällainen näkökulma auttaa myös ymmärtämään, miten tekniikka voi tukea liiketoimintaa.

”Voi vertailla teknisiä ratkaisuja, analysoida, onko joku työkalu tarpeellinen, ja tuoda näkökulmaa esiin työyhteisössä.”

”Järjestelmäuudistuksissa pitää olla rohkeutta tehdä ehdotuksia esimerkiksi talousosastolle tai johtoryhmälle.”

”Johtoryhmän jäsenenä voi saada asioita eteenpäin.”

”Uusien ohjelmien, prosessien ja työkalujen pilotoinnissa on todella tärkeää ottaa tehokäyttäjät kuten assistentit mukaan testaukseen. Jos se unohdetaan, joudutaan usein tekemään turhaa kehitystyötä ja korjausliikkeitä jälkeenpäin.”

Tekoälyn ja digitaalisuuden hyödyt työn kehittämisessä ovat tärkeitä. Toisaalta työssä korostuvat tilannetaju ja inhimillinen näkemys, organisointi ja koordinointi.

”Miten tekoäly voisi kehittyä niin pitkälle, että se voisi hoitaa vaikkapa useiden ihmisten päällekkäiset kalenterivaraukset ottaen huomioon kaikki erilaiset tilanne- ja yksilölliset tekijät?”

”Tekoäly tulee varmasti apuun organisaation monella tasolla esimerkiksi kokousten aikataulutuksessa. Joskin ihan ylimmän johdon kalenteria ei AI pysty ihan lähivuosina varmaankaan vielä hallinnoimaan ja priorisoimaan yhtä tehokkaasti kuin henkilöassistentti – joskus sekin päivä kuitenkin varmaan koittaa.”

 

Tukipalvelujen roolin kehittyminen

Työelämä muuttuu pirstaleisempaan suuntaan, työsuhteet lyhenevät, työstä tulee projektiluonteista. Työ muuttuu selkeämmin asiantuntija- ja tietotyöksi, joka edellyttää laaja-alaista ammatti-identiteettiä, moniosaajuutta ja kokonaisuuksien hallintaa. Enää ei riitä, että suorittaa vain annettuja tehtäviä, vaan pitää olla proaktiivinen ja kiinnostunut itsensä kehittämisestä. Työ edellyttää strategista näkemystä, itsensä johtamista ja jatkuvaa kouluttautumista. Asiantuntijuus nähdään joko tukiroolin tai jonkin liiketoiminnan osa-alueen syvällisempänä osaamisena tai erityistehtävinä. Pitää olla kiinnostusta liike-elämään ja perehtyä toimialaan. Kokonaisvaltaisempi ja syvällisempi liiketoiminnan ymmärtäminen on entistä tärkeämpää.

Vastuu laajenee, ja omistajuuden merkitys kasvaa. Tekemisen ja osaamisen näkyväksi tekeminen on tärkeää, samoin oma aktiivinen rooli ja vaikuttaminen. Asiantuntijatyössä työn ja toiminnan jatkuva kehittäminen on keskiössä. Asiantuntijan rooliin kasvetaan.

Asiantuntijaorganisaatioissa suoraan asiakkaalle tehtävässä toimeksiantotyössä assistentti voi huolehtia niistä tehtävistä, jotka eivät vaadi asiantuntijaosaamista substanssista. Substanssin asiantuntija voi keskittyä ydinosaamiseensa, ja assistentti oman alansa asiantuntijana voi huolehtia kaikesta muusta tuotettavan palvelun ympärillä olevasta.

”Oman roolin ymmärtäminen bisneksessä on entistä tärkeämpää.”

”Aiemmin toimeksiantoja saattoi vain tulla ja niitä suoritettiin, nyt näkökulman pitää olla strateginen ja ennakoiva. Voi olla enemmän sparraaja esimiehelle.”

”Oleellista on mielekkään työroolin tiedostaminen, oman osaamisen ja vahvuuksien tunnistaminen ja kehittäminen.”

”Oman työn ja osaamisen kehittäminen laaja-alaisesti – koskee ihan ajattelun laajuutta ja yleissivistystä. Asenteena pitää olla, että oppiminen on ikuista.”

”Liiketoimintaa pitää seurata, perehtyä asioihin; ymmärtäminen on tärkeää.”

”Pitää olla kyky itse luovia, olla yrittäjämäinen näkemys työhön.”

”HR roolina on olla mahdollistaja; potentiaalin esiin saaminen, uraohjaus, coachaaminen ja porukan tukeminen.”

”Kaikessa työssä on myös rutiineja. Myös tavalliset toimistotyöt ovat tärkeitä.”

”Hyvä käytäntö työpaikalla voi olla esimerkiksi ’innovaatiotiimi’, joka hakee ratkaisuja työn ja käytännön asioiden kehittämiseen.”

Tukipalveluissa oleellista on laaja-alainen työn tukirooli. Työ ei ole koskaan irrallaan muista vaan aina yhteistyötä. Perinteisesti assistentti on ollut luotettava vastuunkantaja ja moniosaaja, joka huolehtii käytännön asioista ja tukee ja auttaa muita onnistumaan.

“Support-rooli, niin että bisneksellä jää aikaa tuloksen tekemiseen.”

”Se joku, joka tekee jotain, mitä muut eivät huomaa, ennen kuin se puuttuu.”

”Se, joka fiksaa, kun kaikki on kaatumassa.”

”Helposti lähestyttävä, luotettava.”

”Luonteeltaan usein perfektionisti ja vastuunkantaja.”

”Assistenteille usein kasautuu työ, joka ei ole kenenkään vastuulla.”

”Halutaan tehdä back-office työtä, ei haluta olla esillä.”

”Neutraali, ei ole kenenkään puolella, ei työntekijöiden eikä johdon kanssa samalla puolella.”

”Mitä ylempänä organisaatiossa, esimerkiksi toimitusjohtajan assistenttina, sitä enemmän on henkilösihteerityyppisiä tehtäviä. Koko johtoryhmän tai yksikön assistenttina pääsee lähemmäs liiketoimintaa.”

”Huippuassarit ennakoivat ja valmistelevat asioita ja tarjoavat valmiita vaihtoehtoja A, B, C. Näin käytännössä johtavat esimiestensä työtä.”

”Itseohjautuvuus on keskeinen menestystekijä. Pitää ymmärtää, miten ja mihin pisteeseen asti.”

Vaikka työn rooli on hyvin sosiaalinen, asema johdon ja muun henkilöstön välimaastossa voi olla myös yksinäinen. Siksi verkostoituminen ja vertaistuki ovat erityisen tärkeitä. Verkostoitua voi sekä sisäisesti että ulkoisesti, yli yksikkö- ja organisaatiorajojen ja myös kansainvälisesti.

”Verkostosta saa vinkkejä, ratkaisuja ongelmiin, tiedonjako työvälineistä, käytännön kokemuksia.”

”Pitää olla laajaa ajattelua, nähdä uusia tapoja toimia, olla verkostoissa mukana benchmarkkaamassa.”

”Verkostojen merkitys korostuu, kun on yhtiön ainoa assistentti.”

”Inhouse-porukka.”

”Välillä kaipaa sparraustukea, ei ole yksin ongelmien kanssa.”

Tukipalveluissa perustehtävä, liiketoiminnan ja organisaation tukeminen, ovat jatkossakin tärkeitä. Silti työn roolin voi nähdä olevan murroksessa ja työlle etsitään uudenlaista nimikettä. Assistentti-nimikkeen koetaan kaventavan roolia. Retoriikalla nähdään olevan tärkeä psykologinen merkitys.

”Helposti vähättelee itseään ja vaikutusmahdollisuuksiaan.”

”’Office manager’ tai ’projektijohtaja’-titteli auttaa nimikkeenä ymmärtämään oman työn vaikutuksen ja merkityksen, nostaa arvostusta.”

”Luodaanko itse raja-aitoja? Assarit ja muut.”

”Tittelin muuttuminen voi olla positiivinen asia, työn arvostus voi kasvaa.”

”Assistentit ja HR-työntekijät on usein naisia – vaikuttaa arvostukseen.”

”Pystyy tarjoamaan korvaamatonta lisäarvoa johtajalle tai johtoryhmälle.”

”Työ, prosessit, välineet pitäisi tehdä näkyviksi.”

”Ammattiylpeys, oman työn arvostus, ratkaisukeskeinen näkemys.”

”CV:ssä pitää osata tuoda esiin onnistumiset, mitä on saanut aikaan ja tuonut tai tehnyt yrityksille liiketoiminnan onnistumisen näkökulmasta.”

 

Tukipalveluilla on merkittävä sosiaalinen rooli

Tukipalvelujen rooli ja asemoituminen on erityisen merkittävää myös viestinnän, vuorovaikutuksen ja yhteistyön näkökulmasta organisaatiossa. Perinteisesti assistentti on toiminut ”tulkkina, liimana tai siltana” eri henkilöiden ja yksikköjen välillä ja rakentanut yhteisöllisyyttä organisaatiossa. Työn muutoksessa viestinnän ja vuorovaikutuksen rooli kasvaa edelleen. Henkilöstöä on myös ”coachattu” ilman, että sitä on välttämättä tiedostettu, samoin ulkopuolisia konsultteja on ”konsultoitu”. Coachaus ja konsultointi tukipalvelujen ”uusina” alueina pitäisikin tehdä näkyviksi.

”Rooli on opastaja, sparraaja, tukija tai coach.”

”Human factor.”

”Muut työntekijät käyttävät leelian lepotuolina, jonka kanssa jaetaan tunteita. Vaatii paineensietokykyä.”

”Kuuntelutaito on katoava luonnonvara. Tunneälyllä on iso merkitys jatkuvassa muutoksessa, luottamuksen luomisessa ja avoimen kulttuurin ilmapiirissä.”

”Johtokin käyttää tietokanavana työntekijöiden suuntaan.”

”Työssä saa aktiivisesti avata johdon strategialausekkeita tiimikavereille, ja selittää, mistä tietyt päätökset tulevat. Voi auttaa löytämään ’punaisen langan’ strategiamateriaalin keskeltä. Johto ei aina tule ajatelleeksi, miten päätökset vaikuttavat yksilötasolla”.

Tukipalvelujen viestintärooli voi olla myös aktiivinen, tiedostava ja strateginen. Viestinnällä pyritään kehittämään liiketoimintaa tai organisaation tavoitteissa onnistumista.

”Strategian koetaan olevan johtajien hommaa, vaikka käytännössä assistentti on mitä suurimmissa määrin mukana strategiatyössä ja vaikuttamassa strategian toteutumiseen.”

”Hybridi-tiimeissä rooli voi olla tärkeä erilaisen osaamisen yhdistämisessä.”

”Pitchaaminen – kyky esittää johdolle valmiit vaihtoehdot, joista voivat valita, bisneksen kautta pitää perustella.”

 

Tukipalvelutyö on tieto- ja asiantuntijatyötä

Työ on vahvasti tietotyötä: tietoa haetaan, jaetaan, opetetaan, käsitellään, tuotetaan, koordinoidaan ja niin edelleen. Tietotyössä strateginen näkemys on tärkeä, strategia auttaa priorisoimaan ja keskittymään tärkeisiin asioihin. Oman roolin tunnistaminen liiketoiminnassa ja strategiassa on tärkeää. Työ on luonteeltaan mahdollistamista. Tietotyö on myös projektityötä; asiat pitää saada edistymään. Tapahtumat ovat tietotyössä tärkeitä tiedon jakamisen onnistumiseksi.

”Tietoa pitää hankkia; jos ei tiedä jotain, pitää selvittää.”

”Pitää ymmärtää, että kaikkea ei tarvitse tietää ja osata, tiedonhankinnan taidot ovat tärkeitä.”

”Ratkaisukeskeisyys on tärkeää; pitää kerätä hyödyllistä, relevanttia tietoa, pitää olla näkemystä siitä, mihin tiedolla tähdätään.”

”Kokonaisuuksien ja prosessien ymmärtäminen on keskeistä, jotta pystyy koordinoimaan ja voi ottaa vastuuta asioista.”

”Tieto pitää saada hyötykäyttöön.”

”Aineiston, datan käsittely, masterointi.”

”Strategia toimii karttana.”

”On tärkeää, että tieto kulkee ja siirtyy uusillekin työntekijöille ja että ketään ei jätetä kelkasta.”

”Projektinhallinnassa tukipalvelujen työnjako ja tiedonvaihto on oleellista, jotta projektien kokonaisuus toimii kaikissa tilanteissa.”

”Yhteistyötä, prosesseja ja työhyvinvointia, kaikkea pitää kehittää jatkuvasti, etsiä ratkaisuja, arjen luovuutta.”

”Voi aktiivisesti kehittää tiimin ja johtoryhmän toimintatapoja ja tehostaa digitaalisten työkalujen käyttöä, hakea ratkaisua ja ehdottaa parannuksia.”

Tietotyössä asiantuntijuus korostuu. Pelkät tietotaidot eivät kuitenkaan riitä, vaan lisäksi tarvitaan hyviä vuorovaikutustaitoja sekä käytös- ja neuvottelutaitoja, ”people skills”. Erilaisten ihmisten ja organisaation kulttuurin ymmärtäminen on aina ollut tärkeää, ja tietotyön myötä näiden merkityksen nähdään kasvavan. Tietotyössä hiljaisen tiedon merkitys on keskeinen. Tällaisen työn näkyväksi tekeminen on haaste.”Hiljaista tietoa on esimerkiksi, miten asiat pitää hoitaa eri henkilöiden kanssa, toimintatavat, -mallit ja prosessit.”

 

Millaista osaamista tukipalveluissa tarvitaan?

Tämän päivän tukipalveluissa pitää olla aloitekykyinen, kielitaitoinen moniosaaja. Pitää ymmärtää liiketoimintaa sekä kokonaisuutena että syvällisemmin esimerkiksi jotain liiketoiminnan osa-aluetta. Pitää olla vahvat it-taidot ja metataitoja, esimerkiksi paineensietokykyä, epävarmuuden sietämistä, yhteistyötaitoja ja tunneälyä. Kaikkein tärkeintä on halu ja valmius oppia uutta.

”Pitää olla hyvän hengen luoja ja hyvä tyyppi.”

”Kyky kohdata ihmiset.”

”Itseohjautuvuus on keskeistä.”

”On avoin ja seuraa mitä tapahtuu.”

”Jatkuva osaamisen kehittäminen on tärkeintä.”

 

Millaiset tekijät auttavat tietotyöntekijöitä ottamaan tietoisen, strategisen, itseohjautuvan roolin strategiatyössä?

Organisaatiokulttuurin merkitys on oleellinen kannuste työntekijöille ottaa strateginen, itseohjautuva rooli organisaation strategiatyössä. Avoin vuorovaikutus, aito yhteistyö ja luottamus ovat tärkeitä. Kollegoiden ja koko työyhteisön tuella on merkitystä. Tiimissä asenteena pitää olla toisten auttaminen, tiedon jako ja yhteistyö. Avoimuus tarkoittaa myös organisaation rajat ylittävän yhteistyön ja viestinnän läpinäkyvyyttä. Viestinnän ja vuorovaikutuksen merkitys on valtava, ja se lisääntyy koko ajan. Verkostoituminen työyhteisössä ja sen ulkopuolella on tärkeää.

”Luottamus on kaiken lähtökohta.”

”Kaikenlainen yhteistyö on tärkeää, ja organisaation kulttuurin ymmärtäminen.”

”Työyhteisö, joka antaa päivittäistä palautetta, kehittyy nopeasti.”

”Isossa firmassa on vaikea muuttaa itse kulttuuria, murtaa muuri assistentin ja johdon väliltä, että assistentit otetaan mukaan.”

”Henkilöstötapahtumat mahdollistavat; esimerkiksi arvot teemana, pelejä, haastamista, kannustamista.”

