Siirry sisältöön

Valloita virtuaalisesti – työkaluja onnistuneeseen virtuaalitapahtumaan

Sirpa Lassila ja Minna-Maari Harmaala (toim.)
Julkaisuvuosi: 2023
|
ISBN 978-952-7474-32-7

Tervetuloa virtuaalitapahtumien maailmaan!

Tämä verkkokirja on sinulle, joka

  • järjestät tapahtumia tai tuotat palveluita ja haluat oppia lisää siitä kuinka tapahtumien elinkaarta voi pidentää digitaalisin keinoin
  • koulutat tapahtuma-alan osaajia ja kaipaat työkaluja virtuaalitapahtumien suunnitteluun
  • olet uusi alalla ja haluat oppia perusteet virtuaali- ja hybriditapahtumien järjestämisestä

Löydät verkkokirjan luvut vasemmasta navigaatiosta. Tämän verkkokirjan avulla saat vastaukset kysymyksiin

  • Miten suunnittelen virtuaali- tai hybriditapahtuman?
  • Miten tuotan videosisältöjä tapahtumiin ja mitä striimaus edellyttää?
  • Miten valitsen ja käytän virtuaalisia tapahtuma-alustoja?
  • Miten luon virtuaaliyhteisöjä?
  • Miten järjestän vastuullisen virtuaalitapahtuman?
  • Miten markkinoin virtuaalitapahtumaa?

Verkkokirjan sisältö koostuu teksteistä, kuvista ja videoista. Jokaisessa luvussa on myös työkaluja, jotka auttavat sinua oman tapahtumasi suunnittelussa. 


Tapahtumien digitaaliset ratkaisut – tapahtumamuodon valinta

Sirpa Lassila ja Monika Birkle

Tässä käsikirjassa halusimme tuoda esille erityisesti tapahtumien digitaalisten ratkaisujen monet eri vaihtoehdot. Tapahtumamuotoa valittaessa keskustellaan usein siitä, tehdäänkö hybridi-, virtuaali- vai livetapahtuma. Asiakaskokemusta voi kuitenkin rikastuttaa monilla erilaisilla digitaalisilla ratkaisuilla, vaikka kyse olisikin livetapahtumasta. Toisaalta myös virtuaalitapahtumaan voidaan luoda kosketuspisteitä, jotka ovat fyysisiä ja käsinkosketeltavia.

Virtuaalisten kosketuspisteiden avulla voidaan myös syventää ja pidentää osallistumista ennen ja jälkeen livetapahtuman. Virtuaalinen ennakkotapahtuma ennen livetapahtumaa houkuttelee yleisöä osallistumaan sekä verkostoitumaan ennakkoon, mikä parhaimmillaan syventää osallistumiskokemusta. Virtuaaliosallistuminen auttaa myös saavuttamaan uusia kohderyhmiä, koska esimerkiksi tarve matkustamiselle poistuu ja sisäänpääsymaksuja voidaan hinnoitella eri tavalla. Lisäksi virtuaalinen osallistuminen mahdollistaa osallistujamäärän kasvattamisen.

Tapahtumamuodon valinta

Tapahtumamuodoista on paljon erilaisia määritelmiä ja kuvauksia, joita uudet digitaaliset ratkaisut ja käytännön toteutukset ajan saatossa haastavat. Perinteisen livetapahtuman rinnalle on syntynyt laaja valikoima erilaisia tapahtumamuotoja, joissa hyödynnetään virtuaalisuutta.

Virtuaalitapahtuma

  • Toteutetaan verkon välityksellä.
  • Osallistujat liittyvät mukaan digitaalisten päätelaitteiden avulla.
  • Osallistujien vuorovaikutus vaihtelee yksisuuntaisesta kuuntelusta aktiiviseen yhteiskehittelyyn; voidaan hyödyntää sekä webinaarissa että virtuaalikokouksissa käytettäviä toimintoja.
  • Voi sisältää reaaliaikaisesti striimattua sisältöä, etukäteen tuotettuja videoita ja näiden yhdistelmiä.
  • Alustoina voidaan käyttää maksuttomia tapahtuma-alustoja kuten Zoom, Teams, Google Meet tai rekisteröitymistä vaativia tapahtuma-alustoja, jotka voidaan brändätä ja suunnitella tietylle tapahtumalle. Tällaisia tapahtuma-alustoja tarjoavat esimerkiksi Liveto, Brella ja Howspace.

Hybriditapahtuma

  • Osa osallistujista on mukana livetapahtumassa ja osa osallistuu virtuaalisesti reaaliajassa.
  • Edellyttää tapahtuman huolellista suunnittelua kahdelle eri yleisölle.
  • Vuorovaikutusta voi olla liveyleisön kesken, virtuaaliosallistujien kesken tai näiden kahden yleisön välillä.

Multihub-tapahtuma

Tapahtumalla on monta paikkaa ja yleisöä, joista osa osallistuu virtuaalisesti ja osa livenä; esimerkiksi yksi iso tapahtumapaikka, joka voi olla virtuaalinen studio sekä sen ympärillä pientapahtumia, joissa ihmiset kokoontuvat yhteen.

Blended-tapahtuma

  • Tapahtuma koostuu sekä livetapahtumasta että virtuaalitoteutuksesta. Erona hybriditapahtumaan on se, että live- ja hybridiosuudet toteutetaan eri aikaan.
  • Tapahtumassa on virtuaaliosuuksia esimerkiksi ennen ja jälkeen livetapahtuman.
  • Virtuaalisessa ennakkotapahtumassa voidaan aloittaa verkostoituminen sekä innostaa osallistumaan livetapahtumaan.
  • Tapahtuman jälkeen voidaan fiilistellä livetapahtuman teemaa, esityksiä ja antia sekä saada osallistujat sitoutumaan seuraavaan tapahtumaan.

Webinaari

  • Webinaari on tyypillisesti virtuaalinen koulutus- tai seminaaritapahtuma.
  • Ohjelma koostuu esityksistä, joissa on yksi tai useampi puhuja.
  • Vuorovaikutusta osallistujien ja puhujien välillä on vähän tai ei ollenkaan.
  • Vuorovaikutusta voidaan lisätä reaaliaikaisten kyselyjen ja chatin avulla tai lopussa olevan kysymys- ja kommenttiosion avulla.
  • Helppo toteuttaa ja saavuttaa laaja yleisö.
  • Järjestäjä on usein laittanut tapahtuma-alustan asetuksista osallistujien mikit ja kamerat pois päältä.
  • Anonyymiosallistuminen on mahdollista, jolloin osallistujat eivät näe muita osallistujia.
  • Webinaari voidaan nauhoittaa ja laittaa jakeluun tapahtuman jälkeen.
  • Webinaari voidaan toteuttaa myös hybridinä esimerkiksi studiossa olevan liveyleisön kanssa.
  • Alustoina voidaan käyttää esimerkiksi Youtubea, GoToWebinaria, Zoomia tai Teamsiä.

Virtuaalikokous

  • Virtuaalikokous on reaaliaikainen kokous, joka toteutetaan kokonaan verkossa.
  • Mahdollistaa vuorovaikutuksen.
  • Osallistuja voi itse kontrolloida kameraa ja mikkiä.
  • Nauhoittaminen edellyttää osallistujien suostumusta.
  • Tyypillisesti rajatumpi osallistujajoukko, joka on kutsuttu tapahtumaan.
  • Alustoina voidaan käyttää vaikkapa Zoomia, Teamsiä, Google Meetiä ja GoToMeetingiä.

Työkalu: Virtuaalitapahtuman suunnittelu

Nämä kysymykset auttavat sinua tapahtumamuodon valinnassa. Kun luot uutta tapahtumaa, pohdi kenelle teet tapahtumaa, ja mitä haluat saavuttaa. Kun kohderyhmä ja tavoite ovat selvillä, niin tapahtumamuodon valintakin on helpompaa.

Lataa täytettävä ja tulostettava työkalu-canvas.


Virtuaalitapahtuman budjetti

Virtuaalitapahtuman voi toteuttaa hyvinkin edullisesti, jos maksuttomat alustat riittävät eikä studiolle ole tarvetta. Mikäli haluat teknisesti ja sisällöllisesti parempaa laatua, kustannuksiakin alkaa syntyä. Alla on kerrottu yleisellä tasolla, mistä virtuaalitapahtuman kustannukset syntyvät ja mitä ne voivat maksaa. Kustannukset perustuvat vuoden 2023 hintatasoon.

Kevyt toteutus

Tehdään paljon itse ja hyödynnetään olemassa olevaa kalustoa ja tiloja (noin 0 – 1000 euroa)

  • maksuton tapahtuma-alusta (esimerkiksi Teams, Zoom tai GoogleMeet)
  • tuotanto omissa tiloissa
  • hyödynnetään olemassa olevaa tekniikka: älypuhelimet, tietokoneet ja valaistus
  • mikrofoni hyvän äänenlaadun vuoksi tärkeä

On hyvä muistaa, että tapahtuma-alustojen maksuttomissa versioissa on erilaisia rajoituksia, jotka liittyvät esimerkiksi osallistujien määrään, tallennustilan kokoon ja tallentamismahdollisuuksiin.

Studiototeutus

Tehdään osittain itse ja ostetaan osa, hyödynnetään studiotiloja, tekniikka ja tapahtumahallinnantyökaluja (noin 1000–8000 euroa).

  • toteutus studiossa, johon kuuluu lähetystekniikka
  • jos omaa osaamista ei ole, tarvitaan teknikko
  • maksullisten tapahtumahallinnantyökalujen hyödyntäminen: tapahtumasivujen luominen, ilmoittautuminen ja lipunmyynti, palauteet, kutsut ja muu suora viestintä osallistujille (kertamaksu tai kuukausimaksu, esimerkiksi Lyyti tai Liveto)
  • tapahtuma-alustojen ja –sovellusten hyödyntäminen (kertamaksu tai kuukausimaksu, esimerkiksi Liveto, Brella tai Howspace)
  • tapahtuma-alustan visuaalinen ja graafinen suunnittelu
  • lähetyksessä näkyvien taustojen räätälöinti green screeniä käytettäessä
  • graafisten elementtien eli tekstien tuottaminen lähetykseen, esimerkiksi lähetyksessä näkyvät otsikot ja puhujien nimet
  • viestiseinä kommenteille ja kysymyksille

Virtuaalitapahtuma

Ammattilaisten toteuttama virtuaalitapahtuma, jossa on ammattimoderointi, käsikirjoitettu sisältö ja monipuolista ohjelmaa (halvimmillaan 5000 eurosta ylöspäin, keskimäärin noin 25 000 – 45 000 euroa, kalleimmat 3D-maailman sisältävät ratkaisut noin 150 000 euroa).

  • käsikirjoittaja, studio-ohjaaja, juontaja, kuvaukset ja ohjaus sekä video-operaattori
  • tapahtumasivujen ja tapahtumailmeen luominen, ilmoittautuminen ja lipunmyynti, palautteen kerääminen, kutsut ja muu suora viestintä osallistujille
  • sisällön suunnittelu ja toteutus: ohjelman luominen, esiintyjien hankkiminen sekä osallistujien osallistaminen ja vuorovaikutus
  • materiaalien, tarjoilujen ja yllätyselementtien kotiinkuljetukset osallistujille
  • pelillinen 3D-maailma

    Työkalu: Virtuaalitapahtuman budjetti

    Tämän työkalun avulla voit hahmottaa virtuaalitapahtuman budjettia. Muista miettiä sekä menot että tulot! Voit halutessasi myös ladata tiedoston omaan käyttöösi ja lisätä rivejä tarpeen muukaan.

    Lataa tästä Excel-tiedosto.

    Case: Livetapahtuma – Duuniin.net

    MikäDuuniin.net rekrytointimessut
    MissäHaaga-Helia Pasila Kampus
    Milloin1.2.2023
    Kenelle150 näytteilleasettajaa, 47 yritystä ja n. 1000 työnhakijaa.
    MiksiTapahtuma tarjoaa yritykselle näkyvyyttä työnantajana, tilaisuuden verkostoitua potentiaalisten työnhakijoiden kanssa kasvokkain ja rekrytointi mahdollisuuden rekrytoida niin nykyisiä kuin tulevaisuuden ammattilaisia.
    Tapahtuma edistää opiskelijoiden mahdollisuuksia verkostoitua potentiaalisten työantajien kanssa ja löytää tulevaisuuden työpaikka.

    Ohjelmassa oli

    • tutustumista yrityksiin ja niiden rekrytarpeisiin
    • CV-työpaja
    • kuvaus LinkedIniä varten kampaajien ja ammattilaiskuvaajien avustuksella
    • inspiroivia puheenvuoroja työnhausta ja työelämässä onnistumisesta
    • oheistoimintaa: arvontoja, pelejä ja haalarimerkkejä

    Duuniin.net-rekrytointitapahtuma 2023 Haaga-Helian Pasilan kampuksella

    Duuniin.net rekrytointitapahtumassa opiskelija pääsee kohtaamaan kasvotusten rekrytoijia ja verkostoitumaan. Tapahtuma järjestetään vuosittain Pasilan kampuksen Tapahtumatorilla. Tänä vuonna mukana oli 150 näytteilleasettajaa, 1000 opiskelijaa ja 47 yritystä.

    Linkki YouTubeen

    Livetapahtuman lisäarvo:
    Lisäarvo syntyy työnantajien ja työntekijöiden kasvokkain kohtaamisissa. Nuoret oppivat esittäytymään, kertomaan itsestään ja tutustuvat työnantajiin matalalla kynnyksellä. Yritykset voivat henkilökohtaisissa kohtaamisissa vahvistaa työnantajamielikuvaansa, viestiä eri tavoin yrityskulttuurista sekä houkutella hakijaa jättämään hakemuksen. Nuori työnhakija voi tutustua yrityksiin omassa tahdissa ja valita häntä kiinnostavat yritykset.

    Virtuaalisen ennakkotapahtuman potentiaalinen lisäarvo:
    Rekrytointimessut voisivat hyötyä blended tapahtumamallista. Ennakkoon verkostoituminen virtuaalisella tapahtuma-alustalla ja kiinnostaviin työpaikkoihin tutustuminen voisi madaltaa kynnystä lähestyä työnantajia. Lisäksi tapahtumaosallistuja voisi paremmin suunnitella messukäyntiään. Kirjautumalla tapahtuma-alustalle tapahtumaosallistuja voi luoda oman profiilin, julkaista CV:n ja kertoa asiasanojen avulla, mistä aloista hän on kiinnostunut.

    Fyysinen messutila on rajallinen ja kaikki halukkaat yritykset eivät mahtuneet mukaan vuoden 2023 Duuniin.net -rekrytointitapahtumaan. Virtuaalialusta mahdollistaisi myös kaikkien halukkaiden työnantajien mukaantulon.

    Case: Blended tapahtuma – GDWC

    MikäPelinkehittäjien maailman mestaruuskisat – Game development World Championships (GDWC)
    MissäStudiolähetykset Assemblyn studiosta, päätapahtuma G Livelab, Helsinki
    MilloinVirtuaalitapahtuma 15.-16.3.2022 ja hybriditapahtuma 17.3.2022
    KenellePelinkehittäjille ja pelaajille, 200 henkilöä Twitchissä, 80 henkilöä livetapahtumassa
    MiksiTapahtuma tarjoaa pelinkehittäjille mahdollisuuden esitellä kehittämiään pelejä suuremmalle yleisölle.
    Verkkosivuthttps://thegdwc.com/

    Ohjelmassa oli

    • palkintojenjako, jossa palkittiin pelinkehittäjiä monessa eri kategoriassa
    • gaalaillallinen ruokineen ja juomineen
    • pelinurkkaus pelaajille sekä
    • nostalgianurkka, johon oli tuotu vanhoja pelikonsoleja (vain livetapahtumassa).

    Virtuaalitapahtuman tuottama lisäarvo:
    GDWC-tapahtuman kaksi ensimmäistä päivää toteutettiin täysin virtuaalisesti Assemblyn studiosta käsin. Virtuaaliosuudessa juontaja esitteli kilpailussa mukana olleet pelit ja pelinkehittäjät. Pelinkehittäjät olivat tehneet esittelyvideon pelistään, joka oli toimitettu ennakkoon järjestäjälle. Tämä mahdollisti teknisesti sujuvan striimauksen Twitch-alustalle, joka on pelimaailmassa tuttu ympäristö.

    Katsojia aktivoitiin ennakkotapahtuman aikana Slido-työkalulla kysymällä esimerkiksi, missä katsojat ovat, miten he juovat kahvinsa ja muita arkisia asioita, joihin oli helppo vastata. Tällä pyrittiin luomaan yhteisöllisyyttä ja vuorovaikutusta katsojien kesken.

    Päätapahtuma toteutettiin hybridinä G Livelabin tiloissa. Palkintojenjakotilaisuuden striimaus Twitchiin mahdollisti osallistumisen eri puolilta maailmaa. GDWC-tapahtuma on kansainvälinen ja pelinkehittäjiä on yli sadasta maasta, joten suora striimaus tarjosi kilpailuun osallistuneille vaivattoman tavan seurata palkintojenjakoa.

    Case: Virtuaalitapahtuma – Kampuspäivä

    MitäPääkaupunkiseutujen korkeakoulujen esittäytyminen toisen asteen opiskelijoille
    MissäHowspacessa
    Milloin11.11.2021
    KenelleToisen asteen opiskelijoille
    MiksiAuttaa toisen asteen opiskelijoita löytämään opiskelupaikka, kertoa mitä ammattikorkeakoulut voivat tarjota ja missä eri aloja opetetaan.
    Verkkosivuthttps://amk-kampus.fi/

    Virtuaalitapahtuman lisäarvo:
    Virtuaalitapahtuma mahdollisti ympäri Suomea asuvien toisen asteen opiskelijoiden tutustumisen pääkaupunkiseudun ammattikorkeakouluihin ja niiden tarjoamiin opintoihin. Osallistujat pystyivät myös surffaamaan eri koulujen ohjelmien välillä, tutustumaan useampaan ammattikorkeakouluun ja koulutusohjelmaan yhden tapahtuman aikana.

    Ohjelmassa oli:

    • virtuaalinen kampuskierros, jossa opiskelijat esittelivät omaa kampustaan ja kertovat opinnoistaan
    • livestriimilähetys, jossa pääsi tutustumaan kaikkiin mukana oleviin kouluihin ja kuulemaan opiskelijoiden kokemuksia paneelikeskustelussa
    • tietoa korkeakouluopinnoista
    • mahdollisuus esittää kysymyksiä eri alojen opiskelijoille
      Haaga-Helian virtuaalinen kampuskierros 2021

    Yhteenveto: Tapahtumamuodon valinta

    • Tapahtumamuotoja on useita: livetapahtuma, blended, virtual, hybrid, multihub ja webinaari.
    • Tapahtuman tavoite, yleisö ja budjetti määrittelevät, mikä on sopivin tapahtumamuoto.
    • Tapahtumamuodosta riippumatta tilaisuutta voi rikastuttaa erilaisilla digitaalisilla elementeillä.
    • Virtuaalitapahtuman kustannukset vaihtelevat suuresti ja riippuvat pitkälti siitä, miten ammattimaisesti tapahtuma tuotetaan. Halvimmillaan virtuaalitapahtuma onnistuu omin voimin, mutta useimmiten etenkin hybriditapahtuman kustannukset voivat nousta jopa livetapahtumaa suuremmiksi, koska tapahtumaa tehdään samanaikaisesti kahdelle yleisölle.

    Virtuaalitapahtuman konseptisuunnittelu

    Sirpa Lassila ja Monika Birkle

    Tapahtuman konseptisuunnittelun ytimessä ovat tapahtuman tavoite, asiakaslupaus ja asiakaskokemus. Tapahtumakonseptin tulisi olla selkeä, helposti viestittävissä ja osallistujalle arvoa tuottava. 

    Konseptisuunnitteluun kuuluu myös asiakaskokemuksen eri vaiheiden muotoilu. Asiakaskokemuksella tarkoitetaan asiakkaan henkilökohtaista tulkintaa palveluprosessista, joka koostuu vuorovaikutuksesta ja osallistumisesta eri kosketuspisteissä asiakaspolun varrella. Onnistunutta asiakaskokemusta kohti voidaan pyrkiä kehittämällä asiakaspolkua, yksittäisiä kosketuspisteitä, fyysistä ympäristöä sekä sosiaalista ympäristöä. 

    Asiakaskokemus muodostuu pitkälti tunteista, joita asiakkaassa herää, kun hän kohtaa palveluun liittyvää viestintää tai käyttää palvelua. Hyvä asiakaskokemus edellyttää positiivisten tunteiden synnyttämistä ja odotusten ylittämisestä. Virtuaalimaailmassa tunteiden herättäminen on haastavampaa, mutta virtuaalitapahtumastakin voi luoda elämyksellisen ja wow-reaktioita herättävän.

