Fasilitointi on tärkeä osa erilaisia tilaisuuksia. Ohjattu ja aktiivinen fasilitointi esimerkiksi edistää työpajojen tavoitteiden saavuttamista, auttaa keynote-puheenvuoroista kuullun tiedon reflektoinnissa ja tukee verkostoitumista. Tässä oppaassa kuvataan fasilitaatiota ja sen ajankohtaisuutta sekä fasilitaation merkitystä erilaisissa tilaisuuksissa. Opas antaa vinkkejä fasilitaattorina toimimiseen, fasilitoitujen työpajojen ja verkostoitumisen toteuttamiseen sekä esittelee erilaisia fasilitoinnin menetelmiä ja työkaluja osana työpajoja ja verkostoitumista.
Opas on tuotettu osana Yritysten vihreä siirtymä, muutoskyvykkyys ja digitalisaatio (REACT, Etelä-Suomi) -hanketta, jonka tavoitteena on tukea mikro- ja pk-yrityksiä muutostilanteissa osaamista vahvistamalla. Hankkeessa järjestettiin laajasti erilaisia tilaisuuksia, kuten seminaareja, työpajoja ja valmennuksia. Erilaisia fasilitoinnin menetelmiä on hyödynnetty erityisesti työpajoissa. Verkostoitumista on pidetty tärkeänä osana hankkeen tapahtumia ja sitä on tuettu erilaisin keinoin. Tämän oppaan vinkit on kerätty hankkeen tilaisuuksista. Näkökulmana oppaassa on erityisesti yritysten edustajille suunnatut tilaisuudet.
Fasilitointi ja sen ajankohtaisuus
Fasilitaatio tapahtuu eri tasoilla organisaatioissa ja se palvelee erilaisia tarkoituksia. Fasilitaatiota voidaan esimerkiksi soveltaa eri vaiheissa tapahtumien järjestämistä. Tapahtuman suunnittelussa hyvin fasilitoitu keskustelu tai aivoriihi voi auttaa ideoiden synnyttämisessä. Fasilitaatiota on kuvattu tekniikkana, jossa yksi henkilö helpottaa muiden tehtäviä (Kitson ym. 1998, 152), ja myös prosessina, joka liittyy ihmisten, tehtävien ja teknologian välisten suhteiden hallintaan (Bostrom, Anson & Clawson 1993). Koska fasilitaatiota nähdään suhteiden hallintaprosessina, sen on oltava jaettu kaikkien osallistujien kesken. Jos se on jaettu kaikkien osallistujien kesken, se edistää asetettujen tavoitteiden saavuttamista.
Jatkuva globaali taloudellinen muutos edellyttää liiketoimintaorganisaatioilta vastaamista asiakkaiden kasvaneeseen kilpailuun, joiden odotukset ja ostopäätökset ovat tulleet entistä monimutkaisemmiksi (Marsick & Watkins 1999; Weaver & Farrell 1997). Nämä uudet trendit ovat johtaneet osallistavien johtamistapojen lisääntymiseen, mikä on nostanut esiin fasilitaation merkityksen, kuten Pierce, Cheesebrow ja Braun (2000, 3) argumentoivat: ”Fasilitaatiota käytetään yhä enemmän osallistavana työkaluna ryhmäkeskustelujen, analyysin, päätöksenteon ja suunnittelun tulosten saavuttamiseen”.
Organisaatiot, joissa tällainen osallistava johtamistyyli on kehittynyt, tunnetaan oppivina organisaatioina. Larsen ja muut (2002, 31) kuvaavat oppivia organisaatioita sellaisiksi, joissa ”uskoa ihmisten ja organisaatioiden kykyyn muuttua ja tulla tehokkaammiksi sekä muutoksen vaativan avoimen viestinnän ja yhteisön jäsenten valtuuttamisen että yhteistyökulttuurin” leimaavat. Senge (1990) kuvailee fasilitaattorien piirteitä tällaisissa organisaatioissa sisältävän henkilökohtaista hallintaa, mielikuvamalleja, tiimien oppimista, jaettua näkemystä ja systeemistä ajattelua.
Siirtyminen perinteisistä johtamisen käsitteistä, kuten komentamisesta ja hallinnasta, uuteen, enemmän fasilitoivaan johtamistyyliin, jossa keskitytään työntekijöiden osallistumiseen ja itseohjautuviin työtiimeihin, on johtanut muutoksiin perinteisissä johtamistoiminnoissa, kuten suunnittelussa, organisoinnissa, johtamisessa ja valvonnassa. Nämä toiminnot jaetaan nyt ei-esimiestasoisille työntekijöille eri organisaatiotasoilla.