Johdon ja esimiehen rooli on yhä tärkeä, vaikka puhutaan proaktiivisuudesta ja itseohjautuvuudesta. Johtaminen on tärkeää tulevaisuudessakin, sillä esimerkiksi pelisäännöistä, tasa-arvoisuudesta, tavoitteista ja palautteesta pitää huolehtia. Johdon ja työntekijöiden välillä luottamus, vastuunanto ja palaute ovat oleellisia.

”Vaatii johdolta, että ovat valmiita ottamaan assistentit mukaan.”

”Johtajan kannattaa kuunnella, parhaat ideat tulevat työntekijöiltä.”

”Johtaja voisi kannustaa osallistumaan strategiseen kehittämiseen, tuomaan ideoita.”

”Positiivinen ja jatkuva, molemminpuolinen palaute tärkeää erityisesti johdolta – palautetta voi myös pyytää ja kehittää itseään sen pohjalta, voi tuoda omaa osaamistaan esiin vuoropuhelun kautta.”

Työntekijän oma asenne ja aktiivisuus ovat kuitenkin kaikkein tärkeimpiä tekijöitä. Jokaisen työntekijän pitäisi miettiä itse, miten yrityksen strategia vaikuttaa omaan työhön, ja toimia sen mukaisesti. Pitää olla valmis kehittämään itseään, oppia uusia asioita ja ehdottaa uusia toimintatapoja. Usein assistentti, viestinnän tai HR:n asiantuntija toimiikin strategiaviestijänä organisaatiossa, toisinaan rooliaan täysin tiedostamatta.

”Oma asenne työtä ja kollegoja kohtaan, tietynlainen ylpeys työn tärkeydestä.”

”Pitää itse tuoda esiin, missä haluaa kehittyä, ei voi olettaa, että esimies ne määrittelee”.

”Esimiehelle pitää viedä konkreettinen ratkaisu, ei kysymyksiä, pitää tarjota skenaariot, faktaa siitä, miten toteutetaan.”

”Asian tarjoaminen esimerkin avulla johdolle, ’build a case’.”

”Ad hocista pitää päästä tavoitteellisuuteen, pitää tarttua asioihin strategisten tavoitteiden mukaisesti, pitää olla omat KPI:t.”

”Intohimo eli asenne, halu oppia uutta, halu olla hyvä siinä, mitä tekee.”

”Pitää olla rohkea, uskaltaa tulla epämukavuusalueelle.”

”Pitää tarttua asioihin, ottaa omistajuutta.”

 

Organisaation, toimintamallien ja järjestelmien merkitys

Matala hierarkia auttaa ottamaan itsenäisemmän työrooliin, hierarkia ja siilot hidastavat. Tietoteknisten taitojen kehittäminen on tärkeää. Myös hyvillä vuorovaikutus-, käytös- ja neuvottelutaidoilla on merkitystä.

”Esimiehen tehtävä on määritellä mihin pyritään, pitää osata sanoa miten sinne päästään.”

”Trendinä jatkuva itsensä uudelleen luominen.”

Taulukko 3: Pajojen osallistujien kokemukset ja näkemykset tietotyöntekijän roolista, osaamisesta ja mahdollisuuksista ottaa strateginen rooli organisaationsa strategiatyössä

Työrooli ja identiteetti

  • Palvelurooli: Tukija, auttaja, mahdollistaja, sparraaja, opastaja, coach, konsultti, ongelmien ratkoja.
  • ICT –osaaja, tuki ja opastaja.
  • Tiedon käsittelijä, ”tietokanava”, viestijä, kielitaitoinen ”tulkki”, siltojen rakentaja organisaation yksikköjen ja verkostojen välillä.
  • Muutoskykyinen moniosaaja.
  • Työn asiantuntija, työn ja prosessien kehittäjä.
  • Proaktiivinen vastuunkantaja, lojaali, ”luottopakki”
  • Taustatoimija, ei halua olla esillä
Tiedot, taidot, osaaminen

  • Liiketoiminnan strateginen, laaja-alainen ja tietyiltä osin syvällinen ymmärrys
  • Moniosaaminen, kokonaisuuksien hallinta
  • Palveluasenne
  • Viestintä- ja vuorovaikutustaidot
  • Hiljainen tieto ja tunnetaidot
  • ICT osaaminen, teknologian ymmärtäminen
  • Kieli- ja kulttuuriosaaminen
  • Metataidot: yhteistyötaidot, organisointi, koordinointi, ajan ja projektien hallinta, prosessien kehittäminen
  • Osaamisen jatkuva kehittäminen
Osaamisen kehittämisen tärkeimmät kohteet strategisen roolin onnistumiseksi

  • Oman roolin ja ammatti-identiteetin ymmärtäminen osana organisaation liiketoimintaa, asiantuntijaksi kasvu.
  • Jatkuva osaamisen kehittäminen.
  • Itsensä johtaminen, strategia toimii ”karttana”, auttaa priorisoimaan.
  • Itsevarmuus, aloitekyky, rohkeus, avoimuus.
  • Uusimman teknologian, AI:n, robotiikan hyödyntämisen ymmärtäminen työn ja liiketoiminnan tukena
  • Ratkaisujen tarjoaminen, palautteen pyytäminen.
Tekijöitä, jotka mahdollistavat strategisen roolin onnistumisen

  • Työntekijän oma asenne, osaaminen ja identiteetti: pitää olla rohkeutta ja halua jatkuvasti oppia uutta
  • Johtaminen: johdon rooli on yhä tärkeä mahdollistajana ja kannustajana, vaikka itseohjautuvuus lisääntyy. Luottamus on kaikkein tärkeintä
  • Organisaatiokulttuuri: Työyhteisön avoimuus, läpinäkyvyys, vuorovaikutus, aito yhteistyö, tuki ja kannustus.
  • Organisaation rakenne: hierarkia ja siilot hidastavat kehitystä

5.4 HRM-projektin toteutus ja tulokset

Johtamisen lehtori Olli Laintila toteutti opintojaksolla Johtaminen ja HR opiskelijoiden kanssa projektin, jossa kartoitettiin HRM:n näkökulmasta tulevaisuuden työn muutosta ja sen suhdetta tämänhetkiseen assistenttien ja tukipalvelutyön osaamiseen.

Opiskelijaryhmään kuului 19 opiskelijaa, ja haastattelututkimus tehtiin viidessä opiskelijaryhmässä, joissa kussakin oli 2–5 opiskelijaa. Lisäksi yksi opiskelija teki kartoituksen itsenäisesti. Loppuraportteja oli kaikkiaan kuusi. Loppuraporteissa peilattiin haastattelutuloksia tausta-aineistoon ja tehtiin loppupäätelmät. Haastateltavat edustivat PK-yrityssektoria ja tahoja, jotka käyttävät assistenttipalveluita. Haastateltavia oli kaikkiaan 19. Haastatellut henkilöt on esitelty taulukossa 4.

Taulukko 4: Haastateltujen työroolit ja organisaatiot

Haastatellun työrooli Organisaatio
Asianajaja Lindfors
Toimitusjohtaja Finitec
Chief Corporate Venturing Programs Avanto Ventures
HR Coordinator Asianajotoimisto
Perustaja IWA Oy
HR Officer Univar Oy
Toimitusjohtaja JCDecaux
HR esimies
Talousjohtaja
Toimitusjohtaja Dieta Oy
Palvelujohtaja ja teamleader Eilakaisla
Yrityksen perustaja Wannado
Hallintojohtaja Accountor Solutions
Puheenjohtaja Accountor Holding
Training Coordinator Nitor
Business Operations Specialist
Henkilöstöasiantuntija ICT alan yritys
Maajohtaja Kao Finland

Haastatteluteemat muokattiin niin, että vastaukset voitiin ryhmitellä muiden projektien tuotosten kanssa yhteismitallisiksi: liiketoimintaosaaminen, teknologia ja digitaalisuus, kansainvälisyys ja kielet, työrooli sekä osaamisen kehittäminen ja tulevaisuuden osaamistarpeet. Lisäksi tavoitteena oli pohtia seuraavien tekijöiden näkymistä ja vaikutuksia toisiinsa:

Tietojärjestelmät/automaatio -> investoinnit ja niiden vaikutus tehtäviin, toimintoihin, työnkuviin.

Kasvu ja kannattavuus -> osaamistarpeet, lisäkoulutus, kehitys, verkostoituminen.

Kansainvälistyminen -> osaamistarpeet, lisäkoulutus, kehitys, verkostoituminen.

Muuttuvat työnkuvat -> osaamistarpeet, lisäkoulutus, kehitys, verkostoituminen.

Näiden ilmiöiden näkymistä peilattiin organisaation luonteen, koon ja toimialan pohjalta sekä haastateltavien tehtävän, työkokemuksen ja sukupuolen näkökulmista.

Projekti alkoi laajaan osaamisen ja työn muutoksen taustamateriaaliin perehtymisellä, jonka pohjalta laadittiin haastattelurunko seuraavien teemojen alueelta: kasvu ja kannattavuus, teknologia ja digitalisaatio, osaamisen johtaminen ja kehittäminen, kansainvälisyys ja työrooli. Taustamuuttujina kysyttiin organisaatio, toimiala, tehtävä yrityksessä, yrityksen koko, haastateltavan sukupuoli sekä työkokemus vuosina. Projektin ohjaus tapahtui viikoittaisten tapaamisten yhteyteen järjestetyissä työpajoissa ja konsultaatioissa.

 

Haastattelujen tuloksia

Liiketoiminnan alueella todettiin, että kokonaisuuksien hahmottaminen on tärkeää. Tulee ymmärtää yrityksen prosessit ja myös sosiaalisen median hyödyntäminen markkinoinnissa. Tulee olla tietoinen liike-elämän trendeistä ja kilpailijoiden toiminnasta.

Teknologian ja digitaalisuuden alueella on tärkeää ymmärtää ja osata soveltaa teknologian kehityksen tuomia hyödyntämismahdollisuuksia. Tämä edellyttää digitalisaation lainalaisuuksien ymmärtämistä. Automatisointi vapauttaa ihmisen luovempiin tehtäviin, ja rutiinityö katoaa. On tärkeää kuitenkin ymmärtää järjestelmien toimintalogiikka ja järjestelmien välinen yhteys. Etätyö lisääntyy.

Kansainvälisyyden alueella todettiin, että varsinkin englannin kielen taito on tärkeä globaaleilla markkinoilla. Myös muun kielitaidon ja erityisesti kulttuurituntemuksen merkitys kasvaa.  Myös tapakulttuurin tuntemus on tärkeää. Teknologian hyväksikäytön osaaminen on edellytys kansainväliselle yhteistyölle.

Kaikki haastateltavat arvelivat, että assistentteja tarvitaan tulevaisuudessakin, mutta heidän työnkuvansa ja tehtävänimikkeensä tulevat olemaan moninaisempia. Tärkeä osaamistarve on kokonaiskuvan hahmottaminen. Assistentin työnkuva nähtiin projektin hallinta ‑tyyppisenä tehtävänä, tukiroolina ja hyvät vuorovaikutustaidot omaavana sparraajana. Todettiin myös, että yleistietämyksen ja moniosaajuuden lisäksi on tärkeää erikoistua johonkin yritystoiminnan osa-alueeseen, kuten esimerkiksi juridiikka, HR tai taloushallinto. Asenne uuteen ja uuden oppimiseen on tärkeä.

Osaamisen kehittämisen ja tulevaisuuden osaamistarpeiden teemoista nostettiin esiin kehittyvän teknologian tuomat kouluttautumistarpeet sekä proaktiivinen, muutosmyönteinen, koulutus- ja kehityshakuinen asenne. Loogisen ja matemaattisen päättelykyvyn merkityksen arvioitiin kasvavan.

 

Yhteenveto aihealueittain:

Kasvu ja kannattavuus

  • Etätoimistot ovat mahdollistaneet kasvua
  • Osaamistarpeita, joihin tulisi panostaa kasvutarpeiden täyttymiseksi:
    • liiketoimintaosaaminen
    • asiakkaan tarpeiden ymmärtäminen
    • toiminnan jatkuva kehittäminen
    • jatkuva osaamisen päivittäminen
  • Uudet tietokoneohjelmistot
    • ihmiset keskittyvät tekemään oikeita asioita, työ tehostuu ja työntekijämäärää ei tarvitse kasvattaa, vaikka asiakkaiden ja kauppojen määrä lisääntyy
    • parempi kommunikaatio ja vähemmän virheitä

Teknologia ja digitalisaatio

  • Teknologia mahdollistaa sujuvan työnteon
  • Työtä tehdään enemmän etänä ja eri maista
    • työntekijän vaikutusalue voi laajentua myös muille paikkakunnille
    • virtuaalisuuden merkitys kasvaa, mutta kasvokkain tapahtuva kanssakäyminen ei katoa
    • Luottamusta tarvitaan sekä ihmisten välillä, että järjestelmiin. Tarkistamiselle jää vähemmän aikaa ja on luotettava järjestelmiin.
  • Fyysisten asiakirjojen käsittely vähenee
  • Moni rutiinityö automatisoituu, ihmiset suunnittelevat ja valmistelevat
  • vastuu siirtyy enemmän esimiehiltä työntekijöille
  • Digitalisaation myötä osaaminen korostuu:
    • Osaamisen jakaminen korostuu
    • viestintäosaaminen
    • prosessien ymmärtäminen
    • looginen päättelykyky
    • luova ajattelu
    • digi-strategiaosaaminen
    • digistrategioiden jalkauttaminen
    • monipuolisten ICT-järjestelmien rinnakkaisajo
    • koodaaminen

Osaamisen johtaminen ja kehittäminen

  • Muuttuvaan työhön valmistautuminen
  • Teknologiaosaaminen
  • Some/digimarkkinoinnin ja näkyvyyden hallitseminen
  • Ammatillinen osaaminen ja esimiestaidot
  • Tiimityöskentelytaidot
  • Ammattimainen ja hyvä esimiestyö edistää osaamisen johtamista
  • Osaamisen muutos otettava huomioon rekrytoinnissa

Kansainvälisyys

  • Yritykset jo vahvasti kansainvälisiä
  • Kielitaito ja kulttuurien tuntemus korostuvat, englanti ensisijainen
  • Virtuaalisuus ja kansainvälisyys kehittyvät käsi kädessä
  • Työ ei enää aika- ja paikkasidonnaista
  • Enemmän vapautta/liikkuvuutta työntekijöille
  • Itseohjautuvuus korostuu

Assistentin rooli

  • Perinteisiä tehtäviä karsitaan koko ajan
    • Syntyy uusia vastuita ja osaamisalueita
  • Tietyt taidot korostuvat:
    • Moniosaaminen
    • Erikoistuminen ja erikoistilanteet
    • Teknologiaosaaminen – avustaminen uusissa IT-ratkaisuissa
    • Ennakointi
  • Tekoälyn vaikutus assistentin rooliin:
    • Assistentti ei täysin korvattavissa

5.5 Markkinoinnin ja viestinnän opiskelijoiden tuloksia

Markkinoinnin ja viestinnän luovat ratkaisut -opintojaksolla lehtorit Heta-Liisa Malkavaara ja Mia-Maria Salmi toteuttivat opiskelijoidensa kanssa laajan projektin, jonka aiheena oli assistentin työ nyt ja tulevaisuudessa. Tavoitteena oli selvittää tulevaisuuden osaamistarpeita ja kehittää koulutuksen brändiä. Projektissa opiskelijat haastattelivat assistenttipalveluja käyttävien yritysten edustajia sekä alku- ja loppuvaiheen opiskelijoita. Opiskelijat tutkivat myös kattavasti ajankohtaista suomalaista tausta-aineistoa työn muutoksesta vertaillen sitä aiempien ennakointihankkeiden tuloksiin. Yhteistyöhön osallistui kaikkiaan lähes 40 opiskelijaa. Tulokset esitellään tässä raportissa opiskelijaryhmittäin. Lopuksi tuloksina löydetyt osaamisen kehittämisen tavoitteet on koottu teemoittain taulukkoon 5.