    Huono saavutettavuus, käytettävyys ja sujuvuus puolestaan pilaavat helposti koko osallistujakokemuksen. Virtuaalitapahtumassa teknisten ongelmien kanssa kamppailu saa sekunnit tuntumaan hyvin pitkiltä. Ruudun kautta myös virheet ja epävarmuus helposti korostuvat eikä esiintyjien karismaattisuus välity samalla tavalla.

    Työkalu: Virtuaalitapahtuman konseptisuunnitelma

    Tämän työkalun kysymykset auttavat sinua luomaan tapahtumalle sopivan ja toimivan konseptin. Virtuaalitapahtuman konseptisuunnitelma on jatkoa tapahtumamuodon valinnan työkalulle.

    Lataa täytettävä ja tulostettava työkalu-canvas.

    Vinkki:

    Voit myös laatia moodboardin eli tunnelmataulun, joka koostuu kuvista ja tekstistä. Moodboard on visuaalinen apuväline, joka auttaa sinua viestimään tapahtuman tunnelmasta muille.

    Lisäksi voit hyödyntää konseptisuunnittelussa tapahtumakanvaasia. Se on visuaalinen työkalu, joka auttaa hahmottamaan kuinka tapahtumassa eri elementtien kautta saadaan aikaiseksi osallistujan käyttäytymisen muutos. Ruud Janssen ja Roel Frissen ovat kehittäneet tapahtumakanvaasin Alexander Osterwalderin liiketoimintamallikanvaasiin pohjalta.

    Voit hyödyntää tapahtumakanvaasia myös konseptisuunnittelussa. Lisäohjeita kanvaasin käyttöön ja ladattavat kanvaasipohjat löydät Event Design Collectiven -sivuilta.

    Asiakaspolku virtuaalitapahtumassa

    Asiakaspolku kuvaa asiakkaan vuorovaikutusta yrityksen kanssa. Asiakaspolku sisältää siis kaikki ne kohtaamiset, joita asiakas voi yrityksen kanssa kokea matkallaan ostopäätöksestä tuotteen tai palvelun käyttöön ja käyttökokemuksen arviointiin asti. Asiakaspolun ymmärtäminen on tärkeää, sillä se auttaa yritystä hahmottamaan asiakkaiden tarpeita ja pullonkauloja palvelun eri vaiheissa. Tämä puolestaan mahdollistaa parempien ja toimivampien palveluiden kehittämisen, mikä johtaa hyvään asiakaskokemukseen. 

    Asiakaspolku voi kuvata todellista asiakaskokemusta, joka perustuu kerättyyn asiakasymmärrykseen. Tällöin saadaan selville, miten palvelu toimii ja millaisia tunteita se herättää. Asiakaspolkua voi käyttää myös suunnittelun ja palvelun mallintamisen apuvälineenä, jolloin se kuvaa palveluntarjoajan suunnittelemaa ideaalista asiakaspolkua. 

    Seuraavat kuvat esittävät tyypillistä virtuaalitapahtuman asiakaspolkua ja eri kosketuspisteitä. Todellisuudessa asiakaspolku ei ole selkeän suoraviivainen vaan asiakas muokkaa aina polkua mieleisekseen tai asiakas mutkittelee, koska hän kokee matkan varrella erilaisia esteitä tai kuoppia.

    Muista, että asiakaskokemuksen kokonaisuuteen vaikuttavat kaikki pienetkin yksityiskohdat; ja joskus juuri ne! Pyri siis mahdollisimman yhtenäiseen kokemukseen valitun teeman mukaisesti. Jos tapahtuma on esimerkiksi tyyliltään arvokas ja hienostunut, pidä siitä kiinni myös kutsussa, chat-moderoinnissa, striimin asetuksissa ja juontajien puvustuksessa. Jos tapahtuma on kokeileva ja leikkisä, anna sen näkyä värien käytössä, viestien tyylissä ja vaikkapa ehdotetuissa hashtageissä!

    Virtuaalitapahtuman asiakaspolku ennen tapahtumaa

    Virtuaalitapahtuman asiakaspolku tapahtuman aikana

    Virtuaalitapahtuman asiakaspolku tapahtuman jälkeen

    Työkalu: Asiakaspolun suunnittelu

    Lataa tulostettava työkalu-canvas.

    Virtuaalitapahtuman tekninen ajolista

    Virtuaalitapahtuman teknisen ajolistan tekeminen vaatii monia samankaltaisia vaiheita kuin livetapahtuman ajolistakin. Tekninen ajolista on minuutilleen aikataulutettu luettelo tehtävistä, sisällöistä ja tarvittavasta tekniikasta, jonka avulla tiedetään mikä esitysmateriaali, musiikki, äänestys tai tekstiplanssi on vuorossa ja kuka esiintyy milloinkin. Ohjelman aikataulu ja asiakaspolun kosketuspisteet luovat pohjan myös teknisen ajolistan suunnittelulle. Ajolista on tärkeä työkalu tapahtuman vastaavalle tuottajalle, AV-teknikoille sekä tapahtuma-avustajille ja chat-moderaattoreille. 

    Virtuaalitapahtuman tekninen ajolista sisältää seuraavia kohtia:

    Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty! Panosta ajolistaan; sitä tehdessäkin jo moni asia selkiytyy ja ratkeaa!

    Alla on esimerkkinä ote GDWC-tapahtuman ajolistasta. 

    Työkalu: Ajolista

    Tämän työkalun pohjalta voit rakentaa oman tapahtumasi ajolistan. Voit myös ladata tiedoston ja muokata sitä omien tarpeidesi mukaan.

    Lataa täytettävä ja tulostettava työkalu-canvas.

    Yhteenveto: Virtuaalitapahtuman konseptisuunnittelu

    Tapahtuman konseptisuunnittelussa luodaan tapahtuman ilme, määritellään tapahtuman tavoite ja asiakaslupaus ja muotoillaan asiakaskokemus.

    Asiakaskokemus muodostuu pitkälti tunteista, joita herää niissä tilanteissa, kun asiakas kohtaa tapahtuman kosketuspisteitä. Näitä voivat olla esimerkiksi kutsu, ilmoittautumissivu, tapahtuma-alustalle kirjautuminen ja palautekysely. Hyvä asiakaskokemus edellyttää positiivisten tunteiden synnyttämistä ja odotusten ylittämisestä.

    Asiakaskokemuksen kokonaisuuteen vaikuttavat kaikki pienetkin yksityiskohdat; ja joskus juuri ne. Pyri siis mahdollisimman yhtenäiseen kokemukseen valittuun teemaan ja rakennettuun konseptiin tukeutuen.

    Asiakaspolun suunnittelu alkaa asiakaspolun piirtämisestä ja siinä olevien kosketuspisteiden tarkastelusta.


    Tapahtumahallintajärjestelmät ja tapahtuma-alustat

    Sirpa Lassila ja Kristiina Marttinen

    Tapahtumahallintajärjestelmät ja tapahtuma-alustat ovat virtuaalitapahtumien perustyökaluja, joita voi hyödyntää myös livetapahtumissa. Uusia palveluntarjoajia tulee koko ajan markkinoille samoin kuin uusia työkaluja. Voit siis valita tapahtumallesi, osallistujillesi ja budjetillesi sopivat palvelut laajasta tarjonnasta. Voit myös yhdistellä maksuttomia ja maksullisia palveluja esimerkiksi käyttämällä Zoomia tai Teamsiä tapahtuma-alustana ja tekemällä osallistujien ilmoittautumisen Lyytin kautta.

    Tapahtuma-alustat mahdollistavat sujuvan virtuaaliosallistumisen tapahtumaan. Alustat tarjoavat paljon erilaisia toiminnallisuuksia, joten voit lähettää livestriimiä, viestiä aikataulusta, ohjelmasta ja esiintyjistä sekä tarjota mahdollisuuden verkostoitumiseen ja vuorovaikutukseen. Alustat räätälöidään erilaisiin tarpeisiin ja muokataan brändin mukaiseksi. Tapahtumalle voi myös luoda maksumuurin ja kerätä lipputuloja.

    Huomioi, että tapahtuma-alueen rakentaminen ja brändääminen vievät aikaa. Jos olet rakentamassa tapahtuma-alustaa ensimmäistä kertaa, yhden alustan rakentamiseen ja sisällön luomiseen voi mennä useampi päivä. Mikäli olet käyttänyt tapahtuma-alustaa jo aikaisemmin ja sinulla on materiaalit koossa, voit kopioida aikaisemman alustan ja vain päivittää uudet tiedot. 

    • hoitaa osallistujien ilmoittautumisen
    • järjestää lipunmyynnin ja luoda erilaisia lipputyyppejä
    • pyytää palautetta osallistujilta
    • luoda ja lähettää kutsuja
    • mitata osallistujakokemusta
    • tuottaa raportteja
    • automatisoida viestintä
    • anonymisoida osallistujat
    • luoda oman brändätyn virtuaali- tai webinaarialustan
    • pistää pystyyn tapahtumakaupan ja hoitaa myyntiä
    • luoda useita erilaisia virtuaalitiloja aivan kuten livetapahtumassa eli aulan, päälavan, ryhmätyötiloja ja keskustelukahvilan.
    • upottaa videolähetykset Youtuben tai Vimeon avulla
    • verkostoitua erilaisten työkalujen avulla
    • chattäillä ja tehdä videopuheluja
    • osallistaa kyselyjen ja äänestysten avulla
    • yhteiskehittää yhteispiirtelyn, luonnoslehtiöiden ja tiedostojen yhteiskäytön avulla
    • Tarvitsetko tallenteen?
    • Mitä toiminnallisuuksia alustalta vaaditaan?
    • Mitä vaatimuksia on alustan turvallisuudelle, palomuurille ja muille suojauksille?
    • Edellyttääkö alusta jotain tiettyä selainta tai laitetta?
    • Voiko osallistua selaimen avulla? Jos tarvitaan sovellusta, miten saadaan ihmiset lataamaan ja käyttämään sitä?
    • Pitääkö alustalle tunnistautua tai luoda tili ja osaavatko ja haluavatko osallistujat tehdä sen?
    • Millaisia tietosuojaan liittyviä kysymyksiä täytyy huomioida? Mitä tietoja osallistujista kerätään, miten tietoja käytetään ja säilytetään?

    Katso näistä linkeistä vielä tarkemmin millaisia ominaisuuksia esimerkiksi LivetoTeamsLyyti ja Brella tarjoavat virtuaali-, hybridi- ja livetapahtumaan. Voit pyytää demoa tapahtuma-alustan tarjoajilta.

    Miten käytät virtuaalitapahtuma-alustaa?

    Tässä videossa tapahtumatuotannon asiantuntija Eeva-Liisa Rahkonen kertoo, mikä on tapahtuma-alusta, mihin sitä voi käyttää, millaisia toiminnallisuuksia se sisältää ja miten sitä voi räätälöidä. Eeva-Liisa käyttää esimerkkinä Haaga-Helian Tulevaisuusfoorumi-tapahtumaa, joka on vuosittain järjestettävä sidosryhmätapahtuma. Vuonna 2023 tapahtuma järjestettiin hybridinä ja siinä käytettiin Liveton tapahtuma-alustaa. 

    Linkki YouTubeen

    Tarkistuslista: Tapahtuma-alustan rakentaminen 

    Tarkista listan avulla, että kaikki oleelliset tiedot ja toiminnot löytyvät tapahtuma-alustalta. Huomioi, että monet toiminnot ovat alustakohtaisia. 

    Lataa täytettävä ja tulostettava työkalu-canvas.

    Yhteenveto: Tapahtumahallintajärjestelmät ja -alustat

    Tapahtuma-alusta voi yksinkertaisimmillaan olla Teams tai Zoom, kun toisessa ääripäässä ovat varta vasten tapahtumiin rakennetut maksulliset monipuoliset tapahtuma-alustat.

    Tapahtuma-alustat mahdollistavat sujuvan virtuaaliosallistumisen tapahtumaan.

    Tapahtumahallintajärjestelmät ja tapahtuma-alustat ovat virtuaalitapahtumien perustyökaluja, joita voi hyödyntää myös livetapahtumissa.

    Maksuttomia ja maksullisia tapahtuma-alustoja voi myös yhdistää esimerkiksi käyttämällä Zoomia tai Teamsiä tapahtuma-alustana ja tekemällä osallistujien ilmoittautumisen Lyytin kautta.

    Alustat tarjoavat paljon erilaisia toiminnallisuuksia, joten voit lähettää livestriimiä, viestiä aikataulusta, ohjelmasta ja esiintyjistä sekä tarjota mahdollisuuden verkostoitumiseen ja vuorovaikutukseen.


    Videomateriaalien tuotanto virtuaalitapahtumissa

    Kristiina Marttinen, Monika Birkle ja Sirpa Lassila

    Yksi virtuaalitapahtumien peruskysymyksistä on, kuinka paljon sisältöä tuotetaan etukäteen ja mitä lähetetään suorana. Yleisin tapa on lähettää studiosta suoratoistoa eli striimiä, jota voi seurata tapahtuma-alustalla. Striimin sisältö voi olla tuotettu reaaliaikaisesti tai se voi olla yhdistelmä etukäteen kuvattuja videoita ja reaaliaikaista lähetystä tai jopa kokonaan ennakkoon kuvatuista videoista koostuva sisältö. Näitä ennakkoon kuvattuja videoita kutsutaan inserteiksi. Ne liitetään livelähetykseen striimausohjelmiston kautta osaksi ohjelmaa. Insertit voivat olla esimerkiksi videotervehdyksiä, haastatteluita tai kokonaisia omia ohjelmaosuuksia. Vaikka virtuaalitapahtuma sisältääkin ennakkoon kuvattuja videoita, voidaan osallistujille silti luoda tunne livekokemuksesta. 

    Hyvin tehty insertti johdattaa erinomaisesti tunnelmaan sekä näyttää yleisölle sellaisia tuotteen tai palvelun osia, joita ei striimissä voida muutoin näyttää. Tallenne mahdollistaa myös monipuolisen äänimaiseman käytön ja tunnelman luomisen. Käytä valmiita videoita innostamaan ja inspiroimaan, mutta muista pitää ne riittävän lyhyinä ja teemaan erinomaisesti istuvina!

    Mitä kannattaa kuvata etukäteen? 

    Etukäteen kannattaa kuvata sellaiset esitykset tai esityksen osat, joihin ei ole suunniteltu vuorovaikutusta. Esimerkiksi Posse-ohjelmassa on kuvattu ennakkoon sätkyukko ja -akkainsertit, joissa pilaillaan asiakaspalvelussa. Haaga-Helian virtuaalivalmistujaisissa korona-aikana taasen nauhoitettiin opettajien tervehdykset eri kampuksilta opiskelijoille ennakkoon, jotka sitten ajettiin livelähetykseen. Etukäteen kannattaa myös kuvata aikatauluhaasteelliset tai huonon internetyhteyden päässä olevat osiot lähetyksessä, esimerkiksi etäosallistujan haastattelu. Näin vältytään ikäviltä teknisiltä ongelmilta ja yhteyksiin liittyviltä murheilta itse tapahtuman aikana. Etukäteen on myös syytä kuvata osiot, jotka vaativat useita ottoja tai useita kamerakulmia sekä monimutkaisempaa jälkikäsittelyä.

    • Saadaan parempilaatuista materiaalia, kun voidaan ottaa useampia ottoja ja videota voidaan editoida.
    • Sisältö voidaan tehdä milloin vain, jolloin esiintyjä saadaan varmasti paikalle eikä sairastapaukset vaikuta ohjelman sisältöön.
    • Saadaan mukaan henkilöitä, paikkoja ja tilanteita, joita ei saataisi livelähetykseen.
    • Pienennetään tekniikasta johtuvia riskejä, kuten internetyhteyden pätkimistä tai “näkyykö kuva, kuuluuko ääni?” -tilannetta.
    • Ohjelma on helpompi aikatauluttaa ja siinä on helpompi pysyä.
    • Parantaa saavutettavuutta, kun videot ovat valmiiksi editoituja ja niihin voidaan lisätä grafiikat ja tekstitykset.
    • Ennakkoon kuvatun osion aikana studiossa olevat juontajat ja asiantuntijat saavat hetken hengähtää!

    Videoiden leikkaukseen sekä grafiikoiden ja mahdollisten tekstitysten lisäämiseen tulee varata tarpeeksi aikaa. Jos videoaineisto tulee ulkopuolelta, vaikka esiintyjältä itseltään, kannattaa myös varmistaa hyvissä ajoin materiaalin julkaisukelpoisuus. Seuraavat asiat on hyvä muistaa, kun videoita kuvataan ennakkoon:

    • Insertin minimi- ja maksimikestot on hyvä määritellä etukäteen.
    • Varmista, missä formaatissa valmis videon pitää olla, jotta se toimii striimausohjelmistossa.

    Yleisin videoformaatti on H.264, jota suurin osa lähetysjärjestelmistä ja tietokoneohjelmista osaa toistaa.

    Yleisin resoluutio televisiossa ja internetissä on 1080p, eli 1920×1080 pikselin tarkkuus, mutta suurempi 4K-resoluutio (3840×2160 pikseliä) on myös alkanut yleistyä.

    • Normalisoi kaikkien inserttien äänenvoimakkuudet samalle tasolle.

    Äänen tasot tasataan haluttuun voimakkuuteen, usein lähelle maksimitasoa ilman, että ääni säröytyy. Näin kaikki lähetyksessä ajettavat insertit ovat samalla äänenvoimakkuudella, eikä äänentasoja tarvitse säätää kesken lähetyksen

    • Tarkista videot striimausohjelmassa ennen livelähetyksen alkamista ja huomioi, miten insertti alkaa ja loppuu; esimerkiksi näytätkö insertin loppuun asti, jos siinä on lopputekstit.

    Mitä kannattaa tehdä suorana?

    Suorana kannattaa tehdä sellaiset esitykset ja muut sisällöt, jossa halutaan vuorovaikutusta yleisön kanssa, etenkin jos yleisö osallistuu tai muuten vaikuttaa tapahtuman sisältöön. Improvisaatioteatteri tai taikurin esitys ovat hyviä esimerkkejä vuorovaikutteisesta ohjelmasta. 

    • Vie vähemmän aikaa ennen tapahtumaa.
    • Sisältöä voidaan muokata tilanteen ja yleisön mukaan nopeastikin.
    • Mahdollistaa vuorovaikutuksen osallistujien kanssa.
    • Luo usein jännitettä ja energiaa eri tavalla kuin nauhoitettu video.
    • Suorasta lähetyksestä tulee myös samalla jälkitallenne, ilman että lähetystä tarvitsee erikseen leikata kasaan.

    Videon tekemisen työvaiheet

    Videon tekeminen kannattaa suunnitella huolellisesti ja miettiä samalla videon käyttötarkoitusta sekä jakelutapaa. Tapahtumaa varten tehtävien inserttien yhteydessä kannattaa pohtia, onko samoja videoita tarkoitus hyödyntää myöhemmin itsenäisinä esimerkiksi verkkosivuilla tai somessa.

    VAIHE 1

    • Tehdään suunnitelma, miten videota käytetään, mikä on tavoite, kenelle se on suunnattu, millä alustalla sitä katsotaan, mikä on kesto ja mitä reaktiota halutaan saada aikaan?

    VAIHE 2

    • Kirjoitetaan tiivistelmä eli synopsis. Tiivistelmässä on videon keskeinen sisältö, idea ja muoto lyhyesti hahmoteltuna. 

    VAIHE 3

    • Laaditaan käsikirjoitus. Käsikirjoituksen tehtävä on kiteyttää videon sanoma. Se auttaa myös pysymään videolle asetetuissa aikaraameissa ja helpottaa sisällön muokkaamista ennen kuvausta. Käsikirjoitus sisältää sanatarkasti aukikirjoitetut kohtaukset sekä muut elementit mietittynä.

    VAIHE 4

    • Kuvataan video. Käsikirjoitus voi vielä muuttua kuvatessa tai leikatessa.

    VAIHE 5

    • Editoidaan video. Editointivaiheessa kannattaa huomioida myös äänetön katselutapa ja lisätä tekstitykset. Tässä vaiheessa lisätään myös grafiikat.

    VAIHE 6

    • Julkaistaan video ja jaetaan se eri kanaviin. Youtubessa voi julkaista videosta pidemmän version, ja some kanavissa lyhyemmän (<60s). Linkki liitetään videoon tai upotetaan itse video uutiskirjeeseen tai blogipostaukseen ja jaetaan eri kanavissa. Videosta voi myös jakaa lyhyen tiiseriversion.

    Videon käsikirjoitus

    Virtuaalitapahtumissa etukäteen kuvattu videoaineisto voi koostua esityksistä, jotka esiintyjä on itse nauhoittanut vaikkapa Zoomin avulla. Silloin ei ole tarvetta tehdä sen kummempaa käsikirjoitusta vaan esitysmateriaali tukee esiintyjää. Jos videon tekemisessä käytetään kuvaajaa tai leikkaajaa, silloin on aina hyvä tehdä käsikirjoitus, joka kertoo mitä aiheita videossa käsitellään ja miten video etenee sekä mitä videolla näkyy ja kuuluu. Hyvin tehty käsikirjoitus säästää aikaa ja edistää laadukkaan lopputuloksen syntymistä.