Ketterät organisaatiot tarvitsevat johtajia, jotka ovat todella sitoutuneita syvällisiin muutoksiin itsessään ja organisaatioissaan. Nämä johtajat johtavat kehittämällä uusia taitoja, kykyjä ja ymmärrystä. He tulevat myös monista organisaation eri osista (Senge 1996, 45). Ryhmätason fasilitointi on erityisen tärkeää, koska se on ”usein tarpeellinen prosessi, joka mahdollistaa organisaation oppimisen ja oppimisen muuttumisen taidoksi” (Larsen, McInerney, Nyqvist, Silsbee & Zagonal 2002, 31). Toisin sanoen monet organisaatioiden johtajista toimivat fasilitaattoreina (Webne-Behrman 1998). Siksi monet modernien edistyksellisten organisaatioiden johtajat joutuvat siirtymään perinteisestä hallintomallista oppimisen fasilitointimalliin.
Asiantuntijatapahtuman fasilitoinnin suunnittelu
Asiantuntijatapahtumat koostuvat usein erilaisista osuuksista kuten luento, paneelikeskustelu, haastattelu, työpaja, round table -keskustelu, kahvitauon verkostoituminen tai speed dating -osuus. Nämä voivat kaikki olla fasilitoituja ja niissä voidaan hyödyntää erilaisia menetelmiä.
Suunnittelu on avainasemassa fasilitoitujen tilaisuuksien onnistuneessa toteutuksessa. Oikein valitut fasilitoinnin työkalut varmistavat, että esimerkiksi työpaja tarjoaa mahdollisimman hyvän mahdollisuuden ideoiden jakamiseen ja yhteistyöhön. Hyvä ohjelma ja aikataulu varmistavat tilaisuuden etenemisen suunnitelman mukaisesti. Toiminnan ohjaaminen, kuten pelisääntöjen asettaminen, etenemisen oikea-aikaisuuden varmistaminen, kaikkien osallistujien kuunteleminen ja osallistaminen, on erittäin tärkeä osa fasilitaatiota. Lopuksi tulosten tallentaminen ja niiden toteuttaminen saavat kaikki edellä mainitut vaiheet onnistuneeseen päätökseen.
Aktiivinen osallistuminen työpajoissa
Jotta osallistuja pääsee osallistumaan itseään hyödyttävään osuuteen, voidaan isoissa tapahtumissa tarjota muutama eri teemainen työpaja, joihin osallistuja voi ennakkoilmoittautua. Tämä myös tukee osallistujan sitouttamista tapahtumaan. Työpajojen teemat voidaan myös jakaa esimerkiksi osallistujien osaamistason perusteisesti, eli esimerkiksi aiheen tiimoilta aloittelijoihin ja kokeneisiin. Kolmas tapa jakaa osallistujia työpajoihin on toimialaperusteisuus, jolloin yhdessä työpajassa voidaan esimerkiksi käsitellä teemaa logistiikka-alan, ja toisessa palvelualojen näkökulmasta.
Työpajoihin osallistuvien on tärkeää olla tietoisia siitä, millaisia vaiheita työpajaan liittyy, siksi työpajan työpajan vaiheet, mitä niihin liittyy ja kuinka kauan työpaja kestää, on hyvä käydä työpajan alussa läpi. Mikäli työpajaan liittyy tarjoiluja, yksi tapa aloittaa työpaja noin puolen tunnin kahvituksella ja rennolla tutustumisella, tutustumista voidaan myös ohjata. Toinen vaihtoehto on tarjota tarjoilut työpajaosuuden jälkeen, jolloin se voi tukea osallistujien verkostoitumista ja kokemusten vaihtoa. Tällöin on kuitenkin hyvä miettiä myös jonkinlaista jäänmurtajatehtävää työpajan alkuun.
Työpajassa osallistujat voivat olla mukana anonyymisti tai tunnistettavasti. Työpajan alussa, esimerkiksi osana pelisääntöjen läpikäyntiä, on hyvä kertoa selkeästi, onko kaikki jaettava tieto julkista. Pelisääntöjen läpikäynti aivan työpajan alussa auttaa turvallisen tilan ja avoimen keskustelukulttuurin luomisessa. Nimikyltit ovat edelleen helppo ja tehokas tapa lisätä osallistujien toisiinsa tutustumista. Työpajan alussa voidaan myös valita esitteleekö jokainen itsensä ja organisaationsa. Joskus yritystapahtumissa on paikallaan mahdollistaa myös anonyymi osallistuminen, mikäli työpajassa käsitellään yritysten liikesalaisuuksiin liittyvää tietoa, kuten organisaation SWOT-analyysiä työstettäessä.
Fasilitaattorin valinta
Fasilitoidun osuuden voi pitää esimerkiksi organisaation asiantuntija, jolla on vahvaa substanssiosaamista työpajan teemasta. Hänellä on kuitenkin hyvä olla myös fasilitointitaitoja, jotta työpaja saavuttaa sille asetetun tavoitteen. Työpajan voi ohjata myös organisaatiossa toimiva fasilitoinnin asiantuntija, vaikka hänellä ei olisi substanssiosaamista työpajan aiheesta.
Kokenut fasilitoija ohjaa ryhmän keskustelua suunnitelman mukaisesti, ei anna keskustelun rönsyillä liikaa ohi aiheen ja ohjaa ryhmässä työskentelyyn. Riippuen työpajan luonteesta ja teemasta, kokeneen fasilitaattorin ei siis välttämättä tarvitse hallita työpajan teemaa ohjatakseen työskentelyä. Aiheen ymmärtäminen kuitenkin helpottaa fasilitaattorina toimimista ja työpajan ohjaamista esimerkiksi esittämällä tarkentavia kysymyksiä.