 

Yritysten edustajien haastattelut

Haastateltuja oli 14 asiantuntijaa erilaisissa yrityksissä. Haastattelujen kolme kattoteemaa olivat teknologian muutos ja kehitys, muuttuvat työnkuvat sekä ydinosaaminen nyt ja tulevaisuudessa. Vähintään kaksi opiskelijaa osallistui kuhunkin haastatteluun. Opiskelijat nauhoittivat ja litteroivat haastattelut ja kokosivat tiedot raportteihin. Tulokset esiteltiin koko ryhmälle ja käsiteltiin yhdessä ohjaavien opettajien kanssa. Tässä raportissa haastateltujen henkilötiedot ja tarkat yritystiedot on häivytetty.

Ensimmäisen ryhmän haastattelut:

  • Senior Marketing Manager, keskikokoinen henkilöstöalan palveluyritys
  • Liiketoimintaryhmän johtaja, suuri rakennusalan yritys
  • Business Coordinator, pieni mainostoimisto
  • HR Advisor, suuri talousalan palveluyritys
  • YAMK-opiskelija, Haaga-Helia amk, työkokemusta assistenttipalvelujen käytöstä.

Haastateltavat kokivat, että teknologian muutos on tärkeä osa assistentin jokapäiväistä työtä. Haastateltavia kiinnostivat myös tekoäly, automaatio, botit ja 3D-ohjelmat. Tulevaisuuden työtehtävissä mobilisaation, äänenohjauksen ja automaation merkitys kasvavat. Ääniohjauksella voidaan korvata manuaalista kirjoittamista.

Digiosaamisen merkitys korostui jokaisessa haastattelussa. It-taitojen perusosaamista vaaditaan nykyisin melkein kaikissa ammateissa ja erityisesti tukitoiminnoissa. Sosiaalinen media on hyvin tärkeä osa työtä, sillä asiakkaat ovat siellä. Assistentin täytyy osata esimerkiksi markkinoinnin automaatio-, CRM- ja yritysten sisäisiä järjestelmiä sekä rekrytointiin, tuntiseurantaan, laskutukseen ja taloushallintaan liittyviä järjestelmiä. Assistenteilta odotetaan uuden tekniikan osaamisen lisäksi muiden työntekijöiden auttamista tekniikan hallinnassa.

Haastateltavat pitivät assistentin työtä jatkossakin tärkeänä. Yritysten assistentit tekevät myös perinteisiä työtehtäviä, kuten henkilöstön avustamista, kalenteri- ja matkajärjestelyjä, hallinnollisia tehtäviä sekä tiedonhankintaa. Tulevaisuudessa työ painottuu yhä enemmän asiantuntijuuteen. Toistaiseksi haastateltavat eivät kuitenkaan uskoneet tekoälyn tai muun digitaalisen palvelun syrjäyttävän ihmisiä, joiden puoleen voi kääntyä erilaisissa tilannetajua vaativissa ongelmissa.

Työtavat, -välineet ja -ympäristöt ovat viime vuosien aikana muuttuneet yrityksissä. Työn koettiin olevan liikkuvampaa ja läsnäolon tarpeen vähäisempää aiempaan verrattuna. Pikaviestimien käyttö nähtiin tärkeäksi, sillä kollegaa ei välttämättä enää tavoita tietyltä työpisteeltä. Uudenlaisena tehtävänä nähtiin yrityksen sosiaalisen median sisällöntuottamisen ja julkaisujen tekeminen joko omissa nimissä tai jonkun toisen puolesta. Työtehtävänä voi olla tiedotustilaisuuden live-lähetyksen hallinnointi ja siihen liittyvä kommentointi tai yrityksen Twitter-tilin viesteihin vastaaminen.

Yhteyshenkilönä toimiminen on tärkeää yrityksen sisällä eri yksikköjen välillä sekä yrityksen ja yhteistyökumppanien välillä verkostoissa. Tällaisena linkkinä toimiminen edellyttää liiketalouden lainalaisuuksien ymmärtämistä ja yrityksen toimintaperiaatteiden sisäistämistä. Erilaisten kulttuurien ymmärtäminen, kielitaito ja sosiaalinen osaaminen ovat myös oleellisia. Vaikka erilaiset käännöskoneet muokkaavat jo kirjoitetun tekstin helposti monille eri kielille ja ovat tulevaisuudessa varmasti vieläkin kehittyneempiä, yksikään käännöskone ei ainakaan toistaiseksi tunne eri kulttuurien eroja. Myyntitoimeksianto voi olla kiinni kulttuurisesta ymmärryksestä.

Toisen ryhmän haastattelut:

  • Viestintäjohtaja, suuri tietoliikenne- ja ict palvelualan yritys
  • Viestintä- ja brändijohtaja, suuri kiertotalouden palveluyritys
  • HR-asiantuntija, keskikokoinen perintäalan yritys
  • HR-vastaava, pieni viihdealan yritys
  • Finance Director, pieni viihdealan yritys.

Haastateltavat olivat yhtä mieltä siitä, että teknologian kehitys muuttaa työtehtäviä ja työn sisältöä yrityksissä. Teknologisista innovaatioista juuri nyt pinnalla ovat tekoäly ja digimarkkinointi. Prosessit ovat selkiytyneet ja yhteistyötä on pystytty kehittämään digitalisaation ansiosta. Aikaisemmin tietoa piti hakea eri asioita eri järjestelmistä, mutta teknologian kehityksen ansiosta tämä on virtaviivaistunut. Nyt markkinoinnin automaation avulla pystytään seuraamaan, keitä tuotettu sisältö kiinnostaa, ja sen perusteella voi tuottaa dataa myynnille. Rutiiniluonteisia työtehtäviä on pystytty automatisoimaan ja työntekijöiden asiantuntijaosaamista hyödyntämään paremmin.

Kaikissa yrityksissä it-osaaminen nähtiin ydinosaamisalueena. Joissain yrityksissä Office-ohjelmien hallinta riittää, kun taas toisissa vastauksissa korostettiin enemmän sosiaalisen median osaamista ja visuaalisuutta kuten video-, editointi- ja kuvankäsittelytaitoja.

Työtehtävät yrityksissä vaihtelevat ja saattavat olla perinteisiä avustavia tehtäviä, kuten matkavarausten tekemistä, tilaisuuksien järjestämistä sekä sisäistä palvelua ja viestintää. Toisaalta esimerkiksi viestintäassistentin työ koettiin enemmän asiantuntijatyöksi, jossa korostui sosiaalisen median hallinta, intranetin päivitys, uutistiedotteiden teko sekä uusien järjestelmien haltuunotto ja muiden opastaminen niiden käytössä.

Kiertotalouden yrityksessä koettiin, että kiihtyvä teknologian muutos avaa uusia työtehtäviä, jotka mahdollistavat uusia tehtäviä ja työnkuvia myös assistenteille. Muissakin yrityksissä uskottiin, että assistenttityö voi toimia hyvänä väylänä edetä erilaisiin tehtäviin. Perintäalan yrityksessä toivottiin pysyvyyttä assistenttitehtävissä, sillä suuri osa työtehtävistä vaatii niin sanottua hiljaista tietoa, jonka oppii vain työn kautta.

Yritysten kaipaama osaaminen ja odotukset vaihtelivat haastateltavien toimialasta ja työtehtävistä riippuen. Kiertotalouden alan yrityksessä viestinnän spesifi osaaminen korostui laaja-alaisemman yleisosaamisen sijaan. Perintä- ja tietoliikennealan yrityksissä odotettiin enemmän yleisosaamista ja korostettiin muun muassa oma-aloitteisuutta, organisointi- ja reagointikykyä sekä viestintä- ja verkostoitumistaitoja. Toimitusjohtajan assistentilta kaivattiin syvempää osaamista henkilöassistentin työhön. Muille assistenteille yleisosaaminen ja it-taidot olivat tärkeitä. Tietoliikennealan yrityksessä kaivattiin koko henkilöstöltä it-osaamista ja teknologian ymmärrystä, sekä kykyä sopeutua muutoksiin. Rekrytoinneissa panostettiin asiakaspalveluhenkisyyteen, jota pyrittiin kehittämään myös sisäisten prosessien ja asiantuntijuuden avulla.

Kaikkien yritysten edustajat korostivat osaamisen kehittämisen, positiivisen asenteen ja muutosmyönteisyyden merkitystä. Assistentilta odotetaan joustavuutta, oppimishalua ja motivoitunutta suhtautumista työtehtäviin. Viihdealan yrityksessä asennetta ja kunnianhimoa pidettiin tärkeimpinä ominaisuuksina, sillä työssä koulutetaan toimialan erityisosaamiseen.

Kolmannen ryhmän haastattelut:

  • Toimialajohtaja, kiinteistöalan yritys
  • Hallituksen puheenjohtaja, viihdealan yritys
  • Toimitusjohtaja, konsulttiyritys
  • Toimitusjohtajan assistentti, media-alan yritys.

Teknologian kehitys on vaikuttanut jokaisella toimialalla työnkuvaan ja vaadittavaan osaamiseen. Haastateltavat näkivät kehityksen yleisesti ottaen positiivisena ja kokivat, että uudet työvälineet helpottavat päätöksentekoja ja ratkaisuja sekä vapauttavat arvokasta aikapääomaa. Rutiinityön robotisoitumisen nähtiin muuttavan työnkuvia eniten. Haasteltavat näkivät, että on tärkeää pysyä mukana muutoksissa ja omaksua jatkuvasti uusia työvälineitä. Toisaalta he painottivat, ettei kaikkea työtä voi automatisoida.

Kaikkien haastateltujen mielestä työtehtävät määräytyvät tulevaisuudessakin tiimien ja tarpeiden mukaisesti. Perinteisten toimistotöiden, matkajärjestelyjen, tilaisuuksien järjestämisen ja viestinnän lisäksi vaaditaan alakohtaista osaamista, kuten omia toimisto-ohjelmistoja sekä virtuaalikokous- ja substanssijärjestelmiä. Luovalla alalla voidaan vaatia lisäksi muun muassa kuvankäsittely- ja editointitaitoja.

Assistentti nähtiin organisaatioissa pääosin tukipalveluiden tuottajana. Työ kehittyy yhä enemmän kohti asiantuntijuutta. Yhdessä yrityksessä käytetään termiä ”asiantuntija-assistentti”. Työrooli vaihtelee tehtävien ja vastuualueiden mukaisesti; esimerkiksi henkilöstö- tai toimistoassistentilla voi olla hyvinkin erilaiset työtehtävät. Kaikki haastateltavat kokivat assistentin olevan tärkeä osa tiimiä tai jopa johtoryhmän jäseniä.

Haastateltavat kokivat, että työssä tulisi sekä erikoistua että ymmärtää laajempia kokonaisuuksia ja niistä oleellisten asioiden erottamista. Organisointikyky, asioiden nopea omaksuminen sekä sosiaaliset taidot ovat edelleen työn keskiössä. Teknologian nähtiin kuitenkin muuttavan melkein kaikkia nykyisiä työnkuvia.

Liiketoiminnan kokonaisuuksien ymmärtämisen ja asiakasymmärryksen ohella haastateltavat nostivat esiin juridiikan, talouden ja yhteiskuntavastuun osaamisen. Työssä täytyy olla halua ”sukeltaa syvemmälle” ja ymmärtää liiketoiminnan logiikkaa. Lähitulevaisuuden osaamistarpeissa korostuvat palvelumuotoilu, tietosuojalainsäädäntö, analyysit ja isojen tietomassojen pyörittäminen ja kokoaminen sekä niistä johtopäätöksien koostaminen. Datan hyödyntäminen, sen ymmärtäminen ja siitä kiinnostuminen on tärkeää.

Viestintä- ja vuorovaikutustaidot, kielitaito ja kulttuurien ymmärtäminen ovat tulevaisuudessa entistä tärkeämpiä. Erilaisia ihmisiä pitää ymmärtää ja tulla heidän kanssaan toimeen. Asenne, osaamisen jatkuva kehittäminen sekä muutosvalmius ja asioiden kehittäminen nähtiin äärimmäisen tärkeiksi.

 

Työn muutoksen aineistojen analysointi

Opiskelijaryhmät tutkivat työn ja osaamistarpeiden muutoksia valituista artikkeleista ja raporteista. Tarkastelukohteina oli kaksi Haaga-Helian opiskelijan tekemää opinnäytetyötä assistenttityön tulevaisuudesta sekä Metropolian opiskelijaryhmän esitys, joka perustui heidän Haaga-Helialle tekemäänsä opinnäytetyöhön. Ryhmät jakoivat aineistot keskenään, lukivat ne ja kokosivat analyysit kattavaan raporttiin. Opiskelijaraporttien sisältöä on koottu tähän tiivistäen.

Opiskelijoiden analysoimat aineistot:

  • Karjalainen, A. 2014. ”16 ammattia, joita et osannut kuvitellakaan”. Taloussanomat.
  • Sitran kaksi raporttia: ”Millainen on uusi elinvoimainen työelämä” ja ”Työn muutos ja hyvinvointi tietoyhteiskunnassa”.
  • Turun yliopiston Tulevaisuuden tutkimuskeskuksen Tulevaisuusohjaus.fi ­‑sivusto.
  • Karjalainen, P. 2016. Aito HSO kysely: avointen kysymysten vastausanalyysia. Power Point ‑esitys Moodlessa.
  • Demos Helsinki 2018.The Nordic Digital Promise – 4 teesiä hyperkytkeytyneestä yhteiskunnasta.
  • Opetusministeriö 2018. Työn murros ja elinikäinen oppiminen.
  • Koski, O. & Husso, K. (toim.) 2018. Tekoälyajan työ: neljä näkökulmaa talouteen, työllisyyteen, osaamiseen ja etiikkaan. Työ- ja elinkeinoministeriön julkaisuja 19/2018
  • Salmimaa, S. 2018. Johdon assistentin tulevaisuus asianajotoimistossa.
  • Lehterikorpi, K. 2017 Assistentin työn tulevaisuus digitalisoituvassa yhteiskunnassa.
  • Metropolian opiskelijoiden opinnäytetyön tulokset.

Karjalaisen artikkeli korosti uusia ammattinimikkeitä, joita teknologian muutos tuo tullessaan. Oleellista oli huomata, että vanhat ammattinimikkeet voivat muuttua teknologian kehittymisen myötä. Työ ei lopu, mutta tapa tehdä työtä muuttuu. Tulevaisuudessa keksinnöt edellyttävät ratkaisuja työntekijöiltä. Tietoa on osattava hakea, löytää ja soveltaa.

Sitran raportti Millainen on uusi, elinvoimainen työelämä korosti työn monimuotoisuutta ja työntekijän yrittäjämäistä asennetta. Digitalisaatio luo uudenlaisia mahdollisuuksia tiedon saatavuuteen ja yhteydenpitoon. Automatisaation ansiosta rutiinityöt vapauttavat aikaa vaativampaan työhön ja työmenetelmien kehittämiseen. Globalisaatio vaikuttaa toimintatapoihin, organisaatiokulttuurit muuttuvat. Tärkeää on ymmärtää, että jokaiselta edellytetään kokeilevaa, joustavaa ja luovaa asennetta, jotta muutoksessa voisi pärjätä.