    Seuraavaksi voit tutustua Smaku 2023 videoiden käsikirjoitukseen, jonka teimme Digisti Live -hankkeessa. Käsikirjoitus toimi hyvänä viestinnän työkaluna kuvaajien, ravintolan, Smaku Festivalsin ja Digisti Live -hankkeen asiantuntijoiden välillä.

    Case: Smaku 2023 – videoiden käsikirjoitus

    MikäSmaku-tapahtumat
    Smaku-tapahtumien ideana on tutustua paikallisiin ravintoloihin tarjoamalla maisteluannoksia, jotka maksavat 5–7 euroa. Smakussa on mukana ainoastaan yrittäjävetoisia ravintoloita ja kahviloita, joiden lisäksi tapahtuma haluaa tuoda esille myös alueen pientuottajia sekä muitakin paikallisia yrittäjiä. 
    MissäPorvoo ja Loviisa
    MilloinVuosittain elokuussa
    Miksi
    Digisti Live -hankkeessa Smakun tavoitteena oli pidentää Smaku-tapahtuman elinkaarta erilaisin digitaalisin ratkaisuin. Yksi keskeinen Smaku Festivalsin kehittämiskohde oli tuoda ravintoloiden tarinat paremmin esille jo ennen livetapahtumaa. Digisti Live -hanke mahdollisti Smaku 2023 -ravintoloille esittelyvideoiden tuottamisen, joita voitaisiin hyödyntää Smaku-etkoissa. Tämän ennakkotapahtuman tavoitteena oli kertoa, mitkä ravintolat ovat mukana vuonna 2023 sekä antaa esimakua tulevista annoksista. Tämä Smakun ennakkotapahtuma toteutettiin Digisti Live -hankkeen kokeiluna.
    verkkosivuthttps://smakufestivals.com/

    Smaku 2023 ennakkotapahtuman videoiden käsikirjoituksen ohjeistus

    Videon kesto on n. 90 sek, sisältönä ravintoloitsijan tai muun ravintolaa edustavan henkilön haastattelu, josta jätetään kysymykset pois. Kuvituksena käytetään tunnelmallista kuvaa ravintolan sisäänkäynnistä, sisustuksesta ja niissä näytetään tekemisen meininkiä ja annoksien valmistamista keittiössä. Musiikki voi kuulua hiljaisella läpi videon ja/tai ravintolan ja keittiön ambient ääniä. Kaikille ravintoloille tarjotaan samantyyppinen, vahvasti standardoitu formaatti. Kuvaukset aloitetaan maaliskuussa 2023.

    Videossa esitetään kysymyksiä haastateltavalle, haastateltavan henkilön pitää osata kertoa ravintolan tarinaa ja esitellä toimintaa. Videossa esiintyvä henkilö miettii etukäteen sopivan vaatetuksen ja mitä halutaan kertoa vaatteiden valinnan kautta. Esimerkiksi puhdas kokkitakki on toimiva, koska se on yleensä yksivärinen.

    Roolit ja vastuut (jokaisen rivin kohdalla mainittiin vastuuhenkilö):

    • Käsikirjoitus
    • Kuvauspäivien varaukset; yhteystiedot ja päivämäärät
    • Briiffi yrityksille sisältäen haastattelukysymykset 
    • Sopimukset video-oikeuksista ja kuvausluvista 
    • Logot
    • Grafiikka
    • Kuvaaminen, editointi ja valmiiden videoiden toimittaminen 
    • Ennakkotapahtuman suunnittelu ja toteutus sekä videoiden levitys 

    Grafiikka: 

    • Aloituksessa ravintolakuvituksen päällä: Smakun logo ja teksti Proudly presents: Ravintola X:n logo
    • Haastateltavan kasvojen yhteydessä nimi ja titteli sekä ravintolan nimi
    • Lopuksi: Digisti Live -hankkeen, Haaga-Helian sekä rahoittajan logot

    Otokset:

    • Ravintola ulkoa kuvattuna ja esiintyjä avaa oven ja toivottaa peremmälle
    • Ravintolan omistaja tai ravintolapäällikkö tms. työssään
    • Esiintyjä lähikuvassa vastaamassa kysymyksiin
    • Keittiö, sali, toimintaa, sisustusdetaljeja, kattaus
    • Ruokailija nauttimassa annoksesta

    Kysymykset (ohjeistetaan vastaamaan kokonaisin lausein, videossa kuuluvat vain vastaukset):

    1. Esittele itsesi ja ravintolasi.
    2. Minkälainen ravintola tämä on (perusasiat, missä sijaitsee, asiakaspaikkojen määrä, kohderyhmä, perustamisvuosi yms. perustietoa)?
    3. Mikä on teidän erikoisuutenne (etninen ruoka, lihapainotteinen, kasvisravintola, ravintolan “genre”, mistä tunnetaan)?
    4. Mistä olette erityisen ylpeitä (esimerkiksi raaka-ainetoimittajat, itse kiinteistö missä toimitaan, henkilökunnan osaaminen, tunnustuspalkinnot, tietty annos)?
    5. Miksi lähditte mukaan Smakuun (mitä lisäarvoa tuottaa ravintolalle, asiakkaille, brändille, Porvoolle)?

    Video kuvitetaan sopivin välein haastattelua kuvituskuvilla ravintolasta ja keittiöstä sekä tekemisestä. Näytetään välillä esiintyjän haastattelua. Kuuluu musiikkia, taustaääniä ja puhetta sopivasti sekoitettu.

    Smaku 2023 ennakkotapahtuman esimerkkivideo

    Smaku-etkoilla tutustuttiin vuoden 2023 Smaku-ravintoloihin ja maisteluannoksiin. Jokaisesta Smaku-ravintolasta tehtiin esittelyvideo. Tässä videossa pääset käymään Aatos Caféssa Päivi Karjalan opastuksella. Videoiden tuotannosta vastasi Ansa Production Oy.

     Linkki YouTubeen

    Työkalu: Videon käsikirjoitus 

    Lataa täytettävä ja tulostettava työkalu-canvas.

    Yhteenveto: Videomateriaalit virtuaalitapahtumassa

    Virtuaalitapahtuma voi sisältää sopivassa suhteessa sekä suoraa lähetystä että etukäteen tuotettuja sisältöjä. Vaikka virtuaalitapahtuma sisältääkin ennakkoon kuvattuja videoita, voidaan osallistujille silti luoda tunne livekokemuksesta.

    Eri esiintyjien rooli vaikuttaa myös siihen, kannattaako esiintyjän olla tapahtumassa ehdottomasti livenä vai voidaanko osuus kuvata ja leikata etukäteen. Sisällöntuottaminen etukäteen poistaa monta pulmaa, mikäli vuorovaikutus livetilanteessa ei ole välttämätöntä tai jos se rakennetaan vaihtoehtoisella tavalla.

    Etukäteen tuotetulla materiaalilla vältetään teknisiä, aikataulullisia ja laadullisia ongelmia ja voidaan tuoda yleisölle sisältöä, joka ei livetilanteessa olisi mahdollista. Toisaalta suorassa lähetyksessä on aina oma tunnelmansa ja se mahdollistaa monipuolisen vuorovaikutuksen.

    Hyvin tehty insertti voi johdattaa erinomaisesti tunnelmaan sekä näyttää yleisölle sellaisia tuotteen tai palvelun osia, joita ei striimissä voida muutoin näyttää. Insertti mahdollistaa myös monipuolisen äänimaiseman käytön ja tunnelman luomisen.

    Videon tavoite, pituus ja käsikirjoitus kannattaa tehdä huolella, jotta lopputulos varmasti palvelee tarkoitusta.


    Livetapahtumien striimaaminen

    Kristiina Marttinen

    Striimaamisen voi aloittaa pienimillään ihan omalla puhelimella. Livelähetyksen voi tehdä suoraan esimerkiksi Instagramiin tai Facebookiin. Tällöin tarvitset vain oman puhelimen ja mikrofonin. Puhelimella voi helposti tehdä striimejä, joissa yksi ihminen puhuu ja kertoo suoraan kameralle. Hyvin aikaisessa vaiheessa kannattaa myös hankkia jonkinlainen valo, sillä niin puhelimet, web-kamerat kuin videokameratkin tarvitsevat hyvän valaistuksen, jotta kuva on tarkkaa ja siitä saa hyvin selvää.

    Jos haluat tehdä laadukkaampia striimejä tai haluat videokuvan lisäksi näyttää striimissä myös esimerkiksi tietokoneesi ruutua tai muuta sisältöä, tarvitset paremman kameran sekä tietokoneen. Kamera kytketään tietokoneen kautta striimausohjelmistoon, jonka avulla striimi lähetetään striimausalustalle. Tietokoneen tulisi olla tarpeeksi tehokas, jotta se jaksaa pyörittää striimausohjelmaa ja striimata videokuvaa ulos nettiin samaan aikaan. Striimausohjelmaan voi kytkeä myös useamman kameran. Jos striimaat kameran kuvan suoraan esimerkiksi Microsoft Teamsiin, se on kevyempää tietokoneelle.

    Nettiyhteyden tulee olla hyvä ja vakaa. Kaapelilla tuleva nettiyhteys on aina vakaampi kuin langaton yhteys. Tärkeintä on lähetysnopeus ulospäin (upload speed), koska sinä lähetät dataa ulospäin muille katsojille ja lähetysnopeus määrittää sen, kuinka nopeasti voit sen tehdä. Lähetysnopeus vaikuttaa myös striimisi bitrateen (siirtonopeusväli), eli kuinka paljon tietoa voit siirtää sekunnissa. 

    Suurempiresoluutioisessa videossa on enemmän tietoa, jolloin tarvitset enemmän tiedonsiirtoa. Bitrate määritetään striimausohjelmasta ja jotkut striimausalustat voivat myös rajoittaa tiedonsiirron nopeutta. Striimausta kannattaa kokeilla etukäteen eri resoluutio ja bitrate yhdistelmillä eli millaisilla arvoilla tietokoneesi ja nettisi jaksaa striimata ja silti katsojille striimi näyttää hyvältä. Huonolaatuinen striimi johtaa kuvan pätkimiseen tai puuroutumiseen ja pikselöitymiseen. Striimausalustojen ohjesivuilta löydät usein heidän suosituksensa eri arvoille. Tästä Youtuben asiakastuen linkistä löydät Youtuben suositukset suomeksi. 

    Isommissa monikameratuotannoissa tarvitaan yli 10 megan lähetysnopeus. Tietokoneen ruutua ja esimerkiksi webbikameran kuvaa striimatessa verkon lähetysnopeuden tulisi olla vähintään 1Mbit/sekunnissa, mutta nopeampi on aina parempi. Se, kuinka tarkkaa kuvaa haluat katsojien näkevän, vaikuttaa myös nettisi nopeuteen: Full HD kuvalle suositellaan vähintään 3-5Mbit/s lähetysnopeutta. Nettiyhteyttä kannattaa testata etukäteen ja tarkistaa striimin laatu. Suoraan Instagramiin tai Facebookiin kännykällä striimatessa striimin kuvakoon ei välttämättä tarvitse olla niin suuri, jolloin hitaampikin nettiyhteys voi toimia.

    Jos sinulla on useita mikrofoneja käytössä, tarvitset lisäksi äänimikserin, koska useimmissa videokameroissa on paikat enintään kahdelle äänilähteelle. 

    Virtuaalitapahtuman striimaamisen päävaiheita on viisi:

    Seuraavissa luvuissa voit oppia, miten valitset kameran, mikrofonin, valot ja jalustan striimausta varten. 

    Miten valitset kameran? 

    Kun haluat tehdä parempilaatuista striimiä, on aika hankkia videokamera. Tähän soveltuvia kameroita on kolmenlaisia: DSLR-kamera eli peilillinen kamera, peilitön kamera sekä videokamera. Lisäksi voit kuvata myös älypuhelimella tai ns. actionkameroilla (GoPro), mutta näitä harvemmin käytetään striimaamiseen tietokoneen avulla.

    DSLR-kamerat (Digital Single Lens Reflex) tai peilijärjestelmäkamerat ovat nopeita ja tarkkoja järjestelmäkameroita, jotka käyttävät peiliä heijastamaan kuvan kameran objektiivin eli linssin läpi etsimeen, josta kuvaaja näkee kuvan. Useat kameravalmistajat eivät enää kehitä uusia DSLR-kameroita, mutta ne ovat silti suosittuja ja hyviä kameroita.

    Esimerkkikameroita aloittelijoille: Nikon D850, Canon EOS 90D, Pentax K-1 Mark II

    Peilittömät kamerat ovat keränneet suosiota viime vuosina. Ne ovat hiljaisempia, kevyempiä ja pienempiä kuin DSLR-kamerat. Uusissa kameroissa on myös parempi automaattitarkennus ja kamera pystyy tunnistamaan esimerkiksi kasvot ja seuraamaan liikkuvaa kohdetta tarkasti.

    Esimerkkikameroita aloittelijoille: Nikon Z 50, Olympus OM-D E-M10 Mark IV, Canon EOS RP

    DSLR-kameroihin kuten myös peilittömiin kameroihin on laaja valikoima erilaisia linssejä eli objektiiveja, joilla saa esimerkiksi kuvattua myös kauempaa. Voi siis olla, että haluat tutustua myös erilaisiin linsseihin jonkin ajan kuluttua hankittuasi kameran.

    Videokamerat ovat helpoimpia käyttää ja ne ovat suunniteltu nimenomaan videokuvausta silmällä pitäen. Videokameroissa on kunnolliset mikrofoniliitännät, äänen kuuntelumahdollisuus eikä sinun tarvitse usein huolehtia erilaisista linsseistä. Videokameroilla ei usein pysty ottamaan valokuvia kuin auttavasti.

    Kameratyyppiä valitessasi ota huomioon omat tarpeesi:

    • resoluutio/tallennusasetus (Full HD, 4K, 8K)
    • mikrofonin liitännät
    • käyttötarkoitus; haluatko ottaa myös valokuvia
    • sisäänrakennettu kuvanvakaus; kuvaatko paljon käsivaralla vai käytätkö jalustaa
    • kameran koko ja paino; isokätinen saattaa mielummin valita DSLR-kameran pienemmän peilittömän sijaan
    Kuva: Shutterstock

    Mikä resoluutio eli kuvan tarkkuus kannattaa valita?

    Resoluutiolla tarkoitetaan, kuinka monta pikseliä videon ruuduissa on. Kuvan tarkkuus voi kärsiä, jos valitset pienemmän resoluution kuin Full HD, koska useimmat laitteet nykypäivänä toistavat videot Full HD:na. Samoin kuvan tarkkuus voi kärsiä, jos zoomaat Full HD -videokuvaa ja tallennat valmiin videon myöskin Full HD:na. Tässä yhteydessä kuvan kärsiminen tarkoittaa esimerkiksi kuvan muhjuuntumista tai pikselöitymistä eli kuva ei ole tarkka. Mitä isompi resoluutio on, sitä tarkempi on kuva. Jos videota toistetaan vain pieniltä ruuduilta, voi videon resoluutio olla pienempikin. 

    Miten säädät kamera-asetukset? 

    Valkotasapaino

    • Käytä manuaalista asetusta, sillä automaattista valkotasapainoa käytettäessä kuvan värit saattavat muuttua kuvatessa ja kuvan värikorjauksesta saattaa tulla työläämpää.

    Äänen tasot

    • Sisään tulevan äänen huippukohdat olisi hyvä olla noin -12 db tuntumassa eikä missään kohtaa mennä nollaan tai varsinkaan sen yli, jotta ääni ei säröydy, jos äänen voimakkuus yhtäkkiä nousee hetkeksi

    Resoluutio/tallennusasetus

    • Yleisin tallennusasetus on Full HD eli 1920×1080 pikseliä.
    • Jos kamerassasi on mahdollisuus, voit myös kuvata 4K-resoluutiolla (3840×2160 pikseliä), jolloin voit leikatessa zoomata kuvaa, 4K tiedostot vievät enemmän tilaa.

    Kuvataajuus

    • Kuvataajuus kertoo, kuinka monta kuvaa näkyy yhdessä sekunnissa.
    • Suomessa yleisin kuvataajuus on 25 kuvaa sekunnissa (25 fps “frames per second”), mutta 30 kuvaa sekunnissa on alkanut yleistyä varsinkin internetissä käytetyissä videoissa, elokuvissa käytetään usein 24 fps.
    • Voit myös kuvata 50/60 fps , jolloin voit hidastaa kuvaa puolella jälkikäsittelyssä.
    • Mitä enemmän kuvia sekunnissa, sitä sulavampi on kuva.

    Suljinaika/shutter speed

    • Yleensä hyvä ohjenuora on käyttää tuplat kuvataajuudesta eli jos käytät 25 fps aseta suljinaika 1/50.
    • Jos kuvassasi on tietokoneen ruutuja tai tietyntyyppisiä valoja, jotka näyttävät hieman välkkyvän kuvassa, aseta suljinaika 1/60 tai 1/160, niin välkkyminen useimmiten loppuu.

    Aukko

    • Määrittää kuvan syväterävyyden eli kuinka iso osa kuvasta on terävää.
    • F1.8-arvolla eli isolla aukolla kuvasta vain hyvin pieni osa on terävää, F16-arvolla eli pienellä aukolla, koko kuva on terävää edestä taakse asti.
    • Mitä pienempi aukko, sitä enemmän kamera tarvitsee valoa, pienimmillä kannattaa käyttää lisävaloja tai vaihtoehtoisesti kokeilla säätää suljinaikaa/ISO-arvoa.

    ISO-herkkyys

    • Määrittää, kuinka herkkä kamera on valolle.
    • Videokuvauksessa kannattaa suosia pieniä ISO-arvoja (100-400), mutta sisätiloissa ilman ylimääräisiä valoja voi kokeilla myös 800 tai isompia arvoja.
    • ISO-arvon nostaminen lisää kohinaa kuvassa. 

    Miten valitset mikrofonin?

    Mikrofoni kannattaa hankkia alottaessasi striimaamista. Hyvin harvoin äänestä saa hyvälaatuista edes hiljaisessa tilassa, koska kameran ja puhelimen sisäänrakennettu mikrofoni on usein liian kaukana puhujasta eikä sisäänrakennetun mikrofonin äänenlaatukaan ole kovin hyvä. Hyvä mikrofoni auttaa nappaamaan vain oman puheäänesi ja hiljentää tai jopa jättää huomiotta muut tilassa kuuluvat äänet. Videon katsojien on siten miellyttävämpi ja helpompi kuunnella nauhoitettua ääntä. Usein katsojat kestävät paremmin huonompilaatuista kuvaa kuin huonolaatuista ääntä.

    Valittavanasi on käytännössä kolmenlaisia mikrofoneja: haulikkomikrofoni, rintamikrofoni eli lavalier tai käsi-/kapulamikrofoni. Kaikki nämä ovat hyviä, mutta ne toimivat parhaiten hieman erilaisissa tilanteissa. Rintamikit ovat hyviä tiloissa, joissa on taustahälyä, koska mikki asetetaan paidan kaulukseen lähelle suuta. Haulikkomikrofonissa on usein paras äänenlaatu, mutta se nappaa kaiken äänen puhujan ja mikrofonin välissä, joten se toimii parhaiten kontrolloidummissa olosuhteissa. Kapulamikrofoni taas on helppo nopeisiin tilanteisiin, esimerkiksi katugallupeihin, jossa ei ole aikaa asentaa mikrofonia paikoilleen.

    Miten valitset valot?

    Yksi ensimmäisistä hankinnoista on jonkinlainen valo, sillä kameran laadulla ei ole mitään väliä, jos valoa ei ole tarpeeksi. Vähän huonommallakin kameralla tai puhelimella saa kelvollisen näköistä kuvaa, kunhan hankit lisävalon tai pari. 

    Kun valitset valoja, kannattaa kiinnittää huomiota värilämpötilaan (lämmin vai kylmä), kirkkauden säätömahdollisuuteen ja valopaneelin kokoon suhteessa valotehoon. 

    Kuvassa on käytössä vain huoneen kattovalot.
    Kuvaan on lisätty yksi lisävalo kuvaajan oikealle puolelle valaisemaan kuvauskohdetta.
    Kuvassa on käytetty kuvattavan kohteen oikealla puolella olevaa ikkunaa valon lähteenä.
    Kuvassa on kuvaajan viereen oikealle lisätty yksi studiovalo himmeällä. Kuvattava kohde tulee näin paremmin esiin.
    Kuvassa on päivänvalo valaisu, mutta kamerasta valittu sisätilavalkotasapaino (3200K)
    Kuvassa on kellertävät loisteputkivalot päällä, mutta kamerassa päivänvalovalkotasapaino (5200K), joten kuva näyttää hyvin keltaiselta.