Jos mahdollista, myös organisaation ulkopuolisen fasilitaation asiantuntijan palkkaaminen voi olla kannattavaa, erityisesti isoissa tapahtumissa tai haastavissa teemoissa. Näissä tapauksissa ulkopuolisen fasilitaattorin palkkaamista kannattaa erityisesti harkita jos organisaation sisältä ei löydy henkilöä, jolla on sekä vahva substanssiosaaminen, että fasilitointiosaaminen. Ulkopuolista asiantuntijaa voi hyödyntää esimerkiksi organisaation sisäisissä työpajoissa, joissa ryhmän ulkopuolinen neutraali henkilö voi esimerkiksi saada osallistujat rennommiksi.
Ohjattu verkostoituminen osana tapahtumia
Verkostoituminen on hyvä mahdollistaa kaikenlaisissa tilaisuuksissa, myös esimerkiksi seminaareissa tai virtuaalitapahtumissa. Verkostoituminen tarjoaa muuan muassa mahdollisuuden luoda ammatillisia- ja henkilökohtaisia suhteita ja se voi tukea tilaisuudessa opitun reflektointia. Työpajoissa verkostoitumista tapahtuu luonnostaan, mutta myös passiivisia tilaisuuksia, kuten seminaarien puheenvuoro-osuuksia voidaan fasilitoida.
Tapahtumasta osallistujille ennakkoon annettu tieto voi tukea verkostoitumista. Verkostoitumista voidaan edistää esimerkiksi niin, että osallistujille kerrotaan etukäteen, millaisiin toimijoihin heidän on mahdollista tutustua tapahtuman tauoilla. Näin osallistuja voi ennen tapahtumaan osallistumista tutustua esimerkiksi toimijan verkkosivuihin, ja paikan päällä tehdä tarkentavia kysymyksiä. Myös Speed dating tai match making voidaan toteuttaa ennakkoilmoittautumisten perusteella. Useat tapahtuma-applikaatiot sisältävät lisäosan, jolla osallistuja voi etukäteen tutustua muihin osallistujiin ja varata tapaamisaikoja heiltä.
Puheenvuorojen fasilitointiin voidaan käyttää esimerkiksi “Me – We – Us” menetelmän logiikkaa. Tällöin tilaisuuden juontaja tai puheenvuoron pitäjä ohjaa ohjaa osallistumaan yleisökeskusteluun. Osallistujat voivat ensin itse pohtia oppimaansa, sitten jakaa ajatuksensa vierustoverin kanssa, sekä pohtia kysymyksiä ja kommentteja puheenvuoron pitäjälle. Lopuksi kysymyksiä esitetään puheenvuoron pitäjälle tai käydään yhteistä keskustelua aiheesta. Näin osallistujat voivat reflektoida kuulemaansa sekä jakaa ajatuksiaan vierustovereiden kanssa.
Fasilitaattorin rooli
Jotta työpajassa voidaan saavuttaa haluttu lopputulos, fasilitaattorin päätehtävä on mahdollistaa kaikkien tasapuolinen osallistuminen työskentelyyn. Tähän kuuluu muun muassa yhteisen keskusteluun ja yhteiskehittämiseen ohjaaminen sekä sen varmistaminen, että jokainen osallistuja tulee kuulluksi ja kaikkien panos huomioiduksi.
Fasilitaattorin tehtävä on ohjata ja johtaa työskentelyä, mutta fasilitaattorin on silti tärkeää pysyä neutraalina. Fasilitaattori ohjaa työskentelyä ryhmästä erillisenä henkilönä kolmannen osapuolen näkökulmasta. Hän voi kuitenkin tarvittaessa tuoda sisältöasiantuntijuutensa kautta esimerkiksi täsmentäviä kysymyksiä ohjaten keskustelua kohti työpajan tavoitetta ja saada keskusteluun monipuolisuutta ja syvyyttä.
Hyvä fasilitaattori osaa kuunnella, esittää kysymyksiä, tukea osallistujia, jakaa puheenvuoroja tasapuolisesti, ylläpitää keskustelua ja tehdä siitä loppupäätelmiä. Verkostoitumiseen tarkoitetuissa tilanteissa fasilitaattorin on erityisen tärkeää ohjata tilannetta vuorovaikutteiseen keskusteluun, jotta tilanteesta ei synny yksisuuntaista pitchaus- tai promootiotilannetta.
Tapahtumissa tapahtuu usein ennalta arvaamattomia asioita, ja siksi myös fasilitaattorin on hyvä olla varautunut monenlaisiin tilanteisiin ja pyrkiä ennakoimaan erilaisia muuttujia. Työskentelyssä on hyvä pyrkiä pysymään suunnittellussa aikaraamissa, mutta suunnitelmaan on hyvä jättää myös joustovaraa. Usein joustavalla työskentelytavalla pystytään ratkaisemaan yllättäviä tilanteita.