Sitran toinen raportti Työn muutos ja hyvinvointi tietoyhteiskunnassa korosti tietokonetta työssään käyttävien hyvinvointia. Oleellisia asioita ovat työn kuormittavuus, epäsäännölliset työajat, työssä jaksaminen ja yksilölliset voimavarat. Saatavilla oleva tieto on tehnyt työstä kuormittavampaa, mikä vaikuttaa työssä jaksamiseen. Tulevaisuudessa yritykset tarvitsevat henkilöstöä, joka osaa johtaa, kannustaa, rohkaista ja antaa tarvittaessa ohjausta.

Turun yliopiston Tulevaisuusohjaus-sivustolle on koottu tietoa tulevaisuusohjauksesta sekä yksilöohjaukseen ja ryhmätyöskentelyyn sopivia tehtäviä, jotka tukevat tulevaisuusajattelua. Tulevaisuusohjauksen mukaan digitalisaatio on muuttanut ja muuttaa edelleen tapaa tehdä työtä ja työn sisältöä. Globalisaatio on lisännyt kilpailua ja kielitaitovaatimuksia yrityksissä. Työn muutos edellyttää työntekijöiltä ja yrityksiltä ajan tasalla pysymistä ja osaamisen kehittämistä. Oppilaitoksissa osaamistavoitteet ja opetettavien aineiden sisällöt muuttuvat. Tulevaisuusohjaus tarkoittaa pitkän ajanjakson näkökulmia löytää ratkaisuja ammatinvalintaan, koulutukseen ja työelämän kysymyksiin.

Metropolian opiskelijoiden opinnäytetyössä selvitettiin, miten potentiaaliset hakijat näkevät Haaga-Helian johdon assistenttityön ja kielten koulutusohjelman. Tuloksissa korostuivat tutkinnon sisällön näkyvämpi markkinointi sosiaalisen median kanavissa, hyvistä työllistymismahdollisuuksista kertominen ja selkeämpi erottautuminen esimerkiksi liiketalouden koulutusohjelmista. Opiskelijat pitivät tärkeänä kertoa koulutusohjelmasta valmistuneiden menestystarinoita ja tuoda esiin ohjelman monipuolisuutta.

Opiskelijat kokosivat tuloksia pohtimalla, että työelämän muutoksessa assistenteilta odotetaan ensisijaisesti muutosmyönteisyyttä, yrittäjähenkistä asennetta, verkostoitumista ja soveltavaa ratkaisukeskeisyyttä. Tehtävät monipuolistuvat, ja ennalta arvaamattomat tilanteet työssä lisääntyvät. Työtä tehdään useissa eri tiimeissä ja projekteissa, koska työtä voidaan tehostaa yhdistämällä osaamista. Työn hallinta ja ennakointi ovat tärkeitä. Muutoksista huolimatta työn odotetaan sujuvan. Globalisaation myötä yrityksissä työskentelee yhä enemmän eri kulttuureista tulevia ihmisiä, joten kulttuurituntemus, viestintä ja yhteistyötaidot korostuvat yhteisen ymmärryksen rakentamisessa. Assistentin rooli on ihmisten työn yhteensovittamista. Tekoäly mahdollistaa ja helpottaa kommunikointia eri kieliryhmien välillä, mutta sen ei uskota täysin korvaavan kielitaitoa lähitulevaisuudessa

Teknologian syvempi ymmärtäminen on tärkeää. Käytettäviä ohjelmia ja alustoja pitää ymmärtää, tietoa pitää tulkita ja jakaa eteenpäin. Tekoälyn tekemiä työtehtäviä pitää ohjata ja valvoa ja perehdyttää työntekijät uusiin ohjelmiin. Tulevaisuuden työtehtävissä korostuvat ongelmanratkaisu- ja analysointitaidot, itseohjautuvuus-, yhteistyö-, tiimityö- ja verkostoitumistaidot. Työrooli voi olla strategian toteuttaja, asiantuntija, kouluttaja, digilähettiläs, koordinaattori ja tukihenkilö. Asiantuntijuutta pitää kehittää koko ajan.

Työ on tulevaisuudessakin jatkuvaa muutosta, ja osaamista on tärkeää kehittää ja päivittää. Tärkeitä osaamisen teemoja ovat itsensä johtamisen taidot, vastuun ottaminen, liiketoiminnan ymmärrys, strategialähtöinen asenne sekä tiedon hallinta ja soveltaminen.  Assistentin tulee oppia nopeasti, olla muutoskykyinen sekä sopeutua nopeatempoiseen työympäristöön. Omien heikkouksien näkeminen mahdollisuuksina on tärkeää muuttuvassa työelämässä.

 

Aloittavien ja lopettavien opiskelijoiden haastattelut

Fuksit–Exit-ryhmässä haastateltiin opintonsa juuri aloittaneita ja pian päättäviä opiskelijoita Johdon assistenttityön ja kielten koulutusohjelmasta. Kaikkiaan haastatteluja tehtiin 14, ja haastateltavista yhdeksän oli fukseja ja viisi valmistumisvaiheessa olevia opiskelijoita. Tarkoituksena oli selvittää, millaisia mielikuvia opiskelijoilla oli koulutuksesta ennen opiskelujen aloittamista ja niiden päättyessä.

Aloittaneiden opiskelijoiden haastattelu toteutettiin kahtena ryhmähaastatteluna, ja valmistuvia haastateltiin yksitellen. Kaikki haastattelut taltioitiin joko videona, äänitallenteena tai molemmin tavoin. Haastattelut litteroitiin, ja niiden pohjalta työstettiin tuloksia esitykseen ja raporttiin. Nämä tulokset on tiivistetty tähän koontiraporttiin.

Fuksien odotukset ja mielikuvat koulutuksesta toivat aluksi mieleen yksinkertaiset sihteeritehtävät. Koulutusohjelman monipuolisuus ja hyvät mahdollisuudet valita itseään kiinnostava polku olivat yllättäneet positiivisesti. Odotuksena oli oppia kieliä ja it-taitoja. Hakuvaiheessa erityisesti kielet olivat kiinnostaneet monia.

Valmistuvien opiskelijoiden mielestä mielikuvat ja odotukset olivat kohdanneet hyvin toteutuneiden opintojen ja kokemusten kanssa. He olivat kuulleet opintojen monipuolisuudesta, mikä piti paikkansa. Osa kuitenkin ajatteli, että opinnot olivat jopa liian monipuoliset tai laajat, eikä aiheita ehditty opiskelemaan syvemmin. Kaikkien vastaajien mielestä työllistymismahdollisuudet koulutusohjelmasta ovat hyvät ja koulutuksen nähtiin tarjoavan monipuolisia mahdollisuuksia edetä uralla.

Koulutusohjelman sisältö koettiin monipuolisempana kuin mitä nimen perusteella voisi odottaa. Suuntautumisvaihtoehtoja ja kieliä on monia, ja niitä voi myös opiskella useita. Kurssit koettiin erittäin hyödyllisiksi ja käytännönläheisiksi. Eri kurssien osaamista pystyi hyödyntämään keskenään, esimeriksi it-osaamista hyödynnetään muilla tunneilla. Liiketoiminnan ymmärtämiseen keskittyviä kursseja toivottiin enemmän.

Tietotekniset kurssit koettiin tärkeiksi; esimerkiksi asiakirjastandardien osaamisesta oli opintonsa päättävien mielestä ollut erityisesti hyötyä työharjoittelussa. Kielikurssien laajuutta pidettiin hyvänä. Koulutusohjelmassa on tarjolla huomattavasti enemmän kielikursseja kuin muissa koulutusohjelmissa. Kielten opiskelussa positiivista oli ollut myös kulttuurituntemuksen lisääntyminen.

Uusien opiskelijoiden houkuttelemisen tehokkaimpina keinoina nähtiin käydä esittäytymässä lukioissa esimerkiksi opinto-ohjaajan tunneilla, osallistua messuille sekä näkyä paremmin sosiaalisessa mediassa. Opiskelijat päivittäisivät omaa sosiaalisen median kanavaansa opiskeluun liittyvillä asioilla. Seuraajat näkisivät, mitä opiskelu todellisuudessa on ja mahdollisesti kiinnostuisivat eri tavalla. Sen enempää fuksit kuin valmistuvatkaan eivät olleet nähneet koulutusohjelman mainontaa sosiaalisessa mediassa tai muuallakaan. Haaga-Helia oli kuitenkin nähty mainonnassa. Suurin osa opiskelijoista oli löytänyt koulutusohjelman hakuvaiheessa selaamalla Haaga-Helian tarjontaa tai kuullut koulutusohjelmasta kavereiltaan. Vastaajat kokivat nykyisten ja jo valmistuneiden opiskelijoiden olevan parhaita markkinoimaan koulutusohjelmaa.

Haastattelutulosten perusteella opiskelijat ehdottivat koulutusohjelman viestinnän kirkastamista, sillä koulutusohjelman sisältö on paljon laajempi kuin esimerkiksi Opintopolku.fi-palvelussa olevan kuvauksen perusteella olettaisi. Usealle opiskelijalle oli tullut yllätyksenä, kuinka laajasti opinnoissa voi itse valita suuntautumisensa. Liiketoimintaosaamista haluttaisiin korostaa. Sosiaalinen media voisi olla hyvä kanava koulutusohjelman markkinointiin. Näissä parhaimpia markkinoijia olisivat nykyiset sekä valmistuneet opiskelijat. On tärkeää ylläpitää suhteita alumneihin, jotka jakavat eteenpäin tietoa opiskelukokemuksistaan.

Taulukko 5. Yrityshaastattelujen tuloksia teemoittain tiivistettynä

Teknologia ja digitaalisuus Digiosaaminen ja it-taidot korostuivat jokaisessa yrityksessä. Teknologian kehitys muuttaa työtehtäviä, työn sisältöjä ja osaamistarpeita, kun toimintoja digitalisoidaan. Toimiston perusohjelmien, pilvipalvelujen, sosiaalisen median, pikaviestimien ja internetin käyttö on oleellista. Nettisivuja pitää osata luoda ja päivittää. Lisäksi tulee osata markkinoinnin automaatiojärjestelmiä, CRM-järjestelmiä sekä yritysten omia järjestelmiä, kuten alan omia ohjelmistoja sekä virtuaalikokous- ja substanssijärjestelmiä. Erityisesti luovilla aloilla tarvitaan kuvankäsittely-, video- ja editointitaitoja. Tulevaisuudessa tärkeämmiksi tulevat mobilisaatio, ääniohjaus ja automaation hallinta. Uutta teknologiaa pitää olla valmis oppimaan ja soveltamaan jatkuvasti.
Liiketoiminta-osaaminen Liiketoiminnan logiikkaa, lainalaisuuksia ja toimintaperiaatteita pitää ymmärtää syvällisemmin. Laajempien kokonaisuuksien ymmärtäminen, strategialähtöisyys, priorisoiminen ja vastuunkantaminen ovat tärkeitä. Yhteyshenkilönä toimiminen yrityksen yksikköjen, osastojen ja sidosryhmien välillä. Tiedon hallinta ja työn koordinointi ovat tärkeitä. Lisäksi tarvitaan usein ainakin yhtä erityisosaamista, esim. viestintä, hr, talous tai juridiikka. Osaamista on tärkeä jatkuvasti kehittää ja ylläpitää.
Kansainvälisyys ja kielet Verkostoituminen ja vuorovaikutustaidot ovat tärkeitä. On tärkeää ymmärtää eri kulttuureja ja kieliä. Teknologia auttaa käännöstöissä, mutta ei korvaa ihmistä.
Assistenttityö Assistenttityö ja perinteiset assistenttitehtävät ovat tulevaisuudessakin tärkeitä. Digitalisaatio muuttaa työtä, ja assistentti perehdyttää usein muuta henkilöstöä uusiin tekniikoihin. Assistenttipoolit muuttavat työn luonnetta ja osaamistarpeita. Poolissa pitää olla moniosaaja, jolla on hyvä kokonaiskuva yrityksen toiminnasta, yleistietoa ja jotain erityisosaamista.

Työtehtävät määräytyvät yritysten ja tiimien tarpeiden mukaan. Assistentti vastaa usein yhä myös perinteisistä toimistotöistä, kuten matkanjärjestelyistä, tilaisuuksien järjestämisestä ja viestien välittämisestä. Organisointikykyä, asioiden nopeaa omaksumista ja sosiaalisia taitoja tarvitaan. Työ on pääosin tukipalveluiden tuottamista ja painottuu yhä enemmän asiantuntijuuteen. Työssä tulisi yhtä aikaa erikoistua ja olla laaja-alaisia. Tulevaisuudessa syntyy uusia työnkuvia ja rooleja ja assistenteille aukeaa uusia mahdollisuuksia taidoista ja osaamisesta riippuen.

Tärkeitä osaamistarpeita tiivistäen
  • itsensä johtaminen, työn hallinta ja ennakoiminen
  • muutosmyönteisyys, oma-aloitteisuus ja vastuun ottaminen
  • sosiaaliset taidot, viestintä-, vuorovaikutus- ja verkostoitumistaidot
  • organisointi- ja reagointikyky
  • juridiikka ja tietosuojalainsäädäntö
  • tekniset taidot, IT taidot, sosiaalisen median hallinta
  • laajempien kokonaisuuksien ymmärtäminen ja oleellisen erottaminen
  • liiketoiminnan hyvä ymmärrys, strategialähtöinen asenne
  • asiakasymmärrys, asiakaspalveluhenkisyys, palvelumuotoilu
  • tiedon soveltaminen ja hallinta
  • analysointi ja isojen tietomassojen pyörittäminen, kokoaminen ja johtopäätösten koostaminen
  • kirjoitustaito ja visuaalinen osaaminen.
  • kielitaito ja kulttuurien ymmärrys
  • osaamisen jatkuva kehittäminen ja ylläpitäminen
  • myönteinen asenne: joustavuus, oppimishalu, motivaatio

5.6 Taloushallinnon näkökulmia

Pinja Vesanen tutki opinnäytetyössään Työn murroksen vaikutukset assistenttityöhön ja taloushallintoon (2019), kuinka työn muutos ja sen edellyttämät osaamistarpeet muuttuvat taloushallinnon näkökulmasta katsottuna. Tutkimusaineisto kerättiin teemahaastattelulla. Haastateltavia oli neljä. Heistä kaksi edusti tilitoimistoa ja yksi valtionhallintoa ja yksi tilintarkastusyritystä. Valitut teemat olivat kaikille samat: kehittyvä teknologia, työtehtävät ja ‑nimikkeet sekä yleinen ydinosaaminen nyt ja tulevaisuudessa. Teemojen tarkennuskysymykset muokattiin taloushallinnon näkökulmaan sopiviksi.

Kaikki haastateltavat toivat esiin lisääntyvän automatisaation ja robotisaation hyväksikäytön kaikissa toiminnoissa, joissa se on mahdollista. Rutiininomaiset työt ovat kadonneet ensimmäisinä. Esimerkiksi matkahallinnon automatisointi on siirtänyt näitä tehtäviä pois assistentilta. Työtehtävien ei kuitenkaan arveltu häviävän, vaan työ muuttuu koordinointi- ja kehittämistehtäviksi sekä automaation virhetilanteiden selvittämiseksi.

Haastateltavat arvelivat, että tulevaisuudessa tärkeimpiä teknologiataitoja ovat yleinen ymmärrys samankaltaisten järjestelmien toiminnasta, sekä valmius, halukkuus ja nopeus oppia ymmärtämään uusia, usein vaihtuvia järjestelmiä.

Edellä mainittuja löydöksiä kuvaa hyvin myös se, että yhden haastateltavan toimintaympäristössä oli taloussihteerin titteli muutettu taloussuunnittelijaksi. Assistentit pystyvät vaikuttamaan työnsä sisältöön oman kompetenssin, osaamisen ja kiinnostuksen mukaisesti. Yksi haastatelluista totesi, että heidän organisaatiossaan työn voi aloittaa assistentin nimikkeellä ja osaamisen karttuessa voi yletä oman alan asiantuntijaksi ja siitä edelleen konsultiksi.