    Tässä vielä havainnollistava kuva, miten valo ja ikkuna oli asemoitu.

    Sisätiloissa kuvaaminen

    • Sisätiloissa käytetään usein lämpimämpää valoa, loisteputket ovat 4000 kelviniä.
    • Sisätiloissa voidaan estää ulkopuoliset valot kuten ulkoa tuleva kylmä auringonvalo ja käyttää vain tietyn lämpöisiä valoja. 
    • Taitava valaisija osaa käyttää hyödyksi tilassa valmiina olevia eri värisiäkin valoja, mutta alussa pääset helpommalla käyttämällä yhden lämpöisiä valoja.

    Ulkotiloissa kuvaaminen

    • Kirkas päivänvalo on ~6000 kelviniä. Se näyttää usein sinisensävyiseltä, kun kameran valkotasapaino on säädetty sisätilan asetuksille.

    Miten valitset jalustan?

    Jalustaa kannattaa käyttää, että kuva pysyy vakaana tai myös silloin, kun kuvaat itseäsi. Valokuvajalustat eroavat videokuvaukseen tarkoitetuista jalustoista eniten siinä, että valokuvajalustojen tarkoitus on pitää kamera täysin paikallaan. Videokuvauksessa taas kameraa usein halutaan liikuttaa sivu- tai pystysuunnassa tasaisesti ja siksi videokuvaukseen tarkoitetuille jalustoille on olemassa erilaisia päitä sekä kameran liikettä hallitsemiseen tarkoitettu kahva. Ne ovat myös vankkarakenteisempia kuin valokuvajalustat.

    Jalustan valintaan vaikuttavat kameran koko, kuljetettavuus sekä korkeuden säätömahdollisuus. Isompi ja painavampi kamera tarvitsee tukevamman jalustan

    Mitkä asiat vaikuttavat jalustan valintaan?

    Videoihin ja striimaamiseen liittyvää sanastoa 

    Insertti: Livelähetykseen ajettu, aiemmin valmiiksi kuvattu ja leikattu video.

    Voice over, spiikki: Videossa kuuluva kertojaääni, joka ei näy kuvissa. Kertojaääntä käytetään usein myös mainoksissa.

    Bumper: Perinteisesti TV-ohjelmissa käytetty, muutamien sekuntien mittainen videoklippi, joka näytetään juuri ennen mainostauolle menoa sekä mainostauolta palatessa. Siinä on usein ohjelman nimi tai logo sekä musiikkia. Nykyään käytetään myös livestriimauksissa eri ohjelmaosioiden tai aiheiden väleissä, esimerkiksi kun siirrytään insertistä takaisin studiokeskusteluun.

    Nimiplanssi/TG: Graafinen elementti, jossa näkyy kuvassa näkyvän henkilön nimi ja titteli. “TG” tulee sanoista title graphic. 

    Kuvakoko: Kuvallisen ilmaisun keino, jolla kerrotaan, miten kuva on rajattu. Eri kuvakoot sopivat eri tilanteisiin ja leikkaamalla niiden välillä saadaan katsojan mielenkiinto pysymään yllä. Kuvakoot tiiviistä laajaan ovat: erikoislähikuva, lähikuva, puolilähikuva, puolikuva, laaja puolikuva, kokokuva, laaja kokokuva ja yleiskuva.

    Kuvakulma: Kameran suunta suhteessa kohteeseen eli suunta, josta kuvataan. Kuvakulma auttaa sijoittamaan katsojan kuvassa näkyvään tilanteeseen ja kuvakulmaa vaihtamalla kerronan sävy ja tunnelma voi muuttua.

    Kuvakäsikirjoitus: Videosta tehty suunnitelma, jossa videon kohtaukset on piirretty sarjakuvaksi. Kuvakäsikirjoitus auttaa hahmottamaan, onko suunnitelluilla kuvakulmilla ja –koolla haluttu vaikutus ja miten video tulisi kuvata.

    Kuvituskuva/B-roll: Aiheeseen liittyvä kuva, jolla elävöitetään videota. Käytetään usein pitämään katsojan mielenkiintoa yllä esimerkiksi kuvittamalla haastattelua. Kuvituskuvan on tarkoitus tukea videossa puhuttua sisältöä ja sitä käytetään yleensä leikkausprosessissa siirtymien, kohtausten tai tilanteiden välissä, jotta kerronta olisi jatkuvaa ja kiinnostavaa.

    Vinkkejä videon leikkaamiseen

    Videotuotannon asiantuntija Kristiina Marttinen opastaa kuinka saat kuvaamastasi materiaalista toimivan videon, jossa on lisättyä musiikkia, kuvituskuvia ja grafiikkaa. Opit myös järjestelemään kuvamateriaalia, korjaamaan värejä ja viemään valmiin videon tiedostoon. Kokeile rohkeasti!

    Linkki Youtubeen

    Yhteenveto: Livetapahtuman striimaaminen

    • Striimauksen aloittaminen onnistuu jopa kännykällä; rohkeasti kokeilemalla pääsee alkuun!
    • Videon tavoite, pituus ja käsikirjoitus kannattaa tehdä huolella, jotta lopputulos varmasti palvelee tarkoitusta.
    • Tärkeimpiä välineitä ovat kamera, mikrofoni, valot ja jalusta.

    Esiintyminen virtuaali- ja hybriditapahtumissa

    Sirpa Lassila, Kristiina Marttinen ja Monika Birkle

    Esiintyminen kameran edessä jännittää aina, vaikka olisikin tottunut puhumaan liveyleisölle. Jokainen esiintyminen on aina omanlaisensa tilanne. Tapahtumanjärjestäjän tärkeä rooli on helpottaa esiintyjän oloa sekä luoda esiintyjille varma olo. Luottamusta voi lisätä mm. kertomalla mitä tapahtuu, miksi ja mikä on kenenkin rooli. Esiintyjää voi auttaa antamalla hyvät valmistautumisohjeet sekä mahdolliset keskustelun aiheet ja kysymykset etukäteen. Viesti siis hyvissä ajoin etukäteen ohjelmasta ja kerro, miten kannattaa valmistautua; millainen esitysmateriaali toimii, miten esitysmateriaali näkyy esiintyjälle ja miten kannattaa pukeutua.

    Tapahtuman järjestäjän kannattaa ottaa esiintyjät lämpimästi vastaan, luoda heille tervetullut olo ja auttaa pääsemään rentoon tunnelmaan. Tapahtumanjärjestäjän tehtävänä on luoda turvallinen ja luottavainen ilmapiiri, jossa esiintyjä uskaltaa olla oma aito itsensä. Erityisesti moderaattorilla on iso rooli tunnelman luomisessa: äänensävyllä, katsekontaktilla ja eleillä voi vaikuttaa paljon. Moderaattorin tulisi luoda luottamusta ja varmuutta esiintyjille. Jos toimit moderaattorina, mieti miten esittelet ihmiset, miten laukaiset jännitystä esim. kysymysten avulla ja miten kiität esiintyjää esityksen jälkeen. 

    Studiossa on usein läsnä monia erilaisia ihmisiä omissa rooleissaan, kuten kameraoperaattoreita, äänitarkkailijoita, striimiteknikkoja, mikittäjiä, juontajia ja moderaattoreita. Jokaisella on tärkeä tehtävä, mutta esiintyjästä tilanne saattaa tuntua sekavalta. Tilanteen hankaluutta voi lisätä se, että jokainen on keskittynyt omaan työhönsä. Tällöin esiintyjä voi kokea jäävänsä yksin. Etenkin kokemattomalle esiintyjälle olo voi olla kuin leikkaussalissa, missä oman alansa huippuasiantuntijat häärivät ympärillä, mutta oikeastaan ei yhtään tiedä mitä tapahtuu. Tärkeää onkin, että esiintyjällä on ainakin joku, esimerkiksi moderaattori, joka huomioi esiintyjän eikä keskity vain omiin muistiinpanoihinsa tai kelloon. Tunnelmaa voi nostattaa pyytämällä yleisöä mukaan studioon. Yleisön tehtävänä on kannustaa esiintyjää ja luoda vuorovaikutuksen tunnetta.

    Ohjaaja ja kameramiehet sekä muut avustajat voivat omalla toiminnallaan auttaa esiintyjää. Studiossa yleisön puuttuminen ja kameralle puhuminen voi näkyä epävarmuutena; kenelle oikein puhun ja mihin suuntaan minun pitäisi katsoa? Studiossa on yleensä useita kameroita, ohjaajan on hyvä käydä läpi, mikä kamera ottaa laajakuvaa ja on niin sanottu paikallaan pysyvä kylmä kamera ja mitkä kamerat ottavat lähikuvaa. Yleensä kameroissa on merkkivalo, josta puhuja näkee mihin kameraan katseen pitää kääntää.

    Kun tehdään ennalta purkitettuja videoita, esiintyjän ei todellakaan tarvitse näkyä lopullisessa videossa koko aikaa, vaan esiintyjän ääni voi kuulua samalla kun näytetään esitysmateriaalia, kuvituskuvaa tai muuta videoitua materiaalia. 

    Rentoutta esiintymiseen

    Kun olet itse esiintyjänä, tiedosta omat käsityksesi vaikutelman luomisesta. Viesti läsnäoloa eli kiinnostuneisuutta, uteliaisuutta ja ystävällisyyttä. Kohtaa ja kutsu yleisöäsi kehonkielelläsi. Valitse itsellesi luonnollinen asento: voit hyvin istua, seisoa tai kävelläkin. Kokeile rohkeasti, mikä sopii juuri sinulle.

    Seuraavien videoiden tavoitteena on antaa apua ja rohkaista esiintymään virtuaalisesti. Videoiden teemoina ovat yleisön huomioiminen hybridissä, kameralle esiintyminen ja luonteva esiintyminen kuvattaessa. Näiden kolmen teemaan rakentuvien videoiden avulla voit oppia ja syventää omaa osaamistasi. Saat konkreettisia neuvoja esiintymiseen ja vuorovaikutukseen virtuaaliyleisön ja läsnä olevan yleisön kanssa. 

    Videot pyrkivät oivalluttamaan, että verkkoesiintyminen voi olla merkityksellistä ihan vain hyväksymällä mokat ja olemalla oma itsensä.

    Esiintymisvideot on kuvattu Haaga-Helian omassa studiossa Pasilan kampuksella. Kuvauksista on vastannut Ansa Production Oy. Videoiden käsikirjoituksen, tuotannon ja ohjauksen on toteuttanut esiintymisvalmentaja, teatteripedagogi ja näyttelijä Petra Pälmä Bamlasta. Videolla esiintyvät näyttelijät ovat Iida Kuningas ja Markus Majava.

    Miten huomioit molemmat yleisöt hybridissä?

    Hybriditapahtumassa tulisi huomioida paikan päällä olevat osallistujat sekä etäosallistujat. Miten nämä eri yleisöt huomioidaan ja kenelle puhutaan? Katso videolta kaksi erilaista yritystä kohdata molemmat yleisöt ja pohdi, mitkä asiat vaikuttavat onnistuneeseen lopputulokseen.

    Miten selviydyt, kun yleisöä ei ole – kameraesiintyminen?

    Pelkälle kameralle esiintyessämme yleisön puute voi näkyä pienenä epävarmuutena. Kenelle puhun ja mihin suuntaan minun pitäisi katsoa? Miten valmistaudun esiintymiseen? Katso kaksi erilaista yritystä valmistautua kameralle esiintymiseen ja pohdi, miten voit ottaa vastuun omasta onnistumisestasi.

    Linkki YouTubeen

    Luontevan esiintymisen salat

    Miten esiintyä luontevasti? Missä pidän käsiäni? Istunko, seisonko vai kävelenkö? Näyttelijät Iida Kuningas ja Markus Majava keskustelevat videolla luontevan esiintymisen saloista.

    Linkki YouTubeen

    Yhteenveto: Esiintyminen

    • Yleisö haluaa nähdä sinut, ota rohkeasti oma tila esiintyessäsi älä piiloudu yleisöltä puhujakorokkeen tai Powerpoint esityksen taakse.
    • Kysy ja keskustele myös virtuaaliyleisön kanssa – toista liveyleisöstä tulevat kysymykset
    • Hybridiesiintymisessä tutustu tilaan ennakkoon, mieti mihin sijoitat etäyleisön ja pidä huolta, että äänesi kuuluu molemmille yleisöille.
    • Näe itsesi onnistumassa – mielikuvittele positiivisia mielikuvia ennen esiintymistilannetta.
    • Ota vastuu omasta onnistumisestasi.
    • Kuvaustilanne on vuorovaikutustilanne – unohda suorittaminen.
    • Jännitys on pidätettyä innostusta – anna sille tilaa ja vapauta innostus esiintymistilanteessa.

    Vastuullisen virtuaali- tai livetapahtuman rakentaminen

    Minna-Maari Harmaala

    Vastuullisuus on laaja käsite, joka kattaa ekologisen vastuullisuuden (mm. päästöt, jätteet, kierrätys, materiaalit), sosiaalisen vastuullisuuden (mm. työolot, ihmisoikeudet, yhteiskuntasuhteet, kuluttajansuoja) sekä taloudellisen vastuun (mm. verojen maksu, investoinnit, tuet, paikallisyhteisöiden tukeminen). Tapahtumien yhteydessä vastuullisuudesta nostetaan useimmiten esille ekologisen vastuullisuuden näkökohdat sekä toisaalta saavutettavuus ja inklusiivisuus sosiaalisen vastuun puolelta.

    Globaali tapahtumateollisuuden ilmiömäinen kasvu on tuonut mukanaan uusia tapoja työskennellä yhdessä, löytää ratkaisuja, parantaa yhteistyötä, oppia yhdessä ja rakentaa uuden yhteisen tiedon pohjalle. Samalla tapahtumien määrän kasvulla on olennainen negatiivinen vaikutus esimerkiksi hiilitaseeseen. Tuoreen vuonna 2021 tehdyn tutkimuksen mukaan tapahtumateollisuuden aiheuttamat CO2 päästöt voivat vastata noin 10 % globaaleista CO2 -päästöistä, mikä taas vastaa määrältään Yhdysvaltojen vuoden aikaisia kasvihuonekaasupäästöjä.

    Toimialan arvion mukaan tapahtumateollisuuden kasvu voi vuosina 2021 – 2028 olla jopa yli 11 % vuodessa. Tätä taustaa vasten tapahtuma-alan merkitystä kasvihuoneilmiön voimistumiseen ei voi ohittaa, joten useat suuret ja pienet tapahtumanjärjestäjät ovatkin ryhtyneet aktiivisiin toimiin tapahtumien ympäristökuorman pienentämiseksi.

    Huomionarvoista on, että kaikilla tapahtumamuodoilla on negatiivisia ja mahdollisesti positiivisia vastuullisuusvaikutuksia, ne vain ovat erilaisia ja useimmiten seurausta erilaisista elementeistä. Virtuaalitapahtuma ei ole yksiselitteisesti millään tapaa “päästötön” vaikka silloin liikkumiseen liittyvät päästöt toki pienenevätkin. Eri tutkimusten mukaan virtuaalitapahtumamuotoon siirtymällä tapahtuman CO2-päästöjä voidaan vähentää 94 % ja jätemäärää 90 %. Livetapahtumassa taas voidaan huomioida useita vastuullisuuden elementtejä päästöjen minimoimiseksi ja käyttää tapahtumaa alustana ympäristökasvatukseen ja tätä kautta positiivisen hiilikädenjäljen aikaansaamiseen. Nyrkkisääntö on, että live tapahtuman CO2-kuorma aiheutuu liikkumisesta, tapahtumapaikan energiakulutuksesta ja tarjoiluista ja virtuaalitapahtuman CO2 kuorma aiheutuu tietoliikenneinfran käytöstä.

    Saavutettavuuden näkökulmasta virtuaalisen osallistumisen mahdollistava tapahtuma tarjoaa merkittäviä etuja. Virtuaalitapahtumaan osallistuminen on mahdollista mistä vaan, jolloin sen kautta tavoitetaan huomattavasti laajempi osallistujakunta. Liikkuminen tai tilan fyysiset rajoitteet eivät rajaa ketään ulkopuolelle. Myös mahdollinen edullisempi hinta avaa osallistumisen mahdollisuuden laajemmalle joukolle. Virtuaalitapahtumassa on toki huolehdittava yleiset verkkosisältöjen saavutettavuuteen liittyvät tekijät ja mm. mahdollisuuksien mukaan huomioida tekstitykset, värit, kontrastit, fonttikoot ja muut yleiset saavutettavuuskriteerit.

    Tuomme tässä käsikirjassa esille vain muutamia vastuullisuuteen liittyviä huomioita ja annamme linkkejä eri puolilta löytyviin erinomaisiin vastuullisten tapahtumien järjestämisen oppaisiin. Niitä toden totta on paljon ja ne sisältävät loputtoman paljon tietoa, vinkkejä ja mm. Infograafeja, joista kukin tapahtumanjärjestäjä voi lähteä omissa pohdinnoissaan liikkeelle.

    Tapahtuman vastuullisuuteen panostaminen yleensä tarkoittaa säästöjä myös kuluissa, kun jätemäärät ja turhat asiat jäävät pois. Vastuullinen tapahtuma on myös imagotekijä ja se voi lisätä tapahtuman houkuttelevuutta tai kiinnostavuutta. Moni osallistuja esimerkiksi toivoo, että tapahtumassa vastuullisuus on huomioitu kaikessa, jotta tapahtumasta voi nauttia arvojensa mukaisesti.

    Mitä järjestän, miten ja missä?

    Matkustaminen ja sen aiheuttamat CO2-päästöt muodostavat jopa 70–90 % tapahtuman CO2 -kuormasta. Olennainen kysymys onkin missä, miten ja minkälainen tapahtuma järjestetään. Kasvokkain järjestettävät tapahtumat tarjoavat ainutlaatuisen mahdollisuuden yhteisen tiedon rakentamiseen ja jakamiseen, eikä niitä ole syytä jättää kokonaan pois. Suunnittelussa tulee kuitenkin tarkasti huomioida missä tilaisuus pidetään, mistä suurin osa osallistujista tulee, minkälaiset liikenneyhteydet paikkaan on, miten lähellä voi majoittua, mistä puhujat tulevat, jne. Osallistujia on syytä myös kannustaa käyttämään mahdollisimman CO2-tehokkaita liikkumismuotoja; tästä voi myös palkita pienellä muistamisella. Saapuminen vaikkapa kimppakyydeillä voi myös olla oivallinen tapa verkottua jo ennen tapahtuman alkamista!

    Tapahtumassa voi myös tarpeen mukaan yhdistellä virtuaalisia osioita, jolloin esimerkiksi osa puhujista voivat olla toimivan verkkoyhteyden takana, mikä myös vähentää CO2-kuormaa olennaisesti. Tapahtuman voisi järjestää myös monipaikkaisena, jolloin paikalliset tapahtumastudiot voivat olla lähellä osallistujia vaikkapa eri maissa mikä osaltaan vähentää matkustamista ja voi taasen lisätä yhteisöllisyyttä ja verkottumista. Esimerkiksi SITRAn megatrendit 2023 julkistamistilaisuuden yhteydessä kannustettiin järjestämään paikallisia kisastudioita vaikkapa oman yrityksen tiloihin. Hybridi- tai monipaikkaisen tapahtuman kautta on myös mahdollista tehdä tapahtumasta huomattavasti kasvokkain tapahtumaa saavutettavampi ja livetapahtumaa seuraamaan voi tulla moninainen joukko ympäri maailmaa.

    Matkustamisen aiheuttaman CO2-kuorman voi halutessaan myös kompensoida osin tai kokonaan. Rekisteröinnin yhteydessä voi osallistujilta kysyä, miten he tilaisuuteen saapuivat ja sen perusteella arvioida matkustamisen CO2-päästöt. Tapahtumassa voi sitten olla esillä erilaisia vaihtoehtoisia CO2- kompensointimalleja tai –hankkeita, joista osallistujat voivat äänestää mieleisensä. Tämä on hyvä tapa aktivoida osallistujia, mutta samalla tuoda esille erilaisia vaihtoehtoja välttämättömiin päästöihin sekä viestiä sitoutumisesta ympäristövastuuseen.

    Majoitus ja itse tapahtumapaikkojen vaihtoehdot myös poikkeavat jopa suuresti siinä, miten ympäristövastuullisesti ne on rakennettu ja operoitu. Olennaisia tarkasteltavia näkökohtia ovat mm. energian- ja vedenkulutus sekä millä tavoin kohteet ovat huomioineet vastuullisuuden omassa työssään. Osa hotelleista ja tapahtumapaikoista saattavat olla ympäristösertifioituja, mutta kannattaa muistaa, että voi olla myös paljon vastuullisia pienempiä toimijoita, jotka eivät välttämättä ole sertifioituja, mutta ne tekevät jo paljon vastuullisuuden eteen.