Kaikki ryhmät ovat erilaisia. Ryhmässä voi olla esimerkiksi paljon äänessä oleva henkilö, jolloin aikataulu saattaa helposti venyä ja hiljaisemmat osallistujat eivät välttämättä saa puheenvuoroa. Joskus jokin aihe saattaa herättää suunniteltua enemmän ajatuksia ryhmässä ja tuoda uusia tärkeitä näkökulmia, kun taas jokin toinen aihe saatetaan käsitellä suunniteltua nopeammin.
Ennakkoon voi esimerkiksi pohtia, mitkä aiheet ja kysymykset voidaan tarvittaessa käsitellä lyhyemmässä ajassa tai jättää kokonaan pois, sekä millaisia lisätehtäviä voidaan tehdä, jos aikaa jää yli. Lisäksi ennakkoon voi pohtia esimerkiksi sitä, millä erilaisilla tavoilla voidaan tukea passiivisten osallistujien osallistumista ja miten työskennellään, jos ryhmäkoko on suunniteltua pienempi.
Vinkit fasilitaattorille
Velvoita osallistujat osallistumaan aktiivisesti: Passiivisimmat osallistujat voi sitouttaa pienryhmäkeskusteluihin esimerkiksi jakamalla kaikille pienryhmäkeskusteluiden henkilöille kirjaimet, henkilö-a, henkilö-b ja niin edelleen. Kun pienryhmän keskustelun tuotokset kerrotaan koko ryhmälle, fasilitaattori kertoo mikä kirjain on esittelyvuorossa. Tällöin jokaisen pienryhmäkeskusteluun osallistuneen tulee olla valmiudessa esittelemään pienryhmän tuotoksia ja näin he ovat yleensä aktiivisempia myös pienryhmien työskentelyosuudessa.
Kerää ryhmän huomio nopeasti: Esimerkiksi työpajojen keskusteluosuuksien aikana tilassa on paljon ääntä ja fasilitaattorin voi olla vaikea saada ryhmän huomiota itselleen. Työpajan alussa voi kertoa osallistujille toimintatavasta, jossa kun yksi nostaa kätensä, nostavat muutkin kätensä ja hiljentyvät. Kädet nousevat yleensä yllättävän nopeasti ja tila hiljenee. Näin välttää myös tarpeen korottaa ääntään.
Pyri pääsemään konkretiaan: Työpajoissa saatetaan herkästi jäädä keskustelemaan ylätasolla ja maailmaa syleillen. Joissakin tilanteissa tämä voi olla hyvä asia, mutta usein osallistujat kokevat käyttävänsä työpajaan käytetyn ajan hyödylliseksi, jos he ovat esimerkiksi päässeet työstämään konkreettista kehitysideoita yritykselleen. Työpajojen tuloksia voi esimerkiksi konkretisoida toimenpiteiksi ja toimenpiteiden vastuita voidaan jakaa.
Fasilitoinnin työkalut ja menetelmät
Tapahtumien ja verkostoitumistilaisuuksien fasilitointiin on olemassa monenlaisia työkaluja ja menetelmiä. Tähän kappaleeseen on kerätty muutamia esimerkkejä yleisistä fasilitointiin ja verkostoitumiseen käytettävistä menetelmistä ja työkaluista, sekä kuvattu niiden tavoite, valmistelu, eteneminen ja millaiseen käyttötarkoitukseen ne parhaiten soveltuvat.
Vinkit työpajoihin
Varaa sopivasti aikaa: Voi olla yllättävänkin vaikea päättää, kuinka pitkä työpajan olisi hyvä olla. Lyhyessä työpajassa ei välttämättä pystytä aidosti työskentelemään, mutta pitkään työpajaan voi olla vaikea saada sitoutettua esimerkiksi kiireisiä yritysten edustajia. Jos tarkoituksena on herätellä valittuun aiheeseen, voi 30 minuuttia olla riittävä aika, mutta jos aiheessa halutaan päästä syvemmälle, on työpajan hyvä olla minimissään 1-2 tunnin pituinen. Myös valittu menetelmä vaikuttaa työpajan pituuteen.
Valitse seisomapaikat työskentelylle: Seisominen voi aktivoida osallistujia aktiiviseen ja luovaan työskentelyyn, sekä kannustaa avoimeen vuorovaikutukseen vähentämällä työskentelyn jäykkyyttä. On hyvä kuitenkin huomioida, että tilassa on tuoleja, jotta osallistujilla on tarvittaessa mahdollisuus istua.
Huomioi osallistujien tarpeet: Työpajoissa on tärkeää huomioida osallistujien tarpeet koskien esimerkiksi esteettömyyttä ja saavutettavuutta. Osallistujilla voi olla monenlaisia tarpeita ja ne voivat vaikuttaa työpajan suunnitteluun ja käytetyn menetelmän valintaan. Työpajaa suunniteltaessa voi esimerkiksi huomioida, että tilaan on esteetön pääsy ja että tilassa on mahdollisuus istua. Järjestäjä voi myös kysyä erityistarpeita ilmoittautumisen yhteydessä.