  • Assistentit pystyvät kuitenkin paljon vaikuttamaan työnsä sisältöön oman kompetenssin, osaamisen ja kiinnostuksen mukaisesti. (H4)

Kun kysyttiin ydinosaamisesta nyt ja tulevaisuudessa, mainittiin can do ‑asenne tärkeänä. Myös poikkeustilannetietojen seuranta- ja raportointitaidot ovat tärkeitä.

  • H4:n kollega HR-asiantuntija mainitsi tiedonnälkäisyyden tärkeänä ominaisuutena. H2 taas painotti stressinhallinta-, paineensieto- ja priorisointikykyjä, numerotarkkuutta sekä kykyä tehdä nopeita ratkaisuja. Näitä kaikkia hän tiivisti hyvin termillä ”can do -asenne”, jota assistenteilta täytyy löytyä.

Yksi haastateltavista nosti esiin myös matka- tapahtumajärjestelyosaamisen. Tulevaisuuden ydinosaamisesta kysyttäessä kaksi haastateltavaa mainitsi suurten kokonaisuuksien hahmottamiskyvyn. Täytyy myös ymmärtää, miten eri prosessit liittyvät toisiinsa.

Arvioitiin myös, että robottien lisääntyessä ihmistaidot ja empatiahenkisyys tulevat tärkeiksi assistenttityössä. Kyky ”lukea” ihmistä vuorovaikutustilanteessa on tärkeää. Asioiden nopea omaksuminen sekä kriittisen ajattelun merkitys korostuvat. Todettiin myös teknisten valmiuksien tärkeys: Office 365 ‑sovellusten hallitseminen, Excelin syväosaaminen sekä koodaustaidot nostettiin esille.

  • Assistenttien teknologiaosaamiseen liittyen Office365:n sovellusten sujuva osaaminen on oletus. H3 kertoi, että sovelluksissa täytyy osata rakentaa näkymiä sekä kenttiä ja hakea tietoa, mutta myös tietojen sujuva siirtäminen sovellusten välillä on oleellinen taito. Taloushallinnon tehtävissä etenkin Excel korostuu. H4:n organisaatiossa oli millainen työnkuva tahansa, sitä käytetään monessa aiheessa sen helpon muokattavuuden takia. H2 mainitsi, että myös tilintarkastustyössä korostuvat erityisesti Excelin erilaiset kaavat, kaaviot ja Pivot-taulukot.

Haastatteluissa tuli esiin, että taloushallinnon alueella vaaditaan myös osaamista verotuksesta, tilinpäätöksen teoriasta ja hankintatoimesta sekä lainsäädännöstä ja viranomaisraportoinnista. Vaikka toiminnot olisikin ulkoistettu ja/tai automatisoitu, täytyy olla selvillä toimintaperiaatteesta. H3 oli samaa mieltä verotusasioista, erityisesti arvonlisäverosta.

Mielenkiintoisena yksityiskohtana mainittiin, että vastavalmistuneen varsinaisen työkokemuksen puuttuessa rekrytoinnissa keskitytään ”pehmeisiin arvoihin”, eli siihen, että henkilö viihtyy asiakastilanteissa ja on ulospäinsuuntautunut, helposti muuttuvaan teknologiaan sopeutuja. Can do -asenne siis korostuu jo uran alussa.

6. Johtopäätöksiä ja kehitysehdotuksia

Ennakointitutkimuksen tavoitteena oli ymmärtää liiketoiminnan tukipalvelu- ja assistenttityön muutoksia ja näkemyksiä osaamistarpeiden muutoksista yhteisöllisen laadullisen tutkimuksen keinoin. Tavoitteena oli saada erilaisia, tarkempia näkökulmia ja konkreettisia kuvauksia koulutuksen kehittämiseksi ja tunnistaa ne erityisosaamiset, jotka toimivat voimakkaasti muuttuvassa työelämässä ja profiloivat koulutuksesta valmistuneen työelämän toimijan.

Hankkeessa haastateltiin kaiken kaikkiaan noin 70 henkilöä kolmesta kohderyhmästä:

  • liiketoiminnan tuki-/assistentti-, hallinto-, viestintä- ja markkinointipalveluja tarvitsevat ja rekrytoivat tahot
  • tukipalvelu-/assistentti-/hallinnollisen työn/tietotyön muutoksen asiantuntijat
  • uudenlaista assistenttityötä tekevät alumneihimme erityisesti uusia teknologioita hyödyntävissä kasvuyrityksissä.

Lisäksi toteutettiin kaksi työpajaa. Niihin osallistui kymmenen henkilöä, joilla oli laaja-alaista näkemystä ja kokemusta ko. työstä. Tuloksia verrattiin opiskelijoiden kokemuksiin opinnoista (14 fuksi- ja exit-opiskelijaa opintojen alku- ja loppuvaiheista) sekä kevään 2019 työharjoittelijoiden raportteihin (12 kpl).

Kokoavaksi tutkimuskysymykseksi määriteltiin: Kuinka liiketoiminnan tukipalvelu- ja assistenttityön asiantuntijat, tekijät ja rekrytoijat kokevat työn muutoksen ja sen vaikutukset osaamistarpeiden muutoksiin, ja kuinka koulutusta pitäisi kehittää vastaamaan näihin muutoksiin?

Tulokset erilaisten kohderyhmien haastatteluista tukivat vahvasti toisiaan. Työn murroksen luonteesta oltiin hyvin tietoisia, ja vastaukset myötäilivät selkeästi tutkimustietoa nopeasti digitalisoituvista ja verkostoituvista työyhteisöistä ja organisaatioista. Jotakuinkin kaikki haastatellut kokivat työroolin myös kehittyvän voimakkaasti kohti itseohjautuvaa asiantuntijatyötä, uudenlaisten teknologioiden ja laajempien verkostojen hallintaa. Tukipalvelutyön rooli kasvavissa ja menestyvissä organisaatioissa näyttäytyi hyvin moninaisena, monikulttuurisena, luovuutta ja monialaista osaamista edellyttävänä omanlaisenaan asiantuntijatyönä.

Työn murroksessa ennustetaan olevan tarvetta intensiiviselle liiketoiminnan generalistityölle, joka edellyttää joustavan moniosaajuuden lisäksi ihmistaitoja, teknistä osaamista, kompleksisten tilanteiden ja ennakoimattomien muutosten havainnoimista, luovuutta ja sosiaalista älykkyyttä (Autor 2015; Frey & Osborne 2017; McKinsey Global Institute 2017). Liiketoiminnan tukipalvelutoimijat ovat tämän tyyppisiä moniosaajia, jotka ymmärtävät ihmisiä, teknologiaa ja liiketoiminnan prosesseja kokonaisuutena ja voivat kehittää ihmisen ja koneen yhteistyötä toimintakontekstissaan. Tällainen kehittäminen on yksi organisaatioiden suurimpia haasteita lähitulevaisuudessa (Frey & Osborne 2017; Davenport & Kirby 2016; Toiminen 2017). Siten kehittämisen mahdollistava moniosaaminen on myös omaleimainen menestystekijä, joka on avainroolissa koulutuksen kehittämisessä.

Haastattelujen pohjalta on selkeästi havaittavissa työn murroksen tutkimuksissakin kuvattu toimintaympäristöjen kehittyminen laajemmiksi, nopeasti muuttuviksi, vaikeammin ennakoitaviksi verkostomaisiksi rakenteiksi, joissa tarvitaan innovatiivisuutta, ketteryyttä, joustavuutta ja itseohjautuvaa organisoitumista (Eskola 2017; Dufva ym 2017; Kilpi 2016). Jotta verkoston jäsenille ja sidosryhmille voidaan tuottaa lisäarvoa, verkostoja ja verkostoitumista pitää johtaa aktiivisesti, rakenteiden pitää olla kunnossa ja verkoston jäsenten äänen pitää tulla esiin (Valtioneuvoston verkostojohtamisen opas 2019). Verkostot tarvitsevat monenlaisia tukipalveluja: fasilitointia, aktiivisen viestinnän mahdollistamista, uusimpien teknologioiden tehokasta soveltamista sekä verkoston tuottaman tiedon kokoamista, muokkaamista, jakamista ja edelleen kehittämisen tukemista.

Arvonluonti verkostossa edellyttää sidosryhmien ja yrityksen rajat ylittävää yhteistyötä (Tarjanne & Kutinlahti 2018) ja siten hyviä viestintä- ja vuorovaikutustaitoja, joissa tukipalveluosaajat tämänkin tutkimuksen mukaan ovat vahvoilla. Tukipalvelutyöntekijöiden rooli näyttäytyikin tärkeänä sosiaalisena viestintälinkkinä yritysten sisällä ja verkostomaisessa yhteistyössä laajemmallakin tasolla. Tällainen tietotyö tilannetajua edellyttävissä tehtävissä uusia teknologioita hyödyntäen on tutkimusten mukaan parhaiten työelämän murroksessa säilyvää työtä (Davenport & Kirby 2016; Kilpi 2016). Työtä leimaa suunnitelmallisuus, ajan ja projektien ja teknologian hallinta, mutta samanaikaisesti yllättävien haasteellisten luovuutta vaativien ongelmien ratkaisu.

Liiketoiminnan tukipalvelujen tärkeinä koetut osaamiset vastasivat hyvin selkeästi maailmanlaajuisessa työelämätutkimuksessa esiin nousseita osaamisia. World Economic Forumin (2018) listaamista kymmenestä tulevaisuuden tärkeimmästä osaamisalueesta nousevat erityisen selvästi esiin palveluorientoituneisuus, sosiaaliset taidot, yhteistyökyky, tunneäly ja kompleksiset ongelmanratkaisutaidot. Myös Institute for the future (2011) on esittänyt hyvin kuvaavasti tulevaisuustaitoja, jotka ovat tyypillisiä tukipalveluiden asiantuntijatyössä, kuten sosiaalinen älykkyys (social intelligence), merkityksenanto (sense-making), uutta luova sopeutuva ajattelu (novel & adaptive thinking), kulttuurien rajat ylittävä osaaminen (cross-cultural competency) ja virtuaalinen yhteistyö (virtual collaboration). Tukipalvelutyön asiantuntijuus näyttäytyy paljolti tällaisena sopeutuvana ja jatkuvasti kehittyvänä moniosaamisena ja vuorovaikutuksena yhteisön paineessa.

Haastattelujen suurimmat erot näyttäisivät aiheutuvan yrityksen tai organisaation toimialasta tai koosta; julkishallinnossa tai suurissa yrityksissä perinteisillä aloilla odotetut osaamisen muutokset eivät näyttäneet olevan niin radikaaleja kuin pienemmissä yrityksissä luovilla tai teknologia-intensiivisillä aloilla. Pienissä ja keskisuurissakin yrityksissä toimiala ja yrityksen kansainvälisyys ja verkostoituneisuus tuntuivat vaikuttavan työrooleihin enemmän kuin yrityksen koko. Toisaalta pk-yrityksissä resurssipula voi vähentää käytössä olevan teknologian määrää ja sitä kautta vähentää digiosaamisen tarvetta (Kuismanen, Malinen & Seppänen 2019).  Nopeasti kasvavissa ict- ja pelialan yrityksissä tukipalveluilta odotettiin selkeästi eniten työhyvinvointiin ja organisaatiokulttuurin rakentamiseen liittyvää osaamista.

Seuraavassa tarkastellaan vielä haastatteluissa esiin tulleita osaamisia teemoittain ja esitetään kehitysehdotuksia koulutuksen kehittämiseksi.

 

Liiketoiminnan tukipalvelutyön merkitys

Kaikki haastatellut ja työpajoihin osallistuneet näkivät liiketoiminnan tukipalvelutyön jatkossakin tärkeäksi. Useimmat arvioivat työn muuttuvan erityisesti teknologian nopean kehityksen myötä luonteeltaan vaativammaksi asiantuntijatyöksi, jossa yhdistyvät liiketoiminnan ymmärrys, tekninen osaaminen sekä viestintä, vuorovaikutus- ja yhteistyötaidot. Osaamista tarvitaan yhä enemmän kompleksisten tilanteiden ja luovuutta tai sosiaalista älykkyyttä vaativien ongelmien ratkaisussa. Työ- ja ammattikuvat eivät katoa teknologisessa muutoksessa, vaan ne muuttuvat ja kehittyvät voimakkaasti. Muutos edellyttää jatkuvaa sopeutumista ja uuden oppimista. Viimeisin työelämän tutkimustieto korostaa tällaista moniosaamisen merkitystä muutoksen hallinnassa (esim. Autor 2015; Davenport & Kirby 2016; Brynjolfsson & McAfee 2014; Brynjolfsson & Mitchell 2017; Frey & Osborne 2017; McKinsey Global Institute 2017; World Economic Forum 2018).

Tukipalvelutyössä tarvitaan tulosten pohjalta jatkossakin hyvin monenlaista osaamista, mukautumiskykyä ja joustavuutta, sillä työ joustaa liiketoiminnan ja tiimien tarpeiden mukaisesti. Monet perinteiset assistenttityöt ovat yhä tärkeitä, ja niiden tarve voi jopa kasvaa. Esimerkiksi ylimmän johdon kalenterienhallinta voi olla monivivahteista tilannetajua edellyttävää ja siten tekoälylle liian haasteellista. Näkemys matka- ja kokousjärjestelyiden järjestämisestä vaihtelee myös: toisaalta nähdään, että jatkossa kaikki työntekijät hoitavat itse järjestelynsä, toisaalta taas ei nähty järkevänä, että johto käyttäisi aikaansa tällaiseen työhön. Tukipalvelutyölle tyypillinen ”auttamisen” rooli koettiin haastatteluissa tärkeäksi. Myös tutkijat näkevät auttamisen yhtenä tärkeimpänä työelämäosaamisena (Podsakoff ym. 2000; Reinhardt ym. 2011).

Liiketoiminnan palveluratkaisujen koulutuksen tulisikin tarjota koulutusta hyvin laaja-alaisesti, sillä työ ja ammattikuvat muuttuvat nopeasti. Työtehtävät voivat olla moninaisia ja liittyä johdon tai tiimien työn tukemiseen tai koko työyhteisön tai verkoston viestintään ja hyvinvointiin. Opiskelijoita tulisi kannustaa omaan ajatteluun, laaja-alaisen ammatti-identiteetin jatkuvaan kehittämiseen ja tukipalveluroolin merkityksen tiedostamiseen organisaation toiminnan mahdollistajana. Myös työelämän toimijoiden osaamisen päivittäminen ja täydentäminen olisi tärkeää strategisemman ammatti-identiteetin kehittämisessä organisaatioiden tukena.

 

Liiketoiminnan ymmärryksen merkitys

Liiketoiminnan laaja-alainen ymmärrys on oleellista tukipalveluissa: pitää ymmärtää oman organisaation ja toimialan toimintaa, asiakkaita ja markkinoita, mutta myös liiketoiminnan logiikkaa sekä laajemmin että syvemmin ainakin joiltain alueiltaan. Kaikkein tärkeintä on kokonaiskuva ja strategialähtöisyys. Oman roolin ymmärtäminen osana liiketoiminnan kokonaisuutta on oleellista. Organisaation prosesseja ja toimintalogiikkaa olisi ymmärrettävä asiakasnäkökulmasta yli yksikkörajojen ja laajemmin verkostoissa. Työhön pitää olla kehitysorientoitunut ja ratkaisukeskeinen ote. Tukipalvelut linkittyvät kiinteästi kaikkeen, mitä organisaatiossa tehdään, ja toiminta muotoutuu yksikköjen ja tiimien tarpeiden mukaisesti.