    Tapahtumajärjestäjien yksi aikaa vievä tehtävä on valita tapahtumalle sopiva paikka. Tapahtumapaikkojen esittely digitaalisesti onkin kehittynyt ja markkinoilla on 360-videoita sekä 3D- mallinnuksia ravintoloista, hotelleista ja kokoustiloista. Myyntineuvottelijat ovat tavattavissa etätyövälineiden avulla ja näin voidaan vähentää käyntejä tapahtumapaikalla. Tämä luonnollisesti vähentää ennen tapahtumaa toteutuvaa matkustamista.

    Mitä tapahtumassa on tarjolla?

    Tapahtumiin liittyy usein tarjoilua. Ruoan tuotannon ympäristökuorma on huikea ja arvioiden mukaan jopa 30 % globaaleista kasvihuonepäästöistä liittyy ruoan tuotantoketjuihin. Catering to the Climate –organisaatio julkaisi 2019 kattavan raportin lihapitoisten ruokavalioiden vaikutuksista tapahtumiin ja suuriin kokoontumisiin. Siinä todetaan, että 500 hengen tapahtumassa ilmastoystävällisen menun tarjoamisen päästövähennykset vastaavat samaa kuin jos ajettaisiin 35.500 km vähemmän tai 50 henkilön edestakaisia lentomatkojen päästöjä New Yorkista Chicagoon.

    Olennaista onkin catering-yrityksen kanssa keskustella mahdollisuutta käyttää laajasti kasvipohjaisia, kotimaisia tai luomu- ja lähiruokaan perustuvia raaka-aineita ja tuottajia. Tarjoilua suunniteltaessa myös hyvä ottaa huomioon hävikin minimointi tarjoilun ja annosten suunnittelussa, mutta myös henkilökunnan koulutuksessa. Väistämättä syntyvän hävikin hyödyntäminen kannattaa niin ikään suunnitella ennakkoon ja ottaa käyttöön esimerkiksi jokin hävikkiruokasovellus tai tarjota osallistujille doggybag tai vaikkapa naapureille rääppiäiset!

    Jätevuoresta eroon

    Tyypillinen tapahtumakävijä aiheuttaa jopa 1,9 kg jätettä vuorokaudessa, mistä suurin osa on lajittelematonta sekajätettä. Kuka tahansa tapahtumakävijä on joskus tuskaillut lippujen, ohjelmien, esitteiden, lautasliinojen, pahvimukien, juomapullojen, oheiskrääsän ja kaiken mahdottoman kanssa; usein viimeistään hotellissa tai juna-asemalla heittämällä ne roskikseen. Tapahtuman suunnittelussa tuleekin ottaa nämä näennäisen pienet, mutta tosiasiassa merkittävät näkökohdat huomioon. Kertakäyttötuotteita kannattaa välttää, tarjoilujen suunnitteluun kannattaa panostaa, osallistujille voi tarjota täytettävän vesipullon ja täyttöpisteet, konferenssiohjelma voi olla helposti digitaalisesti saatavilla ja ehkäpä jopa messukassista voisi luopua! Onpa tarjolla myös biohajoava seminaarikynä, jonka päässä on kapselissa kasvinsiemeniä eli sen voi konferenssin jälkeen heittää omaan puutarhaan tai istutuslaatikkoon ja odottaa kasvien puhkeamista kukkaan!

    Tapahtuma-alan haaste erityisesti pandemian aikana ja jälkeen on yleistynyt no-show ilmiö eli tapahtumaan ilmoittautuneet osallistujat eivät saavu paikalle. Tämä aiheuttaa luonnollisesti haasteita taloudellisesti ja ohjelman sekä tunnelman näkökulmasta, mutta se vaikuttaa myös jätteen syntyyn, kun kaikkea on varattu isommalle henkilömäärälle. Osallistujien sitouttaminen tapahtumaan jo etukäteen erilaisin keinoin kuten muistutusviestien avulla onkin paitsi hyvää liiketoimintaa myös ympäristökuormituksen kannalta loistoidea.

    Virtuaalitapahtuman ympäristövaikutukset

    Tieto- ja viestintäteknologia uhkaa haukata leijonanosan globaalista sähkönkulutuksesta; joidenkin arvioiden mukaan jopa 20 % vuoteen 2030 mennessä. Virtuaalitapahtumilla on edelleen merkille pantavia ympäristövaikutuksia liittyen erityisesti internetin käytön lisääntymiseen. Tässä tulee huomioida erityisesti käyttäjien päätelaitteiden virrankulutus, millä laitteella ja kuvan laadulla tapahtumaa katsotaan ja miten kauan, runkoverkon datansiirto siirretyn datan määrän mukaan sekä reitittimien ja modeemien liityntäverkon sähkönkulutus. Internetin käyttämiseen tarvittava sähkö ja siihen liittyvät hiili- ja vesijalanjäljet sekä päästöt ja maankäyttö ​​eivät ole ainoa asia, joka aiheuttaa tuhoa ympäristössä. Tiedonsiirto ja -varastointi edellyttävät myös konesalien laitteiden jäähdyttämistä mihin liittyy niin ikään energian ja veden merkittävää kuluttamista. Tapahtumiin voidaan myös katsoa kuuluvaksi pieni osa osallistujan tietokoneen elinkaaripäästöistä.

    Yhdysvaltojen huippuyliopisto MIT:ssä tehdyn tutkimuksen mukaan merkittävät vaikutus energiankulutukseen on, seurataanko videoita SD-laatuisena (standard definition) vai HD-laatuisena eli teräväpiirtona. Esimerkissä Netflixiä neljä tuntia päivässä kuukauden striimaava henkilö aiheuttaa 52 kg CO2 ekv päästöt, kun saman sisällön ja määrän striimaaminen heikompilaatuisena aiheuttaisi 2,5 kg CO2 ekv. päästöt eli murto-osan. Etenkin isoissa virtuaalitapahtumissa kannattaakin kannustaa osallistujia seuraamaan lähetyksiä heikompilaatuisena. Toiseen suuntaan merkityksellistä on osallistujien omien kameroiden käyttö; osallistujan omaa CO2 kuormaa voi pienentää jopa 96 %, jos ja kun kamera pidetään pois päältä.

    Energiankulutukseen liittyvän CO2-kuorman kannalta olennaista on myös missä maassa tapahtuma tehdään, missä maassa tapahtumaa seurataan sekä missä maassa serverit sijaitsevat. Eri maiden energiantuotannon profiilit ja sitä kautta päästöt vaikuttavat kaikkein eniten CO2 kuormaan. Tähän ei juuri voi vaikuttaa, mutta toki tapahtumajärjestäjä voi itse valita oman sähkösopimuksensa.

    Myös virtuaalitapahtuman ympäristövaikutusten minimoinnissa tärkeää on huolellinen suunnittelu, selvittäminen ja viestintä. Striimausten määrän ja keston suunnittelu, kamera- ja muun av-kaluston hankinta ja mitoittaminen sekä lähetyksen kokonaisuuden suunnittelu vaikuttavat tapahtuman CO2 kuormaan. Osallistujille on tärkeä myös viestiä selkeästi, miten he voivat vähentää tapahtuman CO2 kuormaa esimerkiksi juuri kuvatarkkuuden valinnalla, kameran sulkemisella tai turhien tiedostolatausten välttämisellä ja tekstipohjaisella osallistumisella.

    • Tee huolellinen suunnitelma tarvittavasta kamera- ja muusta av-kalustosta, striimauksen määrästä sekä muusta teknisesti kuormittavasta sisällöstä.
    • Pyydä osallistujia sulkemaan kamerat pitkien esitysten tai esim. Keynotien ajaksi; tällä voi vähentää jopa 96 % osallistujan CO2 kuormasta.
    • Kannusta etenkin pienemmillä näytöillä osallistuvia katsomaan videoita SD laatuisena teräväpiirron sijaan.
    • Tarjoa mahdollisuus myös tekstipohjaiseen kanssakäymiseen äänen ja videon sijaan eli esimerkiksi chattiin tai erilliseen Slackiin tai muuhun alustaan.
    • Pyydä puhujia ja esittelijöitä minimoimaan tiedostojensa koot ja anna ohjeet siihen, ennen kuin materiaalit jaetaan eteenpäin.
    • Muistuta osallistujia poistamaan tarpeettomat tiedostot ja tallenteet sekä sähköpostit tapahtuman jälkeen.
    • Osta mahdollisuuksien mukaan tapahtumaan liittyvä sähkö nollapäästöiseltä toimijalta, kannusta osallistujia myös harkitsemaan vähäpäästöistä sähkösopimusta ja/tai kompensoi tapahtuman energiankulutuksen aiheuttamat CO2-päästöt.

    Tapahtuma voi myös olla ympäristökasvattaja!

    Usein tuodaan paljon esille tapahtuman hiilijalanjälkeä. Tapahtumalla voi kuitenkin olla myös merkittävä positiivinen hiilikädenjälki! Se voi tuoda esille uusia innovatiivisia, maukkaita, tyylikkäitä ja arjessa toimivia ekologisempia vaihtoehtoja. Esimerkiksi menussa tarjoiltava uusi kasvistuote tai -resepti voi kannustaa osallistujia omassa arjessa kokkailemaan kasvispainotteisemmin – reseptin voi tarjota, vaikka kävijöille mukaan. Samoin tuettu tai esimerkiksi tapahtumalipun hintaan kuuluva julkisen liikenteen lippu voi kannustaa kokeilemaan ja mikseipä ihastumaan julkisen liikenteen helppouteen ja luoda pohjaa sen käytölle myös tapahtuman ulkopuolella. Esimerkiksi Warner Music Live aloitti yhteistyön HSL:n kanssa vuonna 2022 tarjoamalla joukkoliikenteen lipun osana Antti Tuiskun Bailantai stadion-keikkalippua. Tapahtumavieraat arvostavat uusien asioiden kokeilemista ja näkemistä. Tapahtumassa kokeilemisen kynnys on matalalla ja kokeiluilla voi tuoda esille vastuullisempia vaihtoehtoja ja kannustaa myös vastuullisempaan arkeen. Esimerkiksi Nordic Business Forum -jättitapahtumassa on tarjoiltu pelkästään kasvisruokaa koko 5.700 henkiselle kävijäkunnalle koko tapahtuman ajan. Tällä haluttiin korostaa ruokavalintojen merkitystä osana vastuullisuutta sekä tuoda esille suomalaisia kasvisruokainnovaatioita. Kevyempi kasvisruokavalio on myös terveellisempi ja auttaa keskittymään pitkän seminaaripäivän ajan.

    Laske, selvitä ja ratkaise!

    Oman tapahtuman negatiivisten vastuullisuusvaikutusten minimointi alkaa niiden ymmärtämisestä ja laskemisesta. Verkossa tarjolla useampia ilmaisia tapahtumien CO2-laskureita, joihin perustiedot syöttämällä pääsee tarkastelemaan oman tapahtuman hiilijalanjälkeä. Voit usein tukeutua myös eri palveluntarjoajien omiin CO2-laskelmiin ja hyödyntää niitä omassa pohdinnassasi. Muiden vastuullisuusvaikutusten selvittäminen edellyttää tapahtuman koko elinkaaren huolellista tarkastelua ja kaikkiin eri vaiheisiin liittyvien tuotteiden, palveluiden ja ratkaisuiden ympäristövaikutusten arviointia. Positiivisten vastuullisuusvaikutusten ideoinnissa vain mielikuvitus on rajana! Tapahtumat suorastaan pursuavat tilaisuuksia valita vastuullisempia vaihtoehtoja, viestiä niistä ja kannustaa niiden käyttöönottoon myös tapahtuman ulkopuolella!

    Heräsikö tiedonjano? Klikkaile eteenpäin vaikka näistä:

    • Meetgreen Events. Kestävän kehityksen mukainen tapahtumatoimisto MeetGreen Events on julkaissut läjäpäin oppaita, kaavioita, kuvia, vinkkejä ja muuta ajatustenruokaa (englanniksi). Sieltä löydät myös yhden tapahtuman jalanjäljen laskurin.
    • Helsinki/ MyHelsinki on myös tehnyt oman englanninkielisen oppaan vastuulliseen tapahtumatuotantoon. Sieltä löydät aihealueittain paljon tietoa, vinkkejä ja tarkistuslistoja. Suomenkielinen versio on hieman eri sisältöinen, mutta sisältää samoin hyviä vinkkejä.
    • Swapcard Yhdysvaltalainen tapahtuma-alustatoimittaja Swapcard on koonnut 24 pohdittavaa näkökulmaa tapahtuman vastuullisuuden ympärille, joukossa muutamia ideoita myös yleisön aktivointiin.

    Yhteenveto: Tapahtumien vastuullisuus

    • Kaikilla tapahtumilla tapahtumamuodosta riippumatta on positiivisia ja negatiivisia vastuullisuusvaikutuksia.
    • Live tapahtuman merkittävät ympäristövaikutukset syntyvät matkustamisesta ja jätteistä, verkkotapahtuman taasen verkkoinfrastruktuurin käytöstä ja energiankulutuksesta.
    • Virtuaaliosallistuminen edistää tapahtuman saavutettavuutta ja laajentaa mahdollista osallistujakuntaa.
    • Tapahtuma voi olla myös merkittävä ympäristökasvattaja ja saada aikaan positiivisen ympäristökädenjäljen osallistujien viedessä vastuullisia valintoja omaan arkeen.
    • Tapahtuman vastuullisuusvaikutusten ja vaikkapa hiilijalanjäljen hallinta alkaa vaikutusten selvittämisestä ja laskennasta sekä kehittämistoimenpiteiden ideoinnista.
    • Vinkkejä ja esimerkkejä vastuullisista tapahtumista on runsaasti; vain mielikuvitus on rajana miten oman tapahtuman saa muokattua vastuullisemmaksi!

    Virtuaalitapahtuman markkinointi ja viestintä

    Veera Maijanen

    Virtuaalitapahtuman markkinointi alkaa selkeän suunnitelman laatimisesta: mitä, kenelle, missä kanavissa ja milloin halutaan viestiä. Tapahtuman verkkosivut ja tapahtumasovellukset ovat tärkeitä virtuaalitapahtuman markkinoinnissa samoin kuin sosiaalisen median eri kanavat. Verkkosivut ovat usein tapahtuman kotipesä ja käyntikortti, jonka avulla kohdeyleisön mielenkiintoa voidaan ylläpitää pitkäjänteisesti. Helposti päivitettävästä tapahtumasovelluksesta osallistuja puolestaan löytää päivitetyn ohjelman, aikataulumuutokset ja erilaiset materiaalit kuten kartat. Sosiaaliseen mediaan tuotetaan ennakkoon ajastettuja materiaaleja, joita täydennetään tapahtuman aikana reaaliaikaisilla sisällöillä esimerkiksi livestriimauksilla Instagramiin tai LinkedIniin. Tapahtuman jälkeen tallenteita hyödynnetään showreeleissa, blogipostauksissa, uutisissa tai podcasteissa.

    Virtuaalitapahtuman markkinoinnin vaiheet

    Seuraavissa alaluvuissa tarkastellaan virtuaalitapahtuman markkinointia ja viestintää seitsemän portaisen kronologisen mallin avulla. Mallin rakentamisessa on hyödynnetty yhdysvaltalaisen tapahtumatoimisto Maritz Global Eventsin kehittämää lähestymistapaa ja muokattu sitä virtuaalitapahtumiin sopivaksi. Tämä luku antaa yleiskäsityksen siitä, mitä vaiheita virtuaalitapahtuman viestintään kuuluu ja mitä asioita näissä vaiheissa tulee huomioida. Vaikka käytetty malli jakaa viestinnän eri vaiheisiin, eivät vaiheet yksiselitteisesti ala tietyssä kohtaa ja lopu seuraavan vaiheen alkaessa, vaan vaiheet ovat usein päällekkäisiä ja ne saattavat jatkua läpi tapahtuman.

    1. Announcing eli virtuaalitapahtuman julkaiseminen

    Julkaisemisvaiheen tavoitteena on yksinkertaisesti ilmoittaa siitä, että tapahtuma järjestetään ja saada tapahtuma potentiaalisten osallistujien tietoisuuteen. Osallistujat kuulevat ensimmäisen kerran tapahtumasta, ja pohtivat, mitä hyötyä osallistumisesta voisi olla.

    Ennen tapahtumaa on tärkeää määrittää tapahtuman kohderyhmä, jotta viestintä ja markkinointi voidaan suunnitella siten, että se vetoaa oikeaan kohderyhmään ja myös saavuttaa sen. Vaikkapa senioreille suunnattu tapahtuma ei todennäköisesti saavuta kohderyhmäänsä pelkällä sosiaalisen median markkinoinnilla ja puolestaan nuorille suunnattu tapahtuma ei välttämättä tavoita potentiaalisia tapahtumavieraita printatun viestinnän avulla. Kun kohderyhmä on määritelty, on mietittävä, mitä kanavaa viestimiseen käytetään.

    Virtuaalitapahtumassa tapahtuman verkkosivut toimivat tukikohtana. Tapahtumasivu on se kanava, josta potentiaalinen osallistuja etsii lisää tietoa tapahtumasta, ostaa liput tai rekisteröityy ja lopulta liittyy tapahtumaan.

    Tapahtuman landing pagen eli aloitussivun tulisi olla visuaalisesti innostava, mukaansatempaava ja helppokäyttöinen (huomioi käytettävyys myös mobiililaitteilla!), jotta kävijäkokemus on miellyttävä. Jos sivu on hidas, tai informaation löytäminen on työlästä ja hankalaa, tapahtumavieraan mielenkiinto voi lopahtaa ennen kuin se on kunnolla saatu edes herätettyä.

    Huomio herätetään tekemällä aloitussivusta houkutteleva ja informatiivinen. Tapahtuman sisältöä, kuten erilaisia puhujia, kannattaa tuoda esille jo etusivulla esimerkiksi videon muodossa. Varmista myös, että kaikki oleellinen, kuten esimerkiksi tapahtumapäivämäärä, näkyy heti aloitussivulla. Sellaistakin on tullut vastaan, että itse tapahtumapäivämäärää joutuu etsimään kissojen ja koirien kanssa.

    Tapahtuman aloitussivulta tulisi siis löytyä päivämäärä, tapahtuman aikataulu, rekisteröityminen tapahtumaan/lipunmyynti, vastaukset yleisimpiin kysymyksiin ja tapahtumaa markkinoivaa materiaalia.

    Tässä vaiheessa tapahtumalle kannattaa luoda myös sosiaalisen median tilit, jotta näkyvyys tapahtumalle paranee. Tapahtumasivujen linkki on helppo jakaa eteenpäin esimerkiksi sosiaalisessa mediassa tai sähköpostitse. Muista myös luoda tapahtumalle oma, uniikki hashtag!

    2. Attracting eli houkutteleminen ja huomion herättäminen

    Houkutteluvaiheen tavoitteena on luoda mielenkiintoa ja pöhinää tapahtuman ympärille ja saada asiakas hurmattua ja vakuutettua tapahtumaan osallistumisen tärkeydestä. Tähän vaiheeseen kannattaa panostaa, jotta riittävän moni kiinnostuu tapahtumasta. Houkutteluun ja huomion herättämiseen voi käyttää monia keinoja ja kanavia. Tapahtuman luonne puolestaan vaikuttaa siihen, mitä keinoja ja kanavia valitaan. Tärkeää on luoda tapahtumasta potentiaaliselle vieraalle sellainen kuva, että jättäessään osallistumatta hän jää paitsi jostakin (eng. fomo eli fear of missing out ).

    Virtuaalitapahtuman kutsu kannattaa toteuttaa mahdollisimman luovalla tavalla perinteisen sähköpostikutsun sijaan. Mikään ei myöskään estä tekemästä sähköpostikutsustakin mieleenpainuvaa. Erikoinen ja mieleenpainuva kutsu herättää huomiota ja uteliaisuutta sekä ohjaa vieraan tutustumaan tapahtuman sisältöön ja rekisteröitymään tapahtuman vieraaksi. Pidä mielessä kuitenkin tapahtuman luonne ja kohderyhmä, jotta viestintä olisi mahdollisimman tehokasta.

    Julkaise tapahtumasivulla tiiserivideoita puhujista ja tapahtuman sisällöstä. Tapahtumaan liittyen kannattaa luoda sisältöä sosiaalisen mediaan, blogeihin, sähköposteihin ja mainoksiin. Käytä houkuttelevia otsikoita ja kirjoita aiheista, jotka ovat ajankohtaisia ja joista tapahtumavieras haluaa saada selville lisää. Etenkin sosiaalisen median postauksissa ja blogikirjoituksissa kannattaa hyödyntää erilaisia avainsanoja, jotka liittyvät tapahtumaasi. Avainsanojen valintaan voi käyttää esimerkiksi Googlen avainsanatyökalua. Markkinoi tapahtumaa sosiaalisessa mediassa niillä kanavilla, joita kohdeyleisösi käyttää eniten. Sosiaalisen median markkinoinnissa voi käyttää myös maksettua mainontaa ja vaikuttajamarkkinointia.