Me-We-Us
“Me – We – Us” on fasilitointimenetelmä, joka sopii moniin erilaisiin ryhmätilanteisiin työskentelyyn käytetystä ajasta, osallistujien määrästä ja tilaisuuden luonteesta riippumatta. Menetelmää voidaan käyttää esimerkiksi työpajatyöskentelyssä, palavereissa, puheenvuoroista opitun reflektoinnissa tai konfliktin ratkaisussa. Se voi auttaa luomaan avointa keskustelua, yhteenkuuluvuutta ryhmän jäsenten kesken sekä edistämään yhteisten tavoitteiden saavuttamista.
Menetelmässä on nimensä mukaisesti kolme vaihetta, mutta sitä voi myös hyödyntää niin, että jättää jonkin vaiheen pois.
Menetelmä toimii parhaiten
- Läsnätilaisuudet ja onlinetilaisuudet
- Noin 10-100 henkilöä
- Kesto noin 20-60 minuuttia / per aihe
Valmistelu:
- Käsiteltävät aiheet ja kysymykset: Työskentelyyn päätetään kysymykset, joiden avulla päästään haluttuihin tavoitteisiin. Kysymyksiä voi olla 1-3 kpl / työskentelykierros.
- Toimivat järjestelyt: Läsnätilaisuuksissa ryhmätyöskentelyyn sopiva tila ja mahdolliset materiaalit, kuten muistiot ja kynät muistiinpanoille. Onlinetilaisuuksissa käytetyn alustan tulee mahdollistaa pienryhmätiloissa työskentely. Lisäksi jos tulokset halutaan kirjata kollektiivisesti onlinetilaisuuksissa, tulee luoda yhteistyöskenteluun tarkoitettu alusta (esim. Flinga).
Eteneminen:
- Me (minä) -vaihe: Jokainen osallistuja pohtii esitettyä kysymystä itsenäisesti. Tässä vaiheessa jokainen voi esimerkiksi kirjata ajatukset omiin muistiinpanoihin.
- We (me) -vaihe: Ajatuksia jaetaan parin tai pienryhmän kesken. Ryhmä voi esimerkiksi jatkojalostaa itsenäisesti mietittyjä ideoita tai valita niistä mielestään tärkeimmät huomiot. Ryhmä voi kirjata johtopäätökset omiin muistiinpanoihin tai jakaa ne esimerkiksi yhteistyöskentelyyn tarkoitetulle alustalle.
- Us (yhdessä) -vaihe: pienryhmiä pyydetään jakamaan johtopäätöksensä ryhmän kanssa. Johtopäätökset voi jakaa esimerkiksi ryhmittäin vuorotellen, tai jokainen pienryhmä voi vuorotellen tuoda keskusteluun yhden uuden näkökulman kerrallaan. Us-vaiheeseen on hyvä jättää aikaa keskustelulle. Fasilitaattori voi kirjata johtopäätökset tai ne voidaan suoraan kirjata yhteistyöskentelyyn tarkoitetulle alustalle.
- Reflektio ja palaute: Lopuksi voidaan käyttää aikaa reflektiolle ja palautteelle. Osallistujat voivat jakaa ajatuksiaan siitä, mitä he oppivat ja kuinka he kokevat työpajan onnistuneen. Lopussa voidaan sopia myös miten työstön jälkeen edetään, mahdollisille toimenpiteille voidaan esimerkiksi sopia vastuuhenkilöt ja aikataulu.
The World Cafe
The World Cafe -menetelmässä keskustelu on pääroolissa. Menetelmässä pyritään saamaan ryhmän näkökulmia, oivalluksia ja ideoita valittuihin kysymyksiin. Sen tavoitteena on nostaa esiin kollektiivista älykkyyttä ja valjastaa ryhmän kollektiivinen viisaus ja luoda uusia oivalluksia ja mahdollisuuksia.
Menetelmässä osallistujat tyypillisesti istuvat pienten pöytien ääressä ja jokainen pöytä toimii minikeskustelun ”kahvilana”. Osallistujia rohkaistaan käymään vilkasta keskustelua jakaen ajatuksiaan ja kokemuksiaan toistensa kanssa. Ohjaaja liikkuu pöydästä toiseen tukien ja kannustaen keskusteluun.
Menetelmä toimii parhaiten
- Läsnätilaisuudet ja onlinetilaisuudet
- Noin 10-50 henkilöä
- Kesto noin 1 tunti
Valmistelu
- Käsiteltävät aiheet ja kysymykset: Työpajan keskustelupisteille valitaan kysymykset. Keskustelupisteitä voi olla esimerkiksi 3-5. Pisteitä ei kannata olla liikaa, jotta kiertämiseen ei mene liian kauan aikaa. Kysymysten on hyvä olla sellaisia, että ne voi kiertää missä vain järjestyksessä
- Tarvittavat materiaalit ja apuvälineet: Läsnätilaisuudessa tulokset voi kirjata esimerkiksi fläppitauluille tai isoille paperille. Havainnot voidaan kerätä myös post-it-lapuille. Online-tapahtumissa havainnot voidaan kirjata virtuaaliselle yhteiskäyttövalkokankaalle, kuten esimerkiksi Flingaan.