Työpajoissa nähtiin vahvasti, että osaavan johdon assistentin rooli on aiemminkin ollut liiketoiminnan tukemista strategisella tasolla laaja-alaisesti. Tämä osaaminen pitäisi työn murroksessa tehdä uudella tavalla näkyväksi. Tukipalvelun osaajien rooli strategisina muutoksen fasilitoijina nostettiin esiin, ja sen potentiaali on tunnistettu myös tutkimuksessa (Kunisch & Müller 2017; Mantere 2003). Liiketoiminta, toimialat, organisaatiot ja verkostot kehittyvät ja uudistuvat nopeasti teknologian myötä, ja liiketoiminnan tukipalveluiden rooli voi olla tässä kehityksessä merkittävä.

Tukipalvelujen strateginen merkitys liiketoiminnan kehittämisen tukena tulisi tuoda esiin koulutuksessa. Opiskelijoiden asiakas- ja strategialähtöistä ajattelua sekä kehitys- ja ratkaisuorientoituneisuutta pitää tukea opintojen alusta lähtien, ja opiskelijoita tulee ohjata kokonaiskuvan hahmottamiseen erilaisten osaamisten soveltamisesta ja linkittymisestä yhteen. Myös koulutuksessa olisi tärkeää päästä siiloajattelusta yksikköjen ja verkostojen rajat ylittävään prosessimaiseen ja systeemiseen näkemykseen.

 

Teknologisen murroksen vaikutus koulutuksen kehittämiseen

Teknologinen murros, tekoäly ja robotiikka tulevat vauhdilla toimistoihin ja edellyttävät uudenlaista osaamista kaikilta työntekijöiltä, erityisesti tukitoimintojen asiantuntijatehtävissä toimivilta assistenteilta, koordinaattoreilta, HR-, viestintä-, markkinointi-, laskenta- jne. työntekijöiltä. Teknologisen ymmärryksen lisäksi inhimillisten ja sosiaalisten taitojen merkitys kasvaa. Haastateltujen vastaukset olivat vahvasti samansuuntaisia kuin työelämämuutosten viimeisin tutkimus. (Frey & Osborne 2017; Davenport & Kirby 2016; Toiminen 2017). Koulutusta ja työtä täytyykin kehittää ihmisen ja teknologian yhteistyön näkökulmista.

Tukipalvelutyön rooli nähtiin yrityksissä vahvasti toimiston teknologian osaajina. Perinteisesti assistentit ovat opiskelleet uuden teknologian etujoukoissa voidakseen sen jälkeen auttaa organisaation muita työntekijöitä teknisissä ongelmissa. Tämä rooli nousi vahvasti esiin sekä haastatteluissa että työpajoissa. On tärkeää ymmärtää, kuinka teknologiaa voidaan hyödyntää työn tukena omassa organisaatiossa. Tukipalvelutyöntekijöillä on myös laajempaa näkemystä organisaation ihmisistä, työstä ja prosesseista, ja siten mahdollisuus auttaa organisaatiota teknologian valinnassa ja soveltamisessa. Tekoälyn ja robotiikan ohella perusohjelmissa – kuten Excel, erilaiset pilvi- ja alustaratkaisut – osaamisen täytyy olla vahvaa. Viestinnän välineet ja sosiaalinen media ovat tärkeä osa työtä, ja lisäksi täytyy osata esimerkiksi markkinoinnin automaatio-, CRM-, rekrytointi-, tuntiseuranta-, laskutus- ja taloushallintajärjestelmiä. Visuaalisuuden kasvava merkitys nousi haastatteluissa selkeästi esiin. Uudenlaisia osaamistarpeita olivat video-, editointi- ja kuvankäsittelytaidot.

Koulutuksessa pitäisi kehittää uudemman teknologian opetusta linkitettynä substanssiaineisiin. Tekniikka kehittyy nopeasti, joten tekniikan soveltamisen mahdollisuuksien ymmärtäminen on ohjelmistojen detaljitason osaamista tärkeämpää. Teknologialähettilyydessä kehittyminen edellyttää aktiivista tarttumista asioihin, uuden teknologian opettelua ja soveltamista käytännön työprosessien kehittämisessä. Erilaisten vuorovaikutteisuuden välineiden käyttö kattavasti on tärkeää myös opinnoissa. Käyttöjärjestelmät, alustat ja pilvipalvelut sekä Excel, Office 365, verkkosivujen luominen ja päivittäminen ovat sekä oppimiskohteita että opiskelijan työkaluja. Algoritmien ja big datan toimintaa on hyvä tuntea yleisellä tasolla ja tietää, miten niitä voi käyttää liiketoiminnassa. Datan analysointi ja analytiikan hyödyntäminen sekä tietoturva, tietosuoja ja vastuullisuuskysymykset nousevat esiin tärkeänä osana työtä. Myös työelämässä olevien taitoja on tärkeää kehittää ja päivittää koko ajan, ja koulutus voi tarjota tässä merkittävää tukea.

 

Viestintä ja vuorovaikutus

Viestinnän ja erityisesti vuorovaikutuksen merkityksen nopea kehitys nousi tutkimuksessa vahvasti esiin. Muuttuvat työkulttuurit edellyttävät uudenlaisia verkostoitumisen taitoja. Kaikki viestinnän osa-alueet, sekä kasvokkaisviestintä että sosiaalisen median kanavien hallinta, koettiin oleellisina. Erilaisia sähköisiä viestintäkanavia ja alustoja tulee hallita. Sekä suullisen että kirjallisen viestinnän osaamista pidettiin tärkeinä. Tukipalveluiden rooli on merkittävä myös hiljaisen tiedon välittäjänä epävirallisessa viestinnässä, jonka merkitys on nostettu laajalti esiin myös tutkimuksessa. Epävirallinen viestintä on oleellisen tärkeää organisaation strategiatyössä (esim. Balogun & Johnson 2004; Ikävalko 2005), organisaation oppimisessa, luottamuksen rakentamisessa ja ongelmien ratkaisussa (Cohen & Levinthal 1990; Cross ym. 2001; Nonaka 1994; Pyöriä 2007).

Viestinnän ohella sosiaalisten taitojen merkitys kasvaa työn teknistymisen rinnalla. Tunneäly ja empatiataidot ovat entistä tärkeämpiä. Tukipalvelutyö on hyvin sosiaalista ja verkostoitunutta, sillä kaikki työ liittyy organisaation muiden jäsenten työhön. Erilaisten ihmisten ymmärtäminen on työn keskeistä osaamista. Pitää olla helposti lähestyttävä, tavoitettavissa ja läsnä sekä kasvokkaisessa että etä- ja virtuaalityössä.

Pajoissa nousi esiin tukipalvelujen vahva rooli organisaation sosiaalisina viestintälinkkeinä, tiedonlähteinä, ”coacheina” ja ”konsultteina” yli yksikkörajojen. Tällainen rooli on kuitenkin aiemmin ollut epävirallinen ja organisaation sisäistä tietoa. Tämän päivän tietointensiivisessä organisaatiossa tällainen osaaminen pitää tehdä näkyväksi ja kehittää sitä edelleen. Organisaatioiden, tiimien ja verkostojen rajat ylittävien (boundary-spanning) työntekijöiden strateginen rooli yrityksen menestystekijänä on nostettu esiin myös tutkimuksessa esimerkiksi organisaation oppimisessa (Cohen & Levinthal 1990), tukitoiminnoissa (Kärnä 2016), tiedon tuottamisessa (Nonaka ym. 2006), keskijohdon toiminnassa (Pappas & Wooldridge 2007) ja luottamuksen rakentamisessa (Schilke & Cook 2013).

Koulutuksessa opiskelijoiden sosiaalisten vuorovaikutustaitojen kehittäminen pitäisi tehdä näkyväksi; luentojen ja tiimeissä tapahtuvan työn lisäksi tarvitaan enemmän aitoja kohtaamisia, esimerkiksi opettajien tukemaa workshop-tyyppistä työskentelyä. Opiskelijoiden roolia sosiaalisina tietolinkkeinä, strategisina viestijöinä, coacheina ja konsultteina voisi rakentaa ja vahvistaa jo opintojen aikana. Myös työelämän toimijoiden viestinnällisiä osaamisia viestinnän eri osa-alueilla olisi tärkeä voida tukea ja kehittää.

 

Kieli- ja kulttuuriosaaminen

Globalisaation myötä yritykset ja organisaatiot muodostavat yhä suurempia konserneja ja yhteistyöverkostoja, joissa kieli- ja kulttuuriosaamisen sekä erilaisten ihmisten ymmärtämisen merkitys kasvavat. Pitää olla valmiutta kansainväliseen yhteistyöhön ja herkkyyttä erilaisten kulttuurien kohtaamiseen. Menestyvät organisaatiot toimivat ketterästi ja tuottavat arvoa globaaleissa yhteistyöverkostoissa (Eskola 2017; Kilpi 2016). Tällaisissa verkostoissa tarvitaan kieli- ja kulttuuriosaamisen lisäksi hyviä viestintä- ja vuorovaikutustaitoja sekä erilaisten näkökulmien ymmärrystä, ongelmanratkaisutaitoja ja luovuutta. Pk-yrityksissäkin kansainvälisyys on jo arkipäivää, mutta haasteita ja potentiaalia on vielä paljon (Kuismanen, Malinen & Seppänen 2019) ja siten myös työsarkaa kieli- ja viestintätaitoiselle henkilöstölle. Kansainvälisen toiminnan lisäksi monikulttuurisuus on arkea myös suomalaisilla markkinoilla toimivissa organisaatioissa.

Kieli- ja kulttuuriosaaminen ovat koulutuksessamme keskiössä. Kielitaidon ohella kansainvälistymis- ja monikulttuurisuusosaamiseen olisi tärkeää panostaa entistä enemmän yhteistyössä substanssiaineiden opettajien ja laajan partnerikouluverkostomme kanssa. Erityisesti pienten ja keskisuurten yritysten kansainvälistymisosaamista voisi myös tukea merkittävästi paremmin koulutuksen avulla.

 

Työelämän metataidot

Työelämän monipuolisten metataitojen osaamisen merkitys kasvaa vahvasti. Sisäinen palvelu, ”helper attitude” ‑ajattelu koettiin haastatteluissa yleisesti tärkeänä osana työtä. Myös tutkijat näkevät auttamisen tärkeänä työelämäosaamisena (Podsakoff ym. 2000; Reinhardt ym. 2011). Yhteistyö-, organisointi ja tiimityötaidot nähtiin oleellisina kaikissa yrityksissä. Työn ja itsensä kehittämisen ja jatkuvan oppimisen merkitys nostettiin kattavasti esiin. Näitä osaamisia korostetaan myös työelämän viimeaikaisessa tutkimuksessa. Työ on yhä enemmän organisaation ongelmien ratkaisua, joten luovan ongelmienratkaisukyvyn merkitys kasvaa. Vaikka etä- ja virtuaalityö lisääntyvät, tapahtumien järjestäminen on yhä tärkeää. Face-to-face-kohtaamisten merkityksen voi myös nähdä kasvavan vastapainona digitaaliselle viestinnälle.

Itseohjautuvuuden merkityksen koettiin lisääntyvän koko ajan, joten itsensä johtaminen, proaktiivisuus ja priorisointi ovat entistä tärkeämpiä. Projektinhallinta ja projektikoordinointi sekä ajanhallinta ja kalenterointi nähtiin oleellisina osaamisina. Kaiken työn nähtiin kehittyvän projektimaiseksi. Tehokkuusvaatimukset kasvavat jatkuvasti. Tavoitteellisuus, asioihin tarttuminen sekä vastuun, omistajuuden tai yrittäjämäisen toiminnan merkitys mainittiin tärkeinä.

Tukipalvelutyössä asenteet ovat oleellisia: positiivisuudella, oppimishalulla, joustavuudella ja muutosmyönteisyydellä on merkitystä. Myös stressinhallinta ja paineensietokyky ovat tärkeitä. Näissä asioissa koko työyhteisö voi kaivata tukea, jota voidaan tuottaa liiketoiminnan palveluratkaisuina.

Myös koulutuksessa metataitojen merkitys olisi tärkeää nostaa entistä paremmin esiin ja hyödyntää osaamisia sekä ict- että substanssiopetuksessa. Suuntauksen pitäisi olla luennoista tekemällä oppimiseen ja projektien hallintaan. Opiskelijat voisivat aktiivisemmin osallistua kurssijärjestelyihin, järjestää opetustilaisuuksia, tapahtumia tai yritysvierailuja toisille opiskelijoille. Ongelmanratkaisutaitoja voisi kehittää esimerkiksi opiskelijoiden fasilitointiosaamista kehittämällä. Näitä taitoja olisi tärkeää kehittää myös työelämän ja oppilaitoksen välisessä yhteistyössä.

 

Tietotyö

Tänä päivänä organisaatioiden menestys perustuu pitkälti tietointensiivisiin, itseohjautuviin ja ketteriin prosesseihin kompleksissa verkostoissa (Eskola 2017). Liiketoiminnan tukipalvelutyö on luonteeltaan hyvin laajalti yhteisöjen tietotyötä toteuttavaa ja fasilitoivaa. Tiedon työstäminen on tärkeää, sillä tieto ei sinänsä ole arvo, ennen kuin se linkittyy konteksteihin (Kilpi 2016), muuttuu yhteisön osaamiseksi (Davenport & Prusak 1998; Small & Sage 2005) ja tekemiseksi (Alavi & Leidner 2001; Foucault 1977; Nonaka 1994). Yhteisöjen tietopääomaa kehitetään ihmisten välisessä, luottamusta edellyttävässä vuorovaikutuksessa ja oppimisprosesseissa kompleksisissa systeemeissä (Brown & Duguid 2001; Kilpi 2016). Tukipalvelutyön tärkeä rooli on mahdollistaa näiden prosessien onnistuminen. Tiedon välittämisen, muokkaamisen ja tuottamisen prosessien lisäksi yhteisön tiedonkehittämisen prosessit edellyttävät ajan, tilan ja alustojen toimivuutta, jotka ovat tärkeitä fasilitointitehtäviä.

Tukipalvelujen tietotyössä teknologiset ja viestinnälliset osaamiset ja ihmistaidot yhdistyvät luovina prosesseina, jotka edellyttävät toimialaosaamista ja organisaatiokulttuurien tuntemista. Tärkeät osaamiset, jotka nousivat esiin aineistosta, voi kuvata myös Reinhardtin ym. (2011) mukaisesti tietotyön yhteisöllisinä rooleina kuten ”controller, helper, learner, linker, networker, organizer, retriever, sharer, solver, tracker”.

Työelämätutkijoiden mukaan tämän päivän tietotyössä tarvitaan jatkuvaa oppimista, luovuutta, innovatiivisuutta, ongelmanratkaisukykyjä, joustavuutta ja sosiaalisia kykyjä (Autor 2015; Davenport & Kirby 2016; Frey & Osborne 2017; Pyöriä 2005). Tukipalvelutyöntekijät nousivat tässä tutkimuksessa esiin aktiivisina uusien asioiden proaktiivisina opiskelijoina. He kokivat roolissaan tärkeänä sekä kehittää jatkuvasti itseään että tukea ja ohjata työyhteisöä jatkuvasti kohti uusia osaamisia.

Koulutuksessa olisi tärkeää tehdä näkyväksi tietotyön prosesseja, osaamista ja rooleja sekä harjoitella niitä tietoisesti. Opiskelijoiden ongelmanratkaisutaitoja, luovuutta ja innovatiivisuutta tulisi kehittää ja tukea kaikessa oppimisessa. Työelämän toimijoiden ammatti-identiteetti ja tehokkuus voisivat lisääntyä kehittämällä osaamista ja lisäämällä tietoisuutta roolista strategisena tietotyön tekijänä.