    Painota viestinnässäsi sitä hyötyä, jonka tapahtumavieras saa osallistumalla tapahtumaasi. Muista markkinoida myös tapahtuman hauskoja ja osallistavia puolia pelkän sisällön lisäksi. Mieti, voisiko tapahtumaa varten luoda esimerkiksi ennakkoon lähetettävän paketin, joka sisältäisi tapahtumaan liittyviä tavaroita, ennakkomateriaalia tai vaikkapa lounaan. Lähetyksen ei tarvitse olla fyysinen, vaan kyseessä voi olla esimerkiksi aiheeseen liittyvä äänikirja, virtuaalinen lahjakortti tai alennuskoodi.

    Näkyvyyttä tapahtumalle voi lisätä lähettämällä tapahtumakutsun esimerkiksi videona sosiaalisessa mediassa, musiikkitiedostona sähköpostitse tai jotenkin muuten. Esimerkiksi kosmetiikkabrändit hyödyntävät tuotejulkaisutapahtumiensa kutsuissa näyttäviä paketteja ja koristeita, ja tätä on helppo hyödyntää myös virtuaalisissa tapahtumissa. Lähetä kutsun mukana, tai erillisellä lähetyksellä, etukäteen jotain tapahtumaan viittaavaa tai tapahtuman sisältöön liittyvää. Paketin saaneet hyvin todennäköisesti julkaisevat omissa sosiaalisen median kanavissaan kuvan kutsusta tai saapuneesta tuotteesta, mikä edelleen lisää näkyvyyttä. Hyödynnä kutsuvaiheessa myös jo olemassa olevat verkostot, kuten sidosryhmien sähköpostilistat tai aikaisemmissa tapahtumissa vierailleet.

    3. Anticipating eli varautuminen ja ennakointi

    Seuraava vaihe käsittelee ongelmiin varautumista ja ennakointia. Tämän suunnitteluun kannattaa käyttää riittävästi aikaa ja resursseja. Tämä vaihe ajoittuu ennen kaikkea rekisteröitymisvaiheeseen, mutta kestää läpi tapahtuman.

    Tavoitteena on huolehtia siitä, ettei tapahtumavieras joutuisi kokemaan pettymyksiä. On tärkeää huolehtia asioista etukäteen, ja varautua hetkiin, jotka voivat mennä pieleen. Varautumisen ja ennakoinnin tarkoituksena on poistaa mahdollisia riskejä ja varmistaa, että esimerkiksi aikataulumuutoksista tiedotetaan selkeästi ja ongelman ilmetessä asia pyritään korjaamaan pikimmiten. Virheitä sattuu aina, mutta ennakoimalla varmistetaan, ettei tapahtumavieras kokisi pettymyksiä ja turhautumista.

    Rekisteröityminen tapahtuma-alustalle, mobiilisovellusten käyttö ja lippujen ostaminen tulisi olla mahdollisimman vaivatonta ja yksinkertaista. Ongelmatilanteissa tulisi saada nopeasti ja helposti tieto siitä, mistä apua ja vastauksia saa.

    Tapahtumavieraalle voi tehdä rekisteröitymisestä tai lippujen ostotilanteesta esimerkiksi videon tapahtumasivulle, jossa näytetään, miten rekisteröityminen tapahtuu. Videon tai linkin videoon voi lähettää sähköpostitse, jakaa sosiaalisessa mediassa tai liittää vaikkapa suoraan tapahtuman aloitussivulle. Tapahtuma-alustalle voi lisäksi asentaa chatbotin ja lisätä esimerkiksi kysymykset ja vastaukset -välilehden, josta vastaukset ongelmiin löytyvät helposti.

    4. Entering eli liittyminen virtuaalitapahtumaan

    Liittymisvaiheen tavoitteena on luoda sujuva ja miellyttävä tapahtumaan saapumisen kokemus. Tapahtuma-alustalle rekisteröityminen ja linjoille pääseminen on tehtävä helpoksi, eikä tämä vaihe saa tuottaa tapahtumavieraalle ongelmia. Ennen ohjelman alkua odotusajan voi hyödyntää viestimällä, millaista ohjelmaa on luvassa, mikä on aikataulu ja miten tapahtumavieraan tulisi toimia tapahtuman aikana. Liittymisvaiheen sujuvuutta tapahtumanjärjestäjä ei välttämättä aina voi suoraan hallita, sillä osallistujan omat verkkoyhteydet voivat myös vaikuttaa kokemuksen laatuun.

    Ohjeistus on tärkeä huomioida tapahtumaviestinnässä, jotta pettymyksiltä vältytään. Lähetä mahdolliset linkit ja tunnukset ajoissa, jotta tapahtumavieraat ehtivät valmistautua ja tapahtuman alkaessa aikaa ei kulu tiedon etsimiseen. Huomioi liittyminen myös mobiilisti, sillä yhä useampi ihminen käyttää puhelinta läppärin sijaan. Älä esimerkiksi mahdollista liittymistä pelkän QR-koodin avulla, sillä tällöin eri päätelaitteita käyttävät eivät välttämättä pääse liittymään tapahtumaan, tai ainakaan liittyminen ei ole kovin yksinkertaista. Huomio ohjeistus läpi tapahtuman, mutta etenkin liittymisvaiheessa; jos tapahtumavieraat eivät pääse osallistumaan tapahtumaan, asiakaskokemus on epäonnistunut.

    Kannattaa myös testata linkkien toimivuus ja alustalle rekisteröityminen ennen varsinaista tapahtumaa. Varaudu tarjoamaan teknistä tukea, jos tapahtumaan liittyminen tuottaa hankaluuksia.

    Kun tapahtumavieras pääsee tapahtuma-alustalle huolehdi, että odotusaika sujuu mutkattomasti. Odotusajankin voi helposti käyttää hyödyksi ja odotellessa tapahtuman alkua vieraat voivat esimerkiksi verkostoitua toistensa kanssa chatissä tai kuunnella odotusmusiikkia. Varmista, että joku on ohjeistamassa jo tapahtuman odotusaulassa, miten esimerkiksi kysymysten kanssa toimitaan.

    Lähetä muistutusviestejä tapahtumasta ja kertaa kirjautumisohjeet alustalle. Tapahtuma-alusta, sähköpostiviestit ja sosiaalinen media toimivat hyvinä keinoina opastaa tai tiedottaa tapahtumaan liittymisestä. Muistutusviestissä voi myös kehottaa vierasta liittymään tapahtuma-alustalle hieman ennen tapahtuman virallista alkua.

    Liittymisvaiheeseen saa helposti virtuaalitapahtumassakin mieleenpainuvia elementtejä, kun käyttää luovuutta! Luo tapahtumalle esimerkiksi oma soittolista, jota voi kuunnella odottaessa tapahtuman alkamista ja lähetä se vieraille. Jos tapahtuma on pitkä ja se sisältää lounastauon, mieti, voisiko tapahtumavieraille tarjota alennuskoodin, jolla tilata lounasta kotiin.

    Tapahtuman alkaessa kirjoita ohjeet kirjallisesti chattiin tai kerro ne suullisesti ennen tapahtuman alkua. Ohjeista selkeästi pidetäänkö mikrofonit tai kamerat päällä tapahtuman aikana ja onko etäyleisöllä mahdollisuus kysyä kysymyksiä ja jos on, mitä kautta kysymykset esitetään. Kerro myös aikataulusta, mahdollisista tauoista sekä niiden kestosta.

    Mikäli aikatauluun tulee muutoksia, ilmoita myös niistä, ettei epäselvyyttä syntyisi. Teknisten ongelmien sattuessa tai aikataulun viivästyessä, tiedota asiasta heti. Mikään ei ole turhauttavampaa kuin odotella läppärin edessä, tietämättä lainkaan mitä seuraavaksi tapahtuu!

    5. Engaging eli aktiivinen osallistuminen ja vuorovaikutus

    Aktiivisen osallistumisen vaiheen tavoitteena on luoda tapahtuman avulla aitoja, unohtumattomia elämyksiä tapahtumaan osallistuville. Tapahtuman vuorovaikutteisuudella saadaan aikaan sitoutumista tapahtumaan ja varmistetaan tapahtuman mukaansatempaavuus. Tarkoituksena on, että kokemuksesta saataisiin uniikki ja tapahtumavieraalle jäisi tapahtumasta sellainen olo, että tapahtumaan todella kannatti osallistua.

    Tapahtuman sisältö kannattaa sunnitella siten, että se sisältää paljon myös vuorovaikutuksellisia elementtejä. Vuorovaikutteisella sisällöllä varmistetaan tapahtumavieraan positiivinen kokemus tapahtumasta ja se ettei keskittyminen herpaannu. Vuorovaikutteisuus myös auttaa mieleenpainamisessa ja palauttamisessa eli auttaa tapahtuman oppien ja oivallusten käyttämistä ja soveltamista myöhemmin. Suunnittele tapahtuman sisältö siten, että sisältö olisi innostavaa ja hyödyllistä. Varmista, että tapahtumavieras pääsee osallistumaan, eikä tapahtuma ole pelkästään luennon seuraamista tai passiivista kuuntelemista. Varaa myös riittävästi aikaa tauoille, sillä ruudun tuijottaminen saa nopeasti aikaan väsymystä.

    Virtuaalitapahtumassa on helppo hyödyntää erilaisia virtuaalisia osallistamiskeinoja, kuten:

    • Vuorovaikutteinen kysymykset ja vastaukset -osio, jossa yleisön vastauksiin vastataan reaaliajassa, esimerkiksi chatin kautta. Huomioi, että kysymyschattiä varten kannattaa olla erillinen henkilö, joka on vastuussa vain chatistä. Tällöin mahdollisimman moniin kysymyksiin saadaan annettua vastaus.
    • Erilaiset kyselyt tapahtuman aikana esimerkiksi Zoomin äänestystoiminto tai äänestys emojeilla.
    • Erilaiset työpajat, joissa tapahtuman aiheita käsitellään pienemmissä ryhmissä.
    • Virtuaaliset valkotaulut, esimerkiksi Flinga.
    • Erilaiset virtuaaliset, QR-koodin kautta pelattavat pelit, joita voi hyödyntää jo odotusvaiheessa, kuten Finnkino-leffapeli.
    • Käytä erilaisia visuaalisia elementtejä, kuten videoita, animaatioita tai infografiikkaa.
    • Hyödynnä verkostoitumiseen tarkoitetut applikaatiot ja luo tapahtumaalustalle virtuaalisia kahvihuoneita vaikkapa teemoittain.
    • Muista myös, etteivät kaikki halua esimerkiksi pitää kameraa päällä tai puhua ääneen. Tapahtumavieraat voivat esimerkiksi halutessaan luoda itselleen avattaren, joka näkyy kuvassa heidän itsensä sijaan.
    • Muista myös tauot ja lisää pientä luksusta taukoon: lähetä etukäteen esimerkiksi kahvitaukoa varten annokset pikakahvia ja makusiirappia, jolla tapahtumavieras voi tehdä itselleen herkkukahvin taukoa varten.
    • Verkostoitumishuoneisiin voi antaa etukäteen kysymyksiä, jotta keskustelu pysyy yllä eikä kukaan tunne oloaan vaivaantuneeksi.

    6. Exiting eli tapahtumasta poistuminen

    Poistumisvaiheen tavoitteena on tarjota vieraillesi unohtumaton lopetus tapahtumalle. Loppu on se, mikä tapahtumasta jää viimeisimpänä mieleen. Jos lopetus lässähtää, voi fiilikset tapahtumankin suhteen jäädä vaisuiksi.

    Pyri varmistamaan, että loppuvaikutelma tapahtumasta on mahdollisimman positiivinen ja pitkäkestoinen. Kurjimpia virtuaalitapahtuman päätös- ja poistumistilanteita on, kun kuulijoita vain yksi kerrallaan tipahtelee pois langoilta. Tapahtuman kiteyttäminen ja loppuhuipennus on äärimmäisen tärkeä osa itse tapahtumaa.

    Voit myös tarjota vieraillesi esimerkiksi sertifikaatin osallistumisesta. Sertifikaatti voi olla joko fyysinen, joka lähetetään postitse, tai digitaalinen, jonka vieras voi itse ladata tietokoneellensa. Tapahtuman päättyessä voi myös järjestää arvonnan tai hyödyntää samanlaisia lahjoja ja paketteja, jotka mainittiin houkutteluvaiheessa. Muista kiittää tapahtumavieraitasi osallistumisesta jo tässä vaiheessa.

    Kanavina poistumisvaiheessa voi käyttää tapahtuma-alustaa, sähköpostia ja sosiaalista mediaa.

    7. Extending/Tapahtumakokemuksen pidentäminen

    Pidentämisvaiheen tarkoituksena on saada tapahtumavieraat muistamaan tapahtuma mahdollisimman kauan. Tavoitteena on tarjota mahdollisuus muistella tapahtuman tunnelmia ja kenties elää tapahtumaa uudelleen. Jälkimarkkinoinnin avulla voidaan esimerkiksi muistutella tapahtuman aikana esitellyistä hyödyllisistä työkaluista, mahdollisista muutoksista toimintaympäristössä tapahtuman jälkeen (esimerkiksi lakimuutokset tms.) ja aiheen ympärille syntyneistä uusista innovaatioista. Jälkimarkkinoinnin avulla voidaan myös antaa vinkkejä tapahtuman oivallusten hyödyntämiseen omassa arjessa tai nostaa esille tuoreita esimerkkejä muiden tapahtuman osallistujien joukosta. Jälkimarkkinoinnilla korostetaan tapahtuman antia, pidetään se osallistujan mielessä ja autetaan muistamaan ja suhtautumaan positiivisesti myös tuleviin tapahtumiin.

    Kun tapahtuma on ohi, kannattaa osallistujille lähettää jotakin, jonka kautta he voivat muistella tapahtumaa. Tämä voi olla tapahtuman esitysmateriaali, tapahtuman soundtrack tai vaikka esiintyneen puhujan elämänkerta, jolla vieras pääsee palaamaan tapahtumapäivän tunnelmiin. Lisäksi tapahtuman aikana voi järjestää vaikkapa arvonnan, jonka voittaja julkaistaan tapahtumasivuilla tapahtuman jälkeen. Tämä houkuttelee tapahtumavieraita käymään verkkosivuilla ja sosiaalisen median kanavilla myös tapahtuman loputtua. Myös osallistujien kiittäminen on olennainen osa tapahtuman jälkimarkkinointia ja pidentämisvaihetta. Mikäli tapahtumassa on kaikilta osallistujilta pyydetty jokin kommentti, suunnitelma, lupaus tms., osa jälkimarkkinointia voi olla muistuttaa tästä ja kysyä miten asia on edennyt.

    Kiittämisen yhteydessä, tai erillisellä viestillä, kannattaa kysyä palautetta tapahtumaosallistujilta. Palaute voidaan kerätä esimerkiksi sähköpostitse lähetettävällä virtuaalisella palautelomakkeella, tapahtuma-alustalla olevalla linkillä tai sosiaalisen median kanavilla. Palautetta kannattaa kerätä sekä tapahtumaan osallistuneilta vierailta että yhteistyökumppaneilta. Palautetta keräämällä saadaan arvokasta tietoa siitä, missä onnistuttiin ja mitä olisi mahdollisesti voitu tehdä toisin. Palautekyselyn laatimiseen voi käyttää apuna tekoälyohjelmia ja esimerkiksi arviointiasteikkoa, johon tapahtumavieras merkitsee tyytyväisyytensä asteikolla 1–10.

    Virtuaalitapahtuman tallennetta voi käyttää helposti tapahtuman jälkimarkkinointiin ja tarjota osallistujille pääsy tallennettuun sisältöön, kuten puhujien esitysmateriaaleihin. Materiaalin voi tarjota ilmaiseksi tai maksua vastaan myös henkilöille, jotka eivät päässeet osallistumaan tapahtumaan. Lisäksi tallenteesta voi tehdä markkinointimateriaalia esimerkiksi sosiaaliseen mediaan ja täten osallistujakokemus pitenee entisestään. Tapahtuman parhaat palat voi koota lyhyeen videoon, joka postataan sosiaalisen median kanaville tapahtuman jälkeen ja tämä toimii hyvin myös tulevien tapahtumien markkinoinnissa. Ns. aftermovie-videoihin on hyvä pyrkiä saamaan mukaan myös osallistujien kuvia (jos siihen on lupa) tai esimerkiksi osallistujien oivalluksia, reaktioita tai kysymyksiä/ kommentteja.

    Viestintäkanavan valinta riippuu siitä, millä keinolla tapahtumakokemusta pyritään pidentämään. Viestintäkanavina tässä vaiheessa voi käyttää esimerkiksi sähköpostia, yrityksen blogia, sosiaalisen median kanavia, tapahtuman verkkosivua tai tavallista postia. 

    Työkalu: Virtuaalitapahtuman viestintä

    Alla olevan työkalun avulla voit suunnitella oman tapahtumasi markkinointia ja viestintää.

    Lataa tästä täytettävä ja tulostettava työkalu-canvas.

    Tekoälyn hyödyntäminen virtuaalitapahtumissa

    Tekoälyä voi hyödyntää virtuaalitapahtumia järjestäessä monella eri tavalla. Tekoäly auttaa parantamaan tapahtumavieraan osallistujakokemusta ja tyytyväisyyttä esimerkiksi erilaisin sitouttamisen keinoin. Tekoälyn avulla markkinointia saadaan myös henkilökohtaistettua.

    Seuraavaksi käydään läpi, miten tekoälyä voi hyödyntää tehokkaasti virtuaalitapahtumien markkinoinnissa ja viestinnässä. Selkeyden vuoksi esimerkeissä on käytetty ChatGPT-3.5:tä ja ChatSonicia, mutta ohjelmia löytyy paljon, ja niitä myös tulee markkinoille jatkuvasti lisää. Muita tekoälyohjelmia tekstin luomiseen ovat esimerkiksi Jenni.ai, Jasper Chat ja Bard AI. Myös kuvien luomiseen on lukuisia vaihtoehtoja, kuten MidJourney, DALL·E 2 ja Hotpot.ai.

    Ideointi

    Tekoälyohjelmilla voi luoda ideoita helposti ja vaivattomasti sekä kehittää erilaisia tapahtumakonsepteja. Tässä on esimerkki ideoinnista Chat Gpt:n avulla.

    Pyysin ensin ohjelmaa keksimään kolme tapahtumakonseptia virtuaalitapahtumalle, jonka aiheena on kukat. Sain ensin kolme ideaa, joista valitsin kaksi ja pyysin tekemään niistä kuvaukset ja muodostamaan taulukon. Lopuksi pyysin vielä kääntämään taulukot suomeksi. Lopputuloksen näet alla olevassa kuvassa.

    Personointi ja verkostoituminen

    Tekoälyohjelmien avulla on helppo analysoida käyttäjädataa ja osallistujan henkilökohtaisia mieltymyksiä, eli esimerkiksi sitä, mihin tapahtuman sisältöön tapahtumavieras sitoutuu. Dataa analysoimalla tekoälyn voi ohjelmoida antamaan suosituksia tapahtumassa järjestettävistä työpajoista sen perusteella, mikä yksilöä kiinnostaa. Tapahtumasivun ulkonäköä voi muokata juuri kyseisen käyttäjän mieltymysten mukaan ja näyttää ensimmäisenä sisällöt, jotka häntä todennäköisesti kiinnostavat.

    Tätä teknologiaa käyttävät myös esimerkiksi nettikaupat; kun selaat vaikkapa mustia kenkiä kerran jollakin sivustolla ja rekisteröidyt tilaamaan uutiskirjeen, on todennäköistä, että sähköpostiisi kilahtavassa uutiskirjeessä on kuvia selaamasi kaltaisista mustista kengistä.

    Myös tapahtuman markkinointiin saa tekoälyn avulla persoonallisemman sävyn, kun sähköpostit ja viestit sisältävät personoitua sisältöä ja esimerkiksi tervehdyksen, joka on kohdennettu vastaanottajalle. Tekoälyohjelma analysoi käyttäjädataa ja lähettää esimerkiksi mobiilisovelluksessa push-ilmoituksia tapahtumaan liittyvistä asioista juuri siihen kellonaikaan, kun kyseinen henkilö on langan päässä.

    Tapahtumavierasta saattaa myös kiinnostaa mahdollisuus verkostoitua samanhenkisten ihmisten kanssa. Tekoälyohjelman voi automatisoida analysoimaan tapahtumavieraiden sosiaalisen median profiileja, kuten LinkedInin-profiilin, ja ehdottamaan tämän avulla kontakteja, jotka ovat kiinnostuneita samoista aiheista tai jotka tavoittelevat samoja asioita. Verkostoitumista varten on olemassa paljon erillisiä sovelluksia, kuten Grip.