- Tilan järjestelyt: Läsnätilaisuudessa tila järjestellään yhtä moneen työskentelypisteeseen, kuin on keskustelupisteitä. Pisteet voivat muistuttaa pieniä kahvilapöytiä tai olla seisomapisteitä. Kaikilta keskustelupisteiltä on hyvä nähdä kaikki keskustelupisteet, jotta esimerkiksi tulosten läpikäynti voidaan tehdä keskustelupisteillä. Vaihtoehtoisesti keskustelupisteiden tulee olla niin suuressa tilassa, että koko ryhmä mahtuu sinne.
Eteneminen
- Ryhmäjako: Ryhmä jaetaan yhtä moneen pienryhmään kuin on keskustelupisteitä.
- Pienryhmäkeskustelut: Pienryhmät käyvät kaikilla keskustelupisteillä. Aikaa on hyvä varata noin 10 minuuttia/keustelupiste. Ryhmät kirjaavat havaintonsa pisteellä niin, että seuraava ryhmä näkee kirjaukset ja voi jatkaa niiden pohjalta työstämistä.
- Tulosten esittely ja keskustelu: Kun kaikki pisteet on kierretty, esittelee jokainen ryhmä sen pisteen tulokset, josta he aloittivat. Tuloksien läpikäynnille voi varata noin 5-10 minuuttia / keskustelupiste. Keskustelulle on tärkeää jättää aikaa.
- Reflektio ja palaute: Lopuksi voidaan käyttää aikaa reflektiolle ja palautteelle. Osallistujat voivat jakaa ajatuksiaan siitä, mitä he oppivat ja kuinka he kokevat työpajan onnistuneen. Lopussa voidaan sopia myös miten työstön jälkeen edetään, mahdollisille toimenpiteille voidaan esimerkiksi sopia vastuuhenkilöt ja aikataulu.
Open Gallery
Open Gallery on luova fasilitointimenetelmä, joka helpottaa keskusteluja ja ideoiden synnyttämistä ryhmässä. Osallistujat luovat visuaalisia näyttelyitä edustamaan omia näkemyksiään tietyistä aiheista, ja nämä näyttelyt esitellään avoimen gallerian tavoin. Kaikki osallistujat voivat tutustua toistensa luomiin näyttelyihin, esittää kysymyksiä, kommentoida ja rakentaa toistensa ideoita. Visuaalisia näyttelyitä luodaan käyttäen esimerkiksi piirustuksia, kuvia, sanoja tai muita visuaalisia elementtejä esittämään osallistujien näkemyksiä.
Open Gallery luo osallistavan ja innostavan ympäristön, jossa jaetaan näkemyksiä, rakennetaan ideoita ja luodaan yhdessä ratkaisuja. Menetelmä sopii erityisen hyvin tilanteisiin, joissa osallistujilla on erilaisia näkökulmia tai kun halutaan hyödyntää visuaalista ja luovaa lähestymistapaa.
Menetelmä toimii parhaiten
- Läsnätilaisuuksissa
- Noin 5-30 henkilöä
- Kesto noin 2-8 tuntia
Valmistelu:
- Aiheen valinta: Valitaan selkeä aihe tai kysymys, jonka ympärille osallistujat voivat luoda visuaalisia näyttelyjä. Aiheen tulee olla merkityksellinen ja haastava.
- Tarvittavat materiaalit ja apuvälineet: Työstöön tulee varata tarvittavaa materiaalia osallistujien visuaalisten näyttelyjen luomiseen riippuen valitusta aiheesta. Materiaaleina voi olla esimerkiksi paperia, kyniä, liimaa, lehtiöitä, kankaita ja kuvia, sekä digitaalisia työkaluja, kuten älylaitteita. Myös tuotosten esittelyyn voidaan tarvita apuvälineitä, kuten taulu, projektori tai mikrofoni.
- Tilan järjestely: Tilan, jossa työpaja pidetään, tulee mahdollistaa avoimen gallerian luominen. Tilassa tulee olla sopivat työskentelypisteet, mahdollisuus kiertää näyttelypisteillä, sekä riittävä tila näyttelyjen esittämiseen.
- Ohjeet osallistujille: Osallistujille laaditaan selkeät ohjeet siitä, miten he voivat luoda visuaalisia näyttelyjä ja miten Open Gallery -metodi osuus toimii.
Eteneminen:
- Ideointi ja visuaalisten näyttelyjen luominen: Ensin osallistujat ohjeistetaan, ja sitten päästetään luomaan visuaalisia materiaaleja valittuun aiheeseen liittyen.
- Avoimen gallerian luominen: Näyttelyt asetetaan esille avoimen gallerian muotoon, jotta kaikki osallistujat voivat niitä tarkastella. Osallistujilla on mahdollisuus kävellä ympäri näyttelyitä ja tutkia niitä.