 

Opiskelijoiden näkemyksiä opinnoista

Opiskelijoiden haastattelemat ”Exit ja Fuksit -opiskelijat” olivat tyytyväisiä opintojen monipuolisuuteen ja hyviin työllistymismahdollisuuksiin. Toisaalta monipuolisuuden koettiin vähentävän mahdollisuuksia syventää osaamistaan joillain alueilla. Opinnot koettiin hyödyllisiksi, käytännönläheisiksi ja hyvin toisiinsa linkittyviksi. Liiketoiminnan ymmärtämiseen keskittyviä kursseja toivottiin. Tietotekniset kurssit koettiin tärkeiksi, ja kielikurssien laajuutta ja kulttuurituntemuksen lisääntymistä pidettiin hyvänä.

Työharjoittelijoiden raportteja analysoitiin 12. Osaamistarpeina mainittiin ict-osaaminen, perusohjelmat ja sovellukset sekä yritysten omat sovellukset. Näitä koettiin olevan helppo oppia koulutuksen antamalta pohjalta. Kielitaidoista mainittiin englanti ja ruotsi. Tapahtumia ja tilaisuuksia sekä näihin liittyvää viestintää saivat kaikki hoitaa.  Kokonaisuuksien ymmärtämistä pidettiin tärkeänä. Tärkeinä metataitoina nähtiin sosiaaliset vuorovaikutustaidot, priorisointi, paineensieto, oma-aloitteisuus, ennakointi ja rohkeus, ongelmanratkaisu ja organisointi.

Opintojen valintamahdollisuuksia kehitettäessä olisi hyvä huomioida opintojen monipuolisuus sekä osaamisen linkittämisen ja syventämisen mahdollisuudet. Opintojen linkittymistä käytännön työelämään ja liiketoimintaan on hyvä edelleen kehittää. Koulutuksen ja työnteon raja-aitoja olisi tärkeä madaltaa ja liikkumista kumpaankin suuntaan edistää.

 

Yhteenveto työroolin muutoksesta ja osaamisen kehittämisen tarpeista

Liiketoiminnan tukipalvelutyössä edellytetään laaja-alaista ammatti-identiteettiä ja osaamista sekä kokonaisuuksien ymmärtämistä. Yhä laajemman, verkostomaisen yhteistyön merkitys kasvaa työelämässä voimakkaasti, ja tukipalvelun ja tietotyön rooli näyttäytyy jatkuvasti organisaation, sen tiimien ja kumppanien muuttuviin tarpeisiin mukautuvana. Rooli on hyvin yhteisöllinen ja edellyttää globaalin tason systeemistä näkemystä: erilaisten ihmisten, ryhmien, kulttuurien, työprosessien ja järjestelmien ymmärrystä. Tällaista jatkuvassa muutoksessa olevaa osaamista voisi kutsua hybridiosaamiseksi. On tärkeää kuitenkin huomata, että monitasoinen hybridirooli pitää ainakin toistaiseksi sisällään myös arkisia toimistorutiineja, joiden automatisointiin on vielä matkaa ja jotka ovat usein yllättäviä ja kompleksisia, arjen luovuutta edellyttäviä, tilanteisiin sidottuja ongelmanratkaisutehtäviä. Työroolia kompleksisessa ympäristössään ja työroolin edellyttämiä osaamisia on visualisoitu seuraavassa kuvassa.

Tukipalvelutyön menestyksekäs rooli kompleksisessa ympäristössään

Kuva 1: Tukipalvelutyön menestyksekäs rooli kompleksisessa ympäristössään

Kuvauksesta voi erityisinä osaamisen yhdistelmien kärkinä nostaa esiin ensinnäkin globaalien verkostojen ja monikulttuurisuuden kehittymisen, joiden näkökulmasta voi nähdä nousevan esiin tukipalvelun rooli viestijänä, ”tulkkina”, ”tietokanavana”, ”siltana” tiimien, organisaatioiden ja verkostojen välillä sekä kieli-, kulttuuri- ja ihmisten välisenä ”sovittelijana”. Tässä roolissa pilvipalveluiden, vuorovaikutteisten viestintävälineiden ja alustojen hallinta korostuvat.

Toiseksi yritysten tuloksellisuuden ja tuottavuuden näkökulmista olisi tärkeää saada uudet teknologiat käyttöön tehokkaasti, viilata organisaatiot ja prosessit toimiviksi ja saada työntekijät tekemään työtä tehokkaasti (Dufva ym. 2017). Tässä liiketoiminnan tukipalveluosaajat voivat olla vahvassa roolissa liiketoiminnan prosesseja, ihmisiä ja koneita yhdistävässä kehittämisessä. Rooli voi olla työn kehittäjä, teknologialähettiläs, ict-opastaja tai ‑tuki, tiedon käsittelijä ja ”hallitsija”, jolla foorumit ja portaalit pysyvät järjestyksessä. Rooli voi olla merkittävä myös yritysten tietoturvan, vastuullisuuden ja läpinäkyvyyden varmistamisessa.

Kolmanneksi tukipalvelujen rooli voi olla merkittävä liiketoiminnan strategisessa kehittämisessä, sillä tukipalveluiden asiantuntijoilla on laaja-alainen näkemys liiketoiminnan kokonaisuudesta ja työprosesseista, organisaation ihmisistä ja osaamisista sekä osaamista tukevista teknisistä ratkaisuista. Tällainen rooli voi olla monenlaista tukea, kehittämistä, konsultointia, coachausta, sparrausta tai fasilitointia. Tukipalvelun rooleissa tarvittavaa osaamista voi kuvata seuraavan kuvion avulla.

Kuva 2: Menestyksekkään tukipalvelutyöroolin edellyttämiä osaamisia

Kuva 2: Menestyksekkään tukipalvelutyöroolin edellyttämiä osaamisia

Keskeiset moniosaajuuden elementit; liiketoimintaosaaminen, viestintä-, kieli- ja kulttuuritaidot sekä ict- ja metataidot edellyttävät joustavuutta ja jatkuvaa osaamisen kehittämistä muuttuvassa ympäristössä. Tieto- ja taito-osaamisia tukevat asennetyyppiset osaamiset kuten asiakaslähtöisyys, palveluasenne, yrittäjämäinen ajattelu ja ratkaisukeskeisyys. Yhteistyötaidot, tilanne- ja tunneäly sekä erilaisten ihmisten ymmärtäminen ovat keskeisiä.

Osaamiset ankkuroituvat vahvasti oman strategisen roolin ja ammatti-identiteetin ymmärtämiseen osana liiketoiminnan kokonaisuutta. Ict-osaaminen ja teknologian ymmärtäminen ja hyödyntäminen nousevat vahvasti esiin työelämän murroksessa.

Tiettyjä osaamisia tärkeämpää on osaamisten jatkuva päivittäminen. Salla Huttusen (2019) sanoin Työn tuuli ‑lehdessä: ”Uuden oppimisesta on tullut keskeinen selviytymisen taito, jonka avulla työelämässä on mahdollista pysyä mukana.” Työstä on tullut oppimista ja oppimisesta työtä, kuten Leenamaija Otala (2019) kiteyttää samassa lehdessä. On tärkeää, että oppimista tapahtuu jatkuvasti työelämässä, mutta koulutuksen keinoin on tärkeää myös tarjota joustavia mahdollisuuksia täydentää oppimistaan koulun ja työelämän toimivana yhteistyönä.

Seuraavaan kuvaan on koottuna hybridiosaajan osaamisen kärjet muuttuvassa toimintaympäristössä.

Hybridiosaaja

Koulutuksessa on tärkeää tukea jatkuvan oppimisen, itseohjautuvuuden, tiedonhankinnan ja ‑seurannan taitoja sekä perusopinnoissa että alumnina työelämässä. Jatkuvan oppimisen näkökulmasta opetuksessa olisi tärkeää lyhyen tähtäimen suorituksiin kannustamisen sijaan tukea opiskelijoita pitkäjänteisempään oman oppimisen kehittämiseen ja arviointiin. Opiskelijan urakehityksen tukemisen merkitys ja erilaisten polkujen näkyväksi tekeminen korostuvat. Tämä asettaa uudenlaisia haasteita myös opinto- ja uraohjauksen tavoitteille, sisällölle ja menetelmille. Koulutuksella tulee olla myös jatkuva valmius vastata työelämän muuttuviin tarpeisiin täydentää ja päivittää työelämässä jo toimivien osaamista ja urakehitystä.

7. Arviointi

Projekti on kokonaisuudessaan ollut hieno yhteinen oppimisprosessi. Mukana työstämisessä on ollut iso joukko opiskelijoita, opettajia, opinnäytetyöohjaajia, alumneja, yhteistyökumppaneita ja työelämän edustajia. Isossa joukossa on ollut erilaisia näkökulmia ja painotuksia, mutta kaikkia on vahvasti yhdistänyt tieto siitä, että työelämä muuttuu huimaa vauhtia ja yksilöiden, yritysten ja oppilaitosten pitää löytää uusia strategioita selvitä muutoksesta voittajina.

Tutkimuksen toteuttajat ja kohderyhmät olivat hyvin monimuotoisia, ja siksi onkin yllättävää, että tulokset eri ryhmistä ja osioista ovat pitkälti yhteneväiset. Tutkitut työroolit ja niiden nimikkeet ovat vahvassa muutoksessa – itse asiassa olleet jo pidempään – ja muutos jatkuu. Tarvittavat osaamiset ovat yhä vahvasti moniosaajuutta, joka muodostuu samoista kolmesta ”perusosaamisryppäistä” eli liiketoiminnan ymmärrys, viestintä, kieli- ja kulttuuriosaaminen sekä ict-osaaminen ja metataidot. Kaikilla osaamisen alueilla edellytetään kuitenkin yhtä aikaa syvempää ja laajempaa osaamista. Yksittäisiä osaamisia tärkeämpiä ovat joustavuus ja jatkuva osaamisen kehittäminen.

Tulokset ovat hyödynnettävissä monin tavoin. Ensinnäkin koulutuksen näkökulmista osaamistarpeiden päivittämisessä, sisältöjen ja pedagogisten ratkaisujen kehittämisessä sekä myös pohjana Haaga-Helia-tasoisessa koulutusuudistuskeskustelussa. Tiettyihin ammatteihin tähtäävän koulutuksen ja yksittäisten koulutusohjelmien merkitys vähenee työnkuvien muotoutuessa uudelleen työn murroksessa. Sen sijaan tärkeitä osaamisia ennakoimalla opetuksessa voidaan edistää työn tehokkuutta organisaatioissa ja sekä osaajien että yritysten onnistumista muutoksissa. Koulutuksen näkökulmasta oleellista on myös työelämän muutosten ja niiden edellyttämien osaamisten parempi tunnistaminen, jotta työelämän toimijoille voidaan tarjota mielekästä ja relevanttia täydennyskoulutusta.

Tutkimustulokset luovat hyvää pohjaa myös työelämäyhteistyön suunnittelulle ja toteuttamiselle. Koulumaailmassa on tärkeää ymmärtää työelämän muutoksia laaja-alaisesti, jotta päästään ad-hoc-tyyppisestä one-to-one-yhteistyömuodoista molempia osapuolia hyödyttävään, kattavaan ja systemaattiseen yhteistyön malliin. Yhteistyötä voidaan kehittää myös puolin ja toisin tietoa paremmin jakamalla esimerkiksi erilaisissa tilaisuuksissa ja tapahtumissa. Tulosten pohjalta voidaan kirjoittaa lyhyempiä julkaisuja, blogeja tai koota vinkkejä tai kehitysehdotuksia työelämän tilanteiden hallintaan.

Tulosten jakaminen eri muodoissaan hyödyttää useita eri tahoja. Koulutusohjelman nimen muutoksesta on tärkeää viestiä eri sidosryhmille ja kirkastaa koulutuksen brändiä. On oleellista, että nimenmuutos ei ole vain kosmeettinen, vaan kertoo, että koulutuksessa ennakoidaan systemaattisesti työelämän muutoksia ja kehitetään oppisisältöjä ja pedagogisia menetelmiä niiden mukaisesti.

Tutkimus toteutettiin laadullisin menetelmin, ote oli käytännönläheinen, tulkitseva ja kehitysorientoitunut ”useful research” ‑hengessä (Lincoln, Lynham & Guba 2011; Mohrman & Lawler 2011; 2012; Van de Ven 2011). Pyrkimyksenä oli teemahaastatteluin ja yhteiskehittämisen keinoin ymmärtää työn ja osaamistarpeiden muutosten kokemuksia syvällisemmällä tasolla osana työelämän muutoksen kontekstia ja saada erilaisia, tarkempia näkökulmia ja konkreettisia kuvauksia koulutuksen kehittämiseksi. Haastatteluja tekivät sekä opettajat että opiskelijat. Haastattelut äänitettiin, litteroitiin tai niistä kirjoitettiin kattavat muistiot, jotka tarkistutettiin haastatelluilla väärinkäsitysten välttämiseksi. Tiedon analysointiin osallistuivat kaikki raportit kokoajat, joten myös johtopäätöksissä hyödynnettiin eri näkökulmia. Tavoitteena ei ollut minkään uuden teorian muodostaminen, mutta tuloksia on pyritty nostamaan teemoittelun pohjalta abstraktimmalle kokonaisuutta hahmottavalle tasolle.

Laaja yhteistyö toi tutkimukseen kattavampien näkökulmien lisäksi käytännön haasteita hallita kokonaisuutta. Tutkimus alkoi yhteistyössä eri toteuttajaryhmien kanssa, mutta jakaantui aloituksen jälkeen erilleen toisistaan erilaisten tavoitteiden ja toteutustapojen mukaisesti. Myös kohderyhmät olivat erilaisia – sekä uudenlaisen työn asiantuntijoita, tarvitsijoita, rekrytoijia että tekijöitä. Vaikka lähtökohdat olivat moninaiset, tutkittavat ilmiöt ja tutkimuksen kattotutkimuskysymys olivat yhteiset: ymmärtää työn muutosta ja sen vaikutuksia osaamistarpeiden muutoksiin sekä nähdä, kuinka koulutusta pitäisi kehittää vastaamaan näihin muutoksiin. Koottu tieto oli erityyppistä ja ‑tasoista ja hajallaan. Tulosten kokoaminen ja muokkaaminen vertailukelpoiseen muotoon oli haasteellista mutta palkitsevaa, sillä tulokset eri ryhmistä ja osioista tukivat vahvasti toisiaan lisäten tiedon luotettavuutta, relevanttiutta ja arvoa. Tämän tyyppinen osin epätarkempi, mutta laaja-alaisempi soveltava tutkimus tuottaa aidommin hyödyllisiä tuloksia.

Yhteistyö on mahdollistanut tärkeän ison hankkeen, johon kenelläkään ei yksin olisi ollut aikaa. Tietoa on saatu kerättyä monipuolisesti päätavoitteita ajatellen. Puutteitakin on kuitenkin nähtävissä. Esimerkiksi kielten ja kansainvälisyyden näkökulmat jäivät harmittavan suppeiksi, vaikka niiden merkitys on aivan oleellinen. Tämän puutteen korjaamiseksi on kuitenkin kehitteillä jo uusi hanke. Myös tietoteknisen kehittämisen osalta päästiin lähinnä hahmottamaan yleiskuvaa. Seuraava tärkeä tutkimuskohde voisi olla ihmisen, koneen ja työprosessien tarkempi tarkastelu osaamisen kehittämisen näkökulmista.

Lähteet

Ailisto, H; Collin, J; Juhanko, J; Mäntylä, M; Ruutu, S; Seppälä, T; Halén, M; Hiekkanen, K; Hyytinen, K; Kiuru; Korhonen, H; Kääriäinen, J; Parviainen, P; Talvitie, J. 2016. Onko Suomi jäämässä alustatalouden junasta? Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan julkaisusarja 19/2016.