    Tekstitykset ja kääntäminen

    Virtuaalitapahtuman saavutettavuutta voidaan parantaa lisäämällä tekoälyn avulla reaaliaikaiset tekstitykset. Nykypäivänä tekoälyn avulla luodut tekstitykset ovat jo melko hyviä, mutta esimerkiksi voimakas aksentti voi aiheuttaa sen, ettei tekoäly ymmärrä tiettyjä sanoja.

    Tekoälyllä voi myös kääntää puhetta vastaanottajan omalle kielelle reaaliaikaisesti tapahtuman aikana. Lisäksi tapahtumasovelluksissa voi yhtä lailla hyödyntää kääntämistä, jolloin käytettävyys paranee. Huomioitavaa on toki, ettei tekoälyn tekemät käännökset ole aina kovin laadukkaita.

    Sosiaalinen media

    Tekoälyä voi käyttää hyödyksi myös markkinoidessa tapahtumaa sosiaalisessa mediassa. Tekoälyohjelmalla on esimerkiksi helppo luoda luovia Instagram-kuvatekstejä hashtageineen ja emojeineen, tai kehittää hyviä TikTok-ideoita. Somepostausten suunnittelussa tekoälystä voi olla paljonkin hyötyä ideoinnissa! Tekoälyohjelmalla voi suunnitella ja saada ideoita myös siihen, mitä hashtagejä postauksissa kannattaa käyttää.

    Tässä ChatSonicin suunnittelema Instagram-kuvateksti ja ChatGPT:n luoma TikTok-videoehdotus.

    ChatSonicille annettu käsky:

    “Voitko suunnittella instagram-postauksen virtuaalitapahtumalleni, joka järjestetään 1.6. Tapahtuma on kukka-aiheinen ja ohjelmassa on ohjattua kukkiensidontaa ja erilaisia tietoiskuja kukista ja niiden kasvatuksesta.”

    Chat GPT:lle annettu käsky:

    “Voitko suunnittella Tiktok-videon virtuaalitapahtumalleni, joka järjestetään 1.6. Tapahtuma on kukka-aiheinen ja ohjelmassa on ohjattua kukkiensidontaa ja erilaisia tietoiskuja kukista ja niiden kasvatuksesta.”

    Automatisointi ja aikataulutus

    Markkinointisähköpostit voi luoda, aikatauluttaa ja automatisoida lähtemään tekoälyohjelmien avulla. Sähköpostien automatisointi helpottaa järjestäjien työtä, eikä aikaa kulu siihen, että sähköpostiviestit lähetetään yksitellen jokaiselle. Sähköpostit voi automatisoida lähtemään, kun jokin tietty vaihe suoritetaan tai vain aikatauluttaa oikealle päivälle.

    Lisäksi sähköpostien ja sosiaalisen median postausten aikataulun voi helposti suunnitella tekoälyn avulla. Pyysin Chat GPT:tä tekemään alustavan aikataulun sähköposteille ja somepostauksille (Instagram & Facebook) kukkiin liittyvää virtuaalitapahtumaani varten. Tapahtumani järjestetään 1.6. ja aikataulu on suunniteltu alkamaan kolme kuukautta ennen tapahtumaa. Käsky Chat GPT:lle on annettu englanniksi ja sitten pyydetty kääntämään suomeksi.

    Tässä esimerkki Chat GPT:n suunnittelemasta aikataulusta:

    Chat GPT ei ehdottanut lähettämään esimerkiksi muistutusviestiä tai kirjautumisohjeita itse tapahtumapäivänä tai muutamaa päivää ennen, joten tästä huomaamme, ettei kannata sokeasti luottaa tekoälyn taitoihin, vaan asiat kannattaa miettiä myös tiimin kanssa.

    Chatbotit & virtuaaliassistentit

    Chatbotit voi ohjelmoida vastaamaan tapahtumavieraiden kysymyksiin tapahtumaan rekisteröityessä tai sen aikana. Chatbotti voi antaa tapahtumavieraalle yleisesti tietoa tapahtuman aikataulusta tai sisällöstä tai sen voi ohjelmoida kustomoimaan tiedon esimerkiksi seminaareista juuri kyseisen käyttäjän mieltymysten mukaan. Chatbotit toimivat nykypäivänä myös ns. lisäosina jo olemassa oleviin sovelluksiin, joten niitä varten ei välttämättä tarvitse ladata omaa sovellusta.

    Virtuaalitapahtuman brändäys ja visuaalinen ilme

    Tekoälyohjelmat ovat jo niin kehittyneitä, että niiden avulla on helppo luoda kokonainen brändi-ilme tapahtumalle. Voit pyytää tekoälyohjelmaa luomaan tapahtumalle oman väripaletin ja logon sekä käyttää näitä tapahtuman viestinnässä ja tapahtuma-alustalla. Käyttämällä oman väripaletin värejä tapahtumamateriaaleissasi, kuten mainoksissa, some-postauksissa, verkkosivuilla, esityksissä ja muissa markkinointimateriaaleissa, voit vahvistaa tapahtuman brändikuvaa ja luoda yhtenäistä ilmettä. Lisäksi tekoälyllä voi luoda erilaisia mainoslauseita ja sloganeita, jotta markkinoinnista saadaan entistä tehokkaampaa. Pyysin ChatGPT:tä tekemään kukkatapahtumalle brändiväripaletin ja keksimään sloganin ja tapahtuman nimen. ChatGPT antoi sekä väripaletista, fontista että nimestä erilaisia vaihtoehtoja, joista valitsin omasta mielestäni kivoimmat tätä kuvitteellista tapahtumaa varten. Loin Canva-ohjelmalla muutamassa minuutissa esimerkin mahdollisesta mainoksesta, jossa on käytetty brändivärejä ja slogania.

    Huomioitavaa tekoälyä käytettäessä

    Vaikka tekoälyn hyödyntäminen helpottaakin tapahtuman järjestämistä, muista kuitenkin, että tekoäly on kuitenkin kone, eikä aina kannata sokeasti luottaa tekoälyn tuottamaan materiaaliin. Tekoälyn tuottama teksti saattaa vaikuttaa luotettavalta, mutta kannattaa lukea tekstit kuitenkin lähdekriittisesti. Myöskään käännökset eivät aina onnistu, joten suositeltavaa on kääntää teksti mieluummin itse ja kiinnittää huomiota sanamuotoihin yms.

    Yhteenveto: Virtuaalitapahtuman markkinointi

    • Virtuaalitapahtumien markkinointi on tärkeä osa niiden onnistumista ja niiden markkinointi eroaa perinteisestä tapahtumamarkkinoinnista monin tavoin.
    • Virtuaalitapahtumien viestinnässä tapahtumasivuilla ja tapahtuma-alustalla on tärkeä rooli. Ennakointi ja varautuminen ovat erityisen tärkeitä osallistujan liittyessä virtuaalitapahtumaan. Myös odotusaika on suunniteltava eri tavalla kuin livetapahtumassa.
    • Lisäksi virtuaalitapahtumien markkinointiin sisältyy usein interaktiivisten elementtien suunnittelua, kuten kysymykset ja vastaukset -osio, keskustelupaneeleita, live-esiintyjiä ja osallistavaa sisältöä, joka mahdollistaa osallistujien aktiivisen osallistumisen virtuaalitapahtumaan. Tällä tavoin markkinointi auttaa luomaan vuorovaikutteista kokemusta ja osallistujien sitoutumista tapahtumaan.
    • Lopuksi virtuaalitapahtumien markkinointi sisältää asiakaskokemuksen pidentämisen, jonka avulla osallistuja voi palata kokemukseensa ja muistella tapahtumaa. Tapahtuman jälkeen voidaan myös arvioida tapahtuman onnistumista ja kerätä palautetta osallistujilta. Tämä auttaa kehittämään tulevia virtuaalitapahtumia ja parantamaan niiden käyttökokemusta.
    • Tekoälyn hyödyntäminen virtuaalitapahtumien markkinoinnissa kehittyy jatkuvasti ja sen käyttö tulee todennäköisesti kasvamaan tulevaisuudessa entisestään.

    Yhteisön voimalla laajempi tapahtumakokemus

    Minna-Maari Harmaala

    Miksi tyytyä yksittäiseen tapahtumaan, kun voi muuntua tapahtumasta jatkuvaksi alustaksi? Ihmiset luottavat yhteydenpitoon, suunnitelmien tekemiseen ja oppimiseen liittyvissä tehtävissä yhä enemmän virtuaalimaailmaan. Pandemia normalisoi virtuaalitapahtumat, paransi niiden tuotannon laatua ja vauhditti tapahtuma-alustojen käyttöönottoa. Niiden käyttöönotto toi mukanaan mahdollisuuden pysyä yhteydessä yleisöön, näytteilleasettajiin ja sponsoreihin koko vuoden ajan muutamien tapahtumapäivien sijaan.

    Verkostoitumismahdollisuudet ja tiedon kerääminen mainitaan jatkuvasti tärkeimpinä syinä, miksi ihmiset osallistuvat tapahtumiin. Älä siis suotta anna osallistujien odottaa tapahtumapäivään verkostoitumisen alkamista. Voit luoda arvoa ennen tapahtuman alkua auttamalla osallistujia tutustumaan toisiinsa ennen varsinaista tapahtumaa. Ennakkoon tutustuminen voi myös helpottaa itse tapahtumaan menemistä osallistujan näkökulmasta. Yhteisö myös tukee tapahtuman annin viemistä käytäntöön, kun asiaa voi pallotella muiden kanssa omien työkollegoiden lisäksi.

    Verkkoyhteisön merkitys

    Verkkoyhteisö yhdistää osallistujat, helpottaa merkityksellisiä ihmissuhteita ja edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta. Osallistujat voivat olla yhteydessä toisiinsa ennen tapahtumaa, järjestää tapaamisen tapahtuman aikana ja pitää yhteyttä tapahtuman jälkeen.

    • Kiinnostava yhteisö ennen tapahtumaa sitouttaa osallistujia tulemaan itse tapahtumaan
    • Vähentää no-show ilmiötä.
    • Yritysten viestinnän sijaan kiinnitämme yhä enemmän huomiota yhteisöjen ja käyttäjien tuottamiin sisältöihin (user generated content) ja heidän jakamiinsa kokemuksiin.
    • Käyttäjien luomaa sisältöä pidetään usein luotettavampana ja autenttisempana kuin perinteistä markkinointisisältöä.
    • Tarjoaa loistavan paikan käyttäjien luoman sisällön jakamiseen.
    • Kannustaa osallistujia jakamaan tapahtumakuvia, videoita, äänileikkeitä ja anekdootteja yhteisössä tapahtuman aikana ja sen jälkeen.
    • Lisää tapahtumasi näkyvyyttä, alentaa markkinointikustannuksia, sitouttaa yhteisöäsi ja houkuttelee uusia kävijöitä – samalla kun osallistujat ovat kokemuksen ytimessä.

    Käyttäjien jakama materiaali toimi alustalla vuoden ympäri seuraavan tapahtuman innoittajana ja mainostajana.

    Tapahtuma-alusta yhteisön luomisen mahdollistajana

    Tapahtuma-alalla on todistettu tapahtumateknologiaratkaisujen merkittävää kehitystä koko pandemian ajan. Täysin virtuaalisessa maailmassa tapahtuma-alustoista tuli uusia tapaamisen paikkoja. Virtuaalisen tapahtuman muotoa ei rajoita aika tai tila, miksi siis virtuaalisen tapahtuma-alustan toiminnan pitäisi loppua tapahtuman jälkeen? Osallistujat voivat myös kommunikoida ja olla vuorovaikutuksessa sisällön tai näytteilleasettajien kanssa tapahtuman päätyttyä. Tapahtumajärjestäjät ovatkin alkaneet hiljalleen miettiä, miten tapahtumasta saisi jatkuvan ja ympärivuotisen ja miten tapahtuma-alusta voisi tukea tätä sekä sitouttaa ja rakentaa yhteisöä. Nyt onkin hyvä aika tutustua paremmin erilaisiin tapahtuma-alustoihin ja tutkia mitä ominaisuuksia alustalla on vuoden mittaisen tai jatkuvan yhteisön luomiseksi.

    Tapahtuma-alustan hyödyt yhteisön jäsenelle ympärivuotisesti:

    Tarjoamalla ympärivuotisen pääsyn tapahtuma-alustallesi, ammattilaiset voivat nauttia yhdestä digitaalisesta foorumista, jossa he voivat päivittää taitojaan webinaareilla ja tilauskoulutussisällöllä sekä verkostoitua muiden jäsenten kanssa myös päätapahtuman päätyttyä. Tapahtumajärjestäjät tai yhteisön moderaattorit voivat helposti hyödyntää alustan sisällönhallinta-, viestintä- ja sitouttamisominaisuuksia virtaviivaistaakseen sisällön hallintaa, jakaakseen tärkeitä tietoja, edistääkseen uusia yhteyksiä ja pitääkseen yleisönsä mukana tapahtumien välillä. Mikä tärkeintä, tapahtuma-alustan käyttäminen tapahtumayhteisön isännöimiseen säilyttää terveen eron julkisiin foorumeihin kuten Facebookiin ja tarjoaa silti mahdollisuuksia jatkaa keskustelua jaetuista kiinnostavista aiheista. Kaikista näistä syistä tapahtuma-alustat ovat ihanteellinen valinta tapahtumayhteisöille. Kumpaan itse luottaisit enemmän: tapahtuman järjestäjään, joka kertoo sinulle, että viime vuoden tapahtuma oli ilmiömäinen vai osallistujien valokuviin, videoihin ja suositteluihin, jotka kertoivat heidän erinomaisesta kokemuksestaan?

    Sitoutuminen ei siis ole jotain, joka koskee vain itse tapahtumaa. Tapahtumasuunnittelijat ovat tienneet jo iät ja ajat, että sitouttaminen ennen tapahtumaa on pitkään ollut olennainen osa mitä tahansa tapahtumaa. Tapahtuman jälkeen yhteydenpito ja tapahtumiin liittyvät kokemukset hajaantuvat parhaimmillaan useille sosiaalisen median alustoille.

    Jatkossa tapahtumajärjestäjien on tasapainotettava huolellisesti suunnitellut kasvokkain tapahtuvat livetapahtumat ympärivuotiseen yhteisö- ja tapahtuma-alustapohjaiseen verkkotoimintaan. Tämä mahdollistaa aktiivisen tapahtumayhteisön rakentamisen. Elämme toisiinsa liittyvien yhteisöjen maailmassa, eikä tapahtumateollisuus ole poikkeus. Tapahtumajärjestäjän kannattaakin nyt ryhtyä rakentamaan yhteisöjä, luomaan luottamusta ja miettiä tapoja pitää yhteisö sitoutuneina. Oikeiden teknologiakumppaneiden kanssa voit muuttaa tapahtumasi mukaansatempaavaksi digitaaliseksi maailmaksi, jossa vaikkapa vuosittainen kasvokkain tapahtuva tapahtuma on yhteisön kohokohta.

    Yksittäisestä tapahtumasta heimoon ja yhteisöön

    Ferdinand Tönnies, ihmisiä tutkinut sosiologi ja filosofi, kuvasi yhteisöllisyyttä näin:

    ”Yhteisöllä tarkoitetaan yksilöiden ja ryhmien välistä suhdetta, jota yhteisön jäsenet pitävät arvokkaana. Sitä luonnehtii sitoutuminen ja solidaarisuus.”

    Tapahtumia, messuja, kampanjoita ja erilaisia tempauksia tehdään monesta syystä, mutta usein taustalla on tavalla tai toisella myynnin lisääminen tai tukeminen. Lisäksi tapahtuma voi olla toki olemassa esimerkiksi tietoisuuden lisäämisen, oppimisen tai verkostoitumisen takia. Pitkäjänteinen yhteisön rakentaminen tapahtuman, toiminnan tai vaikka käsillä olevan strategian jalkauttamisen ympärille on kannattavaa.

    Kuten piilaaksolainen alkuaikojen Applenkin taustalla vaikuttanut markkinointitaituri ja pääomasijoittaja Guy Kawasaki toteaa, ”on vaikea rakentaa yhteisöä arkipäiväisen ja keskinkertaisen sonnan ympärille, vaikka kuinka yrittäisit.” Toisaalta hän jatkaa, että jos sinulla on jotain mahtavaa tarjottavana, ”et ehkä pysty pysäyttämään yhteisön muodostumista, vaikka yrittäisit.”

    Useat brändit käyttävät tuhansia euroja virtuaalisten yhteisöjen luomiseen brändien ympärille myynnin tukemiseksi, miksei siis myös tapahtuma-ala? Esimerkiksi kosmetiikkajätti Sephoran online yhteisössä voi kysyä kysymyksiä, jakaa meikkilookeja, kokeilla tuotteita, kertoa vinkkejä ja tavata muita Sephoran asiakkaita. Tällä on selkeä merkitys myynnin kannalta, kun arvioiden mukaan jopa 80 % myyntitapahtumista hyödyntävät tai käyvät kanta-asiakkuusohjelman kautta.

    Kiinnostavan yhteisön rakentaminen tapahtumasi ympärille voi tuottaa tehokkaita kaupallisia tuloksia erityisesti markkinoinnin näkökulmasta. Saavutat vahvemman yhteyden brändisi ja osallistujien eli potentiaalisten liidien välillä. Luomalla pohjan (tulevien) tapahtumavieraidesi väliselle vuorovaikutukselle ja sitoutumiselle lisäät luotettavuuttasi brändinä ja lisäät arvoa seuraajillesi.

    Heimon ja yhteisön luominen tapahtuman ympärille luo entistä enemmän arvoa kasvokkain tapahtuvalle kohtaamiselle. Yhteisön luominen ja siihen kuuluminen myös johtaa yleisön sitoutumisen ulottumiseen yksittäisten tapahtumien ulkopuolelle ja kantavan esimerkiksi vuoden tapahtumavälin ajan.

    Case: Tomorrowland – festariyhteisön luominen

    Tapahtumilla voisi olla paljon opittavaa esimerkiksi musiikkifestivaaleilta yhteisön luomisessa. Huippusuosittuja Burning Man ja Tomorrowland festivaaleja on tutkittu paljon myös yhteisöllisyyden ja heimon luomisen näkökulmasta, ja siitä miten nämä näyttäisivät tuottavan transformatiivista kävijäkokemusta. Monet kävijät kuvaavat näissä tapahtumissa käymistä kuin astuisi toiseen maailmaan tai johonkin erikoiseen teemapuistoon; kaikki pienimmätkin yksityiskohdat on mietitty teeman mukaisesti ja tapahtuma tarjoaa jatkuvasti ja useissa kohteissa rinnakkaisesti kiinnostavaa sisältöä.

    Tapahtumaa ennen yleisesti sosiaalisen median kanavissa nostatetaan tunnelmaa artistiesittelyillä; tiisereillä; kilpailuilla; mahdollisuuksilla vaikuttaa sisältöön; infopaketeilla; jne. Myös tapahtumalipun vastaanottaminen on kokemus, josta tehdään jopa unboxing-videoita. Samalla sirullisen tapahtumarannekkeen voi linkittää omaan sosiaalisen median profiiliin ja kertoa kavereille olevansa menossa. Tapahtuman aikana rannekkeessa on ominaisuus, jonka kautta voit suoraan lähettää kaveripyynnön lähellä olevalle rannekkeelle, mikäli molemmat on rekisteröity ja nappia painetaan yhtäaikaisesti.

    Tapahtuman jälkeen huippusuosittuja ovat jopa elokuvan mittaiset ns. after-moviet, joiden kautta tunnelmaan voi palata tai vaikka koittaa bongata itseään tapahtuman tiimellyksessä. Esimerkiksi vuoden 2012 Tomorrowlandin aftermoviella on Youtubessa yli 170 miljoona katselukertaa! Tapahtuman jälkeen heimoidentiteettiä voi pitää yllä vaikkapa korun tai jonkin muun oheistuotteen kautta.

    Tomorrowland-yhteisöllä on oma sloganinsa ”Live today. Love tomorrow. Unite forever.”, minkä kävijät kokevat merkitykselliseksi ja joka toistuu oheistuotteissa sekä useissa elementeissä myös tapahtuman aikana. Omien tuotteiden lisäksi yhteistyömallistoa löytyy mm. JBL:n, Adidaksen ja Ellessen kanssa! Mitä näistä sinä voisit kokeilla omaan tapahtumaasi liittyen?

    "Live today. Love tomorrow. Unite forever.”