- Keskustelu ja vuorovaikutus: Osallistujia kannustetaan esittämään kysymyksiä, antamaan kommentteja ja rakentamaan toistensa ideoita keskustelun kautta. Fasilitaattori ohjaa keskustelua ja varmistaa, että kaikki pääsevät osallistumaan.
- Reflektio ja palaute: Lopuksi työpajassa voidaan järjestää aikaa reflektiolle ja palautteen keräämiselle. Osallistujat voivat jakaa ajatuksiaan siitä, mitä he oppivat ja kuinka he kokevat työpajan onnistuneen.
SWOT-analyysi
SWOT-analyysiä voi käyttää työpajassa työkaluna. Sen avulla voidaan yhdessä kehittää strategioita vahvuuksien hyödyntämiseksi, heikkouksien korjaamiseksi, mahdollisuuksien hyödyntämiseksi ja uhkien torjumiseksi.
SWOT-analyysin käyttäminen työpajassa tarjoaa käytännöllisen ja osallistavan tavan työskentelylle. Sitä voi käyttää esimerkiksi kehittämään projektinhallintaa ja tiimin toimintaa, sekä strategisen suunnittelun ja tuotekehityksen välineenä.
Jos työpajan ryhmä koostuu esimerkiksi eri organisaatioiden edustajista, SWOT-analyysiä voidaan käyttää työpajassa myös niin, että kaikki osallistujat pohtivat oman organisaationsa kehittämistä, jolloin keskusteluvaiheessa ryhmä voi antaa kehitysideoita vuorotellen jokaiselle henkilökohtaisesti. SWOT-analyysiä voidaan käyttää myös virtuaalitilaisuuksissa, jolloin havainnot kirjataan joko omiin muistiinpanoihin tai yhteistyöskentelyyn tarkoitetulle alustalle.
Ajatuskartta
Ajatuskarttaa voi käyttää työpajatyöstämisen työkaluna. Se on tehokas työpajan työkalu, ja sitä voidaan hyödyntää esimerkiksi ideoinnissa, ongelmanratkaisussa ja tiedon jäsentämisessä. Ajatuskarttoja voidaan käyttää esimerkiksi kun halutaan hahmottaa jonkin asian kokonaiskuvaa tai kun erilaisia prosesseja halutaan kuvata ja kehittää.
Työpajassa ajatuskarttoja voidaan käyttää esimerkiksi työpajan alussa luovana välineenä stimuloimaan keskustelua ja ideointia sekä edistämään ryhmän yhteistä ymmärrystä käsiteltävästä aiheesta. Kun työpajassa on osallistujia esimerkiksi eri organisaatioista, osallistujat voivat luoda ajatuskarttoja oman organisaation kehittämiseen, jolloin lopuksi osallistujat voivat antaa omat näkökulmansa toisten ajatuskarttojen mahdolliseen kehittämiseen. Jos ryhmä työstää samaa ajatuskarttaa, voidaan siihen esimerkiksi lisätä värikoodeja ja kuvakkeita, jotka tekevät kartasta helpommin hahmotettavan.
Ajatuskarttoja voidaan käyttää sekä läsnä- että virtuaalitilaisuuksissa.
Työkalupakki verkostoitumiseen
Vinkit verkostoitumiseen
Varaa verkostoitumiselle aikaa: Verkostoituminen ei tapahdu hetkessä vaan sille on hyvä varata riittävästi aikaa. Riittävä aika riippuu tapahtuman luonteesta. Verkostoitumista voi esimerkiksi kevyesti ohjata kahvihetken yhteydessä, puheenvuoron päätyttyä tai sille voi varata oman hetken.
Ohjaa verkostoitumista: Verkostoitumista voidaan lisätä pienelläkin fasilitoinnilla. Tärkeää on, että verkostoitumisen näkökulma on otettu tilaisuuden suunnittelussa huomioon ja sen tueksi on mietitty tapoja.
Verkostoitumista myös virtuaalisesti: Monet virtuaaliset alustat mahdollistavat verkostoitumisen, joten verkostoitumisen on hyvä mahdollistaa myös osana virtuaali- tai hybrid-tilaisuuksia. Tällöin alustalla on hyvä olla sovittuna henkilö, joka vastaanottaa osallistujia keskusteluun ja ohjaa keskustelua.
Jäänmurtajat
Erilaiset jäänmurtajatehtävät ovat tärkeitä työkaluja verkostoitumisessa, koska ne auttavat purkamaan jännitteitä, edistävät keskusteluja ja kannustavat uusien kontaktien luomiseen. Jäänmurtajia käytetään usein tapahtumien tai työpajojen alussa. Ne ovat erityisen hyviä tilaisuuksissa, joissa osallistujat eivät tunne toisiaan entuudestaan, mutta ne toimivat hyvin myös entuudestaan tuttujen ihmisten työskentelyssä alustamaan esimerkiksi työpajatyöskentelyä.