Alasoini, T. & Houni, P. (toim.) 2019. Work up! Tulevaisuuden työ. TEM oppaat ja muut julkaisut 3/2019. Luettavissa: http://www.tyoelama2020.fi/ajankohtaista/uutiset/tutkimukset_ja_selvitykset/work_up!_tulevaisuuden_tyo_-julkaisu_kiteyttaa_work_up!_-seminaarien_sarjan.6084.news.

Alasoini, T. & Ramstad, E. 2019. Robotti työkaverina. Teoksessa Alasoini, T. & Houni, P. 2019. Work up! Tulevaisuuden työ. TEM oppaat ja muut julkaisut 3/2019. Verkkojulkaisu.

Alasoini, T. 2019. Tekoäly ja etiikka. Teoksessa Alasoini, T. & Houni, P. 2019. Work up! Tulevaisuuden työ. TEM oppaat ja muut julkaisut 3/2019. Verkkojulkaisu.

Alavi, M. & Leidner, D.E. 2001. Review: Knowledge Management and Knowledge Management Systems: Conceptual Foundations and Research Issues. MIS Quarterly, Vol. 25, No. 1, pp. 107-136.

Autor, D. H. 2015. Why Are There Still So Many Jobs? The History and Future of Workplace Automation. Journal of Economic Perspectives, vol. 29, no. 3, pp. 3-30.

Balogun, J., & Johnson, G. 2005. From intended strategies to unintended outcomes: The impact of change recipient sensemaking. Organization Studies, 26 (11), 1573–1601.

Brown, J.S & Duguid, P. 2001. Knowledge & Organization: A Social-Practice Perspective. Organization Science, Vol. 12 No. 2, 198-213.

Brynjolfsson, E. & McAfee, A. 2014. The Second Machine Age: Work, Progress, and Prosperity in a Time of Brilliant Technologies. New York, NY, US: W W Norton & Co. e-kirja. Luettavissa: https://edisciplinas.usp.br/pluginfile.php/622156/mod_resource/content/1/Erik-Brynjolfsson-Andrew-McAfee-Jeff-Cummings-The-Second-Machine-Age.pdf.

Brynjolfsson. E. & Mitchell, T. 2017. What can machine learning do? Workforce implications. Science 22 Dec 2017: Vol. 358, Issue 6370, pp. 1530-1534.

Cohen, W. M. & Levinthal, D.A. 1990. Absorptive Capacity: A New Perspective on Learning and Innovation. Administrative Science Quarterly, Vol. 35, No. 1, Special Issue: Techology, Organizations and Innovation, 128-152.

Cross, R., Parker, A., Prusak, L & Borgatti, S. 2001. Knowing What We Know: Supporting Knowledge Creation and Sharing in Social Networks. Organizational Dynamics 3(2), pp. 100-120.

Davenport, T. H.& Kirby, J. 2016. Just How Smart Are Smart Machines? MIT Sloan Management Review, Vol. 57, no. 3.

Davenport, T. H. & Prusak, L. 1998. Working Knowledge. Executive Excellence, Sep. 1998; 15, 9

Digibarometri 2018. Business Finland, Liikenne- ja viestintäministeriö, Teknologiateollisuus ja Verkkoteollisuus (6.6.2018). Taloustieto Oy. Helsinki. Luettavissa: http://www.digibarometri.fi.

Dufva, M., Halonen, M., Kari, M., Koivisto, T., Koivisto, R. & Myllyoja, J. 2017. Kohti jaettua ymmärrystä työn tulevaisuudesta. Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan julkaisu 33/2017.

Dufva, M., Laine, P., Lähdemäki-Pekkinen, J., Parkkonen, P. & Vataja, K. 2019. Tulevaisuusbarometri 2019 – Millaisena suomalaiset näkevät tulevaisuuden? Sitran selvityksiä 147, Erweko. Helsinki.

Ellingson, L. 2011. Analysis and Representation Across the Continuum. In Denzin, N.K. & Lincoln, Y.S. 2011. The Sage Handbook of Qualitative Research. Sage Publications.

Eskola, A. (ed.) 2017. Navigating Through Changing Times. Knowledge Work in Complex Environments. Routledge

Frey, C. B. & Osborne, M. A. 2017. The future of employment: How susceptible are jobs to computerisation? Technological Forecasting and Social Change, 2017, vol. 114, issue C, 254-280.

Foucault, M. 1977. Power and Strategies, in Gordon, C. (ed.) Power/Knowledge; Selected Interviews and Other Writings 1972-1977. Michael Foucault. Pantheon Books, New York.

Hasu, M. 2018. Miten työntekijä osallistuu arvonluontiin alustataloudessa? Arvoa synnyttävän liiketoiminnan lähteillä. TEM oppaat ja muut julkaisut 4/2018.

Honkanen, M. & Pentikäinen, L. 2019. Miten kasvua kiertotaloudesta? Teoksessa Alasoini, T. & Houni, P. 2019. Work up! Tulevaisuuden työ. TEM oppaat ja muut julkaisut 3/2019. Verkkojulkaisu.

Houni, P. 2019. Yhteisölliset työtilat uuden työkulttuurin airueina. Teoksessa Alasoini, T. & Houni, P. 2019. Work up! Tulevaisuuden työ. TEM oppaat ja muut julkaisut 3/2019. Verkkojulkaisu.

Huttunen, S. 2016. Tulevaisuuden HSO suunnittelee ja kehittää. Aito HSO ry:n jäsenlehti, No 2-3, Aito HSO, 2016. Haaga-Helia Julkaisutoiminta. Luettavissa: https://issuu.com/lukemisto/docs/aitohso

Huttunen, S. 2019. Mullistuva työ laittaa oppimisen palikat uuteen järjestykseen. Työn tuuli 1/2019. Henkilöstöjohdon ryhmä: HENRY ry

Institute for the future 2011. Future Work Skills 2020 Report. Kirjoittajat: Davies, A., Fidler, D. Gorbis, M. Institute for the Future for the University of Phoenix Research Institute. Palo Alto, USA. Luettavissa: http://www.iftf.org/futureworkskills/

Jarenko, K. 13.4.2019. Malli, jossa yhteiskunnalliset rakenteet oikeasti tukevat elinikäistä oppimista.  Filosofian Akatemia. Luettavissa: https://filosofianakatemia.fi/blogi/malli-jossa-yhteiskunnalliset-rakenteet-oikeasti-tukevat-elinikaista-oppimista.

Jokinen, J. & Sieppi, A. 2018. Sosiaaliset taidot ovat entistä tärkeämpiä työelämässä. Talous ja yhteiskunta, 46 (2), 48-53. Luettavissa: http://www.labour.fi/ty/tylehti/ty/ty22018pdf/ty22018JokinenSieppi.pdf.

Karjalainen, P. (toim.) 2013. Management Assistant 2020. R&D reports 2/2013. Haaga-Helia University of Applied Sciences. Helsinki.

Karjalainen, A. 2014. 16 ammattia, joita et osannut kuvitellakaan. Taloussanomat 19.5.2014. Luettavissa: https://www.is.fi/taloussanomat/oma-raha/art-2000001837113.html.

Kilpi, E. (toim.) 2016. Perspectives on new work – Exploring emerging conceptualizations. Sitran selvityksiä 114. Helsinki.

Koski, O. & Husso, K. (toim.) 2018. Tekoälyajan työ: neljä näkökulmaa talouteen, työllisyyteen, osaamiseen ja etiikkaan. Työ- ja elinkeinoministeriön julkaisuja 19/2018.

Kovalainen, A., Poutanen, S., Rouvinen, P. & Seppänen, L. 2019. Alustatalous muuttaa työtä, mutta milla tavalla? Talous ja yhteiskunta, nro 2, 2019. Palkansaajien tutkimuslaitos. Helsinki.

Kuismanen, M., Malinen, P. & Seppänen, S. 2019. Pk-yritysbarometri kevät 2019. Suomen Yrittäjät ry:n julkaisuja.

Kunisch, S., Bartunek, J. M., Müller, J., & Huy, Q. N. 2017. Time in Strategic Change Research. Academy of Management Annals, 11, 1-60.

Kuusi, T., Kulvik, M., Laiho, M. & Vähämäki, M. 2019. Robotti toimistotyöntekijän kumppanina: tapaustutkimuksen näkökulmia työhön ja sen tuottavuuteen. Talous ja yhteiskunta, nro 2. Palkansaajien tutkimuslaitos. Helsinki.

Kärnä, E. 2016. Strategy – From managers’ toy to practitioners’ tool to successful implementation. Dissertation. University of Jyväskylä.

Lincoln, Y. S., Lynham, S. A. & Guba, E. G. 2011. Paradigmatic Controversies, Contradictions, and Emerging Confluences, Revisited. In Denzin, N. K. & Lincoln, Y. S. 2011. The Sage Handbook of Qualitative Research. Sage Publications.

Linna, E. 2014. Nettikätilöstä yhteisömanageriksi. Artikkeli ProCom ry:n jäsenlehti Profiilissa 1/2014. Luettavissa: https://viestijat.fi/nettikatilosta-yhteisomanageriksi/

Linturi, R. & Kuusi, O. 2018. Suomen sata uutta mahdollisuutta 2018–2037 – Yhteiskunnan toimintamallit uudistava radikaali teknologia. Eduskunnan tulevaisuusvaliokunnan julkaisu 1/2018.

Mantere, S. 2003. Champion, citizen, cynic? Social positions in the strategy process. Helsinki University of Technology. Industrial Management and Work and Organizational Psychology. Dissertation Series. Nro 5. Espoo.

McKinsey 2017. Jobs lost, jobs gained, workforce transitions in a time of automation. McKinsey Global Institute. Luettavissa: https://www.mckinsey.com

Mohrman, S.A. & Lawler III, E.E. 2012. Generating Knowledge That Drives Change. Academy of Management Perspectives. February 1, 2012 vol. 26 no. 1, 41-51

Mäkelä, P. 2014. Uusi ammattikunta, yhteisömanagerit. Blogi 11.9.2014. Luettavissa: https://kinda.fi/posts/uusi-ammattikunta-yhteisomanagerit/

Nonaka, I. 1994. A Dynamic Theory of Organization Knowledge Creation. Organization Science, Vol. 5, Iss. 1, 14-37.

Otala, L. 2019. Työn tuuli. Ketterä oppiminen on keskeinen osa jatkuvaa oppimista. Työn tuuli 1/2019. Henkilöstöjohdon ryhmä: HENRY ry

Pappas, J. M. & Wooldridge, B. 2002. Social networks and strategic knowledge: a study of strategic renewal from a mid-level perspective. Academy of Management Proceedings.

Pappas, J. M. & Wooldridge, B. 2007. Middle Managers’ Divergent Strategic Activity: An Investigation of Multiple Measures of Network Centrality. Journal of Management Studies 44:3, 323-341.

Phillpott, S. 7.11.2017. 13 Disappearing Jobs that Won’t Exist in 2030. Career Addict. Luettavissa: https://www.careeraddict.com/disappearing-jobs. Luettu: 22.9.2019.

Podsakoff, P. M., MacKenzie, S. B., Paine, J. B., & Bachrach, D. G. 2000. Organizational citizenship behaviors: A critical review of the theoretical and empirical literature and suggestions for future research. Journal of Management, 26(3), 513-563.

Pyykkö, R. 2017. Monikielisyys vahvuudeksi. Selvitys Suomen kielivarannon tilasta ja tasosta. Opetus- ja kulttuuriministeriön julkaisuja 2017:51.

Pyöriä, P. 2005. The concept of knowledge work revisited. Journal of Knowledge Management. Vol. 9 Nr. 3 2005, pp. 116-127

Ramstad, E. & Hasu, M. 2019. Älykkäät palvelut ja työntekijöiden rooli niiden kehittämisessä. Teoksessa Alasoini, T. & Houni, P. 2019. Work up! Tulevaisuuden työ. TEM oppaat ja muut julkaisut 3/2019. Luettavissa: http://www.tyoelama2020.fi/ajankohtaista/uutiset/tutkimukset_ja_selvitykset/work_up!_tulevaisuuden_tyo_-julkaisu_kiteyttaa_work_up!_-seminaarien_sarjan.6084.news.

Reinhardt, W., Schmidt, B., Sloep, P. & Drachsler, H. 2011. Knowledge worker Roles and Actions—Results of Two Empirical Studies. Knowledge and Process Management. Wiley.

Saari, E. 2018. Tekoäly tulee – pitäisikö meidän olla innoissamme? Kolumni. Talous & Yhteiskunta 2/2018. Luettavissa: http://www.labour.fi/ty/tylehti/ty/ty22018pdf/ty22018Saari.pdf.

Schilke, O. & Cook, K. S. 2013. A cross-level process theory of trust development in interorganizational organizations. Strategic Organization 2013 11: 281.

Sinisalo, J. 2019. Panelistin näkökulma: Mekaaniset hevoset. Teoksessa Alasoini, T. & Houni, P. 2019. Work up! Tulevaisuuden työ. TEM oppaat ja muut julkaisut 3/2019. Verkkojulkaisu.

Small, C.T.  & Sage, A.P. 2005. Knowledge management and knowledge sharing: A review. Information Knowledge Systems Management 5, 153-169.

Still, K., Seppänen, M., Seppälä, T., Suominen, A., Valkokari, K. & Korhonen, H. 2017. Alustatalous on vuorovaikutustaloutta. ETLA Muistio No 61. 15.9.2017. Luettavissa: http://pub.etla.fi/ETLA-Muistio-Brief-61.

Tarjanne, P. & Kutinlahti, P. 2018. Arvonluonnin uusi logiikka haastaa perinteisen innovaatiopolitiikan. Arvoa synnyttävän liiketoiminnan lähteillä. TEM oppaat ja muut julkaisut 4/2018.

Toiminen, M. (toim.) 2017. Välähdyksiä tulevaisuudesta. Kymmenen teesiä uuden työn syntymisestä, yritysten muutoksesta ja yksilön mahdollisuuksista työn murroksessa. Sitran ja Telan julkaisu. Mindmill Network.

Tuorinsuo-Byman, S. 2008. European Management assistants – Work, challenges and the future. Haaga-Helia publication series. Research 1/2008, HAAGA-HELIA University of Applied Sciences.

Työ- ja elinkeinoministeriö 2017. Suomen tekoälyaika – Suomi tekoälyn soveltamisen kärkimaaksi: Tavoite ja toimenpidesuositukset. Työ- ja elinkeinoministeriön julkaisuja 41/2017. Luettavissa: http://julkaisut.valtioneuvosto.fi/bitstream/handle/10024/80849/TEMrap_41_2017_Suomen_teko%C3%A4lyaika.pdf.

Valtioneuvosto 2018. Valtioneuvoston tulevaisuusselonteon 2. osa: Ratkaisuja työn murroksessa. Valtioneuvoston julkaisusarja 30/2018. Valtioneuvoston kanslia. Helsinki.

Van de Ven, A.H. 2011. Reflections on Research for Theory and Practice: From Engaged Scholarship Perspective, in the work of Mohrman, S.A., Lawler III, E.E. and Associates 2011. Useful Research: Advancing Theory and Practice. Berrett-Koehler Publishers. USA.

Von Krogh, G., Ichijo, K. & Nonaka, I. 2000. Enabling Knowledge Creation: How to Unlock the Mystery of Tacit Knowledge and Release the Power of Innovation. Oxford University Press, USA.

Vuori, J. & Siivonen, K. 2009. Johdon assistenttien työ 2015 – Ennakointia tulevaisuuden rakentamiseksi. Haaga-Helian julkaisusarja. Tutkimuksia 1/2009. Haaga-Helia ammattikorkeakoulu. Helsinki.

World Economic Forum 2018. The Future of Jobs Report 2018. Luettavissa: http://www3.weforum.org/docs/WEF_Future_of_Jobs_2018.pdf.