    Ihan ”tavallisessakin” tapahtumassa varsin toimivia voivat olla erilaiset etkot teeman ympärillä, mysteerilaatikot teemaan sopivasti tai teemasta/ puhujasta vinkaten, erilaiset kilpailut tai mahdollisuudet sisällön tuottamiseen (etenkin sellaiseen, jonka näkisi sitten itse tapahtumassa), pääpuhujan tai muiden esiintyjien tapaaminen etukäteen, lähettiläiden nimeäminen, jotka toisivat tapahtumaa esille omassa somessaan, ‘kurkistukset’ tapahtuman kulisseihin tai rakentamiseen. Tapahtuman aikana erilaiset digitaalisen osallistumisen tavat, fanittaminen, äänestykset ja kilpailut, verkottumismahdollisuudet, meet & greet tapahtumat tai vaikkapa teemoitetut kahvittelualueen pöydät hosteineen voivat olla erinomaisia yhteisön rakentamisen paikkoja. Tapahtuman jälkeen voidaan jakaa käyttäjien sisältöä, koostaa digitaalista vieraskirjaa, rakentaa yhteistä tarinaa oivalluksista, tehdä fiilisvideo tai vaikkapa sarjakuva.

    Kolme reseptiä yhteisön rakentamiseen!

    Eventplannerin innoittama resepti

    1. Järjestä tapahtumia, joiden ympärille kannattaa rakentaa yhteisöä

    Keskity keksimään tapahtuman teema tai syy, joka innostaa mahdollisia osallistujia ja saa heidät haluamaan olla osa jotain suurempaa.

    2. Luo yksityinen tai salainen ryhmä Facebookissa

    Jotkut ihmiset omaksuvat ajatuksen kuulua eksklusiiviseen yhteisöön. Yksityinen ryhmä antaa jäsenille myös turvallisen tilan julkaista, kommentoida ja jakaa vapaasti tuntematta oloaan paljastuneeksi.

    3. Luo epäviralliset kontekstit (ennen tapahtumaa), jotta ihmiset voivat kokoontua ja olla vuorovaikutuksessa

    Henkilökohtaiset ja elävät online-kokemukset luovat vahvempia siteitä, joten jos suunnittelet esimerkiksi kansainvälistä konferenssia tai työpajaa, kutsu ihmisiä muutama päivä ennen tapahtumaa ja esittele heille alue erilaisten epävirallisten aktiviteettien, kuten opastetun kierroksen tai vaellusreittien avulla. Näin vahvistat suhdettasi vieraiden välillä ja luot yhteistä pohjaa tulevalle tapahtumayhteisölle.

    4. Kannustaa vieraita osallistumaan ja sitoutumaan

    Missä tahansa yhteisössä jotkut jäsenet ovat aktiivisempia kuin toiset. Jos huomaat ihmisten osallistuvan tapahtuman aiheeseen (kommentoimalla sosiaalisessa mediassa, kirjoittamalla blogitekstejä, jakamalla ajatuksiaan jne.), älä epäröi merkitä heitä omaan julkaisuusi tai lähettää heille vaikkapa tapahtumabonusalennus. Vahvistat sitoutumista ja kannustat muita yhteisön jäseniä osallistumaan aktiivisemmin.

    5. Joukkoista tapahtuman konseptointi ja muoto

    Motivoi osallistujia osallistumaan tapahtuman suunnitteluun ulkoistamalla ohjelman rakenne, tapahtuman aiheet ja sosiaaliset aktiviteetit.

    Guy Kawasakin resepti muokattuna

    1. Luo jotain, jonka ympärille kannattaa rakentaa yhteisö. Avain evankelioimiseen, myyntiin, esittelyyn ja yhteisön rakentamiseen on loistava tapahtuma ja teema.

    2. Tunnista ja värvää puolestapuhujat – välittömästi! Löydä luontaiset puolestapuhujasi ja pyydä heitä rakentamaan yhteisö. Jos sinulla on loistava tapahtumatuote, pelkkä näiden asiakkaiden pyytäminen auttamaan on usein niin imartelevaa, että he auttavat sinua mielellään.

    3. Anna yhdelle henkilölle tehtäväksi rakentaa yhteisö. Ehkä monet työntekijät haluaisivat rakentaa yhteisöä, mutta kenellä tämä on joka päivä prioriteettiluettelon kärjessä? Yhteisö tarvitsee mestarin – tunnistettavissa olevan sankarin ja inspiraation – yrityksen sisältä kantamaan yhteisön lippua.

    4. Anna ihmisille jotain konkreettista pureskeltavaa. Yhteisöt eivät voi vain olla passiivisia ja ylistää tapahtumaa. Kun saat ihmiset pureskelemaan ja kehittelemään tapahtumatuotetta, he sitoutuvat siihen aivan uudella tavalla.

    5. Luo avoin järjestelmä. Yrityksen täytyy olla avoin yhteisön suuntaan ja myös annettava ihmisille työkalut ja riittävät tiedot tapahtumasta.

    6. Toivota kritiikki tervetulleeksi. Yritys ei voi hallita yhteisöään. Yhteisöön kuuluu myös soraäänet. Mitä enemmän, ja paremmin, yritys ottaa vastaan,– jopa juhlii kritiikkiä – sitä vahvemmat sen siteet yhteisöönsä ovat.

    7. Edistä keskustelua. Tiedottaminen on yksisuuntaista, keskustelu on kaksisuuntaista. Kaikkien yhteisön rakentamista edistävien yritysten tulisi myös osallistua ajatusten ja mielipiteiden vaihtoon. Yhteisön rakentamisen perustasolla verkkosivustosi tulisi tarjota foorumi, jossa asiakkaat voivat käydä keskustelua keskenään sekä yrityksen työntekijöiden kanssa. Tämä ei tarkoita, että annat yhteisön johtaa yritystäsi, mutta sinun tulee kuunnella, mitä heillä on sanottavaa.

    David Spinksin innoittama resepti

    1. Luo päivittäisiä, viikoittaisia tai kuukausittaisia rituaaleja.

    Rituaalit ovat tehokkaita, koska ne auttavat jäseniäsi luomaan tavan osallistua ja he tietävät mitä odottaa. Tämä helpottaa myös elämääsi yhteisön rakentajana, koska sinulla on sisältöä, jota sinun ei tarvitse miettiä liikaa joka päivä/viikko/kuukausi.

    2. Aktivoi ihmisiä.

    Merkitse heidät julkaisuun/ kommenttiin ja lähetä viestiä jäsenille ja pyydä heitä reagoimaan postaukseen.

    3. Aloita väittely.

    Väittelyn aloittaminen voi ohjata laadukkaaseen keskusteluun. Se voi toki myös aiheuttaa konflikteja, mikä on hyvä asia yhteisöissä. Ristiriidat ja erimielisyydet yhteisössä usein innostavat jäseniä ratkomaan ne ja löytämään yhteisen sävelen, mikä vahvistaa heidän suhdettaan. He tuntevat olonsa turvallisemmaksi yhteisössä tietäen, että he voivat ilmaista mielipiteensä ilman, että heitä kohtaan hyökätään.

    4. Lisää ripaus peliä tai leikkiä.

    Kaiken ei aina tarvitse olla vakavaa, vaikka kyseessä olisikin yritysyhteisö. Tee yhteisössä myös jotakin hauskaa! Pienet pelit tai pelilliset postaukset voivat myös lisätä sitoutumista ja helpottaa tutustumista uusiin ihmisiin. Voihan olla, että joku mieluummin esittelee itsenä kameran kuvarullan viimeisimmän kuvan kuin oman kuvansa kautta.

    5. Toivota ihan jokainen yksittäinenkin jäsen tervetulleeksi.

    Jos saat jokaisen yhteisöösi liittyneen jäsenen tuntemaan olonsa tervetulleeksi, se auttaa tekemään hyvän ensivaikutelman ja kokemuksen. Perehdytyksen ja vastaanottamisen tulee tuntua mietityltä ja järjestäytyneeltä ja tarkkaavaiselta. Onboarding on keskeinen osa jatkuvaa yhteisön ylläpitoa.

    6. Järjestä tempauksia aktivoidaksesi passiivisia jäseniäsi.

    Sinulla voi olla vaikka erillinen teemaviikko, jonka tavoitteena on tuoda esiin ja aktivoida passiivisia jäseniä.

    7. Valitse jäsenet, joita haluat muiden jäsenten kopioivan.

    Kun näet jäsenen tekevän jotain mahtavaa yhteisössä, luo siitä postaus. Paras tapa saada jäsenet tekemään samanlaisia toimia on korostaa kyseistä jäsentä. Tämä lähettää muille viestin, että tällaisia toimia juhlitaan!

    8. Luo yhteisölle nimi.

    Yhteisön ytimessä on identiteetti. Monet brändit osaavat nokkelasti nimetä yhteisöjään.

    9. Ole läpinäkyvä.

    Toinen yhteisön osallistumisen tärkeä elementti on tunneturvallisuus. Paras tapa luoda tunneturvallisuutta yhteisössäsi on avoimuus ja läpinäkyvyys. Kun teet virheen, myönnä se julkisesti. Kun et tiedä mitä tehdä tilanteessa, kerro siitä yhteisöllesi.

    10. Kaksinkertaista energiasi ja innostuksesi ennen viestin lähettämistä ja lisää huumoria sisältöösi.

    Yhteisön rakentajana oleminen on myös viihdyttämistä samalla kun olet kuraattori ja fasilitaattori. Yhteisösi vastaa energiaasi ja peilaa sitä. Jos tulet sisään vähäenergisellä ja tylsällä kirjoituksella, jäsenesi joko jättävät sen huomiotta tai vastaavat latteasti.

    11. Tee 1-1 esittelyjä jäsenten kesken.

    Loistava tapa saada uudet jäsenet tuntemaan olonsa tervetulleiksi on yhdistää heidät toiseen jäseneen, jolla on jotain yhteistä heidän kanssaan. Yhteisö on suhteiden verkosto. Mitä vahvemmat siteet yksittäisten jäsenten välillä ovat, sitä vahvemmaksi yhteisö tulee kokonaisuutena.

    12. Tuo asiantuntija/vaikuttaja haastatteluun.

    Loistava tapa antaa yhteisöllesi energiaa ja uusia näkökulmia on tuoda vieraita.

    13. Pyydä palautetta yhteisön parantamisesta.

    Palautteen pyytäminen on tapa saada uusia ideoita, mutta se on myös hyvä sitoutumistaktiikka. Jäsenet haluavat olla mukana aivoriihissä. Tämä saa heidät tuntemaan itsensä kuulluiksi, tärkeiksi ja saa heidät panostamaan enemmän yhteisön menestykseen, koska he ovat nyt olleet osa suunnitteluprosessia.

    14. Luo haaste tai yhteistyöprojekti, jonka parissa kaikki työskentelevät yhdessä.

    Monet yhteisöt ovat olemassa puhtaasti yhteyden vuoksi, mutta jotkut maailman tehokkaimmista yhteisöistä ovat niitä, jotka pyrkivät saavuttamaan tietyn tavoitteen.

    15. Jaa tietosi yhteisön kanssa.

    Useimmat ihmiset rakastavat numeroita, ja he ovat todella innoissaan nähdessään numerot oman yhteisönsä takana ja tarinan, jonka ne kertovat. Mittareiden jakaminen tekee sisällöstä kiinnostavaa, ja se lisää läpinäkyvyyttä yhteisöön kohdistuvan luottamuksen syventämiseksi.

    16. Omaksu satunnainen hiljaisuus.

    Yhteisösi ei tarvitse olla aktiivinen koko ajan.

    17. Hyväksy, että jokin ei toiminut.

    Koomikot tietävät, että kun vitsi ei uppoa, parasta on tehdä vitsi sen toimimattomuudesta. Voit tehdä saman asian yhteisössäsi. Kun julkaiset jotain, mutta kukaan ei vastaa, kommentoi viestiä ja tunnusta hiljaisuus.

    18. Järjestä kehumisjuhlat!

    Pyydä jäseniäsi kehumaan jotakuta tuttuaan tai tiiminjäsentä, jostain mitä he tekivät. Luot hyviä positiivisia fiiliksiä, ja se antaa jäsenille luvan onnitella jotakuta julkisesti.

    19. Ole sinnikäs ja kokeile jatkuvasti.

    Avain yhteisön rakentamiseen on yksinkertainen: Tee työtä joka päivä. Jos ihmiset näkevät, kuinka paljon välität yhteisöstä, ja näkevät sinun huomioivan yhteisön joka päivä, myös he haluavat olla osa sitä.

    Työkalu: Verkkoyhteisön luominen

    Lataa täytettävä ja tulostettava työkalu-canvas.

    Yhteenveto: Yhteisön luominen tapahtumien ympärille

    Verkkoyhteisön luominen tapahtuman ympärille mahdollistaa pidempiaikaisen vuorovaikutuksen ja tiiviimmän sitoutumisen yksittäiseen tapahtumahetkeen verrattuna.

    Verkkoyhteisö yhdistää osallistujat, helpottaa merkityksellisiä ihmissuhteita ja edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta.

    Yhteisö tarjoaa järjestäjälle luontevan jatkuvan kosketuspinnan asiakkaaseen.

    Yhteisön rakentaminen on pitkäjänteistä ja jatkuvaa työtä; onneksi erilaisilla vinkeillä pääset hyvin alkuun!

    Innostavia virtuaalitapahtumia!

    Toivottavasti nautit matkastasi virtuaalitapahtumien maailmaan!

    Digitaaliset ratkaisut luovat uusia mahdollisuuksia tapahtuma-alalle tulevaisuudessa. Halusimme tarjota sinulle Valloita virtuaalisesti – työkaluja onnistuneeseen virtuaalitapahtumaan -julkaisun avulla tietoa, inspiraatiota ja vinkkejä, jotka auttavat sinua luomaan unohtumattomia ja vaikuttavia virtuaalitapahtumia.

    Virtuaalitapahtumat ovat tulevaisuuden tapahtumia, ja niiden merkitys kasvaa vuosi vuodelta. Rohkaistu ja lähde luomaan omaa jälkeäsi virtuaalitapahtumien maailmassa. Ole luova, kokeile uusia asioita ja ennen kaikkea nauti matkasta!

    Kirjoittajat

    Monika Birkle toimii Haaga-Heliassa tapahtumatuotannon lehtorina. Hän vastaa myös Events by Haaga-Helia tapahtumapalveluista. Digisti Live -hankkeessa hän on toiminut tapahtuma-alan asiantuntijana. Monika innostuu tavoitteellisista tapahtumista ja innostavista kohtaamisista.
    Ota Monikaan yhteyttä, jos haluat kehittää tapahtuma-alan osaamistasi tai haluat suunnitella ja toteuttaa tapahtumia yhdessä alan opiskelijoiden kanssa.

    monika.birkle(at)haaga-helia.fi
    Verkostoidu LinkedInissä
    Minna-Maari Harmaala (KTT) työskentelee vastuullisen liiketoiminnan yliopettajana Haaga-Heliassa. Hänellä on pitkä kokemus liiketoiminnan kehittämisestä, vastuullisesta liiketoiminnasta ja kiertotaloudesta sekä palvelumuotoilusta. Minna-Maari haluaa käydä tapahtumissa, jotka jättävät jäljen ja tarjoavat uusia näkökulmia ja ajateltavaa.
    Ota Minttuun yhteyttä, jos pohdit miten vastuullisuuden voisi tuoda luontevaksi osaksi yrityksen kilpailukykyä ja strategiaa.

    minna-maari.harmaala(at)haaga-helia.fi
    Verkostoidu LinkedInissä
    Sirpa Lassila (KTM, PhD) työskentelee palveluliiketoiminnan kehittämisen ja innovaatioiden yliopettajana Haaga-Heliassa. Hän on työskennellyt yli 20 vuoden ajan erilaisissa innovaatioprojekteissa ja kehittänyt asiakaslähtöisiä ratkaisuja eri organisaatioille. Sirpa on kiinnostunut eritysesti palvelumuotoilusta ja asiakaslähtöisestä kehittämisestä.

    Ota yhteyttä Sirpaan, jos haluat kehittää asiakaskokemusta ja luoda uusia palveluratkaisuja.
    sirpa.lassila(at)haaga-helia.fi
    Verkostoidu LinkedInissä
    Veera Maijanen (BBA) työskentelee projektiassistenttina Haaga-Heliassa ja hän on opiskellut liiketalouden palveluratkaisuja ja kieliä Haaga-Heliassa. Veeraa kiinnostaa erityisesti sosiaalisen median markkinointi ja tekoälyn tuomat ratkaisut markkinointiin lähitulevaisuudessa.

    veera.maijanen(at)haaga-helia.fi
    Verkostoidu LinkedInissä
    Kristiina Marttinen toimii videotuotannon asiantuntijana Haaga-Heliassa. Hänellä on usean vuoden kokemus kuvatuottajana Helsingin Sanomissa sekä leikkaajana tuotantoyhtiössä. Kristiinaa kiinnostaa erityisesti videotuotannon sparrailu sekä erilaisten videosisältöjä tuottaminen asiakaslähtöisesti, nopeasti ja vaivattomasti.

    kristiina.marttinen(at)haaga-helia.fi
    Verkostoidu LinkedInissä

    Digisti Live – tapahtumien uusi aikakausi

    Tämä julkaisu on osa Digisti Live – tapahtumien uusi aikakausi -hanketta. Erilaiset digitaaliset ratkaisut ovat tulleet tapahtuma-alalle pysyvästi. Hankkeemme tarjosi yrityksille mahdollisuuden kehittää uusia virtuaalisia ja hybridejä palveluratkaisuja. Hanke rahoitettiin osana Euroopan unionin covid-19-pandemian johdosta toteuttamia toimia. Hankkeen rahoittajana toimi Uudenmaan liitto (EAKR 2014-2020, REACT-EU). Hankkeen toteuttamisaika oli 1.8.2021–31.8.2023.

    Digisti Liven päätavoitteena oli uuden liiketoiminnan luominen ja uusien palveluiden kehittäminen tapahtuma-alan muuttuneessa markkinatilanteessa. Tapahtumien digitaaliset ratkaisut luovat kokonaan uuden toimintakentän, jossa on mahdollista saavuttaa kasvua rohkealla, oivaltavalla ja uudenlaisia innovaatioverkostoja luovalla lähestymistavalla. Hanke pyrki

    • rakentamaan yritysklustereita, jotka voivat toteuttaa uusia hybriditapahtumien liiketoimintamalleja ja palvelukonsepteja,
    • lisäämään erityisesti virtuaalitapahtumiin liittyvää osaamista tapahtuma-alan pk-yrityksissä, 
    • luomaan ymmärrystä siitä, miten asiakaskokemus muodostuu virtuaalitapahtumassa,
    • kuvaamaan virtuaali- ja hybriditapahtumien suunnittelun ja toteuttamisen prosesseja ja
    • tuomaan esille tapahtuma-alan virtuaaliratkaisuihin liittyvää osaamista ja palveluratkaisuja.

    Lue hankkeemme tuloksista Digisti Live -hankkeen julkaisuista!

    Digisti Live -hankkeen julkaisut

    Birkle M. (2022). Näin siirrettiin luonto- ja kulttuurielämyksiä digimuotoon. eSignals.

    Birkle M., Harmaala M. & Lassila S. (2022). Mitä tapahtumien järjestäjät voisivat oppia pelimaailmasta? eSignals.

    Birkle, M., Lassila, S. & Marttinen, K. (2022). Tapahtumateknologia – Tapahtuma-alan digitalisaatio edellyttää uudistumiskykyä. eSignals PRO.

    Birkle M., Marttinen K. & Lassila S. (2023). Hybriditapahtumilla uutta liiketoimintaa. eSignals.

    Birkle M., Marttinen K. & Lassila S. (2022). Asiakaspolku hybriditapahtumissa. eSignals.

    Harmaala M., Dahlbom T. & Lassila S. (2022). Mitä hyvää kännykkä voi tuoda museokokemukseen? eSignals.

    Harmaala, M., Lassila, S. & Sukanen, M. (2022). Mikrokoulutukset ovat avain nopeaan
    itsensä kehittämiseen
    . eSignals PRO.

    Harmaala, M., Usva, J. & Lassila, S. (2022). Circular economy – the silver bullet for environmentally sustainable profitability? eSignals PRO.

    Lassila, S., Harmaala, M. & Vuohtoniemi, S. (2022). Johtamisen haasteet ja tuen tarpeet itseohjautuvassa organisaatiossa. eSignals PRO.

    Lassila S., Maijanen V. & Harmaala M. (2023). Asiakaskokemus muutoksessa. eSignals.

    Lassila S. & Harmaala M. (2022). Työn tekemisen tulevaisuus – palaveriähkystä keskittyneeseen työnteon kulttuuriin. eSignals.

    Maijanen V., Lassila S. & Birkle M. (2023). Sujuva striimi – mitä tapahtumien livestriimaukseen vaaditaan. eSignals.

    Porkka, I. & Birkle, M. (2023). Porvoon museo vie museoelämyksiä sinne missä yleisö on. Suomen museoliitto.

    Julkaisun tiedot

    Valloita virtuaalisesti – työkaluja onnistuneeseen virtuaalitapahtumaan

    Sirpa Lassila & Minna-Maari Harmaala (toim.)

    Haaga-Helia julkaisut 6/2023

    ISSN 2342-2939
    ISBN 978-952-7474-32-7

    Julkaisuvuosi: 2023

    Sisällys