Jäänmurtajat voivat olla yksinkertaisia pelejä, jotka auttavat osallistujia jakamaan hauskoja tai henkilökohtaisia faktoja itsestään, tai ryhmätehtäviä, jotka voivat kannustaa osallistujia työskentelemään yhdessä. Jäänmurtajat kannattaa valita tilaisuuden luonteeseen sopivaksi, mutta niiden ei tarvitse suoraan liittyä tilaisuudessa käsiteltäviin aiheisiin. Vaikka tilaisuuden aika olisi hyvin rajallinen, voi lyhytkin noin 5-10 minuutin jäänmurtajatehtävä olla tilaisuuden onnistumisen kannalta hyödyllinen.
Erilaisia jäänmurtajatehtäviä voi olla esimerkiksi tietokilpailut, henkilökohtaiset esittelykierrokset jostain erityisestä näkökulmasta, ongelmanratkaisuhaasteet ja tiimityöskentelytehtävät.
Keskustelunavaukset
Keskustelunavauksien tarkoituksena on auttaa osallistujia verkostoitumaan ja avaamaan keskusteluyhteys osallistujien välillä. Ne sopivat esimerkiksi kahvihetkiin.
Keskustelunavauksia voi toteuttaa monin eri tavoin. Yksinkertaisimmillaan ne voivat olla kahvipöytään printattuja ideoita keskusteluun, kuten “Mitä puheenvuoroista saamiasi oppeja aiot kokeilla?”. Keskustelunavauksia voi myös juontaa esimerkiksi niin, että noin 10 minuutin välein esitellään uusi keskusteluaihe, kuten “Mitä kestävyyttä edistäviä toimenpiteitä olet toteuttanut tai suunnittelut toteuttavasi?”.
Keskustenavauksiin voi lisätä asiapistoisen kysymysten lisäksi rennompia kysymyksiä. Rennompia kysymyksiä voi olla esimerkiksi “Millaisella aamiaisella päivä lähtee hyvin käyntiin?” tai “Miten palaudut työpäivän jälkeen?”.
Speed dating
Speed dating on tehokas verkostoitumisen menetelmä, joka mahdollistaa lyhyet mutta merkitykselliset kohtaamiset. Speed Dating voi olla tukena esimerkiksi uusien kontaktien luomisessa, ryhmäytymisessä ja potentiaalisten liikekumppaneiden löytämisessä. Menetelmä mahdollistaa monien lyhyiden keskustelujen käymisen lyhyessä ajassa. Keskustelujen aiheet voivat liittyä ammatillisiin aiheisiin tai henkilökohtaisiin mielenkiinnon kohteisiin, riippuen tilaisuuden tavoitteista.
Tyypillisesti speed dating -menetelmässä osallistujat istuvat vastakkain ja vaihtavat keskustelukumppaneita lyhyiden aikarajoitusten puitteissa, yleensä noin 3-10 minuuttia per keskustelukumppani. Speed dating voidaan järjestää myös online-tilaisuukissa esimerkiksi hyödyntämällä virtuaalialustojen pienryhmätiloja.
Speed dating -teemoina voi olla esimerkiksi vapaamuotoinen tutustuminen, kumppaneiden löytäminen erilaisiin kehityshankkeisiin tai ajatusten vaihto jostain tietystä aiheesta.
Yritysten muutoskyvykkyys, vihreä siirtymä ja digitalisaatio -hankekokonaisuus on rahoitettu Euroopan sosiaalirahaston REACT-EU-rahoituksella osana Euroopan unionin Covid-19-pandemian johdosta toteuttamia toimia.
Kirjoittajat
Anna Kimberley
lehtori ja tutkija, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
Erika Poikolainen
viestintäsuunnittelija, Metropolia Ammattikorkeakoulu
Maija Rummukainen
projektiasiantuntija, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
Lähteet
- Bostrom, R. P., Anson, R. & Clawson, V. K. 1993. Group facilitation and group support systems. Group support systems: New perspectives 8,146-168.
- Kitson, A., Harvey, G. and McCormack, B. 1998. Enabling the implementation of evidence based practice: a conceptual framework. BMJ Quality & Safety 7(3),149-158.
- Larsen, K. R., McInerney, C., Nyquist, C., Silsbee, D. L. & Zagonel, A. A. 2002. Learning organizations: A primer for group facilitators. Group Facilitation: A Research and Applications Journal 4(1), 30-44.
- Marsick, V. J. & Watkins, K. E. 1999. Facilitating learning organizations: Making learning count. Gower Publishing, Ltd.
- Pierce, V., Cheesebrow, D. & Braun, L. M. 2000. Facilitator competencies. Group Facilitation (2), 24.
- Senge, P. M. 1990. The art and practice of the learning organization.
- Weaver, R. G. & Farrell, J. D. 1997. Managers as facilitators: A practical guide to getting work done in a changing workplace. Berrett-Koehler Publishers.
Julkaisun tiedot
Julkaisun nimi: Ohjatun ja aktiivisen fasilitoinnin opas
Kirjoittajat: Anna Kimberley, Erika Poikolainen ja Maija Rummukainen
Haaga-Helian julkaisut 25/2023
ISBN 978-952-7474-56-3
ISSN 2342-2939
Julkaisuvuosi: 